Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um Spesen und Reisekosten

Im Spesen-Ratgeber erreichen uns regelmäßig Fragen von Arbeitnehmern und Selbstständigen zum korrekten Verfahren mit Spesen, Reisekosten oder Fahrtkosten, die sich aus Geschäftsreisen oder dem täglichen Arbeitsweg ergeben. Hier möchten wir zu den häufigsten Fragen einmal ausführlich Stellung nehmen. Wenn sich für Sie weitere Fragen ergeben, dann zögern Sie nicht diese über die Kommentar-Funktion am Ende des Artikels zu stellen. Über unseren Newsletter senden wir Ihnen regelmäßig die wichtigsten Tipps und Änderungen zu diesen Sachverhalten.

Foto: Master isolated / FreeDigitalPhotos.net

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1. Kann der Arbeitgeber auch die tatsächlichen Kosten für Verpflegung steuerfrei erstatten oder nur die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand?

Die steuerfreie Erstattung des Verpflegungsmehraufwands ist nur in Höhe der gesetzlichen Pauschalen möglich. Tatsächliche Kosten können nicht steuerfrei erstattet werden. Wenn die Verpflegungspauschale aufgestockt wurde, ist der Differenzbetrag mit pauschalen 25% mit der Lohnsteuer zu versteuern. Eine Aufstockung von 100% ist dem Arbeitslohn voll zuzurechnen.

2. Kann der Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen zusätzlich zu den vom Arbeitgeber erstatteten Kosten für die Geschäftsessen den Verpflegungsmehraufwand voll geltend machen?

Ja, der Arbeitnehmer bekommt trotzdem zusätzlich den vollen Verpflegungsmehraufwand. Nur wenn die Mahlzeit keine Bewirtung im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien (vgl. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR)) darstellt, entsteht dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, der mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet und versteuert werden muss. Der Bewirtungsbeleg des Geschäftsessens muss zur steuerlichen Anerkennung korrekt ausgefüllt werden. 

3. Können Übernachtungskosten auch über die Pauschalen hinaus vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet oder von der Steuer abgesetzt werden?

Ja, Übernachtungskosten können mit Belegen (in der Regel Hotelrechnungen) nachgewiesen und entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder mit der Steuerrückzahlung geltend gemacht werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die entstandenen Hotelkosten höher oder geringer sind als die Übernachtungspauschalen. Grundsätzlich sollten Arbeitnehmer von Firmentarifen in Hotels profitieren und so die Belastung für den Arbeitgeber senken. 

4. In Ländern außerhalb Deutschlands liegen die Übernachtungspauschale zum Teil weit über den 20€, die für Deutschland gelten. Von wem werden diese Pauschalen festgesetzt und warum werden sie nicht angepasst?

Die Übernachtungspauschalen werden vom Bundesfinanzministerium festgesetzt und sind für Deutschland viel zu niedrig angesetzt. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland sind generell höher und kommen den realen Kosten relativ nahe. Arbeitnehmer weisen in der Regel jedoch ihre tatsächlichen Übernachtungskosten mit Belegen nach und bekommen die Kosten vom Arbeitgeber steuerfrei in voller Höhe erstattet. Mit den Pauschalen haben sie dann nichts zu tun. Alternativ können Übernachtungskosten als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden (siehe 5.).

5. Wie sollten Arbeitnehmer mit Übernachtungskosten umgehen, wenn der Arbeitgeber sie nicht übernimmt? Erfolgt eine steuerliche Berücksichtigung über Belege oder Übernachtungspauschalen?

Übernachtungskosten sind in Höhe der tatsächlichen Kosten mit Belegen nachzuweisen und als Werbungskosten von der Steuer absetzbar. Die Hotelrechnungen sind sorgfältig aufzubewahren und ggfs. beim Finanzamt einzureichen. Diese Vorgehensweise kommt unter anderem bei Selbständigen zur Anwendung, die keinen Arbeitgeber haben. Ein Absetzen der Hotelkosten als Werbungskosten ist für den Arbeitnehmer immer nachteilig gegenüber einer vollständigen Erstattung über den Arbeitgeber, wie das folgende Beispiel zeigt:

  • Erstattung durch Arbeitgeber
    Gehalt/Einkommen: 3.000€
    Hotelkosten: 100€
    Erstattete Hotelkosten: 100€
    Effektives Gehalt: 3.000€
    Lohnsteuer/Soli: 497€
    weitere Abgaben: 622€
    Nettoeinkommen: 1.881€
  • Absetzen als Werbungskosten
    Gehalt/Einkommen: 3.000€
    Hotelkosten: 100€
    Erstattete Hotelkosten: –
    Effektives Gehalt: 2.900€

    Lohnsteuer/Soli: 468€
    weitere Abgaben: 601€
    Nettoeinkommen: 1.831€

Selbständige und Arbeitnehmer, die keine Erstattung vom Arbeitgeber erhalten, sollten in Hotels mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis übernachten, die Firmenkonditionen gewähren. Firmenraten liegen weit unter den auf gängigen Hotelportalen üblichen Preisen und erhöhen, wie im Beispiel ersichtlich, das Nettoeinkommen.

Eine steuerliche Berücksichtigung mittels Übernachtungspauschalen ist nicht möglich, was jedoch bei Übernachtungen in Deutschland meist sowieso wenig vorteilhaft wäre. Die Pauschale in Höhe von 20€ für Deutschland liegt regelmäßig unter den realen Hotelkosten.

6. Gehören Frühstückskosten mit zu den Übernachtungskosten, die vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können?

Nein, das Frühstück und die Übernachtung sind getrennt zu betrachten und unterliegen mittlerweile auch verschiedenen Steuersätzen. Das Frühstück wird in der Regel nicht vom Arbeitgeber ersetzt. In der Regel erscheint das Frühstück auf der Hotelrechnung im „Business Package“ mit anderen Nebenleistungen, wie z.B. WLAN. Steuerbehörden und Arbeitgeber rechnen dem Frühstück dann einen Anteil von 4,80€ vom Business Package zu. Dieser Betrag von 4,80€ wird dann mit dem ausgezahlten Verpflegungsmehraufwand verrechnet. Für den Arbeitnehmer ist es vorteilhaft, eine Hotelrechnung einzureichen, die eine reine Logis-Leistung aufweist. Dann wird der Verpflegungsmehraufwand voll ausgezahlt. 

7. Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Fahrtkosten einer Geschäftsreise zu erstatten?

Generell ist der Arbeitgeber rechtlich nicht dazu verpflichtet, Reisekosten generell oder Fahrtkosten einer Geschäftsreise zu erstatten. Die rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers ergibt sich erst dann, wenn diese im Arbeitsvertrag festgeschrieben wird. Arbeitnehmer sollten daher unbedingt auf einen entsprechenden Passus im Arbeitsvertrag achten.

8. Wenn die Geschäftsreise mit einer Fahrt im privaten PKW von der eigenen Wohnung zur Firma beginnt und dann mit dem Taxi zum Flughafen weitergeht, werden Fahrtkosten, die mit dem privaten PKW entstanden sind, erstattet?

In aller Regel erstattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Fahrtkosten, die sich anlässlich von Geschäftsreise ergeben vollständig. In diesem Fall würde der Arbeitgeber 0,30€ pro Kilometer für den Weg von der Wohnung zur Firma erstatten. Wenn der Arbeitgeber nichts erstatten will, können Sie die Kilometerpauschale als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

9. Welche Methode zur Versteuerung des Firmenwagens ist für den Arbeitnehmer vorteilhaft – die 1% Methode oder die Fahrtenbuchmethode?

Um die Versteuerung des Dienstwagens zu optimieren, sollte zuerst der Anteil der privaten Nutzung überschlagen werden. Wenn der private Gebrauch eher gering ist, sollte ein Fahrtenbuch geführt werden. Die Besteuerung des Firmenwagens nach der 1%-Regelung ist hingegen bei starker privater Nutzung lohnenswert.

10. Gilt die Fahrzeit einer Geschäftsreise generell als Arbeitszeit?

Nein, nicht generell. Das Bundesarbeitsgericht sieht als entscheidend an, inwieweit der Arbeitnehmer während der Fahrt belastet wird. Führt er Arbeiten auf Anweisung des Arbeitgebers durch oder steuert er einen PKW selber, ist die Reisezeit im Allgemeinen als Arbeitszeit zu vergüten. Hat der Geschäftsreisende die Reisezeit zu seiner „freien Verfügung“ wird sie nicht als Arbeitszeit gesehen. In jedem Fall aber ist die Reisezeit zu vergüten, die in die werktägliche Arbeitszeit fällt. Diese Zeit ist mit dem monatlichen Gehalt abgegolten.

