Gelten Sachbezugswerte auch auf Geschäftsreisen im Ausland?

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Die Geschäftsreise in Paris ist beendet. Meetings und Besprechungen erfolgreich absolviert, insgesamt war die Geschäftsreise ein großer Erfolg für das  Unternehmen. An 3 Tagen und Abenden haben 3 große Geschäftsessen stattgefunden, zu denen entweder das eigene Unternehmen oder die Geschäftspartner eingeladen haben.

Alle Mitarbeiter erhalten zusätzlich zu dem kostenfrei gewährten Essen, die Verpflegungspauschale von 24 € pro Tag. Es stellt sich die Frage, welche steuerlichen Auswirkung die kostenfreie Gewährung eines Frühstücks oder die Einladung zum Geschäftsessen für einen Arbeitnehmer im Rahmen seiner Geschäftsreise im Ausland hat? Ist es zulässig die Verpflegungspauschale zu beziehen auch wenn keine Kosten für Verpflegung angefallen sind? Was hat das alles mit Sachbezugswerten zu tun und gelten im Ausland dieselben Sachbezugswerte für Mahlzeiten wie im Inland?

Sachbezugswerte gelten für Mahlzeiten im Ausland – Vorteil für Geschäftsreisende

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Ein Sachbezugswert bezeichnet eine geldwerte Einnahme eines Arbeitnehmers, die er in der Regel zu versteuern hat. Erhält ein Mitarbeiter auf Geschäftsreisen unentgeltliche Mahlzeiten von einem Dritten, muss er einen sogenannten geldwerten Vorteil in Höhe der jeweils geltenden Sachbezugswerte versteuern.

Geschäftsreisende fragen sich völlig zu Recht, welche steuerlichen Auswirkungen die kostenfreie Gewährung eines Frühstückes im Hotel oder eines Geschäftsessens mit Geschäftspartnern im Ausland mit sich bringt? Gelten die Sachbezugswerte des Inlandes für ein Frühstück (1,57 €) sowie für Mittag- und Abendessen (2,87 €) auch bei Geschäftsreisen im Ausland? Weder das Einkommenssteuergesetz noch die geltenden Lohnsteuerrichtlinien regeln diesen Sachverhalt eindeutig. Es ist aber allgemein zulässig die inländischen Sachbezugswerte auch bei Geschäftsreisen im Ausland anzusetzen. In einer Verfügung des Finanzgerichtes Nordrhein Westfalen wurde das allgemeingültig festgelegt. (siehe: Verfügung vom 8.2.2008, Az. B 2906 – 7.0 – IV A 3)

Unter Punkt 2.2 der Verfügung heißt es unmissverständlich:

„Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltliche oder teilentgeltliche Mahlzeiten, sind ggf. die Sachbezugswerte für Mahlzeiten zu versteuern. Die amtlichen Sachbezugswerte sind auch für Mahlzeiten im Ausland anzusetzen; […]“.

Wo genau liegt hier der Vorteil für Geschäftsreisende?

Da die Pauschbeträge für Verpflegung im Ausland in der Regel höher sind als im Inland, die Sachbezugswerte aber gleich niedrig bleiben, wird dem Geschäftsreisenden von der Auslandspauschale für Verpflegung im Verhältnis weniger abgezogen, als bei inländischen Geschäftsessen während einer Geschäftsreise.

Reisekostenabrechnung Ausland: was bekommt der Geschäftsreisende?

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Entgegen vieler Vermutungen gilt: auch wenn der Geschäftsreisende zum Geschäftsessen eigeladen wurde und eigentlich keine Ausgaben für Verpflegung angefallen sind, steht ihm trotzdem die Verpflegungspauschale zu, allerdings abzüglich des jeweiligen Sachbezugswertes. Erstattet der Arbeitgeber diese nicht, kann der Mitarbeiter sie als Werbungskosten geltend machen.

Insgesamt belaufen sich die steuerfrei erstattbaren bzw. abzugsfähigen Reisekosten, die während einer Geschäftsreise im Ausland anfallen, pro Tag auf die für das jeweilige Land geltenden Auslandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand, abzüglich der Sachbezugswerte bei Einladung zum Geschäftsessen. Hinzu kommen Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Reisenebenkosten. Die Erstattung der Übernachtungskosten erfolgt entweder in Höhe der tatsächlichen Kosten, die mit der Hotelrechnung nachgewiesen werden oder in Höhe der für das jeweilige Land geltenden Übernachtungspauschale. Und nicht zu vergessen die Fahrtkosten – bei Geschäftsreisen im Ausland können entweder die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten erstattet werden oder die Kilometerpauschale von 0,30 €, für jeden gefahrenen Kilometer. Diese gilt auch bei Auslandsfahrten mit dem eigenen- oder dem Firmenwagen.

Steuerfrei erstattungsfähige Reisekosten bei geschäftlichen Auslandreisen im Überblick:

• Länderpauschale Verpflegungsmehraufwand ggf. abzüglich Sachbezugswert
• Übernachtungskosten (entw. pauschal oder tatsächliche Kosten)
• Fahrtkosten (entw. Kilometerpauschale, individueller Kilometersatz oder tatsächliche Kosten)
• Reisenebenkosten (wie z.B. W-Lan im Hotel oder Parkgebühren)

Schlussbemerkung

Lassen Sie sich kein Geld durch die Lappen gehen. Auch wenn Sie auf Geschäftsreisen im Ausland die ganze Zeit vom Arbeitgeber verpflegt wurden oder Geschäftspartner Sie zum Essen eigeladen haben, können Sie trotzdem die Verpflegungspauschale für das jeweilige Land, abzüglich des für Deutschland geltenden Sachbezugswertes geltend machen.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.