Übernachtungspauschale auf Dienstreisen – alles was Sie 2013 wissen müssen

Übernachtungspauschale nur im Ausland teilweise gestiegen

In einem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben) wurden die neuen Reisekostenpauschalen für Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen bekannt gegeben. Während die Übernachtungspauschale in einigen Ländern angehoben wurde, hat man sie für andere Länder sogar gekürzt. In Deutschland ist sie mit 20 € pro Nacht gleich geblieben. London bekommt man künftig eine niedrigere Verpflegungspauschale, jedoch eine höhere Übernachungspauschale (160 statt 152 € pro Nacht)  als noch im Vorjahr ausgezahlt. Lesen Sie im folgenden Artikel, mit welchen Änderungen Sie in diesem Jahr aufgrund neuer Reisekostenpauschalen für Übernachtung rechnen müssen und in welche Länder sich Geschäftsreisen künftig mehr oder weniger lohnen. Erfahren Sie weiterhin alles Wichtige im Zusammenhang mit der steuerlich einwandfreien Erstattung von Übernachtungskosten vom Arbeitgeber und über die Steuererklärung.

Übernachtungspauschale auf Geschäftsreisen 2013

Erfreulich für Geschäftsreisende ist die Anhebung der Pauschale von 87 € auf 102 € in Luxemburg. Auch im benachbarten Frankreich wurde die Pauschale, zumindest für Paris und Straßburg angehoben. In Paris von 100 € auf 135 €, in Straßburg von 75 € auf 89 €. Auch in Belgien bekommt man künftig ganze 135 € anstatt im Vorjahr 100 € pro Nacht. Eine Tabelle mit den zugehörigen Pauschbeträgen für Übernachtungskosten für alle Länder und Städte, wie sie kürzlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht wurde, erhalten Sie hier:

Übernachtungspauschale Ausland 2013 Tabelle

Übernachtungskosten richtig von der Steuer absetzen

Übernachtungskosten, die auf Geschäftsreisen anfallen, können vom Arbeitgeber entweder in nachgewiesener Höhe mit einer Hotelrechnung oder in Höhe der gesetzlichen Übernachtungspauschalen erstattet werden. Sofern der Arbeitgeber Übernachtungskosten über die Pauschalbeträge erstattet, ist diese Erstattung seit 2007 nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Der Arbeitgeber ist auch rechtlich nicht verpflichtet Reisekosten, wie z.B. Übernachtungskosten, die auf Geschäftsreisen entstehen, zu erstatten. Zahlt der Arbeitgeber keine Übernachtungskosten, kann der Arbeitnehmer diese nur in nachgewiesener Höhe (Hotelrechnung) als Werbungskosten geltend machen, nicht jedoch die Übernachtungspauschale. Nach neuestem BFH-Urteil können Übernachtungskosten dem Finanzamt ggf. auch mit einer Schätzung glaubhaft gemacht werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass Übernachtungskosten grundsätzlich nur dann anfallen dürfen, wenn weder der Arbeitnehmer selbst noch die Firma oder Dritte eine verbilligte oder kostenlose Unterkunft zur Verfügung stellen können. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die Übernachtungspauschale nur gezahlt werden kann, wenn auch wirklich Kosten entstanden sind, bzw. diese z.B. mittels einer Schätzung glaubhaft gemacht werden konnten.

Wichtiges für die Steuererklärung im Überblick:

  • Arbeitgeber kann Übernachtungspauschale nicht als Betriebsausgabe abziehen
  • Arbeitnehmer kann Übernachtungspauschale nicht als Werbungskosten abziehen
  • Arbeitgeber können Übernachtungskosten mit Nachweis (Hotelrechnung) bei Erstattung an den Arbeitnehmer von der Steuer absetzen
  • Arbeitnehmer können Übernachtungskosten mit Nachweis (Hotelrechnung) bei fehlender Erstattung vom Arbeitgeber von der Steuer absetzen
  • Übernachtungskosten können ggf. geschätzt werden und von der Steuer abgezogen werden

Mahlzeiten gehören nicht zu den Übernachtungskosten

Da Geschäftsreisende schon ab 8h Abwesenheit den Verpflegungsmehraufwand bei ihrem Arbeitgeber oder in ihrer Steuererklärung geltend machen können, werden die Kosten für Mahlzeiten auf Geschäftsreisen nicht steuerfrei ersetzt. Es sei denn, es liegt eine Bewirtung vor, die als Geschäftsessen abgerechnet werden kann. Diese kann dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden. Bei zusätzlicher kostenfreier Gewährung von Mahlzeiten auf Geschäftsreisen, erwächst dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, der in Höhe der jeweiligen Sachbezugswerte versteuert werden muss. Wie Sie kostenfrei gewährte Mahlzeiten zum Vorteil für Arbeitnehmer  zu den aktuellen Sachbezugswerten in 2013 steuerlich berücksichtigen, erfahren Sie hier.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

Die besten Insider Tipps für Spesen und Reisekosten!

