Rechnungen aus dem Ausland korrekt absetzen – Tipps zum Vorsteuervergütungsverfahren

Rechnungen und Quittungen, für Waren und Dienstleistungen, die Unternehmer zum Erhalt ihrer geschäftlichen Tätigkeit im Ausland zahlen, können grundsätzlich steuerlich geltend gemacht werden. Haben Sie bspw. auf Geschäftsreise im Ausland getankt, können Sie die Tankquittung inkl. der im Ausland gezahlen MwSt. als Betriebsausgabe absetzen. Aber können Sie auch die im Ausland gezahlte MwSt. in Deutschland im Rahmen der Umsatzsteuer Voranmeldung geltend machen? Diese Frage stellen sich viele Unternehmer. Ob und unter welchen Voraussetzungen Sie die im Ausland gezahlte MwSt. wieder bekommen und wertvolle Tipps zum Vorsteuervergütungsverfahren, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Rechnungen aus dem Ausland absetzen

© Alexander Klaus / PIXELIO

Betriebsausgabe ja – Vorsteuer nein. Ausgaben, die der Unternehmer im Ausland tätigt sind Betriebsausgaben, wenn sie ausschließlich dem Erhalt des Geschäftes dienen. Dazu zählen Hotelrechnungen, Tankquittungen oder auch z.B. Rechnungen für Materialkäufe. Diese Rechnungen aus dem Ausland werden bei der Steuererklärung als Betriebsausgaben angegeben und vermindern den zu versteuernden Gewinn um die Rechnungssumme inklusive der Umsatzsteuer. Auch wenn Unternehmer die im Ausland gezahlten Rechnungen für Waren und Dienstleistungen als Betriebsausgabe verbuchen können, bedeutet dies nicht automatisch, dass die Umsatzsteuererstattung bzw. der Vorsteuerabzug in Deutschland möglich ist. Das Gegenteil ist der Fall.

Rechnungen aus dem Ausland, welche eine ausländische Umsatzsteuer enthalten, können in Deutschland nicht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung als sogenannte Vorsteuer geltend gemacht werden. Da der Unternehmer für die ausländischen Rechnungsbeträge in Deutschland keine Umsatzsteuer oder MwSt. (Umsatzsteuer = MwSt.) entrichtet hat, kann er sich diese in Deutschland auch nicht wieder holen. Dieses Prinzip ist eindeutig. Komplizierter wird es, wenn sich der Unternehmer die Vorsteuer im Ausland erstatten lassen will. Denn für den Unternehmer besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die ausländische Umsatzsteuer von dem entsprechenden Land erstattet zu bekommen. Dafür müssen jedoch einige Grundvoraussetzung erfüllt sein und der Unternehmer muss nach einem vorgeschriebenen Verfahren, dem sogenannten Umsatzsteuervergütungsverfahren (oder auch Vorsteuervergütungsverfahren) für Länder der Europäischen Union (EU) oder Länder außerhalb der EU, vorgehen.

Voraussetzungen für die Vorsteuervergütung im Ausland

1. Das Unternehmen ist in Deutschland umsatzsteuerpflichtig und verfügt über eine Unternehmensbescheinigung wie in diesem Muster.
2. Die Ausgaben bzw. Rechnungen, für die Umsatzsteuererstattung beantragt werden soll, müssen mit der unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen.
3. Das Unternehmen darf im betreffenden Land und Zeitraum, in den die Vergütung fällt, keine oder nur bestimmte steuerfreie Umsätze ausgeführt haben und dort nicht ansässig sein (Quelle: IHK Frankfurt am Main).

Welche Posten werden in der Regel akzeptiert?

• Reisekosten
• Hotelkosten
• Fahrtkosten
• Bewirtung von ausländischen Geschäftspartnern
• Materialbeschaffungskosten

Tipps zum Vorsteuervergütungsverfahren – Vergütungswege

Um sich die Vorsteuer aus dem Ausland erstatten zu lassen, kommen mehrere Wege in Betracht. Für die Umsatzsteuererstattung in EU-Ländern gibt es seit 2010 ein elektronisches Antragsverfahren, das über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) läuft. Anträge, die über das elektronische Antragsverfahren abgewickelt werden, müssen bis jeweils zum 30. September des auf den Veranlagungszeitraum folgenden Jahres eingegangen sein. Es besteht eine Geringfügigkeitsgrenze, die bei 50 Euro pro Jahr liegt. In Ländern außerhalb der EU muss der Antrag bei den ansässigen Steuerbehörden gestellt werden. Es ist ebenfalls möglich, den Antrag auf Umsatzsteuererstattung über die deutschen Außenhandelskammern stellen zu lassen oder deutsche Steuerberatungskanzleien, die sich auf das Vorsteuervergütungsverfahren spezialisiert haben, in Anspruch zu nehmen. In den beiden letzteren Fällen muss mit Kosten gerechnet werden.

Es stehen somit die folgenden Vergütungswege zu Verfügung:

• Direkt beim Bundeszentralamt für Steuern: Gilt nur für deutschen Unternehmen, die einen Antrag auf Erstattung der Umsatzsteuer in einem EU-Mitgliedsstaat stellen wollen. Hier geht es zum elektronischen Antragsverfahren des BZSt.
• Antragstellung bei der zuständigen Behörde im Ausland: Gilt bei nicht europäischen Drittländern. Das BZSt. stellt hier Länder-Informationen zur Antragstellung zur Verfügung.
• Über die Auslandshandelskammer (AHK): In den AHKs wird deutsch gesprochen und man ist in der Regel mit dem jeweiligen Antragsverfahren der verschiedenen Länder vertraut. Jedoch wird ein zumeist hohes Honorar zwischen 5% und 10% des Vergütungsbetrages fällig.
• Über eine spezialisierte Steuerberatungskanzlei: Es gibt Steuerberatungskanzleien, die sich auf die Umsatzsteuervergütung deutscher Unternehmen im Ausland spezialisiert haben. Es ist allerdings ebenfalls mit Kosten für die Vermittlung zu rechnen. Informationen gibt die örtliche Steuerberaterkammer.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.