Risikomanagement bei Geschäftsreisen sichert Unternehmenserfolg

Wenn die Geschäftsreise zum Risiko wird

Foto: FreeDigitalPhotos.net

Der französische Dramatiker Molière (1622-1673) erkannte es bereits vor
einigen Jahrhunderten: „Wir sind nicht nur für das verantwortlich, was wir tun, sondern auch für das, was wir nicht tun.“

Unternehmen nehmen diesen Umstand nur unzureichend zur Kenntnis, wenn es um die Risiken von Geschäftsreisen geht. Denn gerade einmal 40 Prozent der deutsche Unternehmen verfügen über ein qualifiziertes Risikomangement für Geschäftsreisen, in dem klar geregelt ist, wie mit Notfällen umgegangen wird. Dies ermittelte eine Umfrage des Geschäftsreiseverbandes VDR. Dennoch ist es sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber extrem wichtig auf Risiken, wie z.B. gesundheitliche Notfälle, Autounfälle, plötzliche Erkrankungen der Geschäftsreisenden oder ein Fahrzeugklau im Ausland vorbereitet zu sein. Denn schon eine mittelschwere Erkrankung eines Geschäftsreisenden in den USA, kann das Unternehmen Zehntausende von Dollar kosten. Damit Ihr Unternehmen zukünftig auf alles vorbereitet ist, besprechen wir hier die wichtigsten Schritte wie Sie ein funktionierendes Risikomanagement für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen aufbauen können.

Risikotypen

1. Risiken für den einzelnen Geschäftsreisenden:

Reisen jeder Art bergen naturgemäß ein gewisses Risiko, denn der Reisende begibt sich in unbekannte Gefilde und muss sich in ungewohnter oder sogar unvorteilhafter Umgebung zurechtfinden. Wie diese Beispiele zeigen:

  • Man sticht als Fremdling immer aus der lokalen Bevölkerung hervor.
  • Sie fahren unter ungewohnten Bedingungen und an für Sie fremden Orten Auto.
  • Eventuell sind Sie von der Reise geschafft und müde.
  • Sie sind mit den kulturellen Eigenheiten des Landes oder der Region nicht vertraut.
  • Sie sind mit den lokalen Gesundheitsrisiken und medizinischen Einrichtungen nicht vertraut.

2. Unternehmerisches Risiko:

Kommen Geschäftsreisende zu Schaden, müssen ihre Arbeitgeber mit ernsthaften rechtlichen und finanziellen Konsequenzen rechnen. Von der damit einhergehenden Rufschädigung mal ganz abgesehen. Schlimm kann es für das Unternehmen werden, wenn die Unternehmensleitung auf Geschäftsreisen zu Schaden kommt. Ohne Unterschriftsberechtigten ist das Unternehmen dann zunächst handlungsunfähig und muss mit enormen Verlusten rechnen, was durch das intelligente Risikomanagement unbedingt vermieden werden muss. Mit zunehmender Unternehmensaktivität, und Geschäftsreisetätigkeit im globalen Umfeld, steigt das unternehmerische Risiko proportional an. Doch so lange kein Reisender zu Schaden kommt, verlassen sich gerade kleine und mittelständige Unternehmen darauf. Bisher beginnen die wenigsten Unternehmen ihr Geschäftsreiserisiko professionell im eigenen Unternehmen zu managen. Dabei kann man schon mit wenigen Schritten den Anfang für ein wachsendes Risikomanagement machen und so in Zukunft immer mehr Reiserisiken vermeiden.

Das Risikomanagement bei Geschäftsreisen kann in sechs Kategorien
eingeteilt werden:

  • Persönliches Risiko der Reisenden (Gesundheit und Sicherheit)
  • Unternehmerisches Risiko durch Ineffektivität der Geschäftsreise und Rufschädigung
  • Materielles Risiko für Daten/Ausstattung
  • Rechtliches Risiko
  • Finanzielles Risiko

Mit diesen Schritten zum effektiven Risikomanagement

  1. Management-Verantwortung übertragen. Das Risikomanagement bei Geschäftsreisen basiert auf der gemeinsamen Anstrengung mehrerer Unternehmensfunktionen, wie Travel Management, Personal, Recht, Sicherheit, und Gesundheit. Alle beteiligten Abteilungen müssen die Strategie vorantreiben.
  2. Risiko-Typen identifizieren und Gefährdungspotential bewerten.
  3. Reiserisiko managen und eindämmen. Instrumente zum Management und Eindämmen der Reiserisiken sind zum Beispiel:  automatisierte Rückmeldungen oder Genehmigungsprozesse während der Buchung, ein System zur Nachverfolgung der Geschäftsreisen durch Reiseprofile. Zum anderen die Reiserichtlinie oder ein Informationssystem über das Reiseziel, Sicherheit und mögliche Gefahren, das Krisenmanagement und die Risikoübertragung auf Versicherungen und medizinische Hilfsdienste.
  4. Interne Unternehmenskommunikation sicherstellen. Mitarbeiter, die häufig auf Geschäftsreise gehen oder in den Geschäftsreiseprozess involviert sind, müssen das Risiko-Management Programm kennen und sich ihrer Verpflichtungen bewusst sein.
  5. Effektivität der Prozesse überprüfen. Das Risikomanagement Programm sollte regelmäßig mit Best Practice-Beispielen und anderen Unternehmen verglichen werden. Nutzen Sie das Feedback der Reisenden für die Optimierung des Riskomanagements. Überprüfen Sie die Prozesse und die Einhaltung der Reiserichtlinien.

Schlusswort

Wie Sie sehen, kann jedes Unternehmen bereits intern ein funktionierendes Risikomanagement etablieren, ohne dass man unbedingt auf externe Dienstleistungen angewiesen ist. Für die rechtliche Absicherung des Unternehmens ist es wichtig Prozesse des Geschäftsreiseverlaufes zurückverfolgen zu können. Dabei kann ein Buchungsinstrumentarium hilfreich sein, welches speziell für Geschäftsreisen entwickelt wurde.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

Die besten Insider Tipps für Spesen und Reisekosten!

Unsere besten Tricks für Spesen und Geschäftsreisen finden sich nur in unserem Newsletter. Mehrere tausend Leser profitieren schon davon. Tragen Sie sich kostenlos ein. Natürlich können Sie sich jederzeit wieder vom Newsletter austragen:
* = Benötigte Eingabe

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.