Alle Angaben ohne Gewähr.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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89 thoughts on “Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um Spesen und Reisekosten

  1. Christian Schmelzer
    16. November 2012 at 06:55

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    … ich hoffe, Sie können mir in meiner Situation weithelfen, da die für mich zuständige Personalabteilung dies nicht vermag. Nachstehend schildere ich Ihnen meine Situation: Ich bin angestellter Vertriebsleiter eines Versicherers. Mein Arbeitsvertrag ist ein Innendienstvertrag. Meine Aufgabe ist es, angestellte sowie selbständigte Vertriebspartner vor Ort zu betreuen. Derzeit nutze ich einen Dienstwagen, der jedoch nach Leasingende zurückgegeben werden muss. Im Anschluss nutze ich mein privates Kfz um die „Dienstreisen“ durchzuführen. Mein Arbeitgeber erstattet diese Dienstreisen mit 0,30 €/KM. Soweit so gut. Allerdings bestehen Differenzen zwischen AG und AN darüber, wie genau nun diese „Dienstreisen“ abzurechnen sind. Die einfache Wegstrecke zwischen meiner Wohnung und meinem Büro beträgt 31 KM. Bereits morgens in meiner Wohnung lese ich mittels BlackBerry eMails und beantworte diese bzw. führe bereits Telefonate mit Vertriebspartnern und Kollegen. Der BlackBerry wird mir vom AG gestellt. Auf meinem Weg ins Büro, fahre ich jedoch bereits an einigen Standorten meiner betreuten Vertriebspartner vorbei, da ich in meinem Vertriebsgebiet wohne. Wie meinem AG, möchte ich Ihnen nachstehend beispielhafte Arbeitstage von mir schildern, mit der Bitte, mir die jeweils korrekte Reisekostenabrechnung diesbezüglich zu nennen:

    1) *Lesen und ggfls. Beantworten von eMails mittels BlackBerry bzw. Führen von Telefonaten mit Kollegen bzw. Vertriebspartner innerhalb der häuslichen Wohnung -dies ist mein tägliches Standartprogramm, weshalb ich diesen Satz nicht in jedem der nachfolgenden Beispiele wiederholen werde-.

    Fahrt Wohnung > Arbeitsplatz wg. ganztägigem Meeting, Rückfahrt zur Wohnung.

    2) *,Fahrt Wohnung > Vertriebspartner 1 > Weiterfahrt zu Vertriebspartner 2 > Fahrt zur Direktion (Arbeitsplatz) > Fahrt zur Wohnung.

    3) *, Fahrt Wohnung > Arbeitsplatz > Vertriebspartner 1,>2,>3 > Fahrt zur Wohnung.

    4) *, Fahrt Wohnung > Vertriebspartner 1,>2,>3,>4> Fahrt zur Wohnung.

    Erwähnenswert ist auch, das es in unserer Firma eine Betriebsvereinbarung zur Reisekostenerstattung gibt. In dieser BV ist neben den gesetzlichen Texten, wie z.B. dass je KM 0,30 € erstattet werden, auch im Anhang „Begriffsbestimmungen A-Z“ zur Erklärung der „Regelmäßigen Arbeitsstätte“ folgendes geschrieben: „Ist ein Mitarbeiter regelmäßig im Außendienst -ist bei mir unstrittig-, so ist zumindest auch die häusliche Wohnung zusätzliche regelmäßige Arbeitstätte“.

    Es wäre sehr schön von Ihnen, könnten Sie mir helfen, korrekte Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Die von mir vorstehend geschilderten Tagesabläufe habe ich genau so der zuständigen Personalabteilung meines AG’s mitgeteilt; jedoch sieht man sich dort seit nunmehr 2 Monaten nicht in der Lage mir eine verbindliche, schriftliche Antwort zu geben.

    Heutzutage ist unsere Branche im Umbruch. Ich fürchte, hinter dieser „Nichtbeantwortung“ könnte auch Kalkül stecken, um eine Führungskraft bei einem nachgewiesenen „Abrechnungsbetrug“ dann fristlos entlassen zu können… Hierfür möchte ich natürlich keine Steilvorlage liefern!

    Für Ihre Mühen bereits im voraus meinen besten Dank!

    Freundliche Grüße

    Christian Schmelzer

  2. Friedrich Gehrken
    13. Januar 2013 at 13:00

    Hallo Zusammen,

    ich habe eine Frage: war jetzt 3 Tage als ADM in der Firma und unsere Personaldame hat mir für die 3 Tage die Spesen gestrichen, die Hotelkosten aber übernommen.

    Unser Firmensitz ist 200 km von meinem Heimatort entfernt.

    Ist das in Ordnung??

    Danke und Gruss F. G.

    1. Henriette
      18. Januar 2013 at 15:18

      Hallo,
      das Unternehmen ist rechtlich nicht verpflichtet Spesen zu erstatten. Es handelt sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Wenn Sie die Hotelkosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen, können Sie sich extra die Verpflegungspauschale über die Steuererklärung erstatten lassen. Wenn Fahrtkosten nicht erstattet werden können diese ebenfalls entweder in nachgewiesener Höhe oder über die Kilometerpauschale im Rahmen der Steuererklärung erstattet werden.
      Viele Grüße aus der Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  3. Yvonne W.
    7. Februar 2013 at 09:19

    Hallo,
    Ich habe eine Hotelrechnung,bei der nicht die Business Pauschale, sondern Übernachtung (EUR 80,00) und zusätzlich Frühstück (EUR 5,00) ausgewiesen ist. Verbuche ich nun die ÜN plus Frühstück plus Verpflegungsmehraufwand (24,00) abzgl. Sachbezugswert (EUR 1,60)? Oder lasse ich das Frühstück ganz raus und buche und zahle dem Mitarbeiter auch nur den verminderten Verpflegungspauschbetrag und die Kosten der ÜN?
    Danke und Grüße

  4. Yvonne W.
    7. Februar 2013 at 09:32

    Hallo,
    oder anders gefragt: wenn ich den Sachbezugswert von 1,60 EUR grundsätzlich abziehe (die tägliche Verpflegungspauschale um diesen Betrag kürze), kann ich dann das Frühstück dem AN in voller Höhe (tatsächlicher Betrag lt. Hotelrechnung) erstatten? Egal, wie es in der Hotelrechnung ausgewiesen wurde (als Sammelposten oder extra aufgeführt)?

    1. Redaktion
      7. Februar 2013 at 13:45

      Nach unseren Informationen (ohne Gewähr) können Sie dem Arbeitnehmer den vollen Hotelrechnungsbetrag inkl. Frühstückskosten erstatten, sofern das Frühstück auf Veranlassung des Arbeitgebers gestellt wurde. Dem Mitarbeiter erwächst kein geldwerter Vorteil, wenn Sie ihm dann die 1,60€ von der jeweiligen Verpflegungspauschale abziehen würden.

  5. Grit S.
    10. Februar 2013 at 14:18

    Hallo Spesen-Ratgeber Team,
    bei folgendem Sachverhalt bin ich etwas unsicher. Wenn wir auf Messen sind, werden regelmäßig die Standmitarbeiter vom Chef zum Essen eingeladen. Der Chef bezahlt.
    Kann ich nun diese Kosten als Bewirtungskosten ansetzen? Es gibt ja eigentliche keinen geschäftlichen Anlass oder greift hier das Belohnungssystem. Meiner Meinung nach muss ich doch aber auch auf den Sachbezugswert achten, das die Mitarbeiter im Monat nicht über die gewisse Grenze kommen. Vielen Dank für eure Hilfe.

    1. Henriette
      11. Februar 2013 at 14:11

      Hallo,
      generell gibt es 3 Möglichkeiten wie Sie die Einladungen der Mitarbeiter zum Essen auf der Messe behandeln können.
      1. Verrechnung als Geschäftsessen mit korrektem Bewirtungsbeleg und einem geschäftlichen Anlass (Messe kann ein solcher Anlass sein.)
      2. Abzug der geltenden Sachbezugswerte für Mahlzeiten vom Lohn der Mitarbeiter
      3. Pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale (20% oder 40% des vollen Tagessatzes). Es gilt die monatliche Grenze von 44 €, bis zu der Sie Ihren Mitarbeitern bspw. Essen steuerfrei gewähren dürfen.

