Hotelrechnung mit Business Package minimiert Übernachtungskosten

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Übernachtung mit Frühstück im 4-Sterne Hotel und ein paar Extra-Annehmlichkeiten machen die Geschäftsreise angenehmer und das Leben insgesamt schöner! Umfragen haben ergeben, dass Geschäftsreisende, die häufig geschäftlich reisen eher ungern auf gewisse Standards, die für den einen oder anderen luxuriös erscheinen mögen, verzichten wollen. Aus meiner Sicht verständlich, denn wer hart arbeitet, soll sich dafür auch belohnen. Ein großer Vorteil ergibt sich für alle, die dazu noch wissen, wie man alle Kosten steuerlich absetzen kann oder vom Arbeitgeber durch eine richtige Reisekostenabrechnung erstattet bekommt. Übernachtungskosten werden in der Regel übernommen. Ausgenommen sind in den allermeisten Fällen aber die Kosten für das Frühstück oder Extra-Leistungen wie WLAN oder Hemdenservice. Wir zeigen Ihnen hier, wie eine Hotelrechnung aufgebaut sein muss und wie Sie mit dem Business Package Ihre gesamten Reisekosten zurückbekommen.

Das Business Package

Im Gegensatz zu Hotelrechnungen, die alle Posten des Hotelaufenthaltes einzeln auflisten, bietet das Business Package attraktive Vereinfachungen zum Vorteil der Hoteliers sowie der Reisenden. Denn mit dem „Business Package“, der „Servicepauschale“ oder der „Business Pauschale“ werden alle Hotelkosten, die neben den Übernachtungskosten mit dem Hotelaufenthalt in Verbindung stehen, zusammengefasst und erstattbar.

Seit den steuerlichen Neuregelung von 2010 werden Übernachtung und Frühstück sowie Extra-Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen besteuert. Die Übernachtung mit 7% und Frühstück sowie Extra-Leistungen mit 19% USt. Die Übernachtung sowie Frühstück und Extra-Leistungen müssten jetzt eigentlich einzeln aufgelistet werden, da sie verschiedenen Steuersätzen unterliegen.

Es ist aber für den Geschäftsreisenden vorteilhafter, wenn die Extra-Leistungen in einem Sammelposten als Business Package zusammengefasst werden, da dann die kompletten Hotelkosten erstattet werden können. Die einstige Regelung, dass Frühstückskosten vom Geschäftsreisenden mit einem Eigenanteil von 4,80 € oder (1,57 € bei Sachbezug) getragen werden müssen, bleibt bestehen. Das bedeutet in der Konsequenz, dass der Arbeitgeber die gesamte Hotelrechnung abzüglich dem Eigenanteil von regelmäßig 4,80 € lohnsteuerfrei an den geschäftsreisenden Mitarbeiter auszahlen kann. Die Posten, die im Business Package gesammelt erscheinen, gelten dann in ihrer Gesamtheit als Reisenebenkosten und sind deswegen auch erstattbar.

Einfaches Beispiel zur Verdeutlichung:

Option 1: Rechnung ohne Business Package (Posten sind einzeln aufgelistet):

  • Kosten Übernachtung: 100,00 €
  • Kosten Frühstück: 18,00 €
  • Kosten Parken: 10,00 €
    Gesamtkosten: 128,00 €

Erstattbar sind:

Option 2: Rechnung mit Business Package (Posten sind zusammengefasst):

  • Kosten Übernachtung: 100,00 €
  • Kosten Business Package (Frühstück und Parken): 28,00 €
    Gesamtkosten: 128,00 €

Erstattbar sind:

  • Kosten Übernachtung: 100,00 €
  • Kosten Business Package (Frühstück und Parken): 28,00 €
  • Verpflegungsmehraufwand: 24,00 €  abzüglich 4,80 € Eigenanteil fürs Frühstück
    Erstattungsbetrag: 147,20 €

Die korrekte Hotelrechnung + Muster

© Spesen Ratgeber

Sehr wichtig und unbedingt zu beachten ist, dass die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt sein muss, andernfalls kann dieser die Rechnung nicht als Betriebsausgaben geltend machen. Zulässig wäre der Ausweis des Business Packages wie in folgenden Beispielen:

  • Business-Paket (Frühstück und WLAN-Nutzung)
  • Business-Paket (Frühstück und Telefongespräche)
  • Business-Paket (Frühstück und Nutzung Business-Center)
  • Business-Paket (Frühstück und Nutzung von Tagungs- oder Büroräumen)

Möglich ist auch in der Rechnung lediglich den Posten „Business Package“ anzugeben, wenn in der Rechnung erläutert wird, welche Posten das Business Package umfasst. Leistungen, die neben Frühstück und Extra-Leistungen auch zum Business-Paket oder der Servicepauschale hinzukommen können, sind:

  • Reinigung und Bügeln von Kleidung, Hemdenservice, Schuhputzservice
  • Shuttleservice zwischen Bahnhof/Flughafen und Hotel
  • zur Nutzung überlassene Fitnessgeräte
  • Parkplatznutzung

Folgende Angaben muss eine korrekt ausgestellte Hotelrechnung unbedingt enthalten:

  • Name und Anschrift des Unternehmens, welches die Hotelkosten erstattet
  • Name und Anschrift des Hotels
  • Steuer-Nummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Hotels
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung des Gegenstandes der Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung
  • Steuersatz, nach Steuersätzen getrennt aufgeschlüsseltes Entgelt

Download: Hotelrechnung Muster

Übernachtungskosten von Geschäftsreisen nachhaltig senken:

Übernachtungskosten können neuerdings durch die Inanspruchnahme individueller Corporate Rates zusätzlich gesenkt werden. Dafür nehmen Unternehmen Dienstleistungen in Anspruch, die gezielt attraktive Firmenraten mit Business Hotels aushandeln, welche sich am Ende sowohl für Unternehmen mit hohem Geschäftsreisevolumen als auch für Hotels bezahlt machen.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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