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Benzin wird immer teurer – das ist leider eine Tatsache. Da ein Preisrückgang vorerst nicht in Aussicht ist und Arbeitnehmer ihre beruflich bedingten Fahrtkosten mit den gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen nicht decken können, nutzen Unternehmen Tankgutscheine. Mit dem Tankgutschein ist es möglich Mitarbeitern höhere Fahrtkosten, die auf Geschäftsreisen entstehen, steuerfrei zu erstatten. Damit die Tankfüllungen aber steuerfrei bleiben, müssen einige Regeln beachtet werden. Hier finden Sie die offiziellen Vorgaben des Finanzamtes zum Benzingutschein sowie ein geeignetes Muster als Vorlage zum Download.
Generelles zum Tankgutschein auf einen Blick
Bei der Ausgabe von Tankgutscheinen steht immer die Frage im Mittelpunkt, ob
es sich bei dem Warengutschein um einen Sachbezug oder um Barlohn handelt. Erfüllt der Gutschein alle notwendigen Kriterien, können bis zu einer monatlichen Freigrenze von 44 Euro steuerfrei ausbezahlt werden. (Vgl. § 8
Abs. 2 Satz 9 EStG)
Der Tankgutschein wird von Unternehmen gerne genutzt um höhere Fahrtkosten, als die steuerfreien Pauschalen (Kilometerpauschale, Pendlerpauschale) erstatten zu können. Er kann aber auch als Bonus für Mitarbeiter eingesetzt werden, die sich im Unternehmen besonders verdient gemacht haben. Tankgutscheine können bis zu einem monatlichen Höchstbetrag von 44 Euro lohnsteuerfrei gewährt werden. Allerdings muss der Benzingutschein die Auflagen des Finanzamtes erfüllen, andernfalls wird er abgelehnt und der Betrag dem zu versteuernden Lohn zugerechnet, der Vorteil des Arbeitnehmers bleibt aus.
Zum besseren Verständnis: Unterschied Sachbezug / Barlohn
- Sachbezug: Auf dem Warengutschein muss eine konkret bezeichnete Ware oder Dienstleistung vermerkt sein, zu dessen Bezug der Empfänger berechtigt wird. Der Bezug bleibt im Rahmen der monatlichen Freigrenze von 44 Euro steuer- und sozialabgabenfrei. Achtung: Ist neben der Warenbezeichnung und Mengenangabe ein konkret bezifferter Euro Betrag oder Höchstbetrag angegeben, handelt es sich um Barlohn, und nicht mehr um einen Sachbezug.
- Barlohn: Ist im Gutschein ein Euro Betrag vermerkt, handelt es sich um Barlohn, die lohnsteuerfreie Grenze für Sachbezüge ist nicht anwendbar. Der Warengutschein wäre dann mit dem ausgegebenen Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen.
Tankgutschein – so funktioniert´s
Das Unternehmen stellt dem Mitarbeiter einen Tankgutschein aus, dieser kann dann an bestimmten Tankstellen gegen Vorlage des Gutscheins eine bestimmte Literanzahl tanken. Folgende Auflagen muss der Tankgutschein erfüllen:
- Auflage Nr. 1: Niemals einen Euro-Betrag oder Höchstbetrag ausweisen! Auf dem Gutschein dürfen nur die Tankstelle sowie die Art und Menge des zu tankenden Treibstoffs angegeben sein.
- Auflage Nr. 2: Tankgutscheine dürfen keine Zahlungsfunktion erfüllen. Der Mitarbeiter darf mit dem Zahlvorgang nichts zu tun haben. Weder Vorstrecken noch Erstattung im Nachhinein sind erlaubt!
- Auflage Nr. 3: Tappen Sie nicht in die Steuerfalle Blanko-Gutschein! Der Tankgutschein darf nicht in einer Blanko-Vorlage handschriftlich ausgefüllt werden. Nur die handschriftliche Unterschrift des Chefs ist zulässig. Der Grund: handschriftlich ausgefüllte Tankgutscheine hätten im Nachhinein vom Mitarbeiter eingetragen werden können.
Nach aktueller Rechtsprechung haben sich Neurregelungen ergeben! Lesen Sie hier mehr.
Für das Unternehmen ist es empfehlenswert einen Rahmenvertrag über das Einlösen betrieblicher Gutscheine mit der jeweiligen Tankstelle abzuschließen, damit die Zahlung zwischen Tankstelle und Unternehmen abgewickelt werden kann. Der Mitarbeiter darf weder Geld vorstrecken oder mit einer Firmentankkarte bezahlen oder aber Geld aus einer Firmenkasse zum Bezahlen nehmen, wenn er im Nachhinein den Tankgutschein geltend machen will.
Unbedingt beachten!
- Die 44 Euro Grenze darf nicht überschritten werden, darüber liegende Beträge werden steuerpflichtig.
- Auf dem Tankgutschein muss die Menge des Treibstoffs vermerkt werden, aber keine anrechenbaren Euro- oder Höchstbeträge.
- Es gilt der Benzinpreis des Tages, an dem der Mitarbeiter den Benzingutschein erhält.
- Der Arbeitnehmer muss den Erhalt des Tankgutscheins monatlich mit Datum quittieren.
- Der Gutschein ist nur für den aktuellen Monat gültig, er kann nicht in den Folgemonat übertragen werden.
Download Tankgutschein Vorlage
Tankgutschein, Quelle: www.spesen-ratgeber.de
Laden Sie hier eine Muster Vorlage für den Tankgutschein (Benzingutschein) herunter. Die Vorlage wird in dieser Form vom Finanzamt anerkannt. Bitte verzichten Sie auf handschriftliches Ausfüllen, sondern tragen alle Daten (bis auf die Unterschrift) elektronisch ein.
Tankgutschein Vorlage (Doc)
Schlussbemerkung
Für die Erstellung eines korrekten Tankgutscheins, der von den Finanzämtern anerkannt wird, ist grundsätzlich der Unterschied zwischen Sachbezug und Barlohn zu verstehen. Tappen Sie nicht in die beschriebenen Steuerfallen (Ausweis Euro- oder Höchstbetrag, handschriftlich ausgefüllter Gutschein) und genießen Sie Ihren Lohnvorteil!
Bitte beachten außerdem Sie die Änderungen, die sich seit den Urteilen des Bundesfinanzhofes zum Tankgutschein ergeben haben!
Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.