Kostendeckelung Teil 2 – alle Voraussetzungen zum Steuern sparen bei Firmenwagen

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In einem separaten Artikel haben wird das Grundprinzip der Kostendeckelung erläutert, nach dem der Nutzer eines Firmenwagens, der sein Fahrzeug auch privat nutzt und mit der 1% Methode versteuert, Steuerersparnisse von bis zu 50% erzielen kann. Nach diversen Rückfragen seitens unserer Leser zu den allgemeinen Grundvoraussetzungen des Verfahrens der Kostendeckelung bei Firmenwagen sowie zu den laufenden Kosten, die berücksichtigt werden können, geht es in diesem Artikel um genau diese Fragen.

Erfahren Sie jetzt, welche Grundvoraussetzungen gegeben sein müssen, damit der Steuerzahler durch Kostendeckelung zu einer nennenswerten Steuerersparnis kommt und was der Firmenwagenfahrer tun muss, um die Kostendeckelung im Unternehmen und vor dem Finanzamt geltend zu machen. Am Schluss gibt es wertvolle Tipps zur Umsetzung in der Praxis.

Verfahren der Kostendeckelung bei der Firmenwagenversteuerung

Alle, die einen Firmenwagen vom Unternehmen gestellt bekommen, sollten wissen, dass sie den geldwerten Vorteil, der sich aus der teilweisen privaten Nutzung des Dienstwagens ergibt, unter Anwendung der 1% Regelung oder der Fahrtenbuchmethode versteuern müssen. Wird die 1% Methode angewendet, besteht ggf. die Möglichkeit von der Kostendeckelung Gebrauch zu machen und so einen geringeren geldwerten Vorteil versteuern zu müssen. Für den Fall, dass die laufenden Kosten des Firmenfahrzeugs, die das Unternehmen als Betriebsausgabe geltend macht, geringer sind als der geldwerte Vorteil, den der Steuerpflichtige nach der 1% Methode zu versteuern hätte, kann der geldwerte Vorteil, den der Firmenwagenfahrer zu versteuern hat, auf den Betriebsausgabenabzug gedeckelt werden. Zur Verdeutlichung finden Sie hier ein Rechenbeispiel aus der Praxis.

Grundvoraussetzungen zur Steuerersparnis durch Kostendeckelung

Eine erste Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Minimierung der Steuerlast durch Kostendeckelung ist, dass der Firmenwagen zu über 50% betrieblich genutzt wird. Eine teilweise private Nutzung ist zwar möglich, sie muss jedoch einen geringeren Anteil ausmachen. Entgegen vieler Vermutungen zählen zur betrieblichen Nutzung auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und reguläre Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Das Firmenfahrzeug muss als zweite Grundvoraussetzung zwingend dem notwendigen Betriebsvermögen zugeordnet sein und alle laufenden Kosten müssen als Betriebsausgabe abgezogen werden. Als dritte Voraussetzung muss folgende Konstellation gegeben sein: Die Betriebsausgaben für die laufenden Kosten des Firmenwagens sind geringer als der Betrag, den der Steuerzahler als geldwerten Vorteil regulär nach der 1%-Methode zu versteuern hätte (Fahrtenbuchmethode kann nicht angewandt werden).

Alle Grundvoraussetzungen im Überblick:

  1. Firmenwagen wird zu über 50% betrieblich genutzt.
  2. Dienstwagen kann dem notwendigen Betriebsvermögen der Firma zugeordnet und anfallende Kosten als Betriebsausgabe abgezogen werden.
  3. Versteuerung mit 1% Regel fällt höher aus als die Betriebsausgaben für den Betrieb des Firmenwagen.

