Firmengeschenke – Voraussetzungen für die Steuerfreiheit und den Betriebsausgabenabzug

© birgitH  / PIXELIO

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Geschenke von Seiten der Firma an Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter sind vorteilhaft für die Kundenbindung und das Betriebsklima insgesamt. Zu bestimmten Anlässen, wie Geburtstagen, Weihnachten oder dem Firmenjubiläum gehören Geschenke an Mitarbeiter oder Geschäftspartner einfach dazu. Auch Werbegeschenke wirken positiv auf die Außenwirkung des Unternehmens und sind bei vielen Unternehmen fester Bestandteil ihrer Marketingaktivitäten.

Damit Kosten nicht explodieren, das Unternehmen die Geschenke als Betriebsausgabe absetzen kann und der Beschenkte keine erhöhte Steuerlast zu tragen hat, müssen bestimmte steuerliche Aspekte beachtet werden. Ob das Firmenpräsent steuerfrei bleibt oder voll abzugsfähig ist, hängt vor allen Dingen davon ab, dass die Freigrenzen für Geschenke an Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter eingehalten werden. Welche speziellen Freigrenzen und allgemeinen Regelungen für den vollständigen Betriebsausgabenabzug zu beachten sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Geschenke an Geschäftspartner oder Werbegeschenke an Kunden

Zu bestimmten geschäftlichen Anlässen macht man seinen Geschäftspartnern besonders gern Geschenke. Damit das Geschenk für niemanden zur Steuerlast wird, sind nachfogelnde Regelungen zu beachten, die für persönliche Geschenke wie auch für Werbegeschenke an Kunden oder Geschäftspartner gelten.

Das Unternehmen, das einem Geschäftspartner, wie z.B. einem Handelsvertreter oder einem Lieferanten ein Geschenk macht, darf dafür keine Gegenleistung annehmen oder gar verlangen. Eine solche unzulässige Gegenleistung wäre z.B. die Einräumung von Sonderkonditionen für das Unternehmen nach Erhalt eines Geschenkes. Für das Geschenk muss es außerdem einen betrieblichen Anlass geben, wie z.B. das Firmenjubiläum oder der Geburtstag des Geschäftspartners. Ebenfalls unbedingt zu beachten ist die Freigrenze von 35 € pro Person und pro Jahr. Der Betrag wird bei Kleinunternehmern, die nach § 19 UStG nicht umsatzsteuerpflichtig sind, brutto berechnet. Bei allen anderen Unternehmern gilt der Nettobetrag für den Betriebsausgabenabzug. Wenn der Betrag überschritten wurde, kann das Geschenk nicht mehr als Betriebsaugabe abgesetzt werden. Für den vollen Betriebsausgabenabzug ist einerseits die Einhaltung der Freigrenze wie auch die richtige Aufzeichnung notwendig. In der Regel müssen Geschenke getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto oder in einer besonderen Spalte der Buchführung aufgezeichnet werden. Es genügt nicht die Belege in die sonstige Buchführung einzuordnen. Gleichzeitig muss der Name des Beschenkten, der Betrag sowie der Anlass aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg hervorgehen (vgl.: IHK Stuttgart: „Die steuerliche Behandlung von Geschenken und Incentives„). Jeder Geschäftspartner darf pro Jahr nur ein Geschenk mit einem Maximalpreis von 35 € erhalten.

Wichtiges im Überblick:

  • Geschenk muss betrieblichen Hintergrund haben.
  • Betrieb darf keine Gegenleistung verlangen.
  • Geschenke an Geschäftspartner dürfen nicht teurer als 35 € sein
  • Jede Geschäftspartner darf nur ein Geschenk pro Jahr erhalten.
  • Aufzeichnung der Buchung und Belege müssen korrekt sein.

Bei reinen Werbegeschenken, die z.B. auf Messen verteilt werden, ist die Sachlage etwas anders. Hier können die Ausgaben voll als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Sogenannte Streuartikel, wie Kugelschreiber, Anhänger, Feuerzeuge oder Kalender, wie sie z.B. von der milestone-ag.de verkauft werden, können frei verteilt werden. Nur bei wirklich hochwertigen Artikeln ist genau aufzulisten, an wen die Artikel übergeben oder verschickt wurden.

Geschenke an Mitarbeiter

Geschenke an Mitarbeiter erhalten und fördern das Arbeitsklima. Glücklicherweise darf der Arbeitgeber dem Mitarbeiter mehrmals im Jahr ein Geschenk aus bestimmten Anlässen, wie z.B. Geburtstag, Weihnachten oder für besonders gute Leistungen machen. Damit wirkt das Unternehmen positiv auf die Motivation und das Zugehörigkeitsgefühl des Mitarbeiters ein. Allerdings muss auch hier die eine Freigrenze von 40 € brutto beachtet werden. Überschreitet das Geschenk die Feigrenze auch nur um einen Cent, hat der Arbeitnehmer für den ganzen Betrag Lohnsteuer und Sozialabgaben zu leisten. Alternativ kann hier auch eine Pauschalversteuerung in Höhe von 30% vorgenommen werden, wobei pro Person nur höchstens 10.000 € im Jahr pauschal versteuert werden dürfen. Das Unternehmen muss den Beschenkten Mitarbeiter über diese steuerlichen Regelungen in Kenntnis setzen, sofern das Mitarbeitergeschenk teurer als 40 € war.Der Arbeitgeber hingegen kann auch bei Überschreiten der Freigrenze den vollen Betrag als Betriebsausgabe absetzen. Der Anlass, Name des Beschenkten sowie der Betrag muss, wie auch bei Geschenken an Geschäftspartner, auf den Belegen hinterlegt sein.  Häufige Geschenke an Mitarbeiter sind z.B. edle Kugelschreiber, Präsentkorb oder Gutschein. Bei Gutscheinen darf allerdings kein fester Betrag vermerkt sein, da sie sonst als Barlohn gelten und versteuert werden müssen, auch wenn der Freibetrag nicht überschritten wird. Auf dem Gutschein darf nur eine Gegenleistung stehen, die allerdings den Wert von 40 € ebenfalls nicht überschreiten darf.

Wichtiges im Überblick:

  • Mitarbeiter darf vom Unternehmen mehrmals im Jahr Geschenke erhalten. Mehrere Geschenke pro Monat sollten vermieden werden.
  • Freigrenze von 40 € brutto pro Geschenk muss eingehalten werden. Sonst muss gesamter Betrag versteuert werden.
  • Betriebsausgabenabzug für das Unternehmen möglich, auch wenn Geschenk teurer als 40€ brutto.
  • Anlass, Name des Beschenkten und Wert muss aufgezeichnet werden.
  • Bei Gutscheinen darf kein fester Betrag sondern nur Gegenleistung vermerkt sein.

Top 10 Geschenkideen zum Schluss

Mit den hier benannten Regelungen werden Ihre Geschenke und Präsente jeder Art an Mitarbeiter oder Geschäftspartner weder zur Steuerlast noch zum Kostenproblem. Falls Sie jetzt auf der Suche nach dem passenden Geschenk für Ihre Mitarbeiter oder dem Firmengeschenk sind und nicht wissen, was Sie schenken sollen, lassen Sie sich von den Top 10 Geschenkideen für Mitarbeiter- und Firmengeschenke inspirieren.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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