Verpflegungsmehraufwand ab 2014 – Alle Neuerungen auf einen Blick

Seit der Umsetzung der Reisekostenreform in 2014 haben sich tiefgreifende Änderungen speziell bei der Erstattung von Spesen bzw. Verpflegungsmehraufwand ergeben. Zum einen wurden ab 2014 neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand für Geschäftsreisen im Inland sowie im Ausland festgelegt, zum Anderen wurden neue Regelungen zur Kürzung des Verpflegungsmehraufwandes bei Erhalt von kostenfreien Mahlzeiten eingeführt. Als dritte und letzte Neuerung wollen wir in diesem Artikel die geltenden Regelungen zur Dreimonatsfrist und der Erstattung von Verpflegungsmehraufwand darlegen, die ab 2014 gelten. Der folgende Artikel gliedert sich somit wie folgt:

1. Verpflegungsmehraufwand 2014 – neue Pauschalen im Inland und Ausland
2. Neue Regelungen zur Kürzung von Verpflegungsmehraufwand ab 2014
3. Neues zur Dreimonatsfrist und Verpflegungsmehraufwand ab 2014

1. Verpflegungsmehraufwand 2014 – neue Pauschalen im Inland und Ausland

Seit der Reisekostenreform 2014 gilt ein zweistufiges System, nach dem sich der Erstattungsbetrag von Verpflegungsmehraufwand errechnet. Schon ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kann dem Geschäftsreisenden eine Verpflegungspauschale von 12 € erstattet werden (vorher waren es nur 6 €.) Bei einer Abwesenheit ab 24 Stunden kann weiterhin die Pauschale von 24 € steuerfrei erstattet oder bei der Steuererklärung vom Reisenden als Werbungskosten geltend gemacht werden. Eine weitere Neuerung betrifft die An- und Abreisetage bei Geschäftsreisen im Inland. Für diese können ab sofort jeweils 12 € geltend gemacht werden.

Neue Spesen-Tabelle 2014
© Spesen-Ratgeber

Auch für Auslandsreisen gibt es nur noch zwei Pauschalen, jeweils

• ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit bzw.
• ab 24 Stunden Abwesenheitsdauer.

Es gilt weiterhin jeweils die Pauschale des Landes, das Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreicht haben. An- und Abreisetage werden mit der Auslandspauschale ab 8 Stunden Abwesenheit bewertet. Ob es sich um einen An- oder Abreisetag handelt, bestimmt sich danach, ob unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise übernachtet wurde. Die Tabelle der aktuellen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand im Ausland finden Sie unter folgendem Link:

Verpflegungsmehraufwand: Übernachtungspauschale Ausland 2014 Tabelle

Ein anschauliches Rechenbeispiel zeigt, wie Sie den Verpflegungsmehraufwand auf Auslandsreisen ab 2014 berechnen müssen. Hier können Sie die Beispielberechnung für Verpflegungsmehraufwand im Ausland ansehen.

2. Neue Regelungen zur Kürzung von Verpflegungsmehraufwand ab 2014

© Jorma Bork / PIXELIO

Hat der Geschäftsreisende während der Auswärtstätigkeit kostenfreie Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Dritten erhalten, kann der Verpflegungsmehraufwand nicht mehr in voller Höhe steuerfrei ausgezahlt werden, sondern muss gekürzt werden. Seit der Reisekostenreform in 2014 kann der Verpflegungsmehraufwand zudem generell nicht mehr um den Sachbezugswert gekürzt werden. Dazu kommt, dass die Verpflegungspauschale auch dann gekürzt werden muss, wenn der Geschäftsreisende an einem Geschäftsessen teilnimmt, das auf Veranlassung des Arbeitgebers stattfindet und von diesem bezahlt wird. Nur wenn die Einladung zum Geschäftsessen von externen Geschäftspartnern ausgeht und die Rechnung von diesen bezahlt wird, kann die Verpflegungspauschale ungekürzt steuerfrei erstattet werden.

Zusammenfassend lässt sich folgendes sagen: Bei kostenfreier Gestellung von Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit, die über 8 Stunden andauert und im Rahmen derer der Steuerzahler die Verpflegungspauschale geltend machen könnte, muss diese um

• 20% für Frühstück bzw.
• 40% für Mittag- oder Abendessen

der Verpflegungspauschale einer 24-stündigen Abwesenheit gekürzt werden. Die Kürzung um den niedrigen Sachbezugswert ist ab 2014 nicht mehr möglich. Das entspricht bei Geschäftsreisen im Inland einer Kürzung der Verpflegungspauschale um

• 4,80 € für Frühstück und
• 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.

