Update Reisekostenreform: Teil 4 – Dreimonatsfrist

Verpflegungspauschalen dürfen in der Regel nur die ersten drei Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber erstattet oder steuerlich berücksichtigt werden. Es gilt eine sogenannte Dreimonatsfrist. Diese Frist kann nur unter bestimmten Voraussetzungen ausgehebelt werden. Zur Frage, wann die Dreimonatsfrist gilt, wenn verschiedene Einsatzstellen aufgesucht werden, hat das Bundesfinanzministerium kürzlich Stellung genommen. In unserem vierten Teil des Updates zur Reisekostenreform erfahren Sie alle Einzelheiten.

Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten Foto: Andreas Hermsdorf

© Andreas Hermsdorf / PIXELIO

Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten am auswärtigen Tätigkeitsort

Wie bisher kann ein Geschäftsreisender, der seinen auswärtigen Tätigkeitsort an mehr als zwei Tagen pro Woche aufsucht, die Verpflegungspauschale nur die ersten drei Monate geltend machen. Es gilt eine sogenannte Dreimonatsfrist. Diese Dreimonatsfrist kann nur durch eine vierwöchige Unterbrechung der auswärtigen Tätigkeit ausgehebelt werden, wobei der Grund der Unterbrechung egal ist. Auch Urlaub oder Krankheit werden in den Zeitraum von vier Wochen eingerechnet.

In dem „Ergänzten BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014“, das wir in unserem ersten Teil des Updates zur Reisekostenreform vorgestellt haben, hat das Bundesfinanzministerium die Frage geklärt, wann bei wechselnden Einsatzorten die Dreimonatsfrist gilt.

Dort heißt es sinngemäß: Werden innerhalb einer Auswärtstätigkeit im Auftrag einer Firma bzw. eines Kunden mehrere Einsatzorte aufgesucht, die innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes bzw. eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes liegen, gilt nur eine Dreimonatsfrist. Werden jedoch einzelne Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden aufgesucht, liegen mehrere Tätigkeitsstätten vor und es gilt für jeden Auftrag eine eigene Dreimonatsfrist. Dies gilt auch dann, wenn die betrieblichen Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander liegen.

Neubeginn der Dreimonatsfrist – Streichung der Verpflegungspauschale vermeiden

Für den Neubeginn der Dreimonatsfrist bei wechselnden Einsatzorten ist also neben der Mindestdauer der Unterbrechung von vier Wochen nur relevant, ob es sich um Tätigkeiten im Auftrag eines oder mehrerer Auftraggeber handelt. Somit können drei Wege festgehalten werden, wie die Dreimonatsfrist in Zukunft wirksam ausgehebelt bzw. wie die Streichung der Verpflegungspauschale vermieden werden kann:

Streichung der Verpflegungspauschale vermeiden – 3 Möglichkeiten

  1. Auswärtstätigkeit mindestens 4 Wochen unterbrechen.
  2. Auswärtigen Tätigkeitsort nicht mehr als zwei Tage pro Woche aufsuchen.
  3. Auswärtstätigkeit im Auftrag verschiedener Kunden oder Auftraggeber ausüben.

Die oben genannten Regelungen zur Dreimonatsfrist bei Verpflegungsmehraufwand gelten im Übrigen für angestellte Mitarbeiter einer Firma ebenso wie für selbstständige Unternehmer. Angestellte haben die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwand die ersten drei Monate entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet zu bekommen oder als Werbungskosten (über Anlage N) geltend zu machen. Die Auszahlung des steuerfreien Verpflegungsmehraufwandes über einen längeren Zeitraum kann für Mitarbeiter übrigens eine attraktive Zusatzleistung darstellen. Insbesondere wenn es um höhere Sätze im Ausland geht (z.B. Schweden mit 72,00 €/ Tag). Jedoch hat der Arbeitgeber noch weitere Möglichkeiten, seine Mitarbeiter zufrieden zu stellen bzw. eine effektive Mitarbeiterbindung herzustellen. Weitere Informationen gibt es hier. Selbstständige können die Verpflegungspauschale sowie weitere Spesen dem Kunden in Rechnung stellen oder aber als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Die aktuellen Sätze der Verpflegungspauschale im Inland und Ausland mit Gültigkeit ab 2015 finden Sie hier.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

Die besten Insider Tipps für Spesen und Reisekosten!

