Auf Geschäftsreisen fallen eine Menge Kosten an, die in der Spesenabrechnung angegeben werden müssen. Ab 2014 gelten nicht nur neue Spesensätze, sondern auch einige neue Regelungen, die zuweilen für Verwirrung unter Geschäftsreisenden sorgen. Wir räumen mit den fünf häufigsten Irrtümern um die Abrechnung von Geschäftsreisen auf.
Irrtum Nr. 1: Bei Geschäftsessen erfolgt keine Kürzung der Spesen
Stimmt leider nicht mehr.
Denn nach neuem Reisekostenrecht kann das Geschäftsessen nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn der Geschäftsreisende keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann oder, wenn das Geschäftsessen auf Veranlassung und Rechnung von Dritten durchgeführt wird. D.h. im Umkehrschluss, dass bei Dienstreisen, die mehr als acht Stunden andauern und das eigene Unternehmen ein Geschäftsessen ausrichtet, das Essen nicht einfach erstattet werden darf, sondern die Verpflegungspauschale gekürzt werden muss. Genaueres dazu erfahren Sie hier.
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Irrtum Nr. 2: Ab 2014 muss der Arbeitgeber höhere Spesen zahlen
Stimmt leider nicht.
Auch wenn die Spesensätze in 2014 sowohl im Inland als auch für Geschäftsreisen ins Ausland teilweise angestiegen sind, ist der Arbeitgeber rechtlich nicht zwangsläufig verpflichtet die höheren Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand zu zahlen. Er kann grundsätzlich auch weniger oder gar nichts erstatten. Dies hängt von verschiedenen Rahmenbedingungen ab. Wie Sie trotzdem an Ihre Spesen kommen, erfahren Sie hier.
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Irrtum Nr. 3: Auf Geschäftsreisen gesammelte Bonusmeilen können privat eingelöst werden
Stimmt nur bedingt.
Denn auf Geschäftsreisen gesammelte Bonusmeilen und eingelöste Prämien gehören offiziell dem Arbeitgeber. Nutzt der Reisende die Prämien privat, muss er diese als sogenannten geldwerten Vorteil versteuern. Nur unter bestimmten Voraussetzungen können Prämienleistungen steuerfrei bleiben. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
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Irrtum Nr. 4: Urlaub führt nicht zu Neubeginn der Dreimonatsfrist
Stimmt nicht mehr.
Seit Umsetzung der Reisekostenreform 2014 ist der Grund der Unterbrechung einer Auswärtstätigkeit für den Neubeginn der Dreimonatsfrist unerheblich. Auswärtstätigkeiten (Geschäftsreisen, Dienstreisen), die mit gleichem Inhalt an derselben Tätigkeitsstätte länger als drei Monate ausgeführt werden, berechtigen nach Ablauf der Dreimonatsfrist nicht mehr zum steuerlichen Abzug der Verpflegungspauschale. Nur nach Unterbrechung der Tätigkeit von mindestens vier Wochen gilt die Dreimonatsfrist von neuem. Ab 2014 wird Urlaub auch als Unterbrechungsgrund anerkannt.
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Irrtum Nr. 5: Tagesgeld ist dasselbe wie Tagegeld
Stimmt nicht.
Das Tagegeld hat nichts mit dem Tagesgeld zu tun, das auf Tagesgeldkonten zu einem bestimmten Zinssatz verzinst wird (z.B. bei Cortal Consors). Tagegeld im Sinne der Reisekosten ist nur ein anderer Begriff für Spesen, Verpflegungsmehraufwand oder Auslöse. Grundsätzlich ist das Tagegeld als pauschale Erstattung des Arbeitgebers zu verstehen, die für die Verpflegungsaufwendungen des Arbeitnehmers auf Geschäftsreisen gezahlt wird. Je nach Reiseziel und Dauer ergeben sich andere Pauschalen, die im aktuellen Stand je für Inland und Ausland aufgeführt sind.
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Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.