© Wolfgang Pfensig / PIXELIO
Auslöse, auch Verpflegungsmehraufwand, Tagegeld oder Spesen bzw. Tagesspesen genannt, umfasst die Mehrkosten für Verpflegung, die man zu tragen hat, weil man sich aus beruflichen Gründen nicht an seinem Wohnort oder an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhalten kann.
Auslöse in Deutschland und im Ausland
Die Höhe der steuerfrei erstattungsfähigen Auslöse bestimmt sich nach der Dauer der Abwesenheit und nach dem Aufenthaltsort. Das Finanzamt legt die Auslöse pro Tag oder die sogenannten Verpflegungspauschalen für bestimmte Abwesenheitszeiten und verschiedenen Orte fest. Während in Deutschland ein einheitlicher, je nach Abwesenheitszeiten gestaffelter Pauschbetrag als Auslöse, Tagegeld oder Tagesspesen erstattet werden kann, sind es im Ausland in den verschiedenen Ländern und Städten unterschiedlich hohe Pauschbeträge. Der Pauschbetrag für die Auslöse im Ausland bestimmt sich regelmäßig nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Bei Rückreisetagen in das Inland bestimmt sich die Höhe der Auslöse nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland.
Die Pauschbeträge für die Auslöse in Deutschland und eine Tabelle mit allen Auslandspauschalen ab 2013 finden Sie hier.
Erstattungsmodelle für Auslöse
Zunächst muss beachtet werden, dass Mehrkosten für Verpflegung nur bis zur Höhe der gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen steuerfrei erstattet werden können. Es ist grundsätzlich nicht möglich, die tatsächlich entstandenen Kosten für Verpflegung steuerfrei auszuzahlen. Für Arbeitnehmer kommen zwei Erstattungsmodelle in Frage: Entweder der Arbeitgeber erstattet die Auslöse komplett in Höhe der Verpflegungspauschale oder der Arbeitnehmer macht die Auslöse als Werbungskosten steuerlich geltend. Der zweitgenannte Fall ist in der Regel im Zuge der doppelten Haushaltsführung der Fall. Günstiger für den Arbeitnehmer ist generell die direkte Erstattung durch den Arbeitgeber. Wie dieses Rechenbeispiel unter Punkt 5 zeigt. Unternehmer haben die Möglichkeit, die Auslöse in Höhe der Verpflegungspauschale als Betriebsausgabe geltend zu machen.
Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.