Unsere besten Tricks für Spesen und Geschäftsreisen finden sich nur in unserem Newsletter. Mehrere tausend Leser profitieren schon davon. Tragen Sie sich kostenlos ein. Natürlich können Sie sich jederzeit wieder vom Newsletter austragen:
* = Benötigte Eingabe

18 thoughts on “Übernachtungspauschale auf Dienstreisen – alles was Sie 2013 wissen müssen

  1. Thorsten Meyer
    11. Februar 2013 at 18:47

    Guten Abend,

    folgende Frage,
    Ist es rechtlich notwendig dem Arbeitgeber einen Nachweis zu erbringen.
    (Mietvertrag etc.)wenn man bei Auslandsreisen die Übernachtungspauschalen angibt.

    Werden Übernachtungspauschalen und Verpflegungsaufwand beide vom Arbeitgeber erstattet?
    wenn es sich um eine Auslandsreise und um denselben Reisetermin handelt?

    Thorsten Meyer

    1. Henriette
      12. Februar 2013 at 13:54

      Hallo,
      da die Übernachtungspauschale formell nur erstattet werden kann, wenn nachweislich tatsächlich Kosten entstanden sind, kann Ihr Arbeitgeber diesen von Ihnen verlangen. Der Arbeitgeber kann Ihnen die Reisekostenpauschalen für Übernachtung und Verpflegung einer Geschäftsreise desselben Reisetermins erstatten. Er ist aber rechtlich nicht dazu verpflichtet.

  2. Chris
    5. November 2013 at 11:58

    Hallo,
    folgender Sachverhalt. Ich habe einen Home-Office Vertrag und darf entsprechend regelmäßig in Zentrale meines Unternehmens. Die anfallenden Kosten (Hotelkosten) übernimmt mein Arbeitgeber. Die „Übernachtungspauschalen“ zahlt er jedoch nicht! Habe ich die Möglichkeit in irgendeiner Art und Weise zu einer Erstattung über das FA zu kommen???

    VG
    CM

    1. Henriette
      5. November 2013 at 13:25

      Hallo,
      die Übernachtungspauschale können Steuerzahler leider nicht als Werbungskosten geltend machen. Nur die tatsächlichen per Rechnung nachgewiesenen Übernachtungskosten lassen sich per Werbungskostenabzug geltend machen. Da diese aber der Arbeitgeber erstattet geht das leider auch nicht.
      Wenn der Arbeitgeber die Fahrtkosten zur Zentrale nicht trägt, können Sie diese entweder über die tatsächlichen Kosten oder die Entfernungspauschale geltend machen.
      Beste Grüße

  3. jens
    28. Dezember 2013 at 19:18

    Hallo,

    nochmal zu dem Übernachtungspauschalen. Habe ich einen Rechtsanspruch darauf? Mein Arbeitgeber zahl mir seit einigen Monaten nur noch die tatsächlich entstandenen Kosten obwohl ich die Hotelrechnung einreiche und die ÜN Pauschale beantrage.

    1. Henriette
      8. Januar 2014 at 13:56

      Hallo,

      ein Rechtsanspruch auf Erstattung der Übernachtungspauschale besteht nur, wenn dies im Arbeitsvertrag geregelt ist. Andernfalls muss der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale nicht erstatten. Leider können Sie diese auch nicht als Werbungskosten geltend machen. Nur die tatsächlichen Übernachtungskosten können bei Nichterstattung durch den Arbeitgeber steuerlich geltend gemacht werden.

      Beste Grüße

  4. M. Reis
    6. März 2014 at 02:15

    Hallo,

    Mein Arbeitgeber zahlt mir Übernachtungs und Verpflegungspauschale, welche aber niedriger ist als die von der Finanzverwaltung vorgegebene. Kann ich trotzdem in der Steuererklärung die Pauschalen der Finanzverwaltung für die Dauer meines Auslandaufenthaltes absetzen?

    1. Henriette
      7. März 2014 at 14:44

      Sie können die Differenz zwischen dem was der Arbeitgeber den gesetzlichen Pauschalen als Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung absetzen.