      MfG Spesen-Ratgebe Team
      (Angaben ohne Gewähr)

  6. Christine M.
    20. Februar 2013 at 09:44

    Hallo Spesen-Ratgeber-Team,
    ich habe eine Frage:
    Wenn ein Monteur im Ausland an Bord eines Schiffes arbeitet und dort auch isst, hat er dann trotzdem Anspruch auf den vollen Spesensatz/Auslösung?
    Grund ist, dass die Montagefirma eine Rechnung mit vollem Spesensatz stellt, die Bordbesatzung diesen aber nicht zahlen will, da der Monteur dort alle Mahlzeiten mit der
    Crew zusammen eingenommen hat.
    Vielen Dank im Voraus und Gruß
    Christine

  7. Heidi
    27. Februar 2013 at 08:55

    Hallo,

    die Situation ist wie folgt: Ein Mitarbeiter fährt für vier Tage zu einer Schulung. Das Hotel wird vom Arbeitgeber bezahlt. Ich ziehe dann von den Spesen pro Tag 4,80 € ab.
    In den Schulungsgebühren, die ebenfalls der Arbeitgeber bezahlt, ist jedoch auch pro Tag ein Mittagessen enthalten. Hat der Mitarbeiter dann überhaupt noch Anspruch auf Spesen, immerhin hat er ja auch Abendbrot essen müssen, oder muss ich das Mittagessen auch von den Spesen abziehen, oder ist das unrelevant, und der Mitarbeiter bekommt den vollen Spesensatz. (Natürlich abzüglich der Frühstückspauschale) Vielen Dank für eine rasche Antwort.

    1. Henriette
      8. März 2013 at 13:17

      Hallo,

      wenn der Mitarbeiter auch ein Mittagessen erhalten hat, dann muss mind. der jeweilige Sachbezugswert von der Verpflegungspauschale abgezogen werden.
      Alles über Sachbezugswerte von Mahlzeiten in 2013 erfahren Sie hier.

      Beste Grüße vom Spesen-Ratgeber Team

  8. Daniela
    8. Mai 2013 at 16:25

    Hallo,
    ich bin im Außendienst und der Arbeitgeber möchte mir einen festen Betrag von 200 € zu meinem Gehalt überweißen. Er meit dies wäre einfacher und ich müßte nicht Täglich meine 8 Stunden aufschreiben. Eine Kollegin die auch dort arbeitet hat mir gesagt, dass die 200€ zu meinem Gehalt gerechnet werden und dann versteuert werde. Kann die Firma dies so machen oder ist das nicht richtig? Muß ich die Spesen für die 8 Stunden am Tag überhaupt versteuern????

    1. Henriette
      11. Juli 2013 at 10:57

      Hallo,
      bitte entschuldigen Sie zunächst die verspätete Antwort. Zu Ihren Fragen:
      Der Arbeitgeber kann grundsätzlich weniger Reisekosten erstatten als die steuerfreien Pauschalen, jedoch ist es für Sie nicht von Vorteil, wenn Sie dieses Geld noch versteuern sollen.
      Die Reisekostenpauschalen sind grundsätzlich steuerfrei, nur wenn der Arbeitgeber einen höheren Betrag als die Pauschalen erstattet, muss der Differenzbetrag versteuert werden, Beträge, die darunter liegen sind steuerfrei.
      Viele Grüße

  9. Michael. S
    10. Mai 2013 at 14:21

    Hallo,
    Ich bin Soldat und muss daher auf öfters auf Lehrgänge. Diese gehen meistens zwischen einem und zwei Monate und liegen ca. 800 km von meiner Wohnung/ Dienstort entfernt. Mein Arbeitgeber zahlt mir für die Hin- und Rückreise eine Fahrkostenpauschale und Verpflegungsmehraufwand von 12 €. Über die Dauer des Lehrgangs bin ich in einer anderen Kaserne unentgeldlich untergebracht. Meine Frage wäre jetzt, ist es mir möglich bei dem Lohnsteuer Jahresausgleich Spesen in Höhe von 24 € pro Tag abwesendheit von meiner Wohnung und meinem eigntlichen Dienstort anzurechnen? Oder gilt dies nur bei der Hin- und Rückfahrt?

    1. Henriette
      13. Mai 2013 at 10:07

      Hallo,
      für die Dauer des Lehrgangs sind Sie generell berechtigt Spesen in Höhe von 24 € pro Tag geltend zu machen, wenn der Arbeitgeber diese nicht bereits ersetzt hat.

  10. Werner
    14. Mai 2013 at 08:22

    Hallo
    Bis zu welcchen umkreis (Entfernung) einer Großstadt z.B. Chicago bekomme ich die goße Auslöse (44 Euro)?
    mfg

  11. mina
    28. Juni 2013 at 15:08

    Hallo,

    ich bin Dolmetscherin und derzeit muss ich viel im Ausland zur Arbeit zusammen mit meinem Chef reisen. Über Auslösegeld habe ich vorher nicht gewusst. Wir wohnen zusammen in einer Ferienwohnung, und mein Chef hat alles was man braucht zum Leben bezahlt: Essen, Trinken…. Hier wollte ich fragen, in diesem Fall darf man noch Auslösegeld verlangen? Wie?
    Danke

    1. Henriette
      11. Juli 2013 at 10:52

      Hallo,
      Sie können ungeachtet dessen, das Ihr Chef bereits Kosten für Verpflegung gezahlt hat den Verpflegungsmehraufwand, auch Auslöse oder Tagegeld genannt, steuerlich geltend machen. Beachten Sie, dass Sie einen sogenannten geldwerten Vorteil versteuern müssen, da Sie kostenfreies Essen erhalten haben. Dafür stehen drei Möglichkeiten offen:
      1. Abzug von 20% von der vollen Verpflegungspauschale (=4,80€) für Frühstück oder 40% für Mittag- und Abendessen (=9,60 €)
      2. Abzug des Sachbezugswertes von 1,60 € für Frühstück oder 2,93 € für Mittag- und Abendessen
      3. Sachbezugswert wird dem zu versteuernden Lohn zugerechnet
      Vorteilhaft ist Möglichkeit 3, da Sie nur die Lohnsteuer auf entweder 1,60 oder 2,93 zahlen müssen.
      Ich hoffe, ich konnte helfen
      Viele Grüße!

  12. Melanie
    8. August 2013 at 06:35

    Hallo,

    ich bin zwei Mal im Jahr in verschiedenen Teilen Chinas beruflich unterwegs und bislang habe ich immer die gesetzliche Pauschale von meinem Arbeitgeber bekommen.
    Jetzt will er mir allerdings nur noch die Pauschale für Deutschland zahlenm also 24€ pro Tag. Meine Fragen hierzu:
    1. Die Differenz kann ich doch über die Steuererklärung geltend machen, oder? In welchem Umfang bekomme ich dann überhaupt noch etwas erstattet?
    2. Mein Arbeitgeber begründet diese Kürzung damit, dass diese Ausgaben für Ihn volle Kosten wären, dabei kann doch auch er diese Kosten absetzen, oder nicht?

    Ich habe leider überhaupt keine Ahnung davon. Habe schon versucht mich in verschiedenen Foren und über Artikel zu informieren, bin aber immer noch nicht viel weiter.
    Ich muss meinen Arbeitgeber irgendwie umstimmen und ich hoffe ihr könnt mir helfen.
    Da diese Aufenthalte nicht zu meinem Vergnügen sind, die Arbeitstage die 8 Stunden weit überschreiten, und ich auch die Wochenenden/ Feiertage voll durcharbeite (was in keinster Weise honoriert wird) will ich auf diese Pauschale nicht verzichten, leider fehlt mir aber das fachliche Wissen um sachlich argumentieren zu können.

    Danke für die Hilfe und viele Grüße

    1. Henriette
      15. August 2013 at 13:30

      Hallo,
      die Erstattung beliefe sich konkret auf den Differenzbetrag zwischen deutscher und ausländischer Pauschale, zusätzlich zur Erstattung der deutschen Pauschale, die der Arbeitgeber leistet.
      Bei den Werbungskosten ist generell zu beachten, dann man insgesamt erst über den Freibetrag von 1000 € kommen muss, den man über den Lohnsteuerabzug sowieso erhält. Erst wenn man über 1000 € pro Jahr kommt, lohnt sich der Werbungskostenabzug.

