Top 5 Spesen-Tipps

Bei Geschäftsreisen fallen viele Kosten an, die zum Teil auch das private Einkommen des Reisenden belasten. Zum Beispiel, wenn die Ausgaben für Verpflegung über den Pauschalen des erstatteten Verpflegungsmehraufwands liegen. Für jeden Arbeitnehmer oder Selbständigen sollte somit Ziel sein, sein eigenes Budget zu schonen und sich alle Kosten vom Arbeitgeber oder von den Steuerbehörden mittels optimaler Steuererklärung zurückzuholen. Hier haben wir die besten fünf Tipps zusammengestellt, die Sie bei Ihrer Geschäftsreise beachten sollten.

Tipp 1: Reiseroute geschickt wählen.

Foto: photoraidz / FreeDigitalPhotos.net

Foto: photoraidz / FreeDigitalPhotos.net

Bei Geschäftsreisen mit mehreren Destinationen an einem Tag, für die unterschiedlich hohe Spesensätze für Verpflegung gelten, sollte der Zielort, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr erreicht, der Ort sein, für den die höheren Tagespauschalen gelten. Diese gelten nämlich für die gesamte Reisezeit an diesem Tag.

Ein anschauliches Beispiel:

Am 26.04. reist Person X um 21 Uhr nach einem Meeting von Paris nach London. Die Spesensätze von London (62€/ 24 Std.) sind höher als die von Paris (58€/ 24 Std.). Da der Geschäftsreisende vor 24 Uhr in London ankommt, werden ihm für den 26.04. die höheren Spesensätze von London erstattet, obwohl er den ganzen Tag in Paris verbracht hat.

Tipp 2: Mit Firmentarifen bei Hotels sparen.

Sparen bei Hotelbuchungen im Online-Club für Geschäftsreisende. Foto: profitrip

Viele Geschäftsreisende buchen ihre Hotelaufenthalte über Buchungsportale wie HRS oder Hotel.de. Allerdings bekommt man dort nur die allgemein verfügbaren Standardpreise. Deutlich günstiger (z.T. 30-40%) und unter Geschäftsreisenden hoch nachgefragt sind Firmentarife in Hotels. Der Online-Club für Geschäftsreisende ermöglicht das Buchen von Hotels wie z.B. Hilton, Mercure, Radisson, Marriott und vielen unabhängigen Hotels zu Firmentarifen. Um von den attraktiven Rabatten profitieren zu können, ist eine Registrierung nötig, die völlig kostenfrei ist.

Tipp 3: Hotelrechnung optimal ausstellen lassen.

Hotelrechnung zu Ihrem Vorteil ausstellen lassen und einreichen. Foto: Microsoft

Geschäftsreisende, die in Hotels übernachten und Frühstück oder andere Mahlzeiten einnehmen, müssen bei der Spesenabrechnung beachten, dass nur die reinen Übernachtungskosten, nicht aber die Kosten für Mahlzeiten in voller Höhe steuerfrei erstattet werden können. Wenn das Frühstück einzeln auf der Hotelrechnung ausgewiesen ist, kann der Erstattungsbetrag niedriger ausfallen. Vorteilhaft für den Arbeitnehmer ist, wenn das Frühstück entweder als Pauschalbetrag für Übernachtung mit Frühstück oder als Nebenleistung nicht einzeln, sondern in einem Sammelposten, auch Business Package genannt, aufgeführt wird. In diesem Fall werden nur 4,80 € für das Frühstück abgezogen, auch wenn es eigentlich teurer war. Der Rest der Kosten kann in voller Höhe steuerfrei erstattet werden.

Tipp 4: Trinkgelder konsequent abrechnen.

Trinkgeld auf der Rechnung vermerken oder Eigenbeleg erstellen. Foto: Microsoft

Trinkgelder, die auf Geschäftsreisen z.B. an den Room-Service im Hotel, im Restaurant oder an den Taxifahrer gezahlt werden, können steuerfrei erstattet werden. Hierzu ist grundsätzlich erforderlich, dass der Empfänger die Zahlung quittiert, was jedoch in der Praxis selten der Fall ist. Man hat jedoch auch die Möglichkeit, die Trinkgelder über einen Eigenbeleg im Nachhinein nachzuweisen. An den Eigenbeleg werden einige Anforderungen gestellt, die jedoch einfach zu erfüllen sind.

Tipp 5: Verpflegungsmehraufwand trotz Geschäftsessen voll geltend machen. 

