Aktuelles zu Betriebsveranstaltungen für Arbeitnehmer und Unternehmer

Betriebsveranstaltungen sind firmeninterne Feierlichkeiten, die von einem Unternehmen ausgerichtet werden, wie zum Beispiel Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeiern. Für das ausrichtende Unternehmen sollte die Veranstaltung möglichst voll steuerlich absetzbar sein und für die Teilnehmer möglichst keinen geldwerten Vorteil verursachen, der lohnsteuerlich relevant ist. Damit das gelingt, muss unter anderem ein neuer Freibetrag für Arbeitnehmer berücksichtigt werden sowie weitere aktuelle Hinweise, die das Bundesministerium der Finanzen in einem aktuellen Schreiben zur lohn- und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen veröffentlicht hat.

Erfahren Sie hier, wie weder Arbeitnehmer noch Unternehmer bei Betriebsveranstaltungen mit unnötigen Kosten bzw. Steuern belastet werden müssen und warum anlässlich von Firmenfeiern sogar Reisekosten, wie zum Beispiel Verpflegungsmehraufwand, geltend gemacht können.

Überblick

  • Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen sind für Unternehmen zu 100% Betriebsausgaben. Der Vorsteuerabzug ist zudem möglich, sofern der Freibetrag pro Arbeitnehmer von 110 Euro nicht überschritten wird.
  • Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen sind für Arbeitnehmer steuerfreie Zuwendungen, sofern sie den Freibetrag von 110 Euro nicht überschreiten.
  • Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen sind auf alle Teilnehmer (Arbeitnehmer zzgl. Begleitpersonen) aufzuteilen.
  • Für Arbeitnehmer inklusive Begleitperson gilt nur ein Freibetrag von insgesamt 110 Euro.
  • Reisekosten, wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand fallen nicht unbedingt unter den Freibetrag und können zusätzlich steuerfrei erstattet werden.
Foto: pixabay

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Betriebsveranstaltungen: Aufwendungen für Unternehmen

Dem Unternehmen enstehen bei Ausrichten einer Betriebsveranstaltung Kosten, die es unter Umständen zu 100% als Betriebsausgabe geltend machen kann. So mindern die Ausgaben für Betriebsveranstaltungen die Steuerlast des Unternehmens. Denn je höher die Betriebsausgaben eines Unternehmens, desto geringer seine Steuerlast.

Für Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, besteht zudem die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs aus den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltungen. Dies ist aber nur möglich, wenn der sogenannte Freibetrag von 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Bei Überschreiten des Freibetrages kann das Unternehmen keine Vorsteuer abziehen. Doch wie berechnet sich der Freibetrag für Arbeitnehmer?

Berechnung des Freibetrags pro Arbeitnehmer

Zur Ermittlung der auf jeden Teilnehmer einer Betriebsveranstaltung entfallenden Kosten wird zunächst der Gesamtaufwand inklusive der Umsatzsteuer herangezogen. Dieser Gesamtbetrag wird auf alle Teilnehmer, also Arbeitnehmer plus Begleitpersonen aufgeteilt. Wer eine Begleitperson dabei hatte, muss, wie im aktuellen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen mitgeteilt wurde, dessen Kosten mit „übernehmen“. Denn für den Arbeitnehmer mit Begleitperson gilt insgesamt nur noch ein Freibetrag von 110 Euro, ebenso wie für den Arbeitnehmer ohne Begleitung.

Beispiel:

Die Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro inklusive Umsatzsteuer. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 eine Begleitung mitgebracht haben. Insgesamt waren also 100 Teilnehmer bei der Betriebsveranstaltung anwesend. Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein Anteil von 100 Euro entfällt. 25 Personen haben den Kostenanteil von 100 Euro für ihre Begleitung mit zu übernehmen. Für diese Arbeitnehmer ergibt sich also ein Anteil von 200 Euro. Der Freibetrag von 110 Euro wird für diese 25 Arbeitnehmer jeweils um 90 Euro überschritten. Die 25 Personen, die auf der Betriebsveranstaltung eine Begleitung dabei hatten, müssen folglich einen geldwerten Vorteil von 90 Euro als Arbeitslohn versteuern.

Reisekosten anlässlich von Betriebsveranstaltungen

Reisekosten, wie zum Beispiel

können Teilnehmer von Betriebsveranstaltungen zusätzlich zum Freibetrag von 110 Euro steuerfrei erstattet bekommen. Dies ist aber nur möglich, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. Um dies deutlich zu machen, wurden drei verschiedene Fälle aus der Praxis herangezogen.

  1. Fall: Anlässlich eines Betriebsausfluges reisen Teilnehmer zur Unternehmenszentrale, in der sie normalerweise nicht arbeiten. Fahrtkosten sowie eventuell entstehende Übernachtungskosten und Verpflegungspauschale können als Reisekosten geltend gemacht werden und zählen nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.
  2. Fall: Für die Fahrt vom Unternehmen zum Ausflugsziel organisiert der Arbeitgeber eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.
  3. Fall: Der Betriebsausflug beginnt mit einer ganztägigen Fahrt auf einem Fahrgastschiff. Am Tag darauf wird die Betriebsveranstaltung am Zielort fortgesetzt. Sowohl die übernommenen Fahrt- als auch die Übernachtungskosten sind zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung zu zählen.

Fazit: Freibetrag möglichst nicht überschreiten

Damit anlässlich von Betriebveranstaltungen weder für Arbeitnehmer noch für den Arbeitgeber unnötige Kosten entstehen, dürfen die Gesamtausgaben für die Betriebsfeier aufgeteilt auf alle Teilnehmer den Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer möglichst nicht überschreiten. Reisekosten fallen nicht unter den Freibetrag und können zusätzlich steuerfrei erstattet werden, wenn die Fahrt oder Reise nicht schon Teil der Veranstaltung ist.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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