  13. Tascha
    8. August 2013 at 19:31

    Hallo,
    ich habe mal eine Frage zu einer Spesen-Abrechnung. Ich war vom 11.07. – 17.07. beruflich auf einer Messe in der USA (Los Angeles). Habe jetzt eine Abrechnung gemacht und meine Personalchef meinte heute das Sie nicht verpflichtet sind diese zu bezahlen, Grund ich war ja verpflegt und Sie haben ja Busniss Class beim Flug gebucht und nicht Economy. Gefragt wurde ich vorher nicht welche Klasse ich fliegen möchte.
    Klar auf dem Hin- und Rückflug war ich komplett verpflegt (Flugzeug und Busniss Lounge), das Frühstück am ersten Tag hat auch die Firma bezahlt, was ich als Sachbezug abgezogen habe. An 4 Tagen gab es Mittagessen und an allen Abenden gab es ein Abendessen – diese habe ich mit einmal 4 und einmal mit 5 Sachbezügen abgezogen. Den Pauschalbetrag möchte mir die FIrma nicht bezahlen. Sie sagen aber wenn ich bar Belege von Getränken und Frühstücken vorlegen kann, das ich diese Kosten erstattet bekomme. Wenn mir die Firma diese Kosten erstattet kann ich dann trotzdem die Reise bei der Einkommensteuererklärung als Verpflegungsmehraufwand noch einmal gelten machen?

    Vielen Dank für euer Hilfe.

    1. Henriette
      12. August 2013 at 07:24

      Hallo,
      Ihre Firma kann Ihnen die Kosten für Verpflegung per Beleg nicht steuerfrei erstatten, die auf Diesnstreisen entstanden sind. Die gezahlten Beträge müssten zu Ihrem Arbeitslohn gerechnet und versteuert werden. Verpflegungskosten auf Dienstreisen können generell nur in Höhe der Verpflegungspauschale steuerfrei erstattet werden. Wenn der Arbeitgeber diese freiwillige Leistung nicht erbringen will, dann können Sie die Verpflegungspauschale bei der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Es ist korrekt, dass Sie die Sachbezugswerte für kostenfrei erhaltene Mahlzeiten von der Verpflegungspauschale abziehen.

      Beste Grüße!

  14. Heike Kiesel
    9. August 2013 at 10:27

    Hallo Spesenexperte,

    bei den Spesen sind wir uns nicht ganz einig.

    Beispiel: Ich fahre um 4 Uhr am 25. eines Monats auf Auswärtstermin in Deutschland. Muss dort übernachten und bin am nächsten Tag (26. eines Monats) Abend um 19 Uhr wieder Zuhause. Wie werden die Spesen berechnet. Bekommt man dann 24 Euro + 12 Euro oder 12 Euro + 12 Euro.

    Eine Antwort wäre sehr hilfreich. Danke Gruß Heike Kiesel

    1. Henriette
      12. August 2013 at 07:06

      Hallo Frau Kiesel,
      die Berechnung der Spesen erfolgt wir unten dargestellt:
      Am 25. von 4 Uhr bis 24 Uhr
      4 Uhr bis 24 Uhr = 20 Stunden, Verpflegungsmehraufwand = 12 €
      Am 26. von 0:00 Uhr bis 19:00
      0:00 Uhr bis 19 Uhr = 19 Stunden, Verpflegungsmehraufwand = 12 €

      Viele Grüße vom Spesen Ratgeber Team

  15. Michael
    22. August 2013 at 01:46

    Hallo!

    Ich bin beruflich viel in den USA und Canada. Es gibt bei den Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen ja ein paar höher angelegte Ausnahmen innerhalb eines Landes, (Größere Städte wie z.B. Chicago, Toronto, New York) da in diesen Städten Hotel und Verpflegung weitaus teurer sind.
    Öfters bin ich jedoch nicht direkt im Zentrum einer Großstadt sondern in den „Suburbs“, also umliegenden Stadtteilen. Jetzt frage ich mich bis zu wieviel km Umkreis einer Großstadt wie Chicago ich die Verpflegungs- und Hotelpauschale bei meinem Arbeitgeber abrechnen kann?? Gibt es da überhaupt eine Regelung???

    Vielen Dank für die Hilfe und Gruß!

    1. Henriette
      22. August 2013 at 07:01

      Hallo,
      Wenn die umliegenden Stadtteile noch zu Chicago gehören, dann können Sie in der Regel auch die Pauschalen für Chicago abrechnen. Wenn es eigene Städte sind, dann müssten Sie die Pauschale „im Übrigen“ anwenden. Alle aktuellen Pauschalen finden Sie in dieser Tabelle.
      Viele Grüße und eine schöne Zeit auf Ihren Reisen!

  16. Marcel
    16. September 2013 at 12:41

    Hallo,

    gibt es eine bestimmte Zeit in der ein Arbeitgeber die Spesen zurückzahlen muss ?
    Ich habe am 26.08.2013 meine Spesen in höhe von 376,- €uro eingereicht nun wird es langsam knapp bei mir auf dem Konto aber den vorschuss den ich geleistet habe habe ich noch immer nicht zurück. Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit Spesen zu zahlen ?

    Lg und danke

    1. Henriette
      24. September 2013 at 08:59

      Hallo,
      bei der Erstattung von Spesen gilt eine allgemeine Verjährungsfrist von 3 Jahren. Es gilt die regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 BGB. In diesem Zeitraum können Sie Ihre Ansprüche auf die Erstattung der Spesen geltend machen. Ich empfehle Ihnen zunächst freundlich nachzufragen, wann Sie mit der Zahlung rechnen können. Ggf. kann man den Vorgang beschleunigen, wenn Sie Ihre finanzielle Situation darlegen.

      Viele Grüße!

  17. Frank
    27. Oktober 2013 at 08:37

    Hallo,
    bin öfters in Russland unterwegs, muss auch desöfteren im Gästehaus schlafen, da es kein Hotel gibt. Die Gästehauser sind in den meisten Fällen sehr schlecht, es gibt kein Frühstück und die Räume sind schmutzig und veraltet. Kann ich dafür dem Arbeitgeber eine Übernachtungspauschale berechnen? Ich werde ja dazu mehr oder weniger gezwungen dort zu schlafen, da es nichts gibt. Die Firma muss für die Unterbringung auch an dem Kunden nichts zahlen.

    1. Henriette
      29. Oktober 2013 at 09:36

      Hallo,
      der Arbeitgeber ist rechtlich nicht zwangsläufig verpflichtet Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen zu tragen. Nur wenn dieses in Ihrem Arbeitsvertrag eindeutig festgelegt ist, könnten Sie von Ihrem Arbeitgeber verlangen, die Übernachtungspauschale zu erstatten. Andernfalls leider nicht.
      Beste Grüße!

  18. Tim
    30. Oktober 2013 at 10:40

    Guten Tag,

    ich habe eine Frage zu der Differenz zwischen dem bezahlten Spesengeld und den restlichen Stunden.

    Bsp.: Ich arbeite im Außendienst 12 Stunden und bekomme an Spesengeld 6 € für 8 Stunden.
    Kann ich die restlichen 4 Stunden steuerlich irgendwie absetzen oder sind diese Stunden
    immer weg?

    Danke im Voraus,

    Mit bestem Gruß

    1. Henriette
      30. Oktober 2013 at 11:14

      Guten Tag,
      bei der Berechnung der Spesen geht man immer ab einer Abwesenheit ab mehr als 8, 12 oder 24 Stunden aus. Da Sie genau 12 Stunden arbeiten, greift noch die niedrigere Pauschale. Das sieht auch das Finanzamt so, weswegen Sie die Differenzstunden nicht extra absetzen können.
      Eine gute Nachricht habe ich trotzdem, ab 2014 fällt die niedrigste Pauschale von 6€ weg und Sie bekommen schon ab einer Abwesenheit ab mehr als 8 h eine Verpflegungspauschale von 12 €. Mehr über die Reisekostenreform 2014 erfahren Sie hier.
      Beste Grüße

  19. Marko
    1. November 2013 at 11:57

    Hallo
    ich habe bis jetzt,die Übernachtungen in Österreich,bei meiner Firma,pauschal abgerechnet.
    Jetzt soll,bzw. muß ,ich eine Quittung vorlegen, da sonst mein Arbeitgeber diese Übernachtungspauschale ,steuerlich nicht absetzen kann.
    Muss ich Quittungen vorlegen? Und wenn ja,für was oder wen ist die Übernachtungspauschale?
    Vielen Dank im vorraus
    Marko

    1. Henriette
      1. November 2013 at 13:47

      Hallo Marko,
      der Arbeitgeber kann aus zwei Gründen Quittungen für die Übernachtungen verlangen, für die er Ihnen die Übernachtungspauschale erstattet:
      1. er kann nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten bei seinen Betriebsausgaben angeben,
      2. formell darf der Arbeitgeber die steuerfreie Übernachtungspauschale nur erstatten, wenn tatsächlich Kosten entstanden sind.
      Wenn Sie bei Bekannten übernachten, reicht es, wenn sie Ihnen eine formlose Quittung schreiben.
      Viele Grüße!

