Geschäftsreise 2014: Muss Arbeitgeber höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand zahlen?

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Arbeitnehmer profitieren seit Beginn des Jahres 2014 von dem Inkrafttreten der Reisekostenreform und höheren Spesen auf Geschäftsreisen, denn die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwand ist bei kürzerem Aufenthalt auf Geschäftsreise gestiegen. Vielen Arbeitgebern ist gerade diese Neuregelung ein Dorn im Auge und sie halten schlichtweg an den alten, niedrigeren Verpflegungspauschalen und der dreistufigen Staffelung fest. Es stellt sich jedoch die Frage, ob das rechtlich überhaupt möglich ist. Wir gehen dieser Frage nach.

Wir klären im Kurzüberblick, ob der Arbeitgeber:

  • Verpflegungsmehraufwand erstatten muss,
  • höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ab 2014 und die zweistufige Staffelung einhalten muss,
  • mit negativen Konsequenzen bei Nichteinhaltung zu rechnen hat.

Muss der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwand erstatten?

Welche konkreten Leistungen der Arbeitgeber vergütet regelt generell der Arbeitsvertrag. Hier eingeschlossen ist ebenfalls die Erstattung von Reisekosten bei Geschäftsreisen und damit auch, ob und in welcher Höhe Verpflegungsmehraufwand vergütet wird. Es gilt das Recht des Dienstvertrages (§§ 611 bis 630 BGB).

Zur Erstattung von Verpflegungsmehraufwand durch den Arbeitgeber gilt generell:

  1. Der Arbeitgeber ist rechtlich nicht zwangsläufig verpflichtet Verpflegungspauschalen auf Dienstreisen zu erstatten. Nur wenn im Arbeitsvertrag explizit festgehalten wurde, dass der Arbeitgeber die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand übernimmt, kann sich der Arbeitnehmer auf die rechtliche Verpflichtung seitens des Arbeitgebers berufen.
  2. Wenn der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale erstattet, muss er nicht zwangsläufig den steuerfrei zulässigen Höchstbetrag auszahlen. Er kann dem Arbeitnehmer auch weniger zahlen, und diesen auf sein Recht verweisen, dass der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen kann.
  3. Der Arbeitgeber kann die Erstattung der Verpflegungspauschale komplett verweigern. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Dies ist jedoch generell für den Arbeitnehmer nachteilig, wie dieses Beispiel (siehe Frage 5.) zeigt.

>> Fazit: Der Arbeitgeber ist rechtlich nicht zwangsläufig verpflichtet, die Verpflegungspauschale weder in Höhe der steuerfrei zulässigen Höchstbeträge noch in geringerer Höhe zu erstatten. Er muss gar nichts erstatten.

Muss Arbeitgeber höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ab 2014 und die zweistufige Staffelung einhalten?

Wir haben bereits von vielen unzufriedenen Arbeitnehmern gehört, dass ihre Arbeitgeber einfach an den alten Regelungen festhalten und bei Geschäftsreisen ab 8h Abwesenheit nur 6 € statt der ab 2014 möglichen 12 € für Verpflegungsmehraufwand erstatten. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber natürlich weniger als die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen erstatten, allerdings kann er nicht einfach an den alten Regelungen von vor der Reisekostenreform festhalten und den Verpflegungsmehraufwand nach der dreistufigen Staffelung auszahlen. Die Bekanntmachung des Bundesministeriums für Finanzen zu den Reformen im Reisekostenrecht ab 2014 gilt für alle. Die neuen Regelungen müssen, so steht es ausdrücklich im Schreiben, ab 1. Januar 2014 umgesetzt werden. Es bleibt also Folgendes festzuhalten:

>> Fazit: Der Arbeitgeber darf grundsätzlich weniger als die gesetzlich zulässigen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand erstatten. Der Arbeitgeber darf Pauschalen jedoch nicht nach der alten dreistufigen Staffelung erstatten, sondern muss die zweistufige Staffelung, wie in der Tabelle dargestellt, nach neuem Reisekostenrecht anwenden.

Zeitumfangab 8 Std. Abwesenheitab 24 Std. Abwesenheit
Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand im Inland12 €24 €

Welche möglichen negative Konsequenzen drohen dem Arbeitgeber?

Reisekosten sind für die Lohnsteuer-Außenprüfung (LStAp) generell ein lohnendes Prüfungsfeld, da es aufgrund ständiger Neuregelungen häufiger zu steuerlich falschen Behandlungen kommt. Eine steuerlich falsche Behandlung wäre auch, wenn Verpflegungsmehraufwand einfach nach der alten Regelung erstattet wird. Prüfer schauen darüber hinaus gerne bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten hin, ob die Dreimonatsfrist bei der Erstattung von Verpflegungsmehraufwand eingehalten wurde oder bei Firmenwagenüberlassung, ob der geldwerte Vorteil für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte korrekt versteuert wurde.

Generell kann man davon ausgehen, dass bei einer Prüfung zunächst geschaut wird, in welcher Höhe Reisekosen erstattet wurden. Nur bei einem entsprechend hohen Volumen lohnt sich der Aufwand für die Prüfer. Auch auf ggf. bestehende Reiserichtlinien wird bei einer Prüfung zurückgegriffen.

Fazit

Obwohl sich Arbeitgeber an die neuen Regelungen im Reisekostenrecht halten müssen, können sie grundsätzlich weniger Verpflegungsmehraufwand als die neuen gesetzlichen Pauschalen erstatten. Maßgeblich ist, was im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Erstattet der Arbeitgeber weniger oder gar nichts, kann der Arbeitnehmer die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen. Bitte beachten Sie auch unsere weiteren Beiträge zum Verpflegungsmehraufwand.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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5 thoughts on “Geschäftsreise 2014: Muss Arbeitgeber höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand zahlen?

  1. Stefan L.
    31. Januar 2014 at 18:25

    Hallo,

    wirkt es sich für den Arbeitgeber negativ aus (gewinnmindernd) falls er statt einer geringeren Pauschale die vollen Pauschalen zahlt?

    Besten Dank für Ihre Antwort schon jetzt .

    VG

    1. Henriette
      5. Februar 2014 at 16:50

      Hallo,

      wenn der Arbeitgeber die höheren Pauschalen zahlt, kann er auch höhere Kosten als Aufwand (Betriebsausgabe) geltend machen, was zu einer geringeren Steuerlast für den Arbeitgeber führt….

      (Angaben ohne Gewähr)

  2. Didi
    10. April 2014 at 13:16

    Einen Frage, es gibt ja bei mehr als 24 Std Abwesenheit 24€.

    Wenn ich in der früh los fahre und einen Tag im Hotel übernachte, sind es bis zum nächsten Abend ja über 24 Std.. Dann müsste ich ja dann an beiden Tagen 24€ bekommen oder ist dies nicht richtig.???

    Bitte um kurze Info per Mail
    Vielen Dank.

  3. Stefan
    17. Juni 2014 at 06:31

    Hallo,
    die höheren Pauschalen erhöhen die Kosten und mindern demnach den Ertrag mit direkter Auswirkung auf den Cashflow. Eine geringere Steuerlast resultiert aus dem gesunkenem Ertrag und ist demnach nicht als Vorteil zu werten (es sei denn man hat die Möglichkeit die gestiegenen Kosten an die Kunden weiter zu berechnen). Schöne Grüße, Stefan

    1. panone
      17. September 2015 at 17:34

      … was ja ungefähr 99,9% der Unternehmer tun – anders wär nämlich doof…

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