Reisekosten und Reisekostenpauschalen anlässlich von Dienstreisen

In diesem Artikel möchten wir Ihnen in aller Kürze einen Überblick über betriebliche Reisekosten und Reisekostenpauschalen geben, die anlässlich von Dienstreisen anfallen und vom Arbeitgeber erstattet bzw. bei der Steuererklärung geltend gemacht werden können. In einem nächsten Schritt erklären wir die beiden möglichen Erstattungsmodelle von pauschalen und mit Belegen nachgewiesenen Reisekosten entweder über den Arbeitgeber oder über die Steuererklärung. Welches der beiden Modell für Sie von Vorteil ist und welche Reisekostenpauschale Sie nicht von der Steuer absetzen können, erfahren Sie hier. Lesen Sie jetzt was Sie tun können, wenn der Arbeitgeber die Reisekostenerstattung verweigert. Welche Reisekosten der Unternehmer als Betriebsausgabe geltend machen kann, zeigen wir zum Schluss.

© wolfgang teuber / PIXELIO

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Reisekosten anlässlich von Dienstreisen

Grundvoraussetzung für die steuerliche Anerkennung von betrieblichen Reisekosten ist die dienstliche Veranlassung oder der berufliche Zweck der Reise. Mit anderen Worten: Geschäftsreisen, die teilweise zum privaten Vergnügen unternommen werden, gelten steuerlich nicht als Geschäftsreisen und können nicht von der Steuer abgesetzt werden. Bei der Steuererklärung bzw. bei einer Steuerprüfung kann das Finanzamt verlangen, dass die betriebliche Veranlassung der angeblichen Geschäftsreise nachgewiesen wird. Das macht man am besten indem man z.B. einen engen Terminplan mit Treffen, Konferenzen, Messen o.ä. vorlegt, der wiederum auch mit Belegen, Einladungen usw. untermauert werden kann.

Zu den Reisekosten, die anlässlich von Dienstreisen anfallen, gehören grundsätzlich:

  • Verpflegungskosten
  • Übernachtungskosten
  • Fahrtkosten
  • Reisenebenkosten

Reisekostenpauschalen im deutschen Reisekostenrecht

Generell ist zwischen den tatsächlichen Reisekosten und den pauschalen Reisekosten, den sogenannten Reisekostenpauschalen, zu unterscheiden. Zu den Reisekostenpauschalen, die das deutsche Reisekostenrecht kennt, zählen diese:

In Deutschland und auf Dienstreisen im Ausland gelten verschiedene Reisekostenpauschalen. Während die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale für jedes Land verschieden sind, ist die Kilometerpauschale, die bei Dienstreisen abgerechnet werden kann und auch manchmal als Fahrtkostenpauschale bezeichnet wird, im Ausland genauso niedrig wie in Deutschland. Sie beträgt immer nur 0,30 € pro Kilometer. Die Reisekostenpauschalen ändern sich regelmäßig, das Bundesfinanzministerium gibt in offiziellen Schreiben jeweils die aktuell geltenden Pauschalen für das aktuelle Steuerjahr bekannt. Im Spesen-Ratgeber veröffentlichen wir die Reisekostenpauschalen sowie alle Fakten und Hintergrundinformationen, die Sie zur korrekten Erstellung der betrieblichen Reisekostenabrechnung benötigen.

Erstattungsmodelle von Reisekosten und Reisekostenpauschalen

Der Arbeitgeber kann die entstandenen Reisekosten seinen Mitarbeitern in nachgewiesener Höhe (mit Belegen) steuerfrei erstatten. Er ist per Gesetz dazu allerdings nicht zwangsläufig verpflichtet. Es hängt von den jeweiligen Regelungen z.B. im Arbeitsvertrag ab. Der Angestellte kann die ihm entstandenen Reisekosten alternativ auch als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Dies ist für ihn jedoch regelmäßig nachteilig, wie ein Beispiel (siehe Punkt 5.) zeigt. In dem Beispiel wird ersichtlich, dass es zum finanziellen Vorteil des Arbeitnehmers ist, wenn er die Reisekosten direkt vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Darüber hinaus spart er sich den Aufwand mit dem Finanzamt.