  20. Annette
    7. November 2013 at 09:58

    Hallo Spesen-Ratgeber-Team,
    ich habe eine Frage zum Thema Berechung von Verpflegungsmehraufwendungen bei Flugreisen ins Ausland.

    Wir haben in der Firma den Fall, dass einer der Kollegen dienstlich nach Hong Kong geflogen ist und am gleichen Tag nach der Landung weiter nach Shenzhen gereist ist. Er hielt sich also vor 24 Uhr in Shenzhen auf. Kann er für diesen Tag die Pauschale von Hong Kong oder nur den übrigen Spesensatz für China beantragen?

    Gleiche Frage für den Abreisetag: Für den Rückflug hat er sich wieder von Shenzhen nach Hong Kong begeben und dort den ganzen Tag vor dem Abflug verbracht. Kann er auch für diesen Tag die Pauschale von Hong Kong geltend machen?
    Für die Landung am Folgetag in Deutschland bekommt er die entsprechende Pauschale für Deutschland – je nach dem wann er wieder zu Hause war, richtig?

    Vielen Dank für eure Hilfe
    Annette

    1. Henriette
      7. November 2013 at 14:05

      Hallo Annette,
      Für den Anreisetag gilt die Pauschale des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. In diesem Fall nur den übrigen Spesensatz von 80 €.
      Bei Rückreisetagen gilt der letzte Tätigkeitsort im Ausland an dem sich der Reisende aufgehalten hat. D.h. für den Tag der Landung in Deutschland sowie für den Vortag kann er die Pauschale von Honkong geltend machen.
      Beste Grüße

      1. Annette
        7. November 2013 at 16:45

        Hallo Henriette,
        was mich aber irritiert, ist folgender Satz, der in jeglicher Fachliteratur zum Thema Flugreisen zu finden ist:
        Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, indem das Flugzeug dort landet.
        Wenn ich deine Ausführungen richtig verstehe, dann gilt dieser Satz wohl nur für den Fall einer mehrtägigen Anreise per Flugzeug, z. B. nach Australien?
        Viele Grüße
        Annette

        1. Henriette
          8. November 2013 at 09:03

          Hallo Annette,

          es ist richtig, dass bei Flugreisen ein Land als erreicht gilt, ab dem Zeitpunkt der Landung. Für die Auslandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten sind Zwischenlandungen jedoch unerheblich. Maßgeblich ist jeweils das Zielland, das vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde.

          Ich hoffe, meine Antwort konnte Ihnen helfen.

          Beste Grüße
          Henriette

          1. Annette
            11. November 2013 at 12:42

            Hallo Henriette,

            doch es hat mir sehr geholfen.

            Vielen lieben Dank!

            Annette

  21. Marie Bonin
    4. Dezember 2013 at 15:39

    Hallo Spesen-Ratgeber Team,
    Unsere Firma bezahlt keine Verpflegungspauschale aus, sondern erstattet den Arbeitnehmern ihre tatsächliche Verpflegungskosten (wenn die tatsächliche Verpflegungskosten über den Verpflegungspauschale überschreiten, werden die Überschüsse versteuert). Meine Frage ist: Welcher Betrag soll ab 2014 von den Verpflegungspauschalen für Mahlzeiten abzogen werden, die außerhalb von Hotels eingenommen wurden (also an einem Ort und Zeit, die nicht vom Arbeitgeber bestimmt sind) ? Gilt die Kürzung von 20% für Frühstück und 40% für Mittag- oder Abendessen wie für Mahlzeiten, die im Hotel eingenommen wurden ?
    Vielen Dank im vorraus,

    1. Henriette
      4. Dezember 2013 at 15:45

      Hallo,
      ja, die Kürzung nach 20% bzw. 40% der vollen Verpflegungspauschale gilt, egal wo das Essen eingenommen wurde. Mehr Informationen dazu finden Sie in einem aktuellen Artikel über Sachbezugswerte und die Kürzung der Verpflegungspauschale bei kostenfreiem Essen.

  22. Marie Bonin
    4. Dezember 2013 at 20:36

    Hallo Henriette,

    Vielen Dank für Ihre Bestätigung.
    Ich hatte einen Zweifel, da es sich bei allen Beispielen im Schreiben vom BMF sowie der Fachliteratur nur um Mahlzeiten in Hotels handelte.

    Ich bedanke mich sehr für Ihre schnelle und klare Antwort.
    Mit freundlichen Grüßen,

    1. Henriette
      5. Dezember 2013 at 07:54

      Bitte, sehr gerne!

  23. Steven
    24. Dezember 2013 at 15:19

    Hi Spesen-Ratgeber Team,
    ich besitze einen Firmenwagen, der monatlich per 1% versteuert wird. Wie verhält es sich hierbei eigentlich dann mit der Entfernungspauschale zwischen Wohnort und Arbeitsort? Kann dies trotz Firmenwagen bei der Steuererklärung abgesetzt werden?

    Vielen Dank
    Steven

    1. Henriette
      3. Januar 2014 at 10:37

      Hallo Steven,
      wenn Sie Ihren Firmenwagen ordnungsgemäß nach der 1% Methode versteuern, dann können die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg geltend machen. Mehr dazu hier.
      Viele Grüße!

  24. Susanne B.
    28. Dezember 2013 at 09:25

    Hallo,

    wir haben öfter MA, die nach Österreich reisen.
    also um 5 Uhr zum Flughafen fahren, nach Österreich fliegen und abends um kurz vor zehn wieder landen ….
    Hier werden immer wieder Spesen – mehr als 14 Std. für Österreich – angesetzt, ist das richtig so ??
    Denn in anderen Kommentaren steht ja „der Ort vor 24 Uhr zählt und der ist bei gleichem An- und Abreisetag ja Deutschland oder ???

    Vielen Dank im Voraus

    1. Henriette
      9. Januar 2014 at 07:23

      Hallo,

      auch nach neuem Reisekostenrecht 2014 gilt bei eintägigen Reisen ins Ausland oder Rückreisetagen jeweils die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Sie könnne also die Pauschale von Österreich erstatten.

      Viele Grüße

  25. Susanne B.
    28. Dezember 2013 at 09:46

    und noch etwas habe ich noch nicht richtig verstanden.
    Im Falle einer Übernachtung in der das Frühstück, sagen wir mal mit 9 € ausgewiesen ist,
    darf ich auch hier die 4,80 € abziehen oder muss ich bei dem Betrag, der so auf der Rg. steht den kompletten Betrag abziehen ?

    danke

    1. Henriette
      3. Januar 2014 at 09:44

      Wenn der Betrag ausgewiesen ist, müssen Sie die vollen 9 € abziehen. Besser ist es die Hotelrechnung mit einem Sammelbetrag, dem sogenannten Business Package ausstellen zu lassen, denn dann ist der Betrag für Frühstück nicht einzeln ausgewiesen und Sie müssen nur 4,80 € von der Verpflegungspauschale abziehen.

      Viele Grüße

  26. Jacqueline M
    29. Januar 2014 at 18:30

    Hallo,

    mein Mann ist selbstständig und hat einen Auftrag über eine Vermittlungsfirma laufen. Nun musste er zu einem Lehrgang. Den bezahlt die Firma (nicht die Vermittlungsfirma). Nun heisst es, das er die Tage, wo er zum Lehrgang war, nicht bezahlt bekommt, weil die Firma ja den Lehrgang bezahlt hat. Das hat ihm aber vorher niemand gesagt. Ist sowas rechtens? Uns fehlen jetzt 10 Tage Geld …… .

