Steuerliche Anerkennung von Betriebsveranstaltungen und Firmenevents

Ein Firmenevent sollte den einzelnen Mitarbeiter in der Regel nichts kosten und macht erst richtig Spaß, wenn der Chef alle Kosten übernimmt. Das Finanzamt schaut bei Firmenfeiern oder sogenannten Betriebsveranstaltungen aber gerne genauer hin. Bei der Abrechnung sind sowohl steuerliche Freibeträge wie auch bestimmte Fallstricke zu beachten, damit die Firmenveranstaltung für jeden einzelnen Mitarbeiter lohnsteuerfrei bleibt und das Unternehmen keine Steuerfolgen zu befürchten hat. Wir klären kurz, welche Kosten der Arbeitgeber erstatten darf und welche Freibeträge für Betriebsveranstaltungen nach aktuellem Steuerrecht gelten. Erfahren Sie hier, worauf Sie bei der Planung des nächsten Teamevents unbedingt achten müssen.

© Raphael Reischuk / PIXELIO

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Grundsätzliches zu Betriebsveranstaltungen und Firmenevents

Betriebsveranstaltungen sind Feierlichkeiten, die aus beruflichen Anlässen vom Unternehmen durchgeführt werden. Grundvoraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer klassischen Betriebsveranstaltung ist, dass die Teilnahme allen Mitarbeitern des Unternehmens oder einer Abteilung offen steht. Es muss grundsätzlich ausgeschlossen werden können, dass die Veranstaltung nur für bestimmte Mitarbeiter vorbehalten ist und diese damit bevorteilt werden. Es ist trotzdem möglich, Teamevents nur für einzelne Abteilungen zu organisieren. Es muss dann aber sicher gestellt sein, dass alle Mitarbeiter der Abteilung ohne Einschränkung an der Veranstaltung teilnehmen können. Andernfalls können die Kosten nicht lohnsteuerfrei verbucht werden.

Wichtig: Veranstaltungen, die nur für einen beschränkten Arbeitnehmerkreis von Interesse sind, gelten als Betriebsveranstaltungen, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt (vgl. R 19.5 Abs. 2 LStR). 

Wichtig für die Steuerfreiheit aller Zuwendungen an den Arbeitnehmer im Rahmen von Firmenevents, ist dass es sich um allgemein übliche Zuwendungen und übliche Betriebsveranstaltungen handelt. Was das Finanzamt in der Regel als übliche Veranstaltungen und Zuwendungen akzeptiert, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Üblicher Anlass von Betriebsveranstaltungen – Grundvoraussetzung für die Steuerfreiheit

Ob ein Firmenevent vom Finanzamt anerkannt wird, hängt von der Häufigkeit und der Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung ab. Ein Mitarbeiter sollte nicht mehr als zwei Mal an einer Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr teilnehmen. Die häufigere Teilnahme an Betriebsveranstaltungen und Erstattung von Auslangen, kann zu Arbeitslohn führen oder Steuerfolgen haben. Diese Veranstaltungen gehören zu den üblicherweise vom Finanzamt anerkannten Firmenevents:

  • Weihnachtsfeiern
  • Jubiläumsfeiern (z.B. Firmenjubiläum)
  • Betriebsausflüge
  • Team- oder Teambuilding-Events

Achtung, in folgenden Fällen liegt regelmässig keine übliche Betriebsveranstaltung vor:

  • Arbeitsessen mit Mitarbeitern. Ein Arbeitsessen gehört nicht zu den steuerfrei erstattungsfähigen Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung und wird wie Arbeitslohn behandelt (BFH, 04.08.1994 – VI R 61/92, BStBl II 1995, 59). Es sei denn es handelt sich um ein Geschäftsessen mit Bewirtungsbeleg.
  • Ehrung oder Verabschiedung eines Mitarbeiters
  • Belohnung eines Mitarbeiters aufgrund guter Leistungen (BFH, 09.03.1990 – VI R 48/87, BStBl II 1990, 711)

Übliche Zuwendungen und Freigrenzen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen

Die Zuwendungen, die ein Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen steuerfrei vom Arbeitgeber erhalten darf, dürfen eine Freigrenze von 110 € (inkl. Umsatzsteuer) nicht überschreiten. Zu den üblicherweise vom Finanzamt anerkannten Zuwendungen zählen:

Wenn die Veranstaltung vom Finanzamt nicht als übliches Firmenevent anerkannt oder der Freibetrag von 110 € überschritten wird, dann müssen die Zuwendungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn abgerechnet werden. Hier kommt nach § 40 Abs. 2 EStG eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25% in Betracht.

5 Tipps zum Schluss

  1. Achten Sie darauf, dass bei Betriebsveranstaltungen alle Mitarbeiter des Unternehmens oder der Abteilung eingeladen werden.
  2. Wählen Sie einen Anlass, der vom Finanzamt üblicherweise als Betriebsveranstaltung anerkannt wird.
  3. Kalkulieren Sie die Ausgaben mit der Freigrenze pro Mitarbeiter von 110 €.
  4. Beachten Sie zusätzlich die Freigrenze bei Firmengeschenken in Höhe von 40 €.
  5. Nutzen Sie Firmenraten bei Betriebsausflügen mit Hotelübernachtungen.

