Der Eigenbeleg – Rettung für Ihre Reisekostenabrechnung?

Quelle: David Castillo Dominici

Kennen Sie das? Nach einer Geschäftsreise wollen Sie Ihre Reisekostenabrechnung einreichen, haben aber nicht alle Quittungen und Belege aufgehoben? Kein Problem, ein Retter in der Not kann Abhilfe schaffen – der Eigenbeleg. Denn grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit verloren gegangene Quittungen in Form eines selbst angefertigten Beleges nachzuweisen. Wir zeigen Ihnen welche Kriterien ein Eigenbeleg erfüllen muss, damit er sowohl vom Finanzamt als auch von Ihrem Arbeitgeber anerkannt wird. 

Im Download-Bereich können Sie eine Vorlage kostenfrei herunter laden!

Der Eigenbeleg

Eigenbeleg Vorlage, Quelle: www.spesen-ratgeber.de

Ohne einen Beleg läuft normalerweise gar nichts. Er ist Beweis- und Kontrollmittel zugleich um Geschäftsvorfälle bzw. Zahlungsvorgänge zu dokumentieren. Für den Buchhalter ist der Beleg Grundlage seines Handelns – ohne Beleg keine Buchung!

Wenn kein Fremdbeleg (Rechnung, Quittung etc.) ausgestellt wurde, haben Sie die Möglichkeit einen Eigenbeleg zu erstellen um einen Zahlungsvorgang ordentlich zu dokumentieren.

 Grundsätzlich sollte dies aber nur als Notlösung gesehen werden, besser wäre eventuell einen Ersatz oder eine Kopie des Beleges zu bekommen.

Wichtig für Unternehmer: im Regelfall kann der Eigenbeleg nur den Abzug der Betriebsausgaben sicherstellen, nicht aber den Abzug der Vorsteuer. Es sei denn, Sie können nachweisen, dass der Zahlbetrag mehrwertsteuerpflichtig war. (z.B. mit dem Kontoauszug). Aber auch mit Nachweis liegt es im Ermessen der Finanzbehörde, ob für die jeweiligen Eigenbelege die Vorsteuer geltend gemacht werden kann oder nicht.

Folgende Angaben muss der Eigenbeleg enthalten, damit er sowohl von der Buchhaltung als auch vom Finanzamt anerkannt wird.

  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • Gegenstand des Geschäftsvorfalls
  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Betrag (möglichst nachweisen, z.B. mit Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung)
  • Ausstellungsdatum
  • Unterschrift Aussteller

Eigenbeleg Vorlage

Ein geeignetes Muster für den Eigenbeleg können Sie hier herunter laden.

Download hier:

Eigenbeleg Vorlage PDF

Eigenbeleg Vorlage XLS

Eigenbeleg hilfreich bei Reisekosten

Ausgaben für die typischerweise häufig gar kein Beleg ausgestellt wird, fallen oft auf Geschäftsreisen an. Das sind z.B. folgende Ausgaben:

Aber auch Hotelrechnungen, die verloren gehen, können zur Not mittels des Eigenbeleges nachgewiesen werden. Wichtig ist immer die Plausibilität des Geschäftsvorfalls. Wie in diesem Fall: Geschäftsreise am 03.05.2012 nach Frankfurt am Main, Kauf eines Zugtickets an diesem Tag. Eine insgesamt ordnungsgemäße Buchführung schafft zudem günstige Voraussetzungen für die Anerkennung der Eigenbelege.

Schlussbemerkung

Achten Sie auf Ihren Geschäftsreisen am besten immer auf korrekt ausgestellte Belege. Wenn Sie mal einen Belege nicht bekommen oder verloren haben, weisen Sie Ihre Ausgaben glaubhaft mittels des Eigenbeleges nach!

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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