Bewirtungskosten richtig absetzen

Lädt ein Unternehmer oder Selbständiger einen Geschäftspartner zu einem Essen ein, so kann er die Bewirtungskosten als Betriebsausgabe verbuchen und mindert damit seinen zu versteuernden Gewinn. Das gleiche gilt bei der Bewirtung von Arbeitnehmern. Um die Bewirtungskosten richtig absetzen zu können, müssen verschiedene Kriterien erfüllt sein, die hier ausführlich beschrieben werden. Erfahren Sie hier alles zu Bewirtungskosten und weiteren Tipps rund um Geschäftsreisen.

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Allgemeines zu abzugsfähigen Bewirtungskosten

• Die Bewirtungskosten dürfen eine angemessene Höhe nicht überschreiten.
• Es darf sich nicht um eine reine Aufmerksamkeit handeln (z.B. ein Cappuccino).
• Dem Essen muss ein geschäftlicher Anlass zugrunde liegen.
• Zeitnahes Ausfüllen des Bewirtungsbelegs ist gefordert.
• 100% Vorsteuerabzug ist möglich.
• 70% können als Betriebsausgabe verbucht werden.
• Zu den Bewirtungskosten zählt auch das Trinkgeld.

Geschäftlicher Anlass: Bereits zum Anlass eines Vertragsabschlusses und der Besprechung letzter Details sind Bewirtungskosten absetzbar. Während des laufenden Auftrags fallen dabei oft Besprechungen von Abläufen und Vorgehensweisen an, zu denen sich die Geschäftspartner treffen. Der Grund für das Treffen muss für die Anerkennung durch das Finanzamt sehr klar erkennbar sein.

Daher sollten besser Formulierungen wie „Besprechung zur Implementierung von XY“ anstatt nur „Kundengespräch“ verwendet werden. Auch die Kundenbindung ist ein anerkannter Anlass. So können potenzielle Kunden bewirtet werden. Dabei ist zu beachten, dass die Ausgaben, die der Unternehmer für sich selbst tätigt, nicht als Bewirtungskosten ansetzbar sind. Daher muss der Unternehmer die Ausgaben regelmäßig um einen privaten Anteil von 30% korrigieren. D.h., dass oftmals 30% des Rechnungsbetrages zu den nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten gezählt werden müssen. Das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 10.Februar 2005 erlaubt jedoch den kompletten Abzug der Vorsteuer. War der Vorsteuerabzug zuvor auf 70% beschränkt, kann nun die komplette Vorsteuer abgezogen, aber nur 70% des Nettobetrags als Betriebsausgabe verbucht werden. Zur richtigen Erfassung von Bewirtungskosten kann ein Formular helfen, das Sie hier finden.

Bewirtungskosten 2011: Die angemessene Höhe

Was als „angemessene“ Höhe von Bewirtungskosten gilt, ist nicht gesetzlich geregelt. Hierbei wird mehr auf die konkreten Umstände der Bewirtung geachtet. Gab es reelle geschäftliche Vorteile, die sich durch das Bewirten ergeben und hätte ein gewissenhafter Unternehmer diese für das anstehende Geschäft investiert? Dabei sind u.a. die Unternehmensgröße, Umsatz und Gewinn, Stellung des bewirteten Geschäftspartners und die Üblichkeit des Aufwands in der entsprechenden Branche gängige Kriterien.

Als ein angemessener Betrag für einen Unternehmer mit mehreren Angestellten können etwa 100€ pro bewirteter Person betrachtet werden. Diese Basis geht auf ein Urteil des Finanzgerichts Hamburg von 1994 zurück (FG Hamburg, Urteil vom 05.01.1994, Az.: I 184/91). Damals wurden 200 DM als eine Richtlinie festgesetzt. Durch laufende Inflation können demnach auch Bewirtungskosten von 150 € bis 175 € pro Person als angemessen betrachtet werden.

Bewirtung von Gästen durch Mitarbeiter

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmern eine zweckgebundene Bewirtung genehmigen – beispielsweise die Bewirtung eines Geschäftspartners auf Fachmessen wie der Automechanika – müssen diese die betriebliche Veranlassung der Bewirtung nachweisen. Dafür sollten Sie jeden Mitarbeiter darauf hinweisen, den Grund der Bewirtung so exakt wie möglich anzugeben (allgemeine Gründe wie „Kundengespräch“ oder „Briefing“ werden in der Regel nicht anerkannt), die Namen aller anwesenden Personen zu notieren, inklusive dem eigenen Namen bei einer Rechnung über 100€ und auf die Vollständigkeit der Quittung ist zu achten.

Abzugsfähige Bewirtungskosten bei Bewirtung von Mitarbeitern

Die Bewirtung von Mitarbeitern wird nur unter sehr engen Gesichtspunkten steuerlich anerkannt und stellt voll abzugsfähige Bewirtungskosten dar. Diese können daher in voller Höhe als Betriebsausgabe verbucht werden. Hierzu zählen:

• Beruflich veranlasste Veranstaltungen inner- oder außerhalb des Betriebes (Fortbildung, Betriebsratssitzungen u.ä.)
• Gesellige Veranstaltungen: bei mindestens zehnprozentig erfolgsabhängigem Gehalt der Mitarbeiter, von deren Motivation das unternehmerische Endergebnis entscheidend abhängt (OFD Karlsruhe vom 12.3.1990, S 2526 A-22-St 24, TOP 9)
• Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten: Geschenke, außer als Belohnung für besondere Leistungen

Die Bewirtung freier Mitarbeiter im Außendienst kann bei verkaufsfördernden Schulungen zu 70% als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (BFH-Urteil vom 18.9.2007, I R 75/06, BstBl. 2008 II S. 374).

Verwandte Themen: Kosten & Zeit sparen

Auf Geschäftsreisen fallen für Mitarbeiter neben Bewirtungskosten weitere Kosten an, die sie in Form von Spesen entweder vom Arbeitgeber ersetzt bekommen oder bei der Steuer geltend machen können. Hier erfahren Sie mehr zu den Themen Verpflegungsmehraufwand 2011 (und 1,57 € Frühstück). Das Interesse zahlreicher Mitarbeiter und Unternehmer wecken mittlerweile auch Corporate Rate Plattformen, die Ihnen kostenlos die aufwändige Suche nach günstigen Hotels abnehmen und Sonderpreise offerieren.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.