Rainer Sturm2_pixelioBei Geschäftsessen kommt es seit der Reisekostenreform darauf an, wer eingeladen hat. Erfolgte die Einladung durch den Arbeitgeber, muss die Verpflegungspauschale, die der Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise geltend machen kann, gekürzt werden. Lädt hingegen der Geschäftspartner oder ein anderes Unternehmen ein, kann der Arbeitnehmer die volle Pauschale für Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Mehr Details zum Thema, hier.

22 thoughts on “Top 5 Spesen-Tipps

  1. Donata
    24. Oktober 2012 at 18:53

    Kürzungen bei Bewirtung, Geschäftsreise nach Schweden
    Hallo,
    ich hätte gerne einen Tipp zu folgendem Sachverhalt:
    1. Tag v. 13.00 – 24.00 Uhr (24€ Verpflegungsp.)
    2. Tag v. 24.00 – 23.45 Uhr (48€ Verpflegungsp.)

    1.Tag: Kunden z. Abendessen eingeladen. Wir müssen, wenn wir selbst mitgegessen haben, kürzen. Das hieße in diesem Fall (40 % v. 24-Stundensatz = 28,80€) – das ist ja dann mehr als der MA überhaupt bekommt. Am zweiten Tag wurden die Kunden in ihrer eigenen Kantine durch unsere MA eingeladen. Das Essen kostete umgerechnet 60 € (für 6 Personen). Wenn ich auch hier wieder kürze sind das bei einem MA (es reisten drei) schon 28,80. Ist das richtig so? Welche Lösungen gäbe es noch? Vielen Dank im Voraus

    1. Henriette
      25. Oktober 2012 at 13:50

      Hallo,
      Sie können auch um den Sachbezugswert für Mahlzeiten kürzen. Der liegt bei 2,87€ für ein Abendessen und ist damit weitaus geringer als die von Ihnen veranschlagten 40%. Da bliebe für den Mitarbeiter noch etwas mehr übrig. Die Sachbezugswerte, die in Deutschland gelten, sind auch für Auslandsreisen anzuwenden. Lesen Sie hier alles Wichtige über Sachbezugswerte.
      Viele Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

    2. Oliver
      22. Dezember 2015 at 17:00

      Guten Abend,

      berufsbedingt wurde ich für 5 Monate von meinem Arbeitgeber im Ausland eingesetzt. Die Unterkunft wurde gestellt. Angenommen ich setze eine Verpflegungsmehraufwand Pauschale für diesen Zeitraum an, muss ich damit rechnen, Sonderabgaben für meine gestellte Unterkunft zu machen?

      Vielen Dank,
      O. Danckers

      1. Henriette
        4. Januar 2016 at 11:16

        Hallo,

        Übernachtungskosten anlässlich von Dienstreisen (Auswärtstätigkeiten) kann der Arbeitgeber in der Regel in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten steuerfrei erstatten. Sie müssen demnach für Ihre Unterkunft keine Sonderausgaben (wie z.B. den Sachbezugswert für Unterkunft) versteuern, wenn Sie Reisekosten, wie Verpflegungsmehraufwand geltend machen wollen. Mein Tipp an dieser Stelle: machen Sie unbedingt Verpflegungsmehraufwand für die ersten drei Monate des Auslandseinsatzes geltend. Die für 2015 geltenden Auslandspauschalen für alle Länder finden Sie hier.

        Viele Grüße
        (Angaben ohne Gewähr)

  2. M. Spitzer
    12. Februar 2013 at 14:50

    Hallo!

    Für folgenden Sachverhalt brauche ich mal Ihren Rat: Unsere Buchhaltung erstattet den Monteuren die Steuer der Hotelrechnungen nicht,
    wenn diese nicht auf die korrekte Firmenadresse ausgestellt ist. Ist das so rechtsmäßig oder nicht? Für einen Rat wäre ich sehr dankbar.
    Gruß
    M Spitzer

    1. Henriette
      14. Februar 2013 at 15:39

      Hallo,

      da das Unternehmen rechtlich nicht zwangsläufig verpflichtet ist Reisekosten wie auch Hotelrechnungen zu erstatten, kann das Unternehmen die Erstattung verweigern. Zur Info: Hotelrechnungen kann das Unternehmen nur als Betriebsausgabe absetzen, wenn es auf die Firmenadresse ausgestellt ist.

  3. Dominic
    16. Mai 2013 at 20:59

    Kann ich trotz Erstattung aller Restaurantkosten (Durch Belege) den Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber auszahlen lassen?