Laufende Kosten und Betriebsausgaben bei Firmenwagen

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Es führt immer wieder zu Unstimmigkeiten, welche Kosten das Unternehmen als Betriebsausgabe für den Firmenwagen geltend machen kann. Soweit es sich bei dem Dienstwagen um notwendiges Betriebsvermögen handelt und alle anderen oben erwähnten Grundvoraussetzungen gegeben sind, zählen diese Kosten zu den sogenannten laufenden Kosten:

  • Anschaffungskosten (Monatliche Abschreibungen auf den Wert des Firmenwagens in der Regel auf sechs Jahre verteilt)
  • Laufende Kosten (Kosten für Benzin/ Öl, Wäsche, Wartung, Reparaturen, Kraftfahrzeugsteuer, Haftpflichtversicherung, Park- und Straßennutzungskosten)
  • Zinsen für Darlehen, das zur Finanzierung des Fahrzeuges dient
  • Außergewöhnliche Kosten, z.B. durch einen Unfall
  • Mietkosten bei Mietwagen
  • Leasingkosten bei Leasingwagen

Quelle: IHK Stuttgart

Die Kosten, die das Unternehmen insgesamt pro Steuerjahr für den Firmenwagen als Betriebsausgabe umsatzsteuerlich geltend macht, werden mit den Kosten verglichen, die der Arbeitnehmer als geldwerten Vorteil nach der 1%-Methode pro Jahr zu versteuern hätte. Fällt der letztere Betrag höher aus, können die Kosten auf den niedrigeren Betrag der Betriebsausgabe gedeckelt werden. Die rechtliche Grundlage des Verfahrens der Kostendeckelung wurde im letzten Schreiben des Bundesfinanzministeriums bestätigt. Hier finden Sie das aktuelle BMF-Schreiben. BMF 1109 Kostendeckelung

Tipps für die Praxis zur wirksamen Kostendeckelung

Für die Buchhaltung empfiehlt sich zum Nachweis der Gesamtkosten für die einzelnen Firmenfahrzeuge (egal, ob gekauft, geleast oder gemietet) getrennte KFZ-Konten einzurichten. Der Mitarbeiter muss über die Buchhaltung einen Nachweis erbitten, aus dem deutlich wird, dass die Betriebsausgaben geringer sind, als der Betrag, den er als geldwerten Vorteil versteuert.

Es empfiehlt sich somit:

  • Die Buchhaltung sollte getrennte KFZ-Konten für die einzelnen Firmenfahrzeuge einrichten, um die Kosten jeweils genau zuordnen zu können.
  • Nutzer des Firmenwagens legen den Nachweis aus der Buchhaltung über die genauen Kosten des Firmenwagens beim Finanzamt vor und beantragen die Kostendeckelung.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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3 thoughts on “Kostendeckelung Teil 2 – alle Voraussetzungen zum Steuern sparen bei Firmenwagen

  1. michael muelner
    13. September 2013 at 15:56

    Was, wenn der Arbeitgeber meint, getrennte KFZ-KOnten seien zu aufwändig zu führen?
    Antwort erbeten an: mmuelner (et) yahoo.com
    DAnke.

  2. bärbel
    18. September 2013 at 17:12

    Hallo,
    ich habe da einen Spezialfall, den mir ein Bekannter angetragen hat. Er versteuert seinen Firmenwagen nach der 1 %-Methode, gleichzeitig berechnet sein Arbeitgeber aber den größten Teil der Pkw-Kosten an einen Kunden weiter, für den mein Bekannter ebenfalls tätig ist (freiberuflich). Diese Erstattungen werden beim Arbeitgeber als Erlös gebucht. Somit verbleiben nun unterm Strich relativ wenig Kfz-Kosten bei dem Arbeitgeber. Greift da die Kostendeckelung, so dass also als Privatanteil nur noch diese geringen Kosten zu versteuern wären? Kann doch eigentlich auch nicht sein, oder?
    Wäre für eine Antwort sehr dankbar!

  3. Mirko
    14. März 2016 at 11:15

    Hallo,

    ich muss hier nochmal eine Frage zur Praxis stellen.

    Wie erfolgt die Praxis hier genau? Ist das so zu verstehen, dass wenn der Wagen einen LP von 50.000 € hätte dann würden nach 1% Methode 500,-€ zu versteuern sein. Jetzt wurde das Fahrzeug am 01.01. angeschafft, auf der Lohnabrechnung müssten dann im Februar (Januar Abrechnung) 500,-€ zu versteuern sein. Nun bekommt man von der Buchhaltung die Rückinfo “ es sind nur 300,- € Kosten angefallen, dann werden auch nur diese 300,-€ auf den Lohnabrechnung berücksichtigt? – als Nachweis dient dann die Buchhaltung?

    Besten Dank.

    MV

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