Hotelrechnung mit Frühstück: Drei Erstattungswege für Geschäftsreisende

Geschäftsreisende, die in Hotels übernachten und Frühstück oder andere Mahlzeiten einnehmen, müssen bei der Spesenabrechnung beachten, dass die Kosten für Mahlzeiten nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden können und die Verpflegungspauschale gekürzt werden muss. Die Gestaltung der Hotelrechnung eröffnet verschiedene Erstattungswege für den Geschäftsreisenden, die zu seinem Vorteil oder Nachteil ausfallen können. Erscheint z.B. die Mahlzeit als einzelner Posten auf der Hotelrechnung, kann dem Geschäftsreisenden ein Nachteil entstehen. Lesen Sie im Folgenden die drei möglichen Erstattungswege von Hotelrechnungen mit Frühstück.

Basiswissen zu Übernachtungs- und Verpflegungskosten auf Geschäftsreisen

Zu den Unterkunftskosten oder Übernachtungskosten zählen nach erfolgter Reisekostenreform laut geltendem Reisekostenrecht (es gilt das Ergänzte BMF-Schreiben zur Reisekostenreform) nur die tatsächlichen Aufwendungen für die Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Das können Hotelzimmer oder Zimmer und Wohnungen zur Miete sein inkl. der anfallenden Nebenkosten. Kosten für Verpflegung, die auf einer Hotelrechnung aufgeführt sind, gehören ausdrücklich nicht zu den Übernachtungskosten und können nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden. Kosten für Verpflegung können auf Geschäftsreisen in der Regel nur über die Verpflegungspauschale (Verpflegungsmehraufwand) abgegolten werden. Wenn der Geschäftsreisende kostenfreie Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von Dritten erhält, muss eine Kürzung des Erstattungsbetrages erfolgen, der in der Regel Kosten für Übernachtung mit Frühstück plus die Verpflegungspauschale enthält. Entweder wird die Verpflegungspauschale oder der Gesamtbetrag für Übernachtung mit Frühstück (o.a. Mahlzeit) gekürzt. Die Kürzung muss wie folgt erfolgen:

  • 4,80 € für ein Frühstück (entspricht 20% der aktuellen Verpflegungspauschale für 24 h Abwesenheit) bzw.
  • 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen (entspricht 40% der aktuellen Verpflegungspauschale für 24 h Abwesenheit).

Bei Geschäftsreisen ins Ausland sind die Kürzungsbeträge jeweils mit 20- bzw- 40% auf die geltende Auslandspauschale für Verpflegungsmehraufwand anzuwenden. Bei reinen Geschäftsessen sind andere Regelungen anzuwenden.

Foto: Rainer Sturm / Pixelio

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Hotelrechnung mit Frühstück: Drei Erstattungswege

Seit 2010 gelten zwei verschiedene Mehrwertsteuersätze für Leistungen, die üblicherweise in Hotels angeboten und auf der Rechnung aufgeführt werden.

  • Die reine Übenachtung wird mit dem ermäßigten Steuersatz von 7% besteuert.
  • Weitere Leistungen, die das Hotel anbietet, wie z.B. das Frühstück, Mittag- oder Abendessen, werden zum Regelsteuersatz von 19% besteuert.

Häufig erscheint aber das Frühstück auf der Hotelrechnung gar nicht als einzelner Posten, sondern ist in einem Pauschalpreis „Übernachtung mit Frühstück“ enthalten. Möglich ist auch, dass alle Leistungen, die zu 19% besteuert werden in einem Sammelposten unter einer sogenannten Servicepauschale oder Business Package auf der Rechnung erscheinen. Weitere Leistungen, die in einem Business Package enthalten sein können, sind Kosten für WLAN-Nutzung, Bügeln und Reinigen von Kleidung, Schuhputzservice, Parken, etc.. In der Regel werden alle Leistungen, die im Business Package enthalten sind, trotzdem auf der Rechnung extra aufgeführt. Eine dritte Variante wäre, dass das Frühstück bzw. die Mahlzeit als einzelner Posten auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen wird.

Unabhängig davon, wie die Hotelrechnung gestaltet ist, kann der Preis der Mahlzeit nicht in voller Höhe steuerfrei erstattet werden bzw. muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden, wenn der Geschäftsreisende eine kostenfreie Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers erhalten hat. Im Folgenden zeigen wir die drei Erstattungswege für eine Hotelübernachtung mit Frühstück auf Geschäftsreisen auf. Die unten aufgeführten Beispiele sind an die des aktuell geltenden Ergänzten BMF-Schreibens zur Reisekostenreform (Beispiel 63 und 64 auf Seiten 54 und 55) angelehnt.

1. Hotelrechnung mit Frühstück in einem Pauschalpreis

Arbeitnehmer A ist auf einer zweitägigen Geschäftsreise im Inland und übernachtet im Hotel. Das Hotel rechnet die Übernachtung mit Frühstück in einem Pauschalpreis von 70,00 € ab. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale für zwei Tage geltend machen.