A. Reisekosten werden vom Arbeitgeber erstattet

Erstattet der Arbeitgeber die verauslagten Reisekosten des Arbeitnehmers, kann die Erstattung über die tatsächlichen und/ oder Pauschalbeträge erfolgen. Die folgende Tabelle gibt eine gute Übersicht über die Erstattung der verschiedenen Reisekosten.

ReisekostenErstattungsmodell tatsächliche KostenErstattungsmodell pauschale Kosten
Verpflegungskostennur Geschäftsessen mit BewirtungsbelegVerpflegungspauschale
ÜbernachtungskostenHotelrechnungÜbernachtungspauschale
FahrtkostenBeförderungsrechnung (z.B. Bahn, Taxi)Kilometerpauschale
Reisenebenkosten (z.B. Parken)Rechnung-

B. Reisekosten werden vom Arbeitgeber nicht erstattet

Verweigert der Arbeitgeber die Erstattung von Reisekosten, so kann der Arbeitnehmer die tatsächlich angefallenen Reisekosten oder die Reisekostenpauschalen bei den Werbungskosten in seiner privaten Steuererklärung angeben. Wenn die Erstattung durch den Arbeitgeber unter den Reisekostenpauschalen liegt, so kann der Differenzbetrag bei den Werbungskosten geltend gemacht werden. Zwei wichtige Punkte sind hierbei zu beachten:

  1. Verpflegungskosten können nur über die Reisekostenpauschale erstattet werden oder, wenn es sich nachweislich um ein Geschäftsessen handelt, auch über die korrekt erstellte Bewirtungsrechnung.
  2. Übernachtungskosten können nur über Belege bei der Steuererklärung berücksichtigt werden. Die Übernachtungspauschale kann nicht von der Steuer abgesetzt werden.
ReisekostenErstattungsmodell tatsächliche KostenErstattungsmodell pauschale Kosten
Verpflegungskostennur Geschäftsessen mit BewirtungsbelegVerpflegungspauschale
ÜbernachtungskostenHotelrechnungnein
FahrtkostenBeförderungsrechnung (z.B. Bahn, Taxi)Kilometerpauschale
Reisenebenkosten (z.B. Parken)Rechnung-

Somit kann der Arbeitnehmer nur bestimmte Reisekostenpauschalen bei der Steuererklärung geltend machen. Das bietet sich an, wenn entweder keine Belege vorhanden sind oder aber die gesetzlich festgelegte Reisekostenpauschale höher ist, als die tatsächlichen Kosten. Hier ist unbedingt zu beachten, dass die Übernachtungspauschale nicht als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden kann. 

Reisekosten und Reisekostenpauschalen des Unternehmers als Betriebsausgabe

Wenn das Unternehmen die Reisekosten der Mitarbeiter trägt, können die entstandenen Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Sowohl die Reisekosten, die mit Belegen erstattet werden, wie auch die Reisekostenpauschalen können grundsätzlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Einzige Ausnahme ist auch hier die Übernachtungspauschale, die nicht als Betriebsausgabe angesetzt werden darf. Für Reisenebenkosten existiert keine Pauschalregelung. Es ergibt sich folgende Übersicht für die Ansetzung von Reisekosten als Betriebsausgabe:

ReisekostenBetriebsausgabe tatsächliche KostenBetriebsausgabe pauschale Kosten
Verpflegungskostennur Geschäftsessen mit BewirtungsbelegVerpflegungspauschale
ÜbernachtungskostenHotelrechnungnein
FahrtkostenBeförderungsrechnung (z.B. Bahn, Taxi) Kilometerpauschale
Reisenebenkosten (z.B. Parken)Rechnung-

Wichtig für den Vorsteuerabzug des Unternehmers: Bei Erstattung der tatsächlich entstanden Reisekosten müssen alle Rechnungen auf das Unternehmen ausgestellt sein. Bei Erstattung der Reisekostenpauschalen ist der Vorsteuerabzug nicht möglich.