Unsere besten Tricks für Spesen und Geschäftsreisen finden sich nur in unserem Newsletter. Mehrere tausend Leser profitieren schon davon. Tragen Sie sich kostenlos ein. Natürlich können Sie sich jederzeit wieder vom Newsletter austragen:
* = Benötigte Eingabe

17 thoughts on “Update Reisekostenreform: Teil 4 – Dreimonatsfrist

  1. Nuit
    1. März 2015 at 08:38

    Hallo,

    kann ich nach der Dreimonatsfrist bei Verpflegungsmehraufwand einfach für 30 Tage aussetzten (keine Spesen schreiben) und nach dieser Frist wieder neu beginnen um den Verpflegungsmehraufwand nun wieder steuerfrei zu bekommen?
    INFO: Bin im Ausland für ca. 4 Monate bereits tätig und habe noch ca. 4-5 Monate vor mir 😉

    1. Henriette
      2. März 2015 at 12:47

      Das ist einen Versuch wert. Nach einer 4-wöchigen Unterbrechung beginnt die Dreimonatsfrist in der Regel von neuem.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

    2. Nuit
      21. Mai 2015 at 17:43

      Hat geklappt,
      bin heute noch am gleichen Standort und bekomme meine Spesen für die nächsten 3 Monate wieder in netto.

  2. Paul
    3. März 2015 at 13:25

    Hallo Spesen-Ratgeber Team,

    wenn ich als Monteur mit täglicher Heimkehr drei Monate in Stade gearbeitet habe und wechsel dann die Baustelle nach Horneburg, welche nur 13 km entfernt ist, beginnt dann in Horneburg eine neue Dreimonatsfrist bzgl. der Verpflegungsmehraufwendungen oder zählt Horneburg aufgrund der kurzen Distanz zu Stade?

    Gibt es eine Kilometerbegrenzung bzgl. VMA Zahlung bei der Dreimonatsfrist? Oder beginnt schon eine neue Dreimonatsfrist, wenn Baustellenort A von Baustellenort B nur 1 km entfernt ist?

    Eine Rückantwort wäre super.

    Grüße von Paul

    1. Henriette
      28. März 2015 at 07:57

      Hallo Paul,

      wie im Artikel dargelegt, ist für den Neubeginn der Dreimonatsfrist relevant, in wessen Auftrag Sie Ihre Arbeit auf den verschiedenen Baustellen ausführen. Ist es derselbe Auftraggeber, gilt eine Dreimonatsfrist. Sind es verschiedenen Auftraggeber, gilt für jeden eine eigene Dreimonatsfrist. Eine Kilometerbegrenzung oder Mindestentfernung zwischen Baustellen gibt es nach meiner Kenntnis nicht.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  3. Christian
    17. März 2016 at 15:49

    Beginnt die Dreimonatsfrist neu wenn ich in einer Woche 2 Tage beim Kunden bin,
    die restlichen drei Tage und 2,5 Wochen Urlaub habe und schließlich in der
    vierten Woche auch nur 2 Tage beim Kunden bin ?
    Danke für eine Antwort.

  4. Florian
    29. März 2016 at 10:41

    Hallo,

    Danke für den Super Artikel.
    habe jedoch noch eine Frage, ich bin im Auftrag einer Firma, für mehrere Endkunden täglich im Einsatz und habe täglich ca. 3-5 Kunden (Weisse Ware Reparaturservice)
    Rein theoretisch gilt für mich keine Dreimonatsfrist wenn ich das richtig verstehe. (Streichung vermeiden, Möglichkeit 3)

    Ich fahre jeden Morgen zur Firma bei der ich lediglich von Privat auf Firmen-Auto wechsel. (Ist dies bereits als 1. Tätigkeitsstätte zu werten?)

    Mit freundlichen Grüßen
    Florian

  5. Oliver
    31. März 2016 at 20:57

    Ich wohne in E und habe im Oktober 14 ein neues Dienstverhältnis in M aufgenommen.
    Wohnung in E besteht immer fort. .
    Mitte Oktober 14 werde ich bis Mai 15 nach S abgeordnet.
    Verpflegungsmehraufwand kann ich in M bis Mitte Oktober 14 geltend machen und in S bis Mitte Januar 15.
    Wenn ich im Juni wieder in M bin kann ich Verpflegungsmehraufwand bis August geltend machen.
    Im Oktober werde ich wieder nach S abgeordnet bis April 16.
    Von Oktober 15 bis Dezember 15 kann ich wieder Verplegungsmehraufwendungen geltend machen.
    Ab Mai 16 bis Juli 16 kann ich in M wieder Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen.

