Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um Spesen und Reisekosten

Diese Informationen zu Spesen und Reisekostenabrechnung helfen Ihnen, Geld zu sparen. Travel-Manager und Verbände empfehlen, bei der Reiseplanung Fehler zu vermeiden und zum Beispiel Kosten für Übernachtungen zu senken. Wer sich intelligent anstellt, kann bis zu 40% gegenüber den drei größten Buchungsportalen einsparen.

Quelle: FreeDigitalPhotos.net

Im Spesen-Ratgeber erreichen uns regelmäßig Fragen von Arbeitnehmern und Selbstständigen zum korrekten Verfahren mit Spesen, Reisekosten oder Fahrtkosten, die sich aus Geschäftsreisen oder dem täglichen Arbeitsweg ergeben. Hier möchten wir zu den häufigsten Fragen einmal ausführlich Stellung nehmen. Wenn sich für Sie weitere Fragen ergeben, dann zögern Sie nicht diese über die Kommentar-Funktion am Ende des Artikels zu stellen. Über unseren Newsletter senden wir Ihnen regelmäßig die wichtigsten Tipps und Änderungen zu diesen Sachverhalten.

1. Kann der Arbeitgeber auch die tatsächlichen Kosten für Verpflegung steuerfrei erstatten oder nur die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand?

Die steuerfreie Erstattung des Verpflegungsmehraufwands ist nur in Höhe der gesetzlichen Pauschalen möglich. Tatsächliche Kosten können nicht steuerfrei erstattet werden. Wenn die Verpflegungspauschale aufgestockt wurde, ist der Differenzbetrag mit pauschalen 25% mit der Lohnsteuer zu versteuern. Eine Aufstockung von 100% ist dem Arbeitslohn voll zuzurechnen.

2. Kann der Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen zusätzlich zu den vom Arbeitgeber erstatteten Kosten für die Geschäftsessen den Verpflegungsmehraufwand voll geltend machen?

Ja, der Arbeitnehmer bekommt trotzdem zusätzlich den vollen Verpflegungsmehraufwand. Nur wenn die Mahlzeit keine Bewirtung im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien (vgl. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR)) darstellt, entsteht dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, der mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet und versteuert werden muss. Der Bewirtungsbeleg des Geschäftsessens muss zur steuerlichen Anerkennung korrekt ausgefüllt werden. 

Quelle: FreeDigitalPhotos.net

3. Können Übernachtungskosten auch über die Pauschalen hinaus vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet oder von der Steuer abgesetzt werden?

Ja, Übernachtungskosten können mit Belegen (in der Regel Hotelrechnungen) nachgewiesen und entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder mit der Steuerrückzahlung geltend gemacht werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die entstandenen Hotelkosten höher oder geringer sind als die Übernachtungspauschalen. Grundsätzlich sollten Arbeitnehmer von Firmentarifen in Hotels profitieren und so die Belastung für den Arbeitgeber senken. 

4. In Ländern außerhalb Deutschlands liegen die Übernachtungspauschale zum Teil weit über den 20€, die für Deutschland gelten. Von wem werden diese Pauschalen festgesetzt und warum werden sie nicht angepasst?

Die Übernachtungspauschalen werden vom Bundesfinanzministerium festgesetzt und sind für Deutschland viel zu niedrig angesetzt. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland sind generell höher und kommen den realen Kosten relativ nahe. Arbeitnehmer weisen in der Regel jedoch ihre tatsächlichen Übernachtungskosten mit Belegen nach und bekommen die Kosten vom Arbeitgeber steuerfrei in voller Höhe erstattet. Mit den Pauschalen haben sie dann nichts zu tun. Alternativ können Übernachtungskosten als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden (siehe 5.).

5. Wie sollten Arbeitnehmer mit Übernachtungskosten umgehen, wenn der Arbeitgeber sie nicht übernimmt? Erfolgt eine steuerliche Berücksichtigung über Belege oder Übernachtungspauschalen?

Übernachtungskosten sind in Höhe der tatsächlichen Kosten mit Belegen nachzuweisen und als Werbungskosten von der Steuer absetzbar. Die Hotelrechnungen sind sorgfältig aufzubewahren und ggfs. beim Finanzamt einzureichen. Diese Vorgehensweise kommt unter anderem bei Selbständigen zur Anwendung, die keinen Arbeitgeber haben. Ein Absetzen der Hotelkosten als Werbungskosten ist für den Arbeitnehmer immer nachteilig gegenüber einer vollständigen Erstattung über den Arbeitgeber, wie das folgende Beispiel zeigt:

