Kostenlos privat telefonieren auf Geschäftsreisen – neues BFH-Urteil

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Egal ob privat oder geschäftlich – Telefonkosten, die Ihnen auf Geschäftsreisen entstehen, sind in Zukunft zu 100% vom Arbeitgeber erstattbar oder als  Werbungskosten von der Steuer absetzbar. Dies entschied kürzlich der Bundesfinanzhof (BFH) im Fall eines Marinesoldaten, der private Telefonkosten beim Finanzgericht einklagte und zunächst kein Recht bekam. Alles zum aktuellen BFH-Urteil und wie Sie Ihre Telefonkosten richtig nachweisen und sich so maximale Steuervorteile sichern, erfahren Sie hier.

Zum aktuellen BFH-Urteil

Der Kläger, ein Marinesoldat, vertelefonierte 252 € mit seiner Lebensgefährtin während eines längeren Auslandsaufenthaltes an 15 Wochenenden. Als er die Kosten bei seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen wollte, wurden diese zunächst mit der Begründung abgewiesen, dass sie nicht beruflich sondern privat veranlasst seien. Die Klage sowie Revision hatten zunächst keinen Erfolg, führten aber nun zu einer neuen Entscheidung und Urteil des BFH.

In der Entscheidung des Bundesfinanzhofes hieß es: „Zwar handelt es sich bei den Aufwendungen für Telefonate privaten Inhalts etwa mit Angehörigen und Freunden regelmäßig um steuerlich unbeachtliche Kosten der privaten Lebensführung. Nach einer mindestens einwöchigen Auswärtstätigkeit lassen sich die notwendigen privaten Dinge aber aus der Ferne nur durch über den normalen Lebensbedarf hinausgehende Mehrkosten regeln. Die dafür anfallenden Aufwendungen können deshalb abweichend vom Regelfall als beruflich veranlassten Mehraufwand der Erwerbssphäre zuzuordnen sein.“ (Quelle: www.bundesfinanzhof.de)

Positive Auswirkungen des Urteils für Geschäftsreisende

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Bei Geschäftsreisen von mindestens einer Woche sind in Zukunft somit auch Telefongespräche als Werbungskosten steuerfrei abzugsfähig, die privat veranlasst sind. Ebenso können diese Telefonkosten zu 100% vom Arbeitgeber erstattet werden ohne dass die Erstattung zu versteuern wäre. Dabei ging man zunächst von der geltenden Regelung aus, dass geschäftlich veranlasste Telefongespräche auf Dienstreisen für Angestellte als Werbungskosten und für Unternehmer als Betriebsausgabe absetzbar sind. Für private Telefongespräche galt dies bis dato allerdings nicht.

Der Bundesfinanzhof trifft keine Aussage darüber, ob die privaten Telefonate nur dann steuerfrei erstattbar sind, wenn sie von einem Diensthandy aus geführt werden oder ob auch das private Mobiltelefon genutzt werden kann. Sie können in aller Regel davon ausgehen, dass es keine Rolle spielt, in wessen Eigentum sich das Telefon befindet. Ebenfalls nicht festgelegt ist eine Höchstdauer oder Anzahl von privaten Telefongesprächen auf Geschäftsreisen, die der Fiskus oder der Arbeitgeber erstatten kann. Es gilt grundsätzlich – erstattbar ist was als angemessen eingeschätzt werden kann.

Zusatzinformation: Arbeitnehmer, die ihr privates Telefon auch geschäftlich nutzen (nicht nur auf Geschäftsreisen), haben die Möglichkeit, pauschal 20% der monatlichen privaten Telefonabrechnung in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. Der monatliche Höchstbetrag, den das zuständige Finanzamt als Pauschale akzeptiert, beläuft sich auf  20 €. Wenn Sie höhere Telefonkosten mit beruflicher Absicht nachweisen können, werden Einzelverbindungsnachweise für einen Zeitraum von drei Monaten verlangt. Die Telefonkosten der drei Monate gelten als Referenzwert und können auf das gesamte Steuerjahr hochgerechnet bei der Steuererklärung angegeben werden.

Telefonkosten optimal nachweisen und Steuern sparen

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Beim Nachweis sowohl der privaten als auch der geschäftlichen Kosten fürs Telefonieren im Berufsalltag und auf Geschäftsreisen, verlangt das Finanzamt folgende Angaben:

  • Tag des Gespräches,
  • Gesprächsteilnehmer,
  • Zielort,
  • Gesprächsgebühren oder
  • Dauer des Gesprächs.

Erstellen Sie eine Excel-Liste mit den genannten Angaben und heften Sie die Telefonrechnungen als Nachweis für das Finanzamt dazu. Wenn der Anteil Ihrer privaten Telefonkosten weniger als 20 % pro Monat beträgt, wählen Sie die pauschale Abrechnung der privaten Telefonkosten, denn damit sichern Sie sich 20% der Gesamtkosten für die Telefonie.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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