Bei Geschäftsreisen fallen viele Kosten an, die zum Teil auch das private Einkommen des Reisenden belasten. Zum Beispiel, wenn die Ausgaben für Verpflegung über den Pauschalen des erstatteten Verpflegungsmehraufwands liegen. Für jeden Arbeitnehmer oder Selbständigen sollte somit Ziel sein, sein eigenes Budget zu schonen und sich alle Kosten vom Arbeitgeber oder von den Steuerbehörden mittels optimaler Steuererklärung zurückzuholen. Hier haben wir die besten fünf Tipps zusammengestellt, die Sie bei Ihrer Geschäftsreise beachten sollten.
Tipp 1: Reiseroute geschickt wählen.
Reiseroute geschickt wählen und höhere Spesen bekommen. Foto: FreeDigitalPhotos
Bei Geschäftsreisen mit mehreren Destinationen an einem Tag, für die unterschiedlich hohe Spesensätze für Verpflegung gelten, sollte der Zielort, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr erreicht, der Ort sein, für den die höheren Tagespauschalen gelten. Diese gelten nämlich für die gesamte Reisezeit an diesem Tag.
Ein anschauliches Beispiel:
Am 26.04. reist Person X um 21 Uhr nach einem Meeting von Paris nach London. Die Spesensätze von London (60€/ 24 Std.) sind höher als die von Paris (48€/ 24 Std.). Da der Geschäftsreisende vor 24 Uhr in London ankommt, werden ihm für den 26.04. die höheren Spesensätze von London erstattet, obwohl er den ganzen Tag in Paris verbracht hat.
Tipp 2: Mit Firmentarifen bei Hotels sparen.
Sparen bei Hotelbuchungen im Online-Club für Geschäftsreisende. Foto: profitrip
Viele Geschäftsreisende buchen ihre Hotelaufenthalte über Buchungsportale wie HRS oder Hotel.de. Allerdings bekommt man dort nur die allgemein verfügbaren Standardpreise. Deutlich günstiger (z.T. 30-40%) und unter Geschäftsreisenden hoch nachgefragt sind Firmentarife in Hotels. Der Online-Club für Geschäftsreisende ermöglicht das Buchen von Hotels wie z.B. Hilton, Mercure, Radisson, Marriott und vielen unabhängigen Hotels zu Firmentarifen. Um von den attraktiven Rabatten profitieren zu können, ist eine Registrierung nötig, die jedoch völlig kostenfrei ist.
Tipp 3: Hotelrechnung optimal ausstellen lassen.
Hotelrechnung zu Ihrem Vorteil ausstellen lassen und einreichen. Foto: Microsoft
Geschäftsreisende übernachten oft in Hotels und nehmen dort auch das Frühstück ein. Die Kosten für das Frühstück gehören zu den Nebenleistungen und können dem Arbeitnehmer nicht komplett lohnsteuerfrei ersetzt werden. Wenn das Frühstück einzeln auf der Rechnung erscheint, zieht der Arbeitgeber den vollen Betrag vom Verpflegungsmehraufwand ab. Vorteilhaft für den Arbeitnehmer ist, wenn das Frühstück als Nebenleistung nicht einzeln, sondern in einem Sammelposten, auch Business Package genannt, aufgeführt wird. In diesem Fall werden nicht die vollen Kosten für das Frühstück abgezogen, sondern nur 4,80 € oder 1,57 € bei Sachbezug. Der Rest der Kosten kann in voller Höhe steuerfrei erstattet werden.
Tipp 4: Trinkgelder konsequent abrechnen.
Trinkgeld auf der Rechnung vermerken oder Eigenbeleg erstellen. Foto: Microsoft
Trinkgelder, die auf Geschäftsreisen z.B. an den Room-Service im Hotel, im Restaurant oder an den Taxifahrer gezahlt werden, können steuerfrei erstattet werden. Hierzu ist grundsätzlich erforderlich, dass der Empfänger die Zahlung quittiert, was jedoch in der Praxis selten der Fall ist. Man hat jedoch auch die Möglichkeit, die Trinkgelder über einen Eigenbeleg im Nachhinein nachzuweisen. An den Eigenbeleg werden einige Anforderungen gestellt, die jedoch einfach zu erfüllen sind.
Tipp 5: Mit Team oder Geschäftspartnern essen gehen.
