Topthema: Abzug Frühstück bei Reisekosten

Wesentliches auf einen Blick:
– Frühstück fällt unter Verpflegungsmehraufwand
- Frühstückskosten werden normalerweise von der Tagespauschale abgezogen
– Frühstück nicht als Einzelposten auf der Rechnung ausweisen lassen
– Business Package ermöglicht weiterhin Pauschale von 4,80€
– Arbeitnehmer begünstigen mit “Sachbezugswerten”

Das Frühstück als wichtiger Energielieferant für Geschäftsreisende fällt in den Bereich Verpflegungsmehraufwand, einen Bestandteil der umfangreichen Reisekosten. Geschäftsreisende sollten darauf achten, dass “Frühstück” nicht als Einzelposten auf der Rechnung erscheint, da der Arbeitgeber diesen Betrag dann in der Regel in voller Höhe von der Tagespauschale abzieht, was sich bei einem Frühstück von z.B. 20,00€ sehr negativ bemerkbar macht. Problematisch wurde es Anfang 2010, als die Bundesregierung für Übernachtungsleistungen den ermäßigten Steuersatz einführte, aber Nebenleistungen wie Frühstück weiterhin voll besteuert wurden, sodass Frühstück und Übernachtungskosten getrennt aufgelistet werden mussten. Doch der Griff in die Trickkiste des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) ermöglicht weiterhin den pauschalen Abzug von 4,80€.

Frühstück: Business Package ermöglicht weiterhin Pauschale

Durch den geringeren Mehrwertsteuersatz der Übernachtung (7%) und höheren Mehrwertsteuer auf Verpflegung (19%) seit 2010 musste das Frühstück einzeln ausgewiesen werden und durfte daher nicht vom Arbeitgeber in voller Höhe erstattet werden. Abhilfe schafft das Business Package: hierin können folgende Nebenkosten enthalten sein, die dem Mehrwertsteuersatz von 19% unterliegen und bei einer Übernachtung im Inland anfallen, z.B:

- Frühstück,
- Reinigungs-/ Bügelservice,
- Personen- und Gepäcktransport zwischen Bahnhof/ Flughafen und Unterkunft,
- Fahrzeugstellplätze,
- Nutzung von Fitnessgeräten,
- WLAN und Telefon

Der Sammelposten, z.B. als “Komfortpaket” bezeichnet, muss eine “angemessen Höhe” einhalten, da er sonst von der Finanzverwaltung als persönliche Ausgaben des Arbeitnehmers zu verbuchen ist. Welche Höhe “angemessen” ist, lässt das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 05.03.2010 (GZ.: IV D 2 – S 7210/07/10003 und IV C 5 – S 2353/09/10008) offen.

Option der Erstattung über “Sachbezugswerte”

Die LStR 2011(Lohnsteuerrichtlinie) enthalten zwecks Mahlzeiten noch weitere Vereinfachungen: Ist die Buchung einer Übernachtung mit Frühstück oder anderen Mahlzeiten bis 40,00€ auf einer Dienstreise offensichtlich vom Arbeitgeber veranlasst, so kann er diese mit 1,57€ für Frühstück und 2,83€ für Mittag oder Abendbrot ansetzen anstatt die 4,80€ Verpflegungsmehraufwand abzuziehen. Das war bereits früher möglich, musste dem Hotel allerdings im vorab schriftlich bestätigt werden, was zu kompliziert war. Der Vorteil für Arbeitnehmer ist nun, dass der Betrag, der für den Genuss des Frühstücks in Abzug gebracht wird, deutlich geringer ist als die 20%-Variante von der Tagespauschale (4,80€). Das gilt rückwirkend bis zum 01.01.2010. Neu in den LStR 2011 ist auch, dass Mitarbeiter Übernachtungen mit Frühstück im Namen ihres Arbeitgebers selbst buchen können (normaler Buchungsvorgang). Dafür muss die Rechnung erkennbar auf den Arbeitgeber ausgestellt sein und dieser die Aufwendungen ersetzten. Corporate Rates erleichtern den Prozess darüber hinaus. Somit ergeben sich drei praktische und sinnvolle Varianten der Erstattung für 2011:

a) Gängigste Variante: Das Frühstück ist auf der Hotelrechnung in einem „Business Paket“ enthalten. Der Arbeitgeber zieht somit 4,80€ vom Betrag des Verpflegungsmehraufwands ab und erstattet den Rest der Pauschale.

b) Für Arbeitnehmer vorteilhafte Variante: Der Arbeitgeber bestätigt im Vorfeld (z.B. über die Reisekostenrichtlinie), dass er das Frühstück übernimmt. Effekt: Abzug von 1,57€ (Stand 2011). Der Vorteil für Arbeitnehmer ist, dass nur 1,57€ und nicht 4,80€ vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden und somit mehr von der Pauschale übrig bleiben.

c) Für Arbeitnehmer beste Variante: Der Arbeitgeber übernimmt alles und zieht kein Geld ab. Das wirkt sich wie zusätzlicher Lohn aus: Der Arbeitnehmer versteuert den zusätzlichen Lohn, d.h. die 1,57€ bei einem Frühstück als geldwerten Vorteil während dem Arbeitgeber durch den zusätzlichen Lohn höhere Abgaben (und ggfs. Aufwand in der Lohnbuchhaltung) entstehen.

Übernachtung: Frühstück im Ausland

Die 20-prozentige Pauschale für ein Frühstück richtet sich nach dem 24 Stunden-Satz des Verpflegungsmehraufwands und gilt immer, solange nicht deutlich auf der Hotelrechnung darauf hingewiesen wird, dass ein Frühstück nicht in den Leistungen enthalten war. Im Ausland genügt nach der Verfügung der OFD Erfurt vom 05.03.2001 (DStR 2001 S. 621) ein handschriftlicher Vermerk.

Hier ein Top 10 Überblick, wo das Frühstück sonst richtig teuer wird:

PlatzLand bzw. StadtFrühstückspauschale (20% vom Verpflegungsmehraufwand)Verpflegungsmehraufwand
1Island15,40€77,00€
2Hongkong, Norwegen14,40€72,00€
3Angola14,20€71,00€
4Republik Korea13,20€66,00€
5Schweden, Demokratische Republik Kongo12,00€60,00€
6Japan10,20€51,00€
7Paris (Frankreich), Angola, Gabun9,60€48,00€
8Liechtenstein9,40€47,00€
9Tel Aviv (Israel), Finnland, Libyen9,00€45,00€
10Athen (Griechenland), Irland8,40€42,00€

Die komplette Übersicht erhalten Sie in der Übersicht unter Verpflegungsmehraufwand

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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