Spesenabrechnung Teil 1: Unternehmer stellen Spesen in Rechnung

Unternehmer verschiedener Berufsgruppen, die geschäftlich reisen, rechnen Spesen und Reisekosten meist mit dem Kunden oder Geschäftspartner direkt ab, bevor sie Reisespesen als Betriebsausgaben beim Fiskus geltend machen. Bei der Spesenabrechnung mit dem Auftraggeber sowie vor dem Finanzamt haben Unternehmer einige Fallstricke zu beachten. Welche das sind, und wie Unternehmer ihre Spesenabrechnung zu ihrem persönlichen Vorteil gestalten, erfahren Sie hier.

Foto: FreeDigitalPhotos.net

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Die Spesenabrechnung mit dem Kunden

Eines vorab, die strengen Vorschriften zu Reisespesen, welche Angestellte und Selbstständige bei der Spesenabrechnung vor dem Finanzamt zu beachten haben, gelten nicht unbedingt zwangsläufig, wenn Sie mit Kunden agieren. Hier ist eigentlich alles erlaubt, es gibt keine Höchstgrenzen, Freibeträge oder steuerfreie Pauschalen. Hier zählt nur, was zwischen Ihnen und Ihrem Kunden vereinbart wurde. Wenn es Ihnen Ihr Marktwert erlaubt hohe Reisespesen zu verlangen, dann ist das Ihr gutes Recht. Es gilt der Grundsatz der Vertragsfreiheit mit Auftraggebern und Kunden. Ertrag- und umsatzsteuerlich spielt es keine Rolle, wie hoch die Spesensätze sind. Alles, was Sie Ihren Kunden berechnen, wird sowohl umsatzsteuerlich als auch einkommenssteuerlich als Einnahme, bzw. Erlös erfasst. Es gibt 3 verschiedene Möglichkeiten Spesen seinem Auftraggeber oder Kunden in Rechnung zu stellen. Im Folgenden besprechen wir Vor- und Nachteile der jeweiligen Rechnungsform und zeigen wo Ihr persönlicher Steuervorteil verborgen ist.

  1. Spesen werden als steuerpflichtige Nebenleistung abgerechnet,
  2. Spesen werden von vornherein mit in den Angebotspreis einkalkuliert,
  3. Spesen werden in nachgewiesener Höhe vom Kunden erstattet.

1. Spesen werden als steuerpflichtige Nebenleistung in Rechnung gestellt

Im Umsatzsteuerrecht werden Hauptleistungen und Nebenleistungen unterschieden. Reisekosten oder Spesen, wie z.B. Fahrtkosten oder Übernachtungskosten werden in der Regel als Nebenleistungen getrennt von der Hauptleistung in Rechnung gestellt. Es gilt der Grundsatz: die Nebenleistung teilt das Schicksal der Hauptleistung. Das bedeutet für die Spesenabrechnung konkret: Unterliegt die Hauptleistung dem Regelsteuersatz von 19%, so sind auch auf die Netto-Spesen 19% Umsatzsteuer aufzuschlagen. Rechnen Sie für die Hauptleistung dagegen nur 7% Umsatzsteuer ab, unterliegen auch die weiterbelasteten Spesen dem ermäßigten Steuersatz.

Beachten Sie: Der in Ihren Spesen enthaltene tatsächliche Vorsteuersatz spielt für Ihre Rechnungstellung von Reisespesen keine Rolle! Der auf Nebenleistungen (Spesen) fällige Umsatzsteuersatz, (entweder der Regelsteuersatz von 19% oder der ermäßigte Steuersatz von 7%)  richtet sich vielmehr nach der jeweiligen Hauptleistung des Rechnungsstellers.

Vorteil: Sie können dem Kunden den Bruttobetrag Ihrer Spesen in Rechnung stellen und nochmal Umsatzsteuer draufschlagen. Sie profitieren doppelt. Originalbelege Ihrer Reisekosten verbleiben in Ihrem Besitz, was Sie dazu berechtigt Reisekosten als Betriebsausgabe geltend zu machen. Der Vorsteuerabzug ist möglich.

2. Spesen werden in den Angebotspreis einkalkuliert

Anfallende Reisekosten, wie Fahrtkosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten werden in das Angebot für die Hauptleistung hineingerechnet. Damit umgehen Sie Verhandlungen über Höhe und Nachweisform der Spesen gegenüber dem Kunden. Aber, auch wenn diese Methode weniger aufwendig ist, sollte sie nur angewendet werden, wenn die angebotenen Preise noch konkurrenzfähig bleiben.

Beachten Sie: Auch wenn die Zahlung von Spesen mit dem Kunden vertraglich abgestimmt wurde, sollten Sie alle Belege sammeln und sich auf Ihren Namen ausstellen lassen, damit Sie die Reisekosten als Betriebsausgabe und Vorsteuer geltend machen können.

Vorteil: Trotz voller Erstattung der Reisespesen durch den Kunden, können Sie die Reisekosten als Betriebsausgabe geltend machen. Der Vorsteuerabzug ist ebenfalls möglich.

3. Spesen werden in nachgewiesener Höhe vom Kunden erstattet

Die Reisekosten bzw. Reisespesen werden bei Rechnungstellung durch Originalbelege nachgewiesen und erstattet. Da die Originale der Belege in der Buchhaltung Ihres Kunden landen, ist nur er zum Vorsteuerabzug berechtigt. Sie hingegen können Ihre Ausgaben für Spesen nicht mehr als Betriebsausgabe geltend machen.

Beachten Sie: Damit der Kunde Reisespesen als Betriebsausgaben geltend machen kann, müssen alle Belege auf seinen Namen ausgestellt sein.