3. Neues zur Dreimonatsfrist und Verpflegungsmehraufwand ab 2014

Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten, im Rahmen derer eine Tätigkeitsstätte an mehr als zwei Tagen pro Woche aufgesucht wird, kann Verpflegungsmehraufwand nur die ersten drei Monate steuerfrei erstattet werden. Nur wenn die Tätigkeit für vier Wochen unterbrochen wird, beginnt die Dreimonatsfrist von neuem (§ 9 Absatz 4a Satz 6, 7 EStG). Ab 2014 ist der Grund der Unterbrechung unerheblich. Das bedeutet, dass auch private Gründe wie Urlaub oder Krankheit zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist führen, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen angedauert hat.

Für Unstimmigkeiten sorgen immer wieder Fälle, in denen im Rahmen der Auswärtstätigkeiten verschiedene Einsatzstellen aufgesucht werden (Einsatzwechseltätigkeit). Hierzu ist zu sagen, dass generell für jede Einsatzstelle eine eigene Dreimonatsfrist beginnt und endet. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Dreimonatsfrist erst dann beginnt, wenn Sie die auswärtige Tätigkeitsstätte an mehr als zwei Tagen (ab zwei Tagen) aufsuchen. Wenn Sie z.B. innerhalb einer Woche auf drei verschiedenen Baustellen arbeiten, an drei Tagen auf Baustelle X, an einem Tag auf Baustelle Y und an einem Tag auf Baustelle Z, dann gilt nur für die Tätigkeit auf Baustelle X die Dreimonatsfrist (weitere Beispiele siehe BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014)

© Lupo / PIXELIO

Nach einer aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzhofes (BFH Urteil vom 28.2.2013, Az: III R 94/10) gilt die Dreimonatsfrist auch dann, wenn ein Geschäftsreisender an zwei bis fünf Tagen bei einem Kunden tätig wird und Aufträge (z.B. Beratungsaufträge) kurzfristig immer wieder neu erteilt werden.

Spezialfall 1: Um es noch komplizierter zu machen hat das Bundesfinanzministerium im Rahmen der Reisekostenreform den Begriff des weiträumigen Tätigkeitsgebietes eingeführt, der in Abgrenzung zur Einsatzwechseltätigkeit die Frage aufwirft, wann die Dreimonatsfrist gilt und wann nicht. Ein sogenanntes weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn die Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten Einrichtung vorgenommen wird. Das ist häufig bei den Berufsgruppen

• Zustellern
• Hafenarbeitern
• Forstarbeitern

der Fall. Für das weiträumige Tätigkeitsgebiet gilt keine Dreimonatsfrist. Arbeitnehmer, die in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet arbeiten, können ab 2014 Verpflegungsmehraufwand auch über die drei Monate hinaus geltend machen.

Spezialfall 2: Gegensätzlich zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet verhält es sich mit der Einsatzwechseltätigkeit, die vorliegt, wenn Arbeitnehmer an mehreren ortsfesten Einrichtungen des Arbeitgebers oder von Dritten tätig werden. Wie z.B. bei

• Außendienstmitarbeitern
• Vertrieblern oder
• Pflegekräften.

Bei einer Einsatzwechseltätigkeit gilt die Dreimonatsfrist in aller Regel.

Um alle Begriffe, die das neue Reisekostenrecht im Zusammenhang mit der Dreimonatsfrist und der Erstattung von Verpflegungsmehraufwand nennt, in einer Übersicht zusammen zu fassen, lässt sich folgendes ab 2014 sagen:

• Auswärtstätigkeit – Dreimonatsfrist gilt
• Einsatzwechseltätigkeit – Dreimonatsfrist gilt
• Doppelte Haushaltsführung – Dreimonatsfrist gilt
• Fahrtätigkeit – Dreimonatsfrist gilt nicht
• Arbeit im weiträumigen Tätigkeitsgebiet – Dreimonatsfrist gilt nicht

Zum Schluss

Wir hoffen, mit der Darlegung über die Neuerungen zum Verpflegungsmehraufwand in 2014 ein wenig Licht ins Dunkel gebracht zu haben. Wenn Fragen offen geblieben sind, zögern Sie nicht diese über die Kommentarfunktion zu stellen. Alle Angaben sind ohne Gewähr.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.