Schlussbemerkung

Bitte verwechseln Sie die Kilometerpauschale, die als Reisekostenpauschale gilt und für Dienstreisen abgerechnet werden kann, nicht mit der Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale, die für den Weg zur Arbeit (einfache Strecke) angesetzt werden kann. Bei der Kilometerpauschale, auch zuweilen Fahrtkostenpauschale genannt, können Sie jeden gefahrenen Kilometer absetzen.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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6 thoughts on “Reisekosten und Reisekostenpauschalen anlässlich von Dienstreisen

  1. Angela
    27. Februar 2013 at 17:45

    Ich werde bald einen neuen Arbeitsvertrag abschließen und in meiner neuen Tätigkeit auch Dienstreisen mit meinem Pkw machen müssen. Der Verdienst ist schlecht.
    Als Kilometerpauschale gibt es wohl 0,25€ pro km, das deckt die tatsächlichen Kosten aber nicht ab. Dann muss ich praktisch noch dafür bezahlen, dort arbeiten zu dürfen?
    Oder ist da irgendwo ein Denkfehler?

    1. Henriette
      13. März 2013 at 08:54

      Hallo,

      Sie können die Differenz zwischen der erstatteten Kilometerpauschale von 0,25 € und der steuerfreien Obergrenze von 0,30 € steuerlich geltend machen. Wenn Sie Ihren privaten PKW für Dienstreisen nutzen, können Sie bei der Steuer auch einen individuellen Kilometersatz absetzen, der alle Kosten beinhaltet, die mit dem Unterhalt des Fahrzeuges in Verbindung stehen. Diese Möglichkeit sollten Sie nutzen. Mehr Informationen zur Kilometerpauschale, Dienstreisen und dem individuellen Kilometersatz, bekommen Sie hier.

      Beste Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  2. Chris
    10. April 2014 at 07:45

    Einen wunderschönen guten Tag,

    ich bin Auszubildender im 1. Lehrjahr und habe zwei Mitazubis.

    Wir fahren ziemlich oft zu externen Schulungen. Das reicht von 25km bis 450km Fahrtstrecke.

    Wir sind angehalten Fahrgemeinschaften zu bilden.

    Jetzt kommt der Clou an der ganzen Sache.

    Ich hab echt Panik wenn ich den Fahrstil meiner Mitazubis anschaue und will mich diesem Risiko einfach nicht aussetzen.

    Die beiden anderen fahren also immer gemeinsam und setzen fleißig die Fahrtkosten ab, während ich immer die Antwort bekomme, dass ich nicht absetzen dürfe weil ich nicht in einer Fahrgemeinschaft mitgefahren bin.

    Da ich selbst Fahranfänger bin und meine Fahrkünste nicht so einschätze als wäre ich der sicherste und umsichtigste Fahrer lehne ich es zudem ab jemanden über längere Strecken als 50 km mitzunehmen.
    Da mir das Risiko einfach zu hoch ist.

    Nun meine Frage:
    Ist es überhaupt rechtens das von mir verlangt wird mich zu einer anderen Person ins Auto zu setzen und Fahrgemeinschaften zu bilden?
    Wenn nicht, wie kann ich dagegen vorgehen?

  3. Zürlüer
    18. Dezember 2014 at 15:47

    Hallo, ich beginne ab dem 01.01.2015 mit einer neuen Vollzeitbeschäftigung. Der Betrieb ist 25 km entfernt, deshalb muss ich mir ein Pkw kaufen und damit zur Arbeit. Kann ich mir also die Kosten zur Arbeit hin und zurück als Reisekosten absetzen ?

    MfG

    1. Henriette
      19. Dezember 2014 at 14:47

      Hallo,

      für den Arbeitsweg können Sie nur die einfache Wegstrecke á 0,30 € (Pendlerpauschale) als Werbungskosten geltend machen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  4. Jan
    20. Dezember 2016 at 20:17

    Guten Tag,
    im Rahmen meiner Arbeit bin ich unterwöchig in einer Projektwohnung ansässig und übernachte dort in der Regel 5 Tage die Woche. Mein Arbeitgeber zahlt alle anfallenden Kosten. Dazu zählt die Anreise und Abreise mit dem Zug, die Verpflegungspauschale in voller Höhe (3x 24e +2x 12e) sowie die Kosten der Wohnung.

    Gehe ich richtig der Annahme, dass ich deshalb diesbezüglich keinerlei weitere Kosten steuerlich geltend machen kann?

    Viele Grüße
    Jan

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