    Ist in o.g. Konstellation es möglich somit mehrmals im Jahr die Verpflegungsmehraufwendungen geltend zu machen und stimmen die Zeiträume für die Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der doppelten Haushalts

  6. Sabine Henke
    4. April 2016 at 18:10

    Hallo, Henriette,
    die 3-Monatsfrist beginnt also neu, wenn ich als Arbeitnehmer bei wechselnden Kunden meines Arbeitgebers tätig bin? Auch in 2016?
    Vielen Dank im Voraus.
    Liebe Grüße
    Sabine

    1. Henriette
      6. April 2016 at 11:35

      Hallo Sabine,

      ja, wenn sich der Auftraggeber ändert beginnt die Dreimonatsfrist in der Regel von neuem. Hier haben sich in 2016 keine Änderungen ergeben.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  7. Beck
    19. April 2016 at 06:24

    Ich bin ca. 7 Monate beim Kunden.
    Wenn ich nach 3 Monaten für 28Tage (also 4Wochen) auf die Spesen verzichte, darf ich danach wieder für drei Monate wieder die Spesen erhalten?

    Ärgerlich ist auch, dass ich bein Kunden immer nur 2 oder 3 Tage bin.
    Sind die Wochen mit den zwei Tagen dann egal. Also, zählen die dann zur Drei-Monatsfrist?

    1. Henriette
      21. April 2016 at 12:02

      Hallo,

      ja, nach der Unterbrechung von 4 Wochen müssten Sie Spesen wieder erhalten.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

      1. Beck
        22. April 2016 at 09:22

        Hallo,

        vielen Dank für Ihre Antwort.
        Ich bin mir wirklich nicht sicher, denn heißt es nicht eine vierwöchige „Unterbrechung“?
        Wenn ich auf die Spesen verzichte, ist es doch keine Unterbrechung, oder?

        Viele Grüße

        1. Henriette
          26. April 2016 at 11:08

          Hallo,

          Sie haben natürlich recht, Sie müssen Ihre auswärtige Tätigkeit für mind. vier Wochen unterbrechen. Es genügt nicht nur auf die Spesen zu verzichten.

          Viele Grüße
          (Angaben ohne Gewähr)

  8. Grossi
    7. Juni 2016 at 17:08

    Hallo,

    ich bin jetzt seit 15 Wochen „laut meiner Fa.“ auf der selben Baustelle und bekomme nun keine Verpflegungspauschale mehr, da die Dreimonatsfrist hier greift.
    Nun meine Frage:
    Ich war in der 4. Woche auf einer anderen Baustelle, auch anderer Ort.
    In der 6. Woche hatte ich Urlaub.
    In Woche 12 und 13, war ich auch auf einer anderen Baustelle. (auch anderer Ort)
    In Woche 14 und 15, war ich wieder auf der selben .

    Greift hier die Dreimonatsfrist, auch wenn ich andere Baustellen bzw. Urlaub hatte.
    Ich war insgesamt noch keine 3 Monate (mit Unterbrechung) auf der selben Baustelle.
    Zählt die ein- oder zweiwöchige Unterbrechung…. oder nicht

  9. User
    9. Juni 2016 at 07:07

    Hallo,
    Wie werden die drei Monate gezählt? Ab dem ersten Tag, den ich im Ausland tätig bin 3-Monate oder nur die Zeit, die ich tatsächlich im Ausland tätig bin?
    Zum Beispiel:
    Ich nehme am 01.05. meine Auslandstätigkeit auf, fahre am 01.06. für 2 Wochen nach Hause und bin dann ab dem 15.06. wieder für 2 Monate an der gleichen ausländischen Arbeitsstätte.
    Sind die 3 Monate dann am 01.08. oder am 15.08. rum?

    Vielen Dank im Voraus,

  10. Günter ZImmermann
    5. August 2016 at 06:33

    Hallo,

    ich bin seit längerem in einem Kundenprojekt aktiv und dabei immer wechselnd eine Woche vier Tage am Kundenstandort und in der Folgewoche nur zwei Tage. Greift durch die Wochen mit vier Tagen ebenfalls von Anfang des Einsatzes an die Dreimontagsfrist oder führen die Wochen mit nur zwei Tagen am Einsatzort zu einer Aussetzung der Dreimonatsfrist ? Oder anders formuliert: beginnt schon mit einem einmaligen Einsatz von 3 Tagen oder mehr die Dreimonatsfrist, auch wenn ich in den Folgewochen nur 2 Tage oder weniger am Einsatzort bin ?

    Vielen Dank im Voraus und viele Grüße
    Günter

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.