Es muss nicht immer die Gehaltserhöhung sein. Arbeitgeber lassen ihren Mitarbeitern auch gerne Sachleistungen zukommen, um ihre Motivation zu steigern oder sie an das Unternehmen zu binden. Zu den bekanntesten Sachleistungen oder Sachbezügen zählen zum Beispiel der Firmenwagen oder das Firmenhandy aber auch Zuschüsse zu Mahlzeiten fallen darunter. Leider sind diese Sachleistungen nicht von der Lohnsteuer befreit, sondern werden dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet. In der Vergangenheit war nicht eindeutig geklärt, wie Zuschüsse zu Mahlzeiten bewertet und versteuert werden und welche Voraussetzungen gegeben sein müssen. Zu dieser Frage hat das Bundesfinanzministerium jetzt in einem aktuellen Schreiben Stellung genommen.
Erfahren Sie hier, wie Sie den Zuschuss des Arbeitgebers zu Mahlzeiten zu Ihrem Vorteil versteuern und was gilt, wenn der Essenszuschuss auf Geschäftsreisen oder in Form einer Essensmarke gewährt wird.
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Sachbezugswert für Zuschüsse zu Mahlzeiten
Im Allgemeinen gilt Folgendes: Wenn der Arbeitgeber Zuschüsse für Mahlzeiten des Arbeitnehmers gewährt, werden diese nicht mit ihrem tatsächlichen Wert, sondern mit dem sogenannten Sachbezugswert bewertet. Den amtlichen Sachbezugswert für Mahlzeiten muss der Arbeitnehmer dann als geldwerten Vorteil versteuern. Der Sachbezugswert für Mahlzeiten von aktuell
- 1,67 Euro für ein Frühstück und
- 3,10 Euro für ein Mittagessen
ist meist viel geringer als der tatsächliche Wert der Mahlzeit. Hierbei ist zu beachten, dass der Essenszuschuss in Form einer Essensmarke, eines Restaurantschecks, Essensgutscheines oder als Geldleistung erfolgen kann. In allen Fällen kann der Sachbezugswert angesetzt werden. Jedoch gibt es aktuell bestimmte Voraussetzungen zu beachten. Welche das sind, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Voraussetzungen
Das Bundesfinanzministerium hat in einem aktuellen Schreiben die Grundvoraussetzungen aufgelistet, die Sie beachten sollten, damit der Zuschuss zu Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert bewertet werden kann.
Diese sind:
- Der Arbeitnehmer muss tatsächlich eine Mahlzeit erwerben.
- Der Arbeitnehmer darf pro Arbeitstag nur einen Zuschuss beanspruchen.
- Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen,
- Der Zuschuss darf den tatsächlichen Wert der Speise nicht übersteigen.
- Der Zuschuss darf nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden, die auf Geschäftsreisen Verpflegungsmehraufwand geltend machen können.
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, muss der Zuschuss in voller Höhe dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet werden. Der Arbeitgeber steht hier in der Pflicht nachzuweisen, dass die oben genannten Voraussetzungen erfüllt wurden. Das bedeutet in der Praxis, dass er alle Bewirtungsbelege und sonstige Abrechnungen zum Lohnkonto aufbewahren muss.
Hinweis: Bei Essensmarken und Restaurantschecks gilt seit 2015 eine abweichende Regelung im Zusammenhang mit dem Verpflegungsmehraufwand. Mahlzeiten, die nach Einlösung eines Wertgutscheines eingenommen wurden, können auch dann mit dem Sachbezugswert bewertet werden, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann. Auch über die Dreimonatsfrist hinaus. Dies wurde im BMF-Schreiben vom 05. Januar 2015 festgelegt. Die Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchstabe d gilt nicht mehr.
Was bedeutet das für Geschäftsreisende?
Auf Geschäftsreisen gewährte Essenszuschüsse können nicht mit dem Sachbezugswert bewertet werden, wenn der Reisende Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann. Dies ist der Fall, solange die Geschäftsreise weniger als drei Monate andauert und die kritische Dreimonatsfrist noch nicht abgelaufen ist. Ab dem Tag des Überschreitens der Dreimonatsfrist können Zuschüsse zu Mahlzeiten aber wieder in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes bewertet werden.
Erhält der Geschäftsreisende aber eine Essensmarke oder im weitesten Sinne einen Wertgutschein für Mahlzeiten, so kann der niedrige Sachbezugswert auch dann angesetzt werden, wenn der Geschäftsreisende innerhalb der Dreimonatsfrist Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann.
Tipp zum Schluss
Wenn Ihnen der Arbeitgeber einen Zuschuss zu Mahlzeiten anbietet, fragen Sie, ob Sie diesen in Form eines Restaurantschecks oder einer Essensmarke bekommen können, da in diesem Fall immer der Sachbezugswert angesetzt werden kann und Ihre Steuerlast sinkt. Andernfalls müssen Sie eventuell den gewährten Zuschuss in voller Höhe versteuern.
Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.