Wochenendarbeit auf Geschäftsreisen – welche Kosten muss der Arbeitgeber erstatten?

Geschäftsreisen dauern oft auch über das Wochenende hinaus an. Entweder wird das Wochenende für die Arbeit genutzt oder aber man hat Freizeit und kann die Wochenenden für private Unternehmungen nutzen. In manchen Fällen wird Wochenendarbeit auf Geschäftsreisen vom Arbeitgeber sogar ausdrücklich angeordnet. Bei der Spesenabrechnung stellt sich die Frage, welche Kosten der Arbeitgeber bei angeordneter Wochenendarbeit erstatten muss und ob der Geschäftsreisende an freien Wochenenden überhaupt mit einer steuerfreien Erstattung von Spesen rechnen kann? Der folgende Artikel beschäftigt sich mit den rechtlichen Bestimmungen zur Wochenendarbeit generell und den oben erwähnten Fragen zur Erstattung von Reisekosten.

Artikel Gliederung:

  1. Rechtliche Bestimmungen zur Wochenendarbeit
  2. Wochenendarbeit auf Geschäftsreisen – Erstattung von Reisekosten
  3. Erstattung von Reisekosten auch an freien Wochenenden?

Rechtliche Bestimmungen zur Wochenendarbeit

recht reisekostenreformDie Gesetzlichen Regelungen zur Wochenendarbeit finden sich im allgemeinen Arbeitszeitgesetz. Wochenendarbeit kann grundsätzlich vom Arbeitgeber angeordnet werden, sofern sie nicht vertraglich ausdrücklich ausgeschlossen ist. Samstage gehören zu den gesetzlichen Werktagen, an denen ein Arbeitnehmer grundsätzlich beschäftigt werden kann. An Sonn- und Feiertagen können Arbeitnehmer zwischen 0:00 und 24:00 Uhr in der Regel nicht beschäftigt werden. Allerdings gelten für bestimmte Berufsgruppen Ausnahmen. In §10 ArbZG ist geregelt, unter welchen Voraussetzungen man für die Arbeit an Sonntagen verpflichtet werden kann. Für jeden Sonntag, an dem gearbeitet wird, muss ein Ausgleichstag gewährt werden, zudem müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr frei sein (vgl.: §11 ArbZG).

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer einen Zuschlag für die Arbeit an Sonn- und Feiertagen zahlen, der steuerfrei bleibt, sofern der Stundenlohn 50% des normalen Stundenlohns nicht überschreitet und nicht über 50€ liegt. Von der Sozialversicherung befreit bleibt der Zuschlag, wenn der Zuschlag einen Stundenlohn von 25€ nicht überschreitet. 

Wenn der Arbeitsvertrag nichts Gegenteiliges vorschreibt, kann der Arbeitgeber seine Angestellten auch auf Dienstreisen für die Arbeit am Samstag verpflichten. Die Sonntage können unter Umständen ebenfalls für die Arbeit auf Geschäftsreisen genutzt werden. Geschäftsreisende, die zur Mehrarbeit am Wochenende verpflichtet werden, fragen sich häufiger, ob der Arbeitgeber angefallene Fahrtkosten und allgemeine Reisekosten, wie den Verpflegungsmehraufwand erstatten muss. Lesen Sie dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Wochenendarbeit auf Geschäftsreisen – Erstattung von Reisekosten

Wie im oberen Abschnitt deutlich geworden ist, kann der Arbeitgeber grundsätzlich Wochenendarbeit anordnen, sowohl an Samstagen wie auch unter bestimmten Voraussetzungen an Sonn- und Feiertagen. Er ist dabei rechtlich nicht verpflichtet, die Arbeit über den normalen Lohn hinausgehend zu vergüten oder Zuschläge zu zahlen. Der Arbeitnehmer kann sich nur auf Extrazahlungen berufen, wenn diese im Arbeitsvertrag zugesichert wurden. Nur wenn nachts gearbeitet werden muss, hat der Arbeitgeber einen Zuschlag zu zahlen (§6 ArbZG). Selbiges gilt auf Geschäftsreisen.

Der Arbeitgeber kann Reisekosten steuerfrei erstatten, ist dazu rechtlich aber nicht verpflichtet, es sei denn der Arbeitsvertrag sieht dieses explizit vor. Der Arbeitgeber muss auch bei angeordneter Wochenendarbeit keine Reisekosten bzw. Fahrtkosten tragen, wenn vertraglich dahingehend nichts festgelegt wurde. Zahlt der Arbeitgeber nicht, bleibt dem Arbeitnehmer nur die Möglichkeit, Reisekosten, wie z.B. Fahrtkosten und die Verpflegungspauschale bei der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. Eine andere interessante Frage ist, ob Reisekosten auch übers Wochenende erstattet werden können, wenn der Geschäftsreisende am Samstag und Sonntag nicht gearbeitet hat und die Zeit für sein privates Vergnügen hatte. Muss dann eine Splittung der Geschäftsreise in privat und geschäftlich erfolgen oder können Reisekosten komplett steuerfrei erstattet werden?

Reisekosten steuerfrei auch an freien Wochenenden?

Wenn die Geschäftsreise übers Wochenende dauert, ohne dass gearbeitet wird, stellt sich die Frage, ob Reisekosten und Pauschalen trotzdem steuerfrei an den Arbeitnehmer erstattet werden können. Wenn die Reise rein beruflich veranlasst ist und das Wochenende für private Unternehmungen genutzt wird, steht der steuerfreien Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber bzw. dem Werbungskostenabzug in der Regel nichts im Weg (vgl. MSG Treuhand GmbH Steuerberatungsgesellschaft: „Reisekosten“). Reisekosten, wie Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, etc. können also auch an Wochenenden steuerfrei erstattet werden, ohne dass man eine Aufteilung der Reise in beruflich und privat vornehmen muss.

Zusammenfassung

Bei Dienstreisen, die über das Wochenende andauern kann der Arbeitgeber Reisekosten und Zuschläge steuerfrei bzw. steuervergünstigt erstatten. Diese Regelung gilt unabhägig davon, ob tatsächlich gearbeitet wurde oder nicht. Eine rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers besteht aber nur, wenn diese im Arbeitsvertrag festgeschrieben ist.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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