    1. Henriette
      21. Mai 2013 at 07:46

      Hallo,
      wenn es Geschäftsessen waren und ordentliche Bewirtungsbelege vorliegen, dann können Sie zusätzl. Den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Wenn es sich um eine reine Einladung zum Essen vom Chef handelt, dann können Sie nicht den vollen Verpflegungsmehraufwand geltend machen sondern müssen den geltenden Sachbezugswert abziehen.

  4. Patrick
    19. Juni 2013 at 09:48

    Hallo,
    Ich werde oft von meinen ausländischen Geschäftspartnern im Ausland zum Essen eingeladen.
    Auch Hotels werden oft von diesen übernommen.
    Wie rechne ich nun den Verpflegungsmehraufwand korrekt ab?
    Entfällt er komplett für die jeweilige Mahlzeit oder ist der Sachbezugswert abzuziehen?
    Da ich selten bis nie frühstücke und die Hotelrechnung auch nicht einsehe, ist es mir auch ein Rätsel das Frühstück richtig zu bewerten.
    Ist es meine Pflicht dies vom Gastgeber oder Hotel zu erfragen?
    Für eine Antwort wäre ich sehr dankbar…

    1. Henriette
      19. Juni 2013 at 12:47

      Wenn es sich um ein Geschäftsessen handelt, müssen Sie im Allgemeinen nichts vom Verpflegungsmehraufwand abziehen. Zum Nachweis müssten ggf. Bewirtungsbelege aufgeführt werden. Für das Frühstück müssen Sie eigentlich nur den Sachbezugswert vom Verpflegungsmehraufwand abziehen, wenn Sie Frühstück eingenommen haben. Wenn Sie Frühstück eingenommen haben bzw. wenn auf der Hotelrechnung Frühstück entweger einzeln oder im Business Package aufgeführt ist, darf man Ihnen diese Kosten in der Regel nicht steuerfrei erstatten.

      1. Patrick
        20. Juni 2013 at 09:16

        Danke für die schnelle Antwort.

        Wie ist denn ein Geschäftsessen definiert? Ich denke wenn zwischen beiden Parteien eine Geschäftsbeziehung besteht und man vornehmlich geschäftliche Themen bespricht wird das ausreichen. Da ich aber am Ende meist nicht die Rechnung zahle, habe ich bislang auch keinen Bewirtungsbeleg dafür erstellt bzw. erstellen können. Meinerseits existiert dann kein Nachweis das ich bei einem Geschäftsessen teilgenommen habe. Mein Gegenüber wird natürlich einen Bewirtungsbeleg erstellen und bei seiner Firma einreichen. Könnten sie das bitte noch mal präzisieren?

        1. Henriette
          21. Juni 2013 at 07:07

          Hallo,
          wie ein Geschäftsessen definiert ist und welche Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg gestellt werden, können Sie hier nachlesen.
          Da die Beweirtungsbelege von Ihrem Geschäftspartner geltend gemacht werden und Sie nur Teilnehmer an dem Geschäftsessen waren, müssen Sie diese in der Regel nicht beim Finanzamt einreichen. Setzen Sie einfach für die Zeit Ihrer Geschäftsreise die Verpflegungspauschale in voller Höhe an.

  5. Gerard
    15. Juli 2013 at 15:22

    Hallo,

    ich bekomme bei einem 2-tätigen Aufenthalt (habe homeoffice) am Firmenstandort keine pauschalen Verpflegungssätze vergütet.

    Meine Frage: Kann ich für den Verpflegungsmehraufwand z.B. das Abendessen im Hotel auf der Firmenrechnung vermerken lassen und habe ich einen Anspruch auf Vergütung ?

    Danke für die schnelle Rückantwort !

    1. Henriette
      16. Juli 2013 at 07:01

      Hallo,
      Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerfreie Pauschale, die bei Auswärtstätigkeiten vom Arbeitgeber erstattet werden kann. Es ist grundsätzlich nicht möglich tatsächliche Kosten per Beleg als Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend zu machen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet zu bekommen. Sie haben die Möglichkeit die Verpflegungspauschale für die Zeit der Abwesenheit steuerlich geltend zu machen.

  6. Sebastian
    15. August 2013 at 11:52

    Hallo zusammen,

    folgender Sachverhalt:
    Ich bekomme nun vom Chef einen Firmenwagen angeboten,
    der Anfahrtsweg beträgt 72 km, beim 30.000€ für den Wagen hätte
    ich bei der 1% Methode und der 15 % Pauschalenversteuerung knapp 500 € einbuze.
    Gibt es eine gute/ bessere Variante (Zweitwohnsitz wird noch geprüft) ??

