Im deutschen und österreichischen Steuerrecht sind Reisekosten alle die Kosten, die im Rahmen von betrieblichen oder beruflich bedingten Reisen anfallen. Dabei bedeutet der Begriff „Reise“, dass sich die Person außerhalb der eigenen Wohnstätte oder des regelmäßigen Arbeitsplatzes aufhält und der Anlass nur unwesentlich das Privatleben der reisenden Person berührt.
Reisekosten können mittlerweile im unbegrenzten Zeitraum (früher auf drei Monate begrenzt) erstattet werden. Für kürzere Aufenthalte bieten sich eine Corporate Rate für Geschäftsreisende an. Diese mindert -da nicht öffentlich- deutlich die Unterkunftskosten. Da das Finanzamt darüber hinausgehende Zeiträume als Verlegung des „Mittelpunkts der Lebensführung“ betrachtetet hatte, wurde der Ort der Tätigkeit als neue Arbeitsstätte angesehen. Das ist mit dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 09.07.2009 hinfällig.
Jede Art der Reisekosten kann je nach Einkunftsart als Betriebsausgabe oder Werbungskosten beim Finanzamt geltend gemacht werden. Reisekosten umfassen
– Fahrtkosten, die nach dem tatsächlichen Aufwand oder per Kilometerpauschale berechnet werden,
-Übernachtungskosten, die seitens der Arbeitnehmer und selbstständig Tätigen nicht mehr als Übernachtungspauschale beim Finanzamt geltend gemacht werden können,
– den Verpflegungsmehraufwand, in den auch die Pauschale für das Frühstück im Business Package fällt, sowie
Reisenebenkosten, die teilweise in die einzelnen Bereiche der Reisekosten fallen.
Reisenebenkosten
Dienstreisen verursachen Nebenkosten, an die im ersten Moment nicht gedacht wird. Vom WLAN im Hotel oder in Lufthansa Lounges bis zur Gebühr für die Hotelgarage. Weitere Reisenebenkosten können Gebühren für Telefonate, Internetnutzung per PC oder Telefaxübermittlungen sein, Flug- und Fährtransporte, Storno- und Mautgebühren, Parktickets und weitere Posten.
Damit diese im Finanzamt anerkannt werden, müssen die Auslagen glaubhaft nachgewiesen werden. Ist keine Rechnung oder Quittung für die Auslage üblich, werden Eigenbelege vom Finanzamt anerkannt. Solange es bei absoluten Ausnahmefällen bleibt, kann eine verlorene Quittung durch einen Eigenbeleg ersetzt werden. Allerdings ist die Vorsteuer hier nicht mehr abzugsfähig.
Reisenebenkosten- Eigenbelege
Trinkgelder, Porto, Parkgebühren oder Gepäckaufbewahrung können üblicherweise per Eigenbeleg erstattet werden. Ein Eigenbeleg unterscheidet sich von einer Quittung oder Rechnung durch die persönliche Unterschrift des Zahlenden. Für die steuerrechtliche Anerkennung muss ein Eigenbeleg folgende Angaben enthalten:
– Art der Aufwendung: Faxkosten, Ticket
– Kosten, ggf. Einzelpreis pro Stück inkl. USt
– Grund für den Eigenbeleg („nicht quittierte Portokosten“, Automatennutzung ohne Beleg, Verlust)
– Datum und Ort
– Zahlungsempfänger mit kompletter Anschrift
– Datum und eigene Unterschrift
Hier finden Sie ein Beispiel
Reisekosten: Unternehmer und Freiberufler
Reisekostenabrechnung: Seit 2008 hat der Gesetzgeber die Abrechnung von Reisekosten vereinfacht. Wurde früher in Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit unterschieden, werden die drei nun unter dem Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ zusammengefasst. Reisekosten sind für Unternehmer und Freiberufler als Betriebsausgabe zu verrechnen. Selbstständige Unternehmer sind Arbeitnehmern gleichgestellt und machen ihre Reisekosten als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend.
Reisekosten für Dienstleistungen: entstehen Reisekosten im Rahmen eines Dienstleistungsauftrags, dann müssen diese mit dem Auftraggeber verhandelt werden. Wird die Vergütung für eine Dienstleistung frei verhandelt, müssen auch Reisekosten und Spesen vereinbart werden, die der Auftraggeber trägt.
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Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.