  27. alex
    29. Januar 2014 at 22:38

    Hallo ich möchte mal wissen wie das mit der Erstattung von Dienstreisen vor sich geht. Also ich muss von meinem Arbeitgeber aus auf Schulung. Arbeite in einem Weltkonzern. Das Hotel wird vom Arbeitgeber gebucht d.h. die kosten sind bekannt und werden vom cheff genehmigt. Kann mein AG von mir verlangen dass ich diese kosten von meinem Geld vorlegen? Es geht ja doch um ca. 400€. Bei uns würde es ca 3 Wochen dauern bis ich dann mein Geld erstattet bekäme. Ist das so rechtens? Danke

  28. Joachim M.
    7. Februar 2014 at 19:35

    Hallo,
    ich möchte wissen ob mein Arbeitgeber die seit 25 Jahren gezahlten Spesen von Heute auf Morgen nicht mehr zahlen brauch. Die Spesen können wir über den Lohnsteuerjahresausgleich einfordern ist seine Erklärung. Da bleiben aber nur ca.25%. Das deckt gerade mal die Ausgaben für die Toiletenbenutzung. Leider steht im AV kein Hinweis auf die Zahlung von Spesen nur eine mündliche Vereinbarung wurde mit jeden Mitarbeiter gemacht!
    Kann er das so ohne weiteres machen?
    Danke

    1. Redaktion
      10. Februar 2014 at 09:30

      Bitte wenden Sie sich mit dieser Frage an einen Anwalt für Arbeitsrecht. Viele Grüße!

  29. Gast
    27. März 2014 at 05:20

    Hallo Zusammen,

    ich habe ein Problem mit den Auslandsspesen. Ich war in Japan zu einer Schlung. Die Unterkunft wurde gestellt. Frühstück von Montag bis Freitag inklusive. An 2 Abenden waren auch Geschäftspartner zum Essen dabei und es wurde alles von der schulenden Firma bezahlt. Am Wochenende habe ich meine Sachen selbst bezahlt. Der Rest Mittags und Abends wurde von dieser Firma bezahlt.
    Nun heißt es, ich wurde keine Spesen bekommen, da ich von dritten bewirtet wurde. Stimmt das?

    Vielen Dank.

    1. Henriette
      31. März 2014 at 08:58

      Hallo,

      das stimmt nicht ganz. Spesen können vom Arbeitgeber erstattet oder steuerlich geltend gemacht werden, auch wenn Sie Mahlzeiten auf Rechnung von Dritten erhalten haben. Voraussetzung ist, dass es sich um eine übliche Mahlzeit handelt, die einen Wert von 60€ nicht übersteigt. Allerdings müssen folgende Kosten vom zu erstattenden Spesenbetrag abgezogen werden:

      – für ein Frühstück 20% der Landespauschale für Verpflegungsmehraufwand
      – für Mittag- und Abendessen 40% der Landespauschale für Verpflegungsmehraufwand

      Bei Geschäftsessen gilt, wenn der Geschäftspartner eingeladen hat und die Rechnung bezahlt, dann muss für diese Mahlzeit nichts von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Mehr zu diesem Thema hier.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  30. Klaus
    20. Juli 2014 at 16:06

    Hallo,
    bekommt mein Arbeitgeber die Spesen, die er mir im Rahmen der Gesetzlichen Pauschale erstattet zurück, oder sind das für ihn zusätzliche Kosten?
    Vielen Dank für eine Antwort,
    Gruß
    Klaus

    1. Redaktion
      25. Juli 2014 at 11:03

      Hallo, nein, diese bekommt er nicht vom Staat erstattet. Es handelt sich also um zusätzliche Kosten, die jedoch steuerlich geltend gemacht werden können.

  31. Ben
    21. Oktober 2014 at 08:53

    Hallo!
    Ich bin im öffentlichen Dienst!
    Ich habe Aufgrund einer DR eine Reisekostenabrechnung gemacht!
    Abrechnung der berechnenden Dienststelle ist asap durchgeführt worden!
    Abrechnungsdatum war Mai/2014, Geld ist überwiesen worden!
    Nun ist den Berechnern aufgefallen (warum auch immer), das Sie einen Fehler gemacht haben und zu viel gezahlt haben. Die Unterkunft ist über einen Buchungsservice gelaufen. Der Buchungsservice hat den Großteil der Unterkunftskosten übernommen. Die Berechnungsstelle hat mir aber im Juni 2014 den kompletten Betrag der Kosten überwiesen.
    Die Differenz wird nun im Oktober zurückgefordert!
    Ist das rechtens?
    Muß ich die Differenz zurückzahlen?

    Gruß
    Ben

  32. Anna
    29. Oktober 2014 at 12:57

    Hallo, ich habe ein wirklich sehr dringendes Problem. Schon seit Jahren bekommt mein Mann seine Fahrtkosten und Übernachtungskosten die er aufwenden muss, um am Firmensitz arbeiten zu können von der Firma bezahlt. Jetzt auf einmal soll er Fahrt und Übernachtung selbst bezahlen. Da es sich hier um ca 18 Übernachtungen im Monat handelt, ist das für uns nicht tragbar. Die Fahrtkosten belaufen sich in der Woche noch dazu auf ca 120 Euro. Wir sieht die rechtliche Lage aus? Es ist dringend! Vielen Dank!

  33. Jörg
    7. Januar 2015 at 17:13

    Hallo ich habe da eine Frage zu den Spesenregelung.

    Wir habe als Kraftfahrer im Jahr 2014 noch den alten Spesensatz bekommen. Können wir auf den vollen Spesensatz bestehen oder darf der Arbeitgeber weiter nur den alten Satz bezahlen ? In diesem Fall zahl der Arbeitgeber nur die Hälfte ist das erlaubt ? Ich weis das es keinen generellen Anspruch auf Spesen gibt. Es wäre schön eine Antwort darauf zu bekommen die ich auch ausdrucken kann.

    MfG Jörg

    1. Henriette
      15. Januar 2015 at 09:55

      Hallo Jörg,

      lesen Sie dazu: „Geschäftsreise 2014: Muss Arbeitgeber höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand zahlen?“

      Beste Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  34. Sascha
    24. April 2015 at 05:17

    Hallo
    Hätte auch mal eine Frage bin packetzusteller und mein Chef zahlt die verpflegungspauschale für mehr als 8std die wir von Zuhause Weg sind. Nun stellt sich mir die Frage kann er jeden Mitarbeiter eine andere Zahlen? Weil ich bekomme nur 8€ pro Tag ein anderer bekommt 10€ noch ein anderer bekommt 12€ wie es ja auch seit 01.01.2014 festgesetzt wurde. Ich weiß das es eine freiwillige Zahlung ist aber wenn er sie bezahlt muss er sie dann nicht in voller Höhe und alle Mitarbeiter da gleich behandeln. Weil er das als Gehaltserhöhung benutzt.

  35. Claudia Dietsch
    19. August 2015 at 18:14

    Hallo,
    Ich habe eine Frage zur verpflegungspauschale.
    Ist es rechtens vom Arbeitgeber, dass er die nicht benötigte verpflegungspauschale zurück zahlen muss? Es ist doch aber ein Pauschalbetrag?????
    Lg Claudia

  36. Annika
    16. September 2015 at 08:28

    hallo,

    ich benötige ihre hilfe. 2 kollegen von mir wurde auf eine 2 bzw 3 tägige schulung geschickt. die schulungsgebühren inkl. hotel übernimmt das unternehmen. 2 mahlzeiten sind in den gebühren bereits enthalten. so nun wollten sie ihre reisekostenabrechnung abgeben und die buchhaltung lehnte diese ab, da ja bereits die schulung und das hotel vom unternehmen bezahlt wurde. die letzten jahren haben sie immer die reiskosten für diese schulung bezahlt. was bzw wer hat jetzt recht. danke für ihre hilfe.

    liebe grüße

    1. Henriette
      25. September 2015 at 08:32

      Hallo,

      man müsste zunächst prüfen, ob und in welchem Umfang die Erstattung von Reisekosten im Arbeitsvertrag festgelegt wurde. In der Regel trägt der Arbeitgeber auch Fahrtkosten, wenn er seine Mitarbeiter zu einer Schulung schickt. Er kann dies aber auch ablehnen und auf das Recht des Arbeitnehmers verweisen, diese Fahrtkosten steuerlich als Werbungskosten geltend zu machen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  37. Sebastian
    21. September 2015 at 17:53

    Hallo

    Ich hab da mal eine frage.?

