Reisekostenabrechnung per Formular mit Ausfüllhilfe

Sie waren auf Geschäftsreise und möchten die entstandenen Reisekosten vor Ihrem Arbeitgeber abrechnen? Oder Sie wollen Ihren Mitarbeitern ein professionelles Formular für die Reisekostenabrechnung an die Hand geben? Dann nutzen Sie unsere kostenfreie Excel-Vorlage, die wir hier zum Download anbieten. Sie erhalten außerdem eine gut verständliche Ausfüllhilfe zur korrekten Nutzung des intelligenten Formulars.

Reisekostenabrechnung Formular-Download

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Wer geschäftlich viel unterwegs ist kennt das Prozedere. Nach jeder Geschäftsreise muss man eine Reisekostenabrechnung machen und beim Arbeitgeber einreichen. In vielen Unternehmen muss die Abrechnung auch tatsächlich manuell über ein entsprechendes Formular angefertigt und Belege zum Nachweis angeheftet werden. Um Ihnen die Reisekostenabrechnung so einfach wie möglich zu machen, stellen wir hier ein überscihtiliches Reisekostenformular zum Download bereit.

Reisekostenabrechnung-Formular-In-und-Ausland-2016

Wie das Formular aufgebaut ist und wie Sie es einfach und schnell ausfüllen können, erfahren Sie jetzt.

Ausfüllhilfe zum Reisekostenformular

Das Formular enthält zwei verschiedene Abrechnungsblätter für Geschäftsreisen im Inland und Ausland und gliedert die einzelnen Kostenarten der Reisekosten in den Abschnitten A bis E. In das Reisekostenformular sind alle angefallenen Reisekosten einzutragen. Jede Kostenart der Reisekosten wird in einem extra Abschnitt verarbeitet.

  • A – Fahrtkosten
  • B – Verpflegungsmehraufwand
  • C – Übernachtungskosten
  • D – Sachbezugswerte für Mahlzeiten
  • E – Bewirtungsbelege

A – Fahrtkosten

Fahrtkosten

Unter Punkt A Fahrtkosten haben Sie die Möglichkeit die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten sowie die Kilometerpauschale einzutragen. Außerdem können Kosten für Mietwagen, Flugzeug, öffentliche Verkehrsmittel, Parken oder das private Auto berücksichtigt werden. Beachten Sie, dass Sie für eine Fahrt mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln entweder tatsächliche Kosten oder die Kilometerpauschale geltend machen können, beides zusammen geht leider nicht.

B – Verpflegungsmehraufwand

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Unter Punkt B ist der Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt. Sie müssen nur die Anzahl der Tage eintragen an denen Sie mindestens acht oder 24 Stunden geschäftlich unterwegs waren. Das Formular rechnet Ihre Verpflegungspauschalen automatisch aus. Für An- und Abreisetage gilt übrigens immer die Pauschale ab acht Stunden. Wenn Sie kostenfreies Frühstück erhalten haben, tragen Sie die Tage im vorgesehenen Feld ein und der Betrag von 4,80 Euro wird automatisch von den zu erstattenden Verpflegungspauschalen abgezogen.

C – Übernachtungskosten

Übenachtungskosten

Im nächsten Punkt C sind Übernachtungskosten einzutragen. Wenn Sie nicht im Hotel übernachtet und keinen Einzelnachweis haben, können Sie die Übernachtungspauschale im Inland von 20,00 Euro pro Nacht geltend machen. Tragen Sie einfach die Anzahl der Übernachtungen in das Feld Pauschale Inland ein. Haben Sie eine Hotelrechnung, dann tragen Sie einfach den Rechnungsbetrag und den Anteil für Frühstück in die vorgesehenen Felder ein. Die Kosten, die auf das Frühstück entfallen werden vom Erstattungsbetrag abgezogen.

D – Sachbezugswert

Sachbezugswert

Wenn Sie kostenfreie Mahlzeiten während der Geschäftsreise vom Arbeitgeber oder Dritten erhalten haben und Sie aufgrund der Kürze der Reise keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen können, dann tragen Sie die Anzahl der Mahlzeiten in die vorgesehenen Felder unter Punkt D ein. Ihnen wird in dem Fall nur der aktuelle Sachbezugswert abgezogen und nicht der tatsächliche Wert der Mahlzeit laut Beleg. Bitte beachten Sie, dass Mahlzeiten nur mit dem Sachbezugswert bewertet werden können, wenn der Geschäftsreisende keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann.

E- BewirtungsbelegeBewirtung

 

Haben Sie während der Geschäftsreise an Geschäftsessen teilgenommen oder haben Sie Geschäftspartner zum Essen eingeladen? Dann tragen Sie den Rechnungsbetrag in das vorgesehene Feld unter Punkt E- Bewirtungsbelege ein. Wichtig ist, dass die Voraussetzungen für ein Geschäftsessen gegeben sind und externe Geschäftspartner teilgenommen haben, andernfalls handelt es sich eventuell um eine Mitarbeiterbewirtung. Heften Sie alle Bewirtungsbelege unbedingt an die Reisekostenabrechnung an. Eine gute Vorlage für einen Bewirtungsbeleg, finden Sie hier.

Zum Schluss

Am Schluss steht nun der Gesamtbetrag Ihrer Reisekostenabrechnung, den Sie erstattet bekommen. Unterschreiben Sie die Reisekostenabrechnung, heften Sie alle Quittungen und Belege hinten dran und reichen Sie sie in der Buchhaltung oder der Personalabteilung ein. Wenn Sie Ihre Geschäftsreise ins Ausland geführt hat, nutzen Sie das Formularblatt Ausland und tragen Sie die Reiskostenpauschalen für Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand manuell ein. Die aktuellen Pauschalen finden Sie hier.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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3 thoughts on “Reisekostenabrechnung per Formular mit Ausfüllhilfe

  1. Bert
    23. März 2016 at 12:21

    Im Prinzip eine gute Idee, aber leider nicht nutzbar da die Sachbezugskürzung für Frühstück bei Hotelübernachtungen in den meisten Betrieben durch eine 20%-ige Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen wird und nicht durch bloßes Kürzen um die Kosten.
    Abgesehen davon mißtraue ich Formularen mit Rechtschreibfehlern (Innland!)

    1. Henriette
      23. März 2016 at 12:50

      Hallo,

      vielen Dank für Ihre Hinweise. Zur Erklärung des Formulars: unter Punkt B ist die Kürzung der Verpflegungspauschale um 20% (4,80 Euro) vorgesehen, wenn der Reisende eine Hotelrechnung vorlegt, auf der das Frühstück nicht extra ausgewiesen ist. Unter Punkt C ist die Kürzung der Hotelrechnung um den tatsächlichen Betrag vorgesehen, wenn der Posten Frühstück einzeln aufgelistet ist. Dies ist nicht nur gängige Praxis in den meisten Unternehmen, sondern auch rechtlich vorgeschrieben. Lesen Sie dazu: Hotelrechnung mit Frühstück: Drei Erstattungswege für Geschäftsreisende

      Viele Grüße
      Spesen Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  2. Michelle
    1. April 2016 at 06:30

    Hallo
    Bisher konnte ich nirgends eine Erklärung finden, wer die Kosten für einen Spesenkonto trägt. Bankkonto und Visakarten kosten Geld. Wer trägt die Kosten hierfür?

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