    Gibt es ein Urteil, dass besagt, dass nicht mehr der vorgegebene Listenverkaufspreis des Autohersteller als Grundlage zählt? Sondern, das Handlungsgeschick des Käufers berücksichtigt wird. Somit der tatsächliche Kaufpreis als Grundlage dient.

    Danke für die Unterstützung

    1. Henriette
      15. August 2013 at 12:11

      Hallo,
      ein derartiges Urteil ist mir nicht bekannt. Aber haben Sie das Verfahren der Kostendeckelung geprüft? Wenn der Firmenwagen geringe laufende Kosten für den Arbeitgeber pro Monat verursacht, dann werden diese geringeren Kosten als Grundlage für Ihren Abzug genommen. Das ist ggf. weniger, als Sie über die 1% Methode versteuern müssen. Dazu wurde erst heute ein neuer Artikel veröffentlicht: „Über 50% Steuerersparnis durch Kostendeckelung bei Firmenwagen“
      Viele Grüße aus der Spesen Ratgeber Redaktion

  7. Jonas
    22. April 2014 at 14:23

    Ist Tipp #5 in 2014 überhaupt noch korrekt? Meiner Meinung nach wäre es aktuell ideal, sich mit anderen Geschäftspartnern abwechselnd gegenseitig zu bewirten um so die Pauschale nicht kürzen zu müssen (zumindest an den Tagen an denen man nicht einlädt).

    1. Henriette
      25. April 2014 at 09:52

      Hallo,

      richtig, der Tipp 5 gilt so nicht mehr bei Geschäftsessen. Nur wenn das Geschäftsessen nicht vom Arbeitgeber veranlasst ist, kann die Verpflegungspauschale ungekürzt ausgezahlt werden. Mehr dazu in diesem Artikel. Auf Ihr Beispiel bezogen, können Sie die Verpflegungspauschale nur ungekürzt geltend machen, wenn der Geschäftspartner Sie einlädt.

      Beste Grüße!
      (Angaben ohne Gewähr)

  8. 19. Juni 2014 at 13:15

    Hallo,

    Ich hätte eine Frage mein Mann fährt jeden Tag 64 km reguläre Arbeitszeit sind 8 stunden.
    Die letzen 3 Monate hat er es aber kaum geschafft vor 18 Uhr wieder zuhause zu sein (Grosse Auftragslage) er fährt täglich um 5 uhr morgends los ist dementsprechend um 6 Uhr auf der Arbeit.In seinem Arbeitsvertrag steht nichts wegen Spesen Abrechnung.
    Gilt trozdem eine Spesen anfrage? also ist es Sinnvoll einfach mal beim Arbeitgeber eine Spesen Anrechnung zu stellen?

    Gruss Andrea

    1. Henriette
      23. Juni 2014 at 09:32

      Nach meinem Verständnis handelt es sich hier eher um Überstunden, nicht um eine Auswärtstätigkeit, im Rahmen derer man Spesen geltend machen könnte.

      Beste Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  9. Bernd Vorpahl
    13. März 2016 at 09:13

    Wohne in Mecklenburg und arbeite in einer Firma in Bayern. Bekomme also 3 Monate Spesen, dann nicht mehr.
    Bin ab und zu für meine Firma auf Montage in anderen ,verschiedenen Orten. Zeitlich sind die Montagen unterschiedlich. ( von 1-4 Wochen ca. ) Frage: Bekomme ich nach der Montage wieder neu 3 Monate Spesen in meiner Firma?

    1. Henriette
      17. März 2016 at 10:37

      Hallo,

      wenn die Montage mind. vier Wochen gedauert hat, dann beginnt die Dreimonatsfrist in der Regel von neuem. Das bedeutet, Sie können erneut drei Monate lang Spesen (Verpflegungsmehraufwand) abrechenen. Übrigens, die Dreimonatsfrist gilt nur für Verpflegungsmehraufwand, alle anderen Spesen, wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten o.ä. können Sie ggf. auch über die drei Monate hinaus geltend machen. Ich nehem an Sie führen zwei Haushalte? Lesen Sie, welche Kosten Sie im Rahmen der doppelten Haushaltsführung geltend machen können.

      Viele Grüße!
      (Angaben ohne Gewähr)

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