    Meine Firma ist in Berlin ich arbeite auch in Berlin nur ich komme aus Cottbus und bin in der Woche über in Berlin müsste ich dafür nicht auslöse bekommen oder andere Gelder ?

    1. Henriette
      25. September 2015 at 08:28

      Hallo,

      Ihre Firma in Berlin ist als Ihre erste Tätigkeitsstätte anzusehen, demnach haben Sie keinen Anpruch auf Verpflegungsmehraufwand. Für den Anfahrtsweg können Sie aber sicher die Pendlerpauschale geltend machen. In welcher Höhe, das können Sie mit unserem Pendlerpauschale Rechner ermitteln.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  38. Franz
    24. September 2015 at 06:33

    Hallo,

    ich hätte zwei Fragen zu meiner aktuellen Spesenabrechnung:

    1) Ich bin am 08.09 um 6:00 morgens von Frankfurt nach Dänemark gereist und am 09.09 um 20:00 wieder zurück. Am 09.09 bin ich um Punkt 24:00 zu Hause angekommen. Für den 08.09 darf ich einen Spesensatz von 40€ ansetzten aber wie viel darf ich für den 09.09 ansetzten? Auch 40€ da es sich hierbei um den Rückreisetage handelt (obwohl im Laufe des Tages ein Geschäftstermin war) oder 60€, da ich 24 Stunden unterwegs war?

    2) Am 17.09 bin ich morgens mit dem Zug von Kopenhagen nach Flensburg gereist. Ich bin am 17.09 um 16:00 in Flensburg angekommen. Anschließend bin ich in Flensburg übernacht geblieben und am 18.09 nach dem Geschäftstermin nach Hause gereist.
    Welchen Spesensatz darf ich für den 17.09 ansetzten? 24€ da vor 24 Uhr im Inland war? 40€ da es sich um einen Rückreisetag handelt (ich hatte jedoch auch am 17.09 ein Meeting). Oder 60€ da ich 24 Stunden unterwegs war und ich aus Dänemark kam?

    Vielen Dank für eure Hilfe.

    Gruß,

    Franz

    1. Henriette
      25. September 2015 at 08:21

      Hallo Franz,

      zu Ihren Fragen:
      1) Der 09.09. ist ein Rückreisetag aus Dänemark nach Deutschland. Sie können für diesen Tag 40 € geltend machen.
      2) Für den 17.09. gilt der Spesensatz von Deutschland, da Sie Flensburg vor 24 Uhr erreicht haben und Sie Ihre Geschäftsreise noch nicht beendet hatten (deswegen ist es kein Rückreisetag), Sie dürfen 24 € geltend machen. Der 18.09. ist Ihr Rückreisetag innerhalb Deutschlands, für den Sie 12 € geltend machen können.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  39. Stefan
    3. Oktober 2015 at 19:52

    Hallo,

    ich bin beruflich im Außendienst tätig und täglich länger als acht Stunden unterwegs.
    Ich erstelle monatlich eine Reisekostenabrechnung und bekomme von meinem Arbeitgeber für jeden Tag 6 Euro Spesen steuerfrei erstattet.
    Besteht die Möglichkeit, die Differenz (aktueller Spesensatz = 12 Euro) also 6 Euro pro Tag über die Steuererklärung geltend zu machen. Und falls ja, kann ich dann als Nachweis meine Reisekostenabrechnung verwenden?

    Vielen Dank für eure Hilfe.

    1. Henriette
      16. Oktober 2015 at 12:45

      Hallo, ja das ist möglich. Ob das Finanzamt Ihre Reisekostenabrechnung als Nachweis akzeptiert, müssen Sie am besten dort direkt nachfragen.
      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  40. Marianna
    17. Oktober 2015 at 19:30

    Hallo,
    ich bin neu in einer Firma und soweit ich weiß, werden vom Arbeitgeber derzeit nur Fahrt- und Hotelkosten erstattet, nicht aber die Verpflegungspauschalen von 12 bzw. 24 €. Rechtlich gesehen ist der Arbeitgeber ja auch nicht dazu verpflichtet und ich kann die Beträge in meiner Steuererklärung geltend machen. Vom Finanzamt bekomme ich die Pauschalen ja aber nicht voll erstattet, sondern nur einen kleinen Teil, ggf. ca. 20 %. Ich würde gerne einmal mit meinem Arbeitgeber sprechen, ob er die Pauschalen nicht doch direkt erstatten könnte, da das für mich als Arbeitnehmer viel vorteilhafter wäre. Allerdings benötige ich da ein gutes Argument, warum er das tun sollte. Daher würde ich gerne grob wissen, wie viel sich der Arbeitgeber vom Finanzamt zurück holen kann, wenn er die Pauschalen als Betriebsausgaben geltend machen würde? Also was es den Arbeitgeber unterm Strich in Etwa eigentlich wirklich Kosten würde, wenn er den Arbeitnehmern die Pauschalen auszahlen würde? Vielen Dank für die Antwort im Voraus!

    1. Henriette
      22. Oktober 2015 at 10:03

      Hallo,

      vorab zur Erklärung: Betriebsausgaben mindern den zu versteuernden Gewinn des Unternehmers. Der Arbeitgeber kann an Mitarbeiter ausgezahlte Pauschbeträge für Verpflegung in voller Höhe und ohne Nachweis als Betriebsausgabe geltend machen. Je höher seine Betriebsausgaben, desto niedriger sein zu versteuernder Gewinn. Als Argument für den Arbeitgeber kann man anführen, dass er durch den höheren Betriebsausgabenabzug eine Steuerersparnis hat.
      (Angaben ohne Gewähr)

  41. Marcus
    1. November 2015 at 20:42

    Hallo,
    mein Auftraggeber zahlt 7,-€ Spesen fürs Mittagessen und 15,-€ fürs Abendessen bei 24h Abwesenheit, allerdings nicht Bar sondern als „Einladung“ zum Essen im Restaurant mit den anderen Kollegen. Das Problem ist, dass ich oft keine Lust habe mit den Anderen ins Restaurant zu gehen, stattdessen lieben im Hotel meine Ruhe geniesse. Die Frage ist: hat der Auftraggeber das Recht mich zu zwingen im Restaurant jeden Abend die 15,-€ zu verfuttern, oder kann ich auch anders an das Geld kommen?

    Es gibt noch die Lösung, dass ich jeden Abend (Datum des Beleges) einkaufen gehe, und dann eine Quittung über die 15,-€ vorlege. Das ist aber nicht praktikabel, denn nach 4 Tagen Außeneinsatz müsste ich dann einen Einkauf für 60,-€ mitschleppen, außerdem immer für 15,-€ einkaufen? Ich gebe nie 22,-€ für Essen am Tag aus. Da ist doch was faul…

    Für eine fundierte Antwort wäre ich sehr dankbar, denn auch die anderen Kollegen „leiden“ unter dem Thema, und wir brauchen einen Hebel, denn evtl lohnt es sich da etwas „aufzumucken“…

  42. Frank
    11. November 2015 at 09:52

    Hallo
    folgender Sachverhalt:
    ich fange am 16.11. bei einem Unternehmen neu an und bekomme einen Dienstwagen, den ich per Fahrtenbuch versteuern möchte. Lt. Dienstvertrag werden die Privatfahrten als Sachbezug bewertet und mit 0,30 €/km der individuellen Besteuerung unterworfen. So weit, so gut und verstanden.
    Meine Fragen:
    1. wie verhält es sich bei der Fahrt Wohnort – Arbeitsstätte? Gilt hier die gleiche Regel oder wird das analog der 1 % Regeleung (Anschaffungsbetrag * 0,03 % * einfacher Fahrtweg) berechnet
    2. ich werde bis auf weiteres eine doppelte Haushaltsführung machen müssen, da die Arbeitsstätte 400 km entfernt ist. Ich habe gelesen, das für wöchentlich durchge­führte Familienheimfahrten ist kein privater Nut­zungswert als geldwerter Vorteil zu versteuern ist, stimmt das?

    Vielen Dank

    1. Henriette
      20. November 2015 at 12:35

      Hallo,

      zur Ihren Fragen:
      1.) Ja, das ist korrekt. Nach der 1% Regelung werden die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,03% des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer der einfachen Strecke versteuert.