• Erstattung durch Arbeitgeber
  Gehalt/Einkommen: 3.000€
  Hotelkosten: 100€
  Erstattete Hotelkosten: 100€
  Effektives Gehalt: 3.000€
  Lohnsteuer/Soli: 497€
  weitere Abgaben: 622€
  Nettoeinkommen: 1.881€

• Absetzen als Werbungskosten
  Gehalt/Einkommen: 3.000€
  Hotelkosten: 100€
  Erstattete Hotelkosten: -
  Effektives Gehalt: 2.900€
  Lohnsteuer/Soli: 468€
  weitere Abgaben: 601€
  Nettoeinkommen: 1.831€

Tipp Selbständige und Arbeitnehmer, die keine Erstattung vom Arbeitgeber erhalten, sollten in Hotels mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis übernachten, die Firmenkonditionen gewähren. Firmenraten liegen weit unter den auf gängigen Hotelportalen üblichen Preisen und erhöhen, wie im Beispiel ersichtlich, das Nettoeinkommen.

Eine steuerliche Berücksichtigung mittels Übernachtungspauschalen ist nicht möglich, was jedoch bei Übernachtungen in Deutschland meist sowieso wenig vorteilhaft wäre. Die Pauschale in Höhe von 20€ für Deutschland liegt regelmäßig unter den realen Hotelkosten.

6. Gehören Frühstückskosten mit zu den Übernachtungskosten, die vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können?

Nein, das Frühstück und die Übernachtung sind getrennt zu betrachten und unterliegen mittlerweile auch verschiedenen Steuersätzen. Das Frühstück wird in der Regel nicht vom Arbeitgeber ersetzt. In der Regel erscheint das Frühstück auf der Hotelrechnung im “Business Package” mit anderen Nebenleistungen, wie z.B. WLAN. Steuerbehörden und Arbeitgeber rechnen dem Frühstück dann einen Anteil von 4,80€ vom Business Package zu. Dieser Betrag von 4,80€ wird dann mit dem ausgezahlten Verpflegungsmehraufwand verrechnet. Für den Arbeitnehmer ist es vorteilhaft, eine Hotelrechnung einzureichen, die eine reine Logis-Leistung aufweist. Dann wird der Verpflegungsmehraufwand voll ausgezahlt. 

7. Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Fahrtkosten einer Geschäftsreise zu erstatten?

Generell ist der Arbeitgeber rechtlich nicht dazu verpflichtet, Reisekosten generell oder Fahrtkosten einer Geschäftsreise zu erstatten. Die rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers ergibt sich erst dann, wenn diese im Arbeitsvertrag festgeschrieben wird. Arbeitnehmer sollten daher unbedingt auf einen entsprechenden Passus im Arbeitsvertrag achten.

Quelle: FreeDigitalPhotos.net

8. Wenn die Geschäftsreise mit einer Fahrt im privaten PKW von der eigenen Wohnung zur Firma beginnt und dann mit dem Taxi zum Flughafen weitergeht, werden Fahrtkosten, die mit dem privaten PKW entstanden sind, erstattet?

In aller Regel erstattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Fahrtkosten, die sich anlässlich von Geschäftsreise ergeben vollständig. In diesem Fall würde der Arbeitgeber 0,30€ pro Kilometer für den Weg von der Wohnung zur Firma erstatten. Wenn der Arbeitgeber nichts erstatten will, können Sie die Kilometerpauschale als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

9. Welche Methode zur Versteuerung des Firmenwagens ist für den Arbeitnehmer vorteilhaft – die 1% Methode oder die Fahrtenbuchmethode?

Um die Versteuerung des Dienstwagens zu optimieren, sollte zuerst der Anteil der privaten Nutzung überschlagen werden. Wenn der private Gebrauch eher gering ist, sollte ein Fahrtenbuch geführt werden. Die Besteuerung des Firmenwagens nach der 1%-Regelung ist hingegen bei starker privater Nutzung lohnenswert.

10. Gilt die Fahrzeit einer Geschäftsreise generell als Arbeitszeit?

Nein, nicht generell. Das Bundesarbeitsgericht sieht als entscheidend an, inwieweit der Arbeitnehmer während der Fahrt belastet wird. Führt er Arbeiten auf Anweisung des Arbeitgebers durch oder steuert er einen PKW selber, ist die Reisezeit im Allgemeinen als Arbeitszeit zu vergüten. Hat der Geschäftsreisende die Reisezeit zu seiner “freien Verfügung” wird sie nicht als Arbeitszeit gesehen. In jedem Fall aber ist die Reisezeit zu vergüten, die in die werktägliche Arbeitszeit fällt. Diese Zeit ist mit dem monatlichen Gehalt abgegolten. Tipp

Alle Angaben ohne Gewähr.