Reisekostenabrechnung mit individuellen Firmenkreditkarten vereinfachen

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Eine Grundvoraussetzung für eine korrekt erstellte Reisekostenabrechnung ist, dass alle Belege vollständig vom Mitarbeiter eingereicht werden. Leider sieht der Alltag von Travel-Managern und Buchhaltern oft vor, einzelne Belege der Geschäftsreisenden des Unternehmens zusammen zu sammeln. Das ist nicht nur eine sehr zeitaufwendige und nervenaufreibende Angelegenheit, sondern man läuft immer Gefahr, die passenden Belege nicht vollständig vom reisenden Manager eintreiben zu können. Buchhalter und Travel-Manager kennen dieses Problem und helfen sich zuweilen mit einem kleinen Trick, den wir Ihnen im folgenden Artikel kurz vorstellen möchten.

Problem Reisekostenabrechnung mit der Firmenkreditkarte

Der eine oder andere Travel-Manager oder Buchhalter wird das Problem kennen: Einmal monatlich steht die Kreditkartenabrechnung der Firmenkreditkarte an und Sie stehen in der Pflicht alle Positionen mit Originalbelegen buchhalterisch zu erfassen. Da auf der Kreditkartenabrechnung der Firmenkreditkarte alle Positionen (wie z.B. Hotelrechnung, Flugticket, Bewirtung, etc.) einzeln aufgelistet werden, müssen diese für die korrekte buchhalterische Abrechnung über die Originalbelege von jedem einzelnen Mitarbeiter nachgewiesen werden.

Wenn das Konto des Mitarbeiters selber nicht mit den Reisekosten belastet wird, besteht immer die Gefahr, dass er bei der Reisekostenabrechnung Bewirtungsbelege oder Hotelrechnungen spät, mit formellen Fehlern oder gar nicht eingereicht werden. Die Travel-Management Abteilung oder die Buchhaltung muss den Belegen hinterher laufen. Dabei ist es besonders anstrengend, wenn bei der Abrechnung der Firmenkreditkarte ständig Buchungen auftauchen, für die Belege fehlen, oder wenn für Belege die passende Buchung nicht zugeordnet werden kann. Beobachtungen insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen haben gezeigt, dass Buchhalter tatsächlich jeden Monat neu mit dem Problem zu kämpfen haben, Belege mühevoll zusammen suchen zu müssen. Zumindest im Bereich Reisekosten kann Abhilfe geschaffen werden, indem mitarbeiterbezogene Firmenkreditkarten eingerichtet werden und die Reisekosten nicht direkt über das Firmenkonto gezahlt werden.

Mitarbeiterkonto belasten statt Reisekosten über Firmenkonto abzurechnen

Um das Problem der fehlenden Belege zu umgehen, empfiehlt es sich Reisekosten generell zunächst vom Mitarbeiter vorstrecken zu lassen. Ist nämlich das private Konto belastet, hat jeder Einzelne ein größeres Interesse daran, die Reisekosten nach der Dienstreise so schnell wie möglich korrekt und in voller Höhe abzurechnen. Der Mitarbeiter wird so gezwungen alle Belege vollständig und formell richtig einzureichen. Hierzu ist erforderlich, dass den vielreisenden Mitarbeitern eine eigene Firmenkreditkarte ausgestellt wird. Diese wird dann anstatt mit dem Firmenkonto mit dem privaten Konto des Mitarbeiters verknüpft. Dadurch, dass das Kreditkartenunternehmen den Kreditkartenumsatz generell nur monatlich einzieht, hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Reisekosten durch schnelle Reisekostenabrechnung sogar schon vorher von seinem Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Der große Vorteil für die Buchhaltung ist, dass das ewige Nachlaufen von Belegen so ein schnelles Ende hat.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.