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5 thoughts on “Steuerliche Anerkennung von Betriebsveranstaltungen und Firmenevents

  1. CMöhring
    5. Juni 2013 at 12:59

    Liebe Spesen-Ratgeber-Redaktion,

    ich habe mich – und für die großartige Erklärung vorab vielen Dank – durch alle hier aufgeführten Informationen als auch Fachpresse gelesen und trotzdem komme ich immer wieder bei zwei Überlegungen nicht weiter.

    Zu meinem aktuellen Szenario:
    Nehmen wir an, eine Firma A hat noch zwei weitere inländische Niederlassungen B (ca. 400 km entfernt) und C (ca. 700 km entfernt) und lädt nun zur Weihnachtsfeier an Standort A ein. Die Kosten pro Person belaufen sich mit Event, Übernachtung, Frühstück und Fahrtkosten auf ca. 200 €.
    Dabei wird die Freigrenze für die jeweiligen Arbeitnehmer an den Standorten B und C um 90 € überstiegen und gem. § 40 II EStG muss alles mit 25 % Lohnsteuer als steuerpflichtiger Arbeitslohn gebucht werden.
    Nun frage ich mich, ob diese Versteuerung nur der Arbeitgeber tragen muss oder ob die Arbeitnehmer der Standorte B und C sich bei der nächsten Lohnabrechnung beschweren, warum sie für die schließlich vom Arbeitgeber ausgerichtete Betriebsfeier etwas von Ihrem (Brutto-)Lohn „abgeben müssen“.

    Zum anderen hänge ich bei dem Frühstück im Hotel.
    Die Fahrt-, Übernachtungs- und Frühstückskosten werden von Standort A/Arbeitgeber für die Arbeitnehmer gebucht. Dem Arbeitnehmer selbst entstehen keine Kosten.
    Soweit ich das nun verstehe, handelt es sich bei der Weihnachtsfeier um eine Betriebsveranstaltung, wobei eine Teilnahme freiwillig ist und damit keine „betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit“ vorliegt. Ein Verpflegungsmehraufwand o. Ä. wird auch nicht an den Arbeitnehmer gezahlt.
    Wie kann das Frühstück in dieser Konstellation verbucht werden? Gehört das dann nicht in die Kategorie der mit der Weihnachtsfeier entstandenen Betriebsausgaben?

    Ich hoffe ich konnte es verständlich beschreiben und freue mich über Ihre Rückmeldung.
    Herzliche Grüße

    1. Henriette
      5. Juni 2013 at 13:47

      Hallo,
      hier ist die Sachlage klar: übersteigen die Kosten für die Betriebsveranstaltung pro Mitarbeiter, zu denen auch Übernachtungskosten inkl. Frühstück gehören, den steuerfreien Betrag von 110 €, so kann der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag als Betriebsausgabe verbuchen. Dem Mitarbeiter ist durch den übersteigenden Betrag Arbeitslohn entstanden. Für die korrekte Versteuerung gibt es zwei Möglichkeiten:
      1.) Der Arbeitnehmer rechnet den Betrag im Rahmen der Lohnabrechnung ab
      2.) Der Arbeitgeber versteuert den Betrag zu 25% (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer)
      Wenn Sie Variante 2.) gewählt haben, dann müssen Sie in der Regel nicht extra den Arbeitnehmer belasten.

      Ich hoffe, ich konnte Ihnen helfen.
      Beste Grüße und alles Gute!

    2. Andrea
      29. Juli 2015 at 09:46

      Hallo,

      sofern dem Mitarbeiter keine Kosten entstehen sollen, besteht noch die Möglichkeit den übersteigeneden Betrag nach § 37 b pauschal zuversteuern und der AG hat die Möglichkeit die SV des AN zu übernehmen. Allerdings besteht wiederum ein geldwerter Vorteil der SV-Übernahme und dieser unterliegt der steuer- und sv-pflicht. Es ist eine sogen. Barzuwendung und diese sind grundsätzlich steuer- und sv-pflichtig.

      Schöne Grüße

  2. Jörg
    14. März 2016 at 07:20

    Hallo,
    wir hatten eine mehrtägige Firmenveranstaltung im Ausland wobei die Firma alle Unkosten (Hotel, Verpflegung, Anreise) getragen hat. Kann man nun der Mitarbeiter zusätzlich noch Spesen abrechnen?

    1. Henriette
      17. März 2016 at 10:33

      Hallo,

      ja, Sie können noch Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Auch wenn der Arbeitgeber bereits Kosten für die Verpflegung erstattet hat, können Sie die Verpflegungspauschale steuerlich geltend machen, allerdings wird diese dann gekürzt. Die aktuellen Spesensätze für Auslandsreisen finden Sie hier. In welcher Höhe die Verpflegungspauschale gekürzt werden muss, können Sie hier nachlesen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

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