Erstattungsweg 1:

70,00 € (Übernachtung mit Frühstück)
- 4,80 € (Kürzungsbetrag für Frühstück)
+ 24,00 € (Verpflegungspauschale für 2 Tage)
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Erstattungsweg 2:

70,00 € (Übernachtung mit Frühstück)
+ 19,20 € (gekürzte Verpflegungspauschale: 24,00 € - 4,80 € )
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2. Hotelrechnung mit Frühstück im Business Package

Arbeitnehmer A ist auf einer zweitägigen Geschäftsreise im Inland und übernachtet im Hotel. Das Hotel rechnet die Übernachtung sowie das Frühstück im Business Package (Hotelrechnung mit Business Package) ab, d.h. es werden die folgenden Positionen aufgeführt:

  • Übernachtung: 60,00 €
  • Business Package: 10,00 € (Frühstück, Hemdenservice, Parken)

Zusätzlich kann der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale für zwei Tage geltend machen.

Erstattungsweg 1:

60,00 € (Übernachtungskosten)
+ 10,00 € (Business Package: Frühstück, Hemdenservice, Parken)
- 4,80 € (Abzug für Frühstück)
+ 24,00 € (Verpflegungspauschale für 2 Tage)
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Erstattungsweg 2:

60,00 € (Übernachtungskosten)
+ 10,00 € (Business Package: Frühstück, Hemdenservice, Parken)
+ 19,20 € (gekürzte Verpflegungspauschale: 24,00 € - 4,80 € )
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3. Hotelrechnung mit Frühstück einzeln ausgewiesen

Arbeitnehmer A ist auf einer zweitägigen Geschäftsreise im Inland und übernachtet im Hotel. Das Hotel rechnet die Übernachtung mit 60,00 € und das Frühstück mit 10,00 € als Einzelbetrag auf der Rechnung ab. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale für zwei Tage geltend machen.

Erstattungsweg 1:

60,00 € (Übernachtungskosten)
+ 10,00 € (Kosten für Frühstück)
+ 19,20 € (gekürzte Verpflegungspauschale: 24,00 € - 4,80 €)
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Der Erstattungsweg 1 zeigt, dass sich gegenüber der Regelung in der Vergangenheit eine Änderung ergeben hab. Vor den aktuellen Änderungen war der Betrag für ein separat ausgewiesenes Frühstück voll abzuziehen, was zu dem gleichen Ersatttungsbetrag wie im u.g. Erstattungsweg 2 geführt hat.

Erstattungsweg 2:

60,00 € (Übernachtungskosten)
+ 24,00 € (Verpflegungspauschale für 2 Tage)
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Fazit: Einzelausweis des Frühstücks vermeiden

Bei Hotelrechnungen, die den Betrag für Frühstück bzw. eine Mahlzeit einzeln ausweisen, kann dem Geschäftsreisenden ein Nachteil entstehen. Denn werden ihm nur die Übernachtungskosten plus die volle Verpflegungspauschale erstattet, fällt der Erstattungsbetrag niedriger aus, als in allen anderen Fällen, wie in den oben aufgeführten Beispielen deutlich geworden ist. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch eine Erstattung über Sachbezugswerte, wie wir sie schon mehrfach ausgeführt haben (z.B. auch hier). Irrtümer bei der Spesenabrechnung sollten vermieden werden.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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3 thoughts on “Hotelrechnung mit Frühstück: Drei Erstattungswege für Geschäftsreisende

  1. Stephan
    4. August 2015 at 06:28

    Unsere Buchhaltung zieht den Verpflegungsaufwand der Dienstreise, von der Gesamtsumme ab. Ist das richtig? Ich bin der Meinung, dass nur die einzelnen Tagessätze in Ansatz gebracht werden müssen und nur für den entsprechen Tag maximal 0 EUR betragen darf.

    Beispiel :

    4 Tage (12 EUR/24 EUR/24 EUR/12 EUR=72 EUR). Tag 1 keine Mahlzeiten, Tag 2 und 3 F/M/A , 4. Tag nur F. Manche Hotels 25 nehmen EUR und mehr für ein Frühstück. Bei 3 F a´ 25 EUR bekomme ich nichts mehr. (Da ich mir die Hotels nicht immer aussuchen kann, muss ich die tatsächlichen Kosten für das Frühstückabrechnen abrechnen.)

    Nach meiner Rechnung bleiben wenigstens die 12 EUR vom ersten Tag.

    Kann mir jemand die Frage beantworten? Falls ich richtig liegen sollte, wäre ein entsprechender Querverweis hilfreich.

    Vielen Dank
    Stephan

  2. 19. April 2016 at 14:20

    Welchen Betrag muss ich bei der Reisekostenabrechnung für das Frühstück abziehen, wenn die auf der Hotelrechnung angegebenen Kosten für das Frühstück die Pauschale von 20 % bzw. 4,80 Euro übersteigen? In vorliegendem Falle betrugen die Kosten für das Frühstück EUR 9,50. Dieser Betrag ist auch auf der Rechnung genannt.

    1. Henriette
      21. April 2016 at 11:50

      Hallo,

      wenn die Kosten für Frühstück als einzelner Posten auf der Hotelrechnung extra aufgelistet sind, müssen Sie in der Regel diesen Betrag von der Verpflegungspauschale abziehen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

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