      2.) Das ist ebenfalls korrekt. Familienheimfahren im Rahmen der doppelten Haushaltsführung ein Mal pro Woche mit dem Firmenwagen bleiben steuerfrei, im Gegenzug können für diese Fahrt aber auch keine Werbungskosten geltend gemacht werden. Die gesetzliche Regelung dafür, finden Sie im § 8 Abs. 2 S. 5 EStG

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  43. Andre
    20. November 2015 at 07:20

    Hallo,

    ich habe eine grundsätzliche Frage zu der Reisekostenabrechnung.
    Zählt der eigentliche Vorgang zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung eigentlich zur Arbeitszeit?
    Unser Arbeitgeber verlangt nämlich die Erstellung der Reisekostenabrechnung außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit…

    Viele Grüße und im voraus schon mal Danke!

  44. 20. November 2015 at 09:57

    kurze Frage:

    Bisher wurden bei Einladungen zum Essen, die von mir (bzw. der Firma) bezahlt wurden, die jeweils 40 % abgezogen. Natürlich auch wenn das Frühstück ausgewiesen ist, die 20 %
    Wenn ich zu einem Essen oder Snack von einem Partner eingeladen wurde, ist dieses immer nicht berücksichtigt worden.
    Jetzt gibt es eine neue Regelung, dass dieses anzugeben ist, damit dann eine weitere Kürzung des Spesensatzes auf 0 möglich ist. Es soll unterschrieben werden dass die Angaben korrekt sind. Also wenn man eingeladen wurde und dieses nicht angegeben hat, kann dieses als Betrug gewertet werden. Selbst wenn der Partner einen Kaffee und ein Sandwich für 4 Euro bezahlt, ist dieses anzugeben und führt dann zur Kürzung von weiteren 40%
    Ist diese Regelung überhaupt mit dem Gesetz vereinbar?

    Würde ich über eine Antwort oder Empfehlung freuen

    Peter

    1. Henriette
      20. November 2015 at 11:49

      Hallo Peter,

      eine solche Regelung ist mir nicht bekannt. Eine gesetzliche Grundlage gibt es dafür nach meiner Kenntnis nicht. Es ist richtig, dass bei Einladung zum Essen durch die Firma Spesen um 20 bzw. 40% gekürzt werden müssen. Bei Einladung durch externe Geschäftspartner ist der Verpflegungsmehraufwand aber im Allgemeinen nicht zu kürzen. Auch führen Snacks und Knabbereien, die ein Geschäftsreisender kostenfrei erhält in der Regel nicht zur Kürzung der Verpflegungspauschale.

      Viele Grüße! Für Ihren „Like“ bedanke ich mich im Voraus.
      (Angaben ohne Gewähr)

  45. Klaus
    13. Dezember 2015 at 21:41

    Hallo Henriette?

    mein Problem liegt darin, dass mein Arbeitgeber ab nächsten Monat nicht mehr die anfallenden Hotelkosten und die Verpflegungspauschalen übernehmen möchte, welche monatlich bei rund 1500 Euro liegen.

    Kann ich beim Finanzamt über die Höhe der Kosten einen Freibetrag eintragen lassen und wenn ja, wie wirkt sich das auf mein monatliches Gehalt aus?
    Erhalte ich dadurch meine Auslagen vollständig zurück oder müsste ich in Zukunft monatliche Einbußen hinnehmen, und wenn ja, wieviel macht dies aus?

    Schon im Voraus bedanke ich mich für eine hilfreiche Antwort und Ihre Mühe.

    Viele Grüße, Klaus

    1. Henriette
      14. Dezember 2015 at 07:13

      Hallo,

      Sie können Hotelkosten und Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen. Günstiger ist aber in der Regel, wenn der Arbeitgeber die Kosten direkt erstattet. Einen Freibetrag für Reisekosten gibt es nach meiner Kenntnis nicht. Fragen Sie hierzu bitte bei Ihrem Finanzamt nach.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  46. Denny
    12. März 2016 at 03:46

    Guten Morgen ,

    mein chef zahlt keine volle Auslöse. Er sagt den Rest soll ich mir von der Steuer wiederholen . Aber ich hab noch nie eine Steuererklärung gemacht und wie ich weiss ist die Freiwillig außer bei bestimmten Situationen . Meine Frage bin ich jetzt gezwungen eine Steuererklärung abzugeben oder muss mir mein chef die volle Auslöse zahlen?

    Lg denny

  47. 18. April 2016 at 13:39

    Was muss ich bei einer Reisekostenabrechnung für das Frühstück abziehen, wenn die auf der Hotelrechnung ausgewiesenen Kosten für das Frühstück höher sind als die Pauschale von 4,80 Euro bzw. 20 % der Tagespauschale?

    1. Henriette
      21. April 2016 at 11:48

      Hallo,

      wenn die Kosten für Frühstück als einzelner Posten auf der Hotelrechnung extra aufgelistet sind, müssen Sie in der Regel diesen Betrag von der Verpflegungspauschale abziehen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  48. Jürgen
    20. April 2016 at 14:48

    Fragen:
    Ich fange zum 01.06.2016 eine neue Tätigkeit an.
    Die Tätigkeit ist gut 250km von meinem Wohnort entfernt.
    Mein neuer Arbeitgeber würde mir die Kosten für eine Zweitwohnung erstatten, dabei geht es nur darum wie es abgerechnet wird, da der Vermieter der Singlewohnung (Wohnen auf Zeit) nur den Mietvertrag auf mich ausstellt (ohne MwSt.)
    Kann ich über Spesen dann diese Miete geltend machen? Und reicht als Spesenabrechnungsbeleg der Mietvertrag aus?
    Kann mein neuer Arbeitgeber dann trotzdem die Wohnung über die seine Steuern abrechnen?
    Herzlichen Dank!

  49. Maria Schneider
    20. April 2016 at 18:44

    Hallo,

    ich bin im Aussendienst ohne erste Tätigkeitsstätte tätig. Meine Firma mir monatlich Spesen aus. Allerdings liegen diese bei 7€ pro Tag. Der gesetzliche Pauschalbetrag von 12€ wird somit um 5€ unterschritten.
    Nun habe ich in der Steuererklärung die Steuerfreien Verpflegungszuschüsse durch den AG unter Pkt. 20 angegeben. Ebenso habe ich bei den Werbungskosten die tatsächlich geleisteten Arbeitstage bei der entsprechenden Pauschale eingetragen. Es wird in der Summe ein Differenzbetrag von ca. 1000€ anzusetzenden Reisekosten ausgewiesen. Allerdings zeigt das Programm KEINE Erstattung an – WIESO?
    Ich hoffe ihr habt einen Rat…….

    Danke vorab und viele Grüße,
    Maria

    1. Henriette
      21. April 2016 at 12:09

      Es könnte daran liegen, dass der Arbeitnehmer Pauschbetrag von 1.000 Euro noch nicht überschritten wurde. Der Fiskus zieht diesen Betrag, auch als Werbungskostenpauschale bekannt, automatisch vom zu versteuernden Bruttoeinkommen ab. Nur wenn Ihre Werbungskosten nachgewiesen über 1.000 Euro liegen, wird das Programm Ihnen eine Erstattung anzeigen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  50. Anna
    22. April 2016 at 10:39

    Hallo,

    ich verbuche die Reisekosten von meinem Chef und habe dazu eine Frage. Es kommt immer mal wieder vor, dass er auf einer Reise Geschäftspartner zum Essen einlädt mit denen er für mehrere Tage geschäftlich unterwegs ist. Sie gehen manchmal aber einfach nur zusammen essen und er übernimmt die Kosten dafür. Es werden nicht immer geschäftlichen Dinge besprochen. Wenn geschäftliche Dinge besprochen werden, buche ich es als Bewirtungsaufwand, aber was mache ich, wenn er Sie einfach so einlädt. Ich meine auch wenn nichts geschäftliches besprochen wird, ist es ja auch nicht so richtig privat, oder?

    Vielen Dank vorab und viele Grüße
    Anna

  51. Natalia
    15. November 2016 at 08:56

    Guten Tag,

    kann mir jemand bitte helfen? Ich möchte Bewirtungskosten von einem Mitarbeiter buchen. Dieser Mitarbeiter hat eine Person bewirtet, die in unserem Tochterunternehmen in Frankreich arbeitet. Unterliegt dann diese Person 30%/70% Regelung? Vielen Dank im Voraus.

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