Geschäftsessens erstatten und Verpflegungsmehraufwandvoll auszahlen lassen. Foto: Microsoft
Anstatt sich auf Geschäftsreisen selbst zu verpflegen und so von der Tagespauschale zu zehren, sollte man mit Kollegen oder Geschäftspartnern Essen gehen und den Restaurantbesuch als Geschäftsessen korrekt abrechnen. Das hat den Vorteil, dass nicht nur das Geschäftsessen voll erstattet, sondern auch der volle Satz für den Verpflegungsmehraufwand ausgezahlt wird. Die persönliche Tagespauschale wird nicht belastet und das eigene Portemonnaie geschont. Für den Arbeitgeber sind sowohl Geschäftsessen als auch Verpflegungsmehraufwand voll als Betriebsausgabe absetzbar.
Kürzungen bei Bewirtung, Geschäftsreise nach Schweden
Hallo,
ich hätte gerne einen Tipp zu folgendem Sachverhalt:
1. Tag v. 13.00 – 24.00 Uhr (24€ Verpflegungsp.)
2. Tag v. 24.00 – 23.45 Uhr (48€ Verpflegungsp.)
1.Tag: Kunden z. Abendessen eingeladen. Wir müssen, wenn wir selbst mitgegessen haben, kürzen. Das hieße in diesem Fall (40 % v. 24-Stundensatz = 28,80€) – das ist ja dann mehr als der MA überhaupt bekommt. Am zweiten Tag wurden die Kunden in ihrer eigenen Kantine durch unsere MA eingeladen. Das Essen kostete umgerechnet 60 € (für 6 Personen). Wenn ich auch hier wieder kürze sind das bei einem MA (es reisten drei) schon 28,80. Ist das richtig so? Welche Lösungen gäbe es noch? Vielen Dank im Voraus
Hallo,
Sie können auch um den Sachbezugswert für Mahlzeiten kürzen. Der liegt bei 2,87€ für ein Abendessen und ist damit weitaus geringer als die von Ihnen veranschlagten 40%. Da bliebe für den Mitarbeiter noch etwas mehr übrig. Die Sachbezugswerte, die in Deutschland gelten, sind auch für Auslandsreisen anzuwenden. Lesen Sie hier alles Wichtige über Sachbezugswerte.
Viele Grüße
Spesen-Ratgeber Redaktion
(Angaben ohne Gewähr)
Hallo!
Für folgenden Sachverhalt brauche ich mal Ihren Rat: Unsere Buchhaltung erstattet den Monteuren die Steuer der Hotelrechnungen nicht,
wenn diese nicht auf die korrekte Firmenadresse ausgestellt ist. Ist das so rechtsmäßig oder nicht? Für einen Rat wäre ich sehr dankbar.
Gruß
M Spitzer
Hallo,
da das Unternehmen rechtlich nicht zwangsläufig verpflichtet ist Reisekosten wie auch Hotelrechnungen zu erstatten, kann das Unternehmen die Erstattung verweigern. Zur Info: Hotelrechnungen kann das Unternehmen nur als Betriebsausgabe absetzen, wenn es auf die Firmenadresse ausgestellt ist.
Kann ich trotz Erstattung aller Restaurantkosten (Durch Belege) den Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber auszahlen lassen?
Hallo,
wenn es Geschäftsessen waren ordentliche Bewirtungsbelege vorliegen, dann können Sie zusätzl. Den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Wenn es sich um eine reine Einladung zum Essen vom Chef handelt, dann können Sie nicht den vollen Verpflegungsmehraufwand geltend machen sondern müssen den geltenden Sachbezugswert abziehen.
Hallo,
Ich werde oft von meinen ausländischen Geschäftspartnern im Ausland zum Essen eingeladen.
Auch Hotels werden oft von diesen übernommen.
Wie rechne ich nun den Verpflegungsmehraufwand korrekt ab?
Entfällt er komplett für die jeweilige Mahlzeit oder ist der Sachbezugswert abzuziehen?
Da ich selten bis nie frühstücke und die Hotelrechnung auch nicht einsehe, ist es mir auch ein Rätsel das Frühstück richtig zu bewerten.
Ist es meine Pflicht dies vom Gastgeber oder Hotel zu erfragen?
Für eine Antwort wäre ich sehr dankbar…
Wenn es sich um ein Geschäftsessen handelt, müssen Sie im Allgemeinen nichts vom Verpflegungsmehraufwand abziehen. Zum Nachweis müssten ggf. Bewirtungsbelege aufgeführt werden. Für das Frühstück müssen Sie eigentlich nur den Sachbezugswert vom Verpflegungsmehraufwand abziehen, wenn Sie Frühstück eingenommen haben. Wenn Sie Frühstück eingenommen haben bzw. wenn auf der Hotelrechnung Frühstück entweger einzeln oder im Business Package aufgeführt ist, darf man Ihnen diese Kosten in der Regel nicht steuerfrei erstatten.