Werden Dienstreisen auch teilweise zum privaten Vergnügen genutzt, handelt es sich steuerlich um sogenannte gemischt veranlasste Reisen. Prinzipiell ist es möglich, die entstanden Kosten in private und beruflich bedingte Reisekosten aufzuteilen und den beruflichen Anteil als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzusetzen. Jedoch muss ein bestimmtes Verhältnis des privaten und beruflichen Anteils nachweisbar und die Kosten müssen klar voneinander abgrenzbar sein. Das Bundesfinanzministerium hat aktuelle Regelungen zu gemischt veranlassten Aufwendungen in einem aktuellen BMF-Schreiben veröffentlicht. Lesen Sie jetzt, welche Reisekosten bei teilweise privat genutzten Geschäftsreisen abgesetzt werden können.
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Privater oder beruflicher Anteil der Reise < 10%
War es vor einigen Jahren noch nicht möglich, berufliche Reisen mit privaten zu verbinden und trotzdem Reisekosten steuerlich geltend zu machen, wurde das mit der Aufhebung des Aufteilungsverbotes möglich gemacht. Damit ist die Möglichkeit entstanden, Reisen in privat und beruflich einzuteilen.
Beträgt der berufliche Anteil der Reise weniger als 10% sind Reisekosten insgesamt nicht als Betriebsausgabe oder Werbungskosten absetzbar. Ist jedoch der private Anteil der Reise geringer als 10% können die Reisekosten in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgabe abgesetzt werden. Bei der sogenannten untergeordneten Bedeutung der privaten Veranlassung müssen die Kosten nicht aufgeteilt werden. Somit kann man zusammenfassen:
- Beruflicher Anteil der Reise < 10%: Reisekosten insgesamt nicht absetzbar
- Privater Anteil der Reise < 10%: Reisekosten in voller Höhe absetzbar
Privater und beruflicher Anteil der Reise jeweils > 10%
War jeweils der private und der berufliche Anteil der Reise höher als 10% (z.B. 60% privat und 40% beruflich oder auch 89% privat und 11% beruflich), dürfen die beruflichen Reisekosten anteilig steuerlich geltend gemacht werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Kosten klar voneinander abgrenzbar sind. Das Bundesfinanzministerium schreibt vor, dass es einen nachvollziehbaren und „objektivierbaren“ Maßstab der Kostenaufteilung geben muss, damit diese anerkannt werden können (vgl. BMF-Schreiben). Bei Reisen bietet es sich generell an, den privaten und beruflichen Anteil nach Tagen aufzuschlüsseln. Dafür sollten Sie die Reise so planen, dass Sie berufliche Termine gebündelt an mehreren Tagen absolvieren und dann einige Tage zum privaten Vergnügen dranhängen. Die Kostenanteile lassen sich hingegen bedeutend schlechter aufschlüsseln, wenn Sie an einem Tag Berufliches und Privates mischen. Somit lässt sich festhalten:
- Beruflicher und privater Anteil der Reise jeweils > 10%: Reisekosten anteilig absetzbar
- Beruflicher und privater Anteil muss nach objektiven Kriterien trennbar sein
Anteilig absetzbare Reisekosten bei Dienstreise mit Urlaub
Betragen jeweils der private und der berufliche Anteil der Reise mehr als 10%, müssen die Kosten aufgeteilt werden, um die Reisekosten korrekt geltend zu machen. Im folgenden Beispiel verdeutlichen wir, welche Reisekosten bei klarer Aufteilung geltend gemacht werden können.
Beispiel: An eine 7-tägige Geschäftsreise hängt ein Arbeitnehmer 3 Tage privaten Urlaub. Der Aufteilungsmaßstab des privaten Reiseanteils beträgt 3/10 = 30%. Die Reisekosten sind entweder nur für die 7 Tage bzw. zu 70% steuerfrei erstattbar oder als Werbungskosten geltend zu machen.
Die geltend zu machenden Reisekosten betreffen die folgenden Positionen:
- Fahrt- bzw. Flugkosten für An- und Abreise: 70% der Gesamtkosten
- Übernachtungskosten für 7 Tage
- Reisenebenkosten für 7 Tage
- Verpflegungsmehraufwand für 7 Tage
- Gebühren für Kongress oder Messe
- Bewirtungskosten mit geschäftlichem Anlass
Quelle und weiterführende Informationen
Alle hier gemachten Aussagen basieren auf Informationen aus dem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur steuerlichen Behandlung gemischter Aufwendungen. In dem Schreiben finden Sie detaillierte Informationen zum steuerlichen Umgang mit gemischten Aufwendungen neben Geschäftsreisen auch bei Betriebsveranstaltungen.
Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.