Bewirtungskosten – wie Sie Steuervorteile optimal nutzen

Bewirtungskosten gehören zu den betrieblichen Aufwendungen, die nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich gewinnmindernd berücksichtigt werden können. Ein häufiger Grund warum diese Kosten von den Finanzämtern nicht anerkannt werden, ist weil der geschäftliche Anlass der Bewirtung nicht plausibel gemacht wurde oder weil die Höhe der Bewirtungskosten nicht angemessen erscheint. Bewirtungskosten entstehen typischerweise wenn der Unternehmer Geschäftspartner zum Essen einlädt, um z.B.  Vertragsverhandlungen zu führen, geschäftliche Beziehungen zu knüpfen oder dergleichen mehr. Lesen Sie hier welche Kosten abzugsfähig sind und laden Sie im Downloadbereich ein vom Finanzamt als Nachweis anerkanntes Bewirtungskosten Formular kostenlos herunter.

Foto: Rainer Sturm / Pixelio

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Abzugsfähige Bewirtungskosten

Im Allgemeinen gilt, dass 70% aller getätigten Aufwendungen, die anlässlich geschäftlich veranlasster Bewirtungen entstehen, als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden können. Diese Regelung schreibt das Einkommenssteuergesetz in §4 Abs. (5) Satz 2 EStG vor.

Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten

Leider sind 30% aller geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten aufgrund des untrennbaren Bezuges zu privater Lebensführung nicht als Betriebsausgaben absetzbar. Im Regelfall sind es nur 70% der getätigten Ausgaben für die Bewirtung der Geschäftspartner, die steuerlich gewinnmindernd in Abzug kommen. Diese Abzugsbeschränkung gilt branchenübergreifend für alle Unternehmer gleichermaßen. Egal ob es um eine Bewirtung von Kunden, Lieferanten oder von Geschäftspartnern geht, egal, ob Sie ein Teammeeting, Galaempfang oder Betriebsjubiläum feiern, es gelten die abzugsfähigen 70% der Bewirtungskosten.

Die Abzugsbegrenzung gilt nicht im Fall einer erwerbsbezogenen Bewirtung, von potentiellen Geschäftspartnern und Kunden, wie z.B. im Fall eines Probeessens oder einer Weinverkostung. Unternehmen der Gastronomiebranche können diese Bewirtungen, die der Präsentation bestimmter Speisen und Produkte dienen, im Allgemeinen in vollem Umfang absetzen.

Hinweis:

Keine Bewirtung liegt vor, wenn bei Geschäftsterminen kleine Aufmerksamkeiten, wie Kaffee, Tee, Gebäck gereicht werden. Nach Auffassung der Finanzverwaltung handelt es sich hierbei um übliche Gesten der Gastfreundschaft, die in vollem Umfang als Betriebsausgaben abziehbar sind. Diese Kosten werden im Fachjargon Repräsentationskosten genannt, denn sie dienen der angemessenen Präsentation des Unternehmens in der Öffentlichkeit,

Beispiel:

1.) Ein Unternehmer veranlasst ein Meeting anlässlich einer geplanten Kooperation mit Geschäftspartnern im nächsten Jahr. Zunächst findet das Meeting im büroeigenen Konferenzraum statt, es wird Kaffee und Fingerfood gereicht. Im Anschluss daran findet ein gemeinsames Mittagessen statt, wo weitere Details der geplanten Kooperation besprochen werden.

In diesem Fall gelten Kaffee und Fingerfood als Geste der Höflichkeit, die in vollem Umfang absetzbar sind, dagegen ist das Mittagessen nur zu 70% als Betriebsausgabe geltend zu machen.

2.) Ein Catering Betrieb führt ein Probeessen anlässlich der Beköstigung auf einer geplanten Tagung durch.

Es handelt sich hier um eine branchenübliche Warenverköstigung, die in vollem Umfang als Betriebsausgabe abzugsfähig ist.

3.) Ein Hotelier bewirtet Geschäftspartner um sie von einer Kooperation im nächsten Jahr zu überzeugen.

Hier liegt eine betrieblich veranlasste Bewirtung vor, 70% der entstandenen Kosten sind abziehbar.

Bewirtungskosten rechtssicher nachweisen mit dem Bewirtungskosten Formular

Für den Fall, dass die Bewirtung nicht in einem Restaurant stattgefunden hat, muss ein Bewirtungsbeleg folgende Angaben enthalten:

  • Ort an dem die Bewirtung stattgefunden hat
  • Datum der Bewirtung
  • Teilnehmer der Bewirtung
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zum Anlass und  Teilnehmern; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen. Im Allgemeinen bekommt man in jedem Restaurant auf Anfrage einen Bewirtungsbeleg, der von Finanzämtern anerkannt wird, auf dem alle nötigen Angaben zu Anlass und Teilnehmern der Bewirtung gemacht werden können. Trinkgelder sind ebenfalls als Bestandteil der Bewirtungskosten voll abzugsfähig. Sind diese nicht extra auf dem Bewirtungsbeleg aufgeführt, kann man sie mittels des Eigenbeleges nachweisen.

Bewirtungskosten Formular

Findet die Bewirtung in Ihren eigenen (Büro)-Räumen statt, dann müssen Sie selbstständig einen Bewirtungsbeleg bzw. das Bewirtungskosten Formular erstellen. Nutzen Sie dafür den hier zur Verfügung gestellten Vordruck.

Download:

Bewirtungskosten Formular PDF

Bewirtungskosten Formular XLS

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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One thought on “Bewirtungskosten – wie Sie Steuervorteile optimal nutzen

  1. Annette Bohn
    30. Juli 2013 at 21:03

    Vielen Dank für die Tipps.

    Gruß A. Bohn

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