Nachteil: Rechnungen müssen im Original zum Kunden geschickt werden. Es ist nicht möglich Reisekosten als Betriebsausgabe geltend zu machen. Der Vorsteuerabzug ist ebenfalls nicht möglich.

  • Der Vorsteuerabzug ist generell nur möglich, wenn Reisekosten mit Belegen nachgewiesenen werden, nicht aber auf Pauschbeträge, wie die Verpflegungspauschale oder die Pendlerpauschale.
  • Übersichtliche Informationen zum Vorsteuerabzug bei Reisekosten werden auch hier bereitgestellt.
  • Eine geeignete Software für die Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen kann generell viel Zeit und administrativen Aufwand sparen.

Die Spesenabrechnung für Unternehmer vor dem Finanzamt

Leider können Unternehmer nicht alle Reisespesen, die sie dem Kunden in Rechnung gestellt haben als Betriebsausgabe geltend machen, sondern nur bis zu einer bestimmten Höhe und unter bestimmten Voraussetzungen. Zu den geschäftlichen Reisekosten, die Unternehmer beim Fiskus als Betriebsausgaben geltend machen können gehören:

Schlusswort

Der Unternehmer wählt im Idealfall eine Form der Spesenabrechnung mit dem Kunden, die ihm einen doppelten Vorteil bietet, nämlich einerseits Reisespesen in Rechnung zu stellen und andererseits Reisekosten mit Belegen als Betriebsausgaben geltend zu machen. Dafür müssen alle Originalbelege in seinem Besitz verbleiben. Bei der Spesenabrechnung vor dem Finanzamt ist der Unternehmer an die strengen Vorschriften des Finanzamtes gebunden. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass Unternehmer nicht nur ihre eigenen Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen, sondern auch die ihrer Mitarbeiter und Angestellten. Dazu mehr in einem gesonderten Artikel.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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5 thoughts on “Spesenabrechnung Teil 1: Unternehmer stellen Spesen in Rechnung

  1. Ramin
    3. September 2013 at 11:51

    Guten Tag,

    erst einmal möchte ich mich für die Information bedanken.

    Ich habe eine Frage zu diesem Punkt:
    – 1. Spesen werden als steuerpflichtige Nebenleistung in Rechnung gestellt –

    Gibt es hierzu Urteile bzw. eine Richtlinie? Wenn ich solche Nebenleistungen abrechne (Hotel, Taxi) und auf den Bruttobetrag die USt in Rechnung stelle, wird das momentan vom Kunden nicht akzeptiert.

    Vielen Dank
    Ramin

    1. Redaktion
      5. September 2013 at 11:21

      Guten Tag, bei dem unter 1. genannten Punkt handelt es sich um den Fall, dass Sie zu Ihrer Hauptleistung (z.B. Unternehmensberatung) einen pauschalen Prozentsatz (z.B. 10%) als Nebenleistung für Spesen in Rechnung stellen. Beispiel: 1.000€ Tagessatz, 100€ für Reisekosten. Da Ihre Hauptleistung mit 19% zu besteuern wäre, wäre das auch für die Nebenleistung der Fall. Der von Ihnen geschilderte Fall scheint eher auf 3. zuzutreffen. Hier müssten jedoch die Rechnungen auf den Namen des Kunden ausgestellt sein. Wie immer alle Angaben ohne Gewähr.

  2. Michael
    7. Januar 2016 at 22:34

    Hallo!

    Wie sieht es in Bezug auf die Verpflegungsmehraufwendungen aus, wenn mit dem Auftraggeber vereinbart wird, dass er die Verpflegung übernimmt? Kann dann ggü. dem Finanzamt der volle Betrag (z.B. 24,-) angesetzt werden oder muss er entsprechend gekürzt werden?

    1. Henriette
      18. Januar 2016 at 09:07

      Hallo,

      wenn der Auftraggeber die Verpflegung übernimmt, muss in der Regel die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Für Frühstück um 20% des 24-Satzes also um 4,80 Euro und für Mittag- und Abendessen um 40% also um 9,60 Euro. Das gilt übrigens auch für Geschäftsessen. Lesen Sie dazu: Kürzung der Verpflegungspauschale ab 2014 auch bei Geschäftsessen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  3. Annemarie Sefke
    27. Februar 2017 at 09:54

    Hallo,

    ich weiß nicht, ob es Ihnen aufgefallen ist, aber unter PUNKT 1: „Spesen werden als steuerpflichtige Nebenleistung in Rechnung gestellt“ gibt es einen WIDERSPRUCH So heißt es: „Unterliegt die Hauptleistung dem Regelsteuersatz von 19%, so sind auch auf die NETTO-Spesen 19% Umsatzsteuer aufzuschlagen. Rechnen Sie für die Hauptleistung dagegen nur 7% Umsatzsteuer ab, unterliegen auch die weiterbelasteten Spesen dem ermäßigten Steuersatz.“ Also entweder schlägt man 7% oder 19%, je nach Hauptleistung auf die NETTO-Spesen auf.

    Weiter unten heißt es aber unter dem Stichwort VORTEIL: Sie können dem Kunden den BRUTTObetrag Ihrer Spesen in Rechnung stellen und nochmal Umsatzsteuer draufschlagen.

    FRAGE: Berechne ich jetzt meinem Kunden die BRUTTOBETRÄGE meiner Spesen und schlage noch einmal die für mich in Frage kommende Umsatzsteuer auf ODER Berechne ich meinem Kunden die NETTOBETRÄGE der Spesen und schlage die für mich in Frage kommende Umsatzsteuer auf?

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