  5. Edgar
    15. Mai 2014 at 10:37

    Hallo,

    wenn ich für mehrere Monate im Ausland tätig bin, kann mein Arbeitgeber mir auch über mehrere Monate hinweg die Übernachtungspauschale zahlen oder greift hier genau wie bei den Verpflegungsmehraufwendungen die Dreimonatsfrist?

    VG
    Edgar

    1. Henriette
      19. Mai 2014 at 08:43

      Hallo,

      nein, bei Übernachtungskosten greift keine Dreimonatsfrist. Der Arbeitgeber kann die Übernachtungspauschale im Ausland in der Regel für einen unbeschränkten Zeitraum erstatten. Bei der Erstattung der Übernachtungspauschale im Inland würde ggf. die 48-Monatsfrist greifen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  6. Alex
    3. Juli 2014 at 10:27

    Hallo
    Habe eine Frage. Was ist wenn ich Hotelgebucht habe für 25 euro pro nacht und Auslandpauschale beträgt 80 euro, habe ich dann anschpruch auf deferenz von meinen Chef?

  7. Butze
    11. Dezember 2015 at 11:57

    War 2014 für 7 Wochen in der Schweiz tätig. Mein Arbeitgeber zahlte mir täglich 110 € für Übernachtungen, obwohl ich an den Wochenenden in Deutschland war.
    Einen Teil der Zeit wohnte ich mit Belegen viel günstiger in der Schweiz und auch 2 Wochen in Bad Säckingen (Deutschland) mit Belegen.
    Wie und was muß ich in der Steuererklärung angeben und nachweisen ??
    Freue mich auf eine verbindliche Antwort, da ich m.E. viel Widersprüchliches gefunden habe.

    1. Henriette
      11. Dezember 2015 at 12:49

      Wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber die Übernachtungspauschale ausgezahlt hat, dann wird das in der Steuererklärung in der Regel angeführt. Konkrete Belege für tatsächliche Übernachtungskosten sind nicht erforderlich.

      Bitte beachten Sie, dass alle hier gegebenen Hinweise und Tipps weder rechtlich verbindlich sind, noch eine Gewähr übernommen wird.

      Viele Grüße
      Spesen-Ratgeber

      1. Butze
        13. Dezember 2015 at 11:01

        Werte Henriette ! Vielen Dank für die rasche Antwort, doch viel anfangen kann ich damit nicht. Muß oder kann ich die hohen Übernachtungspauschalen von rd. 5000 € für die Schweiz angeben oder muß ich die mit den tatsächlich weitaus geringeren Kosten verrechnen ?? Auf der Lohnsteuerbescheinigung stehen nur die Fahrtkosten zur Arbeitsstelle und Verpflegungsmehraufwendungen. Helfen Sie mir bitte weiter.

        1. Henriette
          14. Dezember 2015 at 07:09

          Hallo,

          wenn der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale erstattet hat, müssen Sie nichts versteuern also auch nichts angeben. Sie dürfen dann natürlich keine weiteren Übernachtungskosten als Werbungkosten geltend machen. Beachten Sie, dass die Übernachtungspauschale grundsätzlichnich nicht steuerlich geltend gemacht werden kann.

          Viele Grüße
          (Angaben ohne Gewähr)

  8. Ivonne
    31. Januar 2016 at 01:17

    Hallo,

    mein Arbeitgeber zahlt bei Dienstreisen die Übernachtungspauschale in Höhe von € 20,0 gemäß Betriebsvereinbarung aus. Darf ich für die Dienstreise bzw. Fahrten im Rahmen der Steuererklärung die gependelten Kilometer (einfach 90 km) ansetzen, obwohl mir die Übernachtungspauschale ausbezahlt wurde und ich daheim übernachtet habe?

    Vielen Dank im Voraus

    1. Henriette
      1. Februar 2016 at 09:36

      Hallo,

      unabhängig davon ob Ihr Arbeitgeber die Übernachtungspauschale erstattet hat, können Sie Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschale oder auch tatsächliche Kosten für Dienstreisen geltend machen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

      1. Ivonne
        1. Februar 2016 at 15:25

        Viel Dank für die rasche Antwort.

        Ich frage deshalb, weil mir der Finanzbeamte die angesetzten Kilometer moniert hat. Seiner Auffassung nach kann man die gependelten KM nicht ansetzen, wenn eine Übernachtungspauschale ausbezahlt wurde. Begründung: Weil ich daheim übernachtet habe (mir sind keine Übernachtungskosten entstanden). Die ausbezahlte steuerfreie Übernachtungspauschale müsste jetzt seiner Meinung nach versteuert werden.

        Vielen Dank für Ihre Erläuterung

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.