Mit dem Fahrtenbuch für Firmenwagen bares Geld sparen

Mit Urteil vom 1. März (VI R 33/10) entschied der Bundesfinanzhof (BFH), dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss. Nach Angaben des BFH reiche es nicht aus, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind. Nachträgliche Eintragungen im Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt nach wie vor nicht an.

Das entschied der Bundesfinanzhof in seinem jüngsten Urteil zum Fahrtenbuch. Nach der geltenden Lohnsteuerrichtlinie muss das Fahrtenbuch korrekt geführt sein und unmittelbar ausgefüllt werden. Gemäß R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR müssen das Datum, Fahrtziel und -zweck bzw. Kunde oder Gesprächspartner sowie der  Kilometerstand am Zielort aller beruflichen und privaten Fahrten angegeben werden.

Grundsätzlich gibt es 2 Methoden den privaten Anteil der Fahrten mit dem Firmenwagen steuerlich zu berechnen, die Pauschalmethode (1% Regelung) und die Fahrtenbuchmethode. Mit einem Rechenbeispiel zeigen wir hier, wie Sie mit der Fahrtenbuchmethode bares Geld sparen. Außerdem erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen und erhalten eine kostenlose Vorlage zum Download.

Wann muss das Fahrtenbuch geführt werden und wo ist das gesetzlich geregelt?

© Spesen Ratgeber

Mit dem Fahrtenbuch wird nachgewiesen, welchen Anteil die private Nutzung des Dienstfahrzeuges gegenüber den betrieblichen Fahrten ausmacht. Im nächsten Schritt werden die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Fahrzeugnutzer entstanden sind, auf die private und dienstliche Nutzung des Firmenfahrzeuges aufgeteilt. Die private Nutzung des Dienstfahrzeuges ist entweder mit der Fahrtenbuchmethode oder der Pauschalmethode (1% Regelung) zu berechnen.

Die rechtliche Handhabe dieser beiden Methoden findet sich in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG:

„Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, ist für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen. Die private Nutzung kann abweichend von Satz 2 mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.“

Welche Anforderungen werden an das ordnungsgemäße Fahrtenbuch gestellt?

Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt als ordnungsgemäß anerkannt wird muss es grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

  • Datum
  • Reiseweg, mit Ausgangsort und Zielort
  • Zweck der Fahrt (z.B. Kundentermin, Treffen mit Geschäftspartner, Geschäftsessen o.ä.)
  • Kilometerstand bei Abschluss der Fahrt

Außerdem werden generell diese Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch gestellt:

  • Führung unmittelbar und in geschlossener Form (nicht mit losen Zetteln)
  • Vollständige und fortlaufende Wiedergabe aller Fahrten, auch der privaten,
  • Aufzeichnung von Umwegen (auch verkehrsbedingte Umwege, z. B. Stau oder Umleitung).

Hier erhalten Sie kostenfrei eine vom Finanzamt anerkannte Vorlage zum Ausdrucken, zur ordnungsgemäßen Erstellung Ihres Fahrtenbuches.

Download Fahrtenbuch Vorlage: Vorlage Fahrtenbuch

Fahrtenbücher werden in der Regel in jedem gut geführten Schreibwarenladen vertrieben. Mann kann sie auch online, z.B. bei Amazon bestellen.

Elektronisches Fahrtenbuch mit Excel, Computer-Software oder App zulässig?

Ein Fahrtenbuch, das mit MS Excel geführt wurde, wird vom Finanzamt nicht anerkannt, da es in Excel ohne Probleme möglich ist, die Daten im Nachhinein zu verändern. Ein elektronisches Fahrtenbuch, das direkt in das Fahrzeug eingebaut ist und Fahrten automatisch dokumentiert, wird hingegen vom Finanzamt in aller Regel anerkannt. Eine kostengünstigere Alternative wäre eine Fahrtenbuch App, wie sie zahlreiche Anbieter auf dem Markt anpreisen. Wichtig bei elektronischen Fahrtenbüchern in Form einer Computer-Software oder einer App, und Grundlage für die Anerkennung durch das Finanzamt ist, dass die Daten nachträglich nicht mehr veränderbar sind.

Beispielrechnung: Pauschalmethode (1% Regelung) vs. Fahrtenbuchmethode

Foto: FreeDigitalPhotos.net

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Folgende Parameter seien für die Berechnung zugrunde gelegt:

  • Arbeitnehmer nutzt Firmenwagen zu 10% privat
  • Arbeitnehmer führt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
  • Kaufpreis (Listenpreis) des Firmenwagens liegt bei 50.000 Euro
  • Jährliche Gesamtbetriebskosten des Firmenfahrzeuges inkl. Abschreibung liegen bei 15.000 Euro
  • Einkommenssteuersatz von 35%
  • Einfache Fahrt Wohnung Arbeitsstätte 10km

Fahrtenbuchmethode

Wenn, wie angenommen, die jährlichen Gesamtbetriebskosten des Fahrzeuges inkl. Abschreibung jährlich bei 15.000 Euro und die Privatfahrten bei 10% der Gesamtfahrten liegen, die penibel mit dem Fahrtenbuch nachgewiesen wurden, müssen 10% von 15.000 Euro, also 1.500 Euro für die Privatnutzung versteuert werden. Bei einem angenommenen Einkommenssteuersatz von 35% ergibt das eine Steuerbelastung von 525 Euro.

Pauschalmethode: 1% Regelung

Der Listenpreis des Fahrzeugs beträgt 50.000 Euro, davon werden 1% monatlich, also 12% jährlich für die private Nutzung versteuert. Das ergibt einen Betrag von 6.000 Euro, dazu kommen 0,03% geldwerter Vorteil für die Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte von 1.800 Euro pro Jahr. Das ergibt einen Gesamtbetrag von 7.800 Euro,  welcher der Einkommensteuer unterworfen werden muss. Angenommen diese beträgt 35%, dann ergibt das eine Steuerlast für die Versteuerung des geldwerten Vorteils von 2.730 Euro (2.205 Euro mehr als mit der Fahrtenbuchmethode!)

Bei den angenommen Parametern liegt der Steuervorteil der Fahrtenbuchmethode bei 2.730 Euro im Jahr. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass die 1% Regelung auch zum Vorteil für den Steuerzahler ausfallen kann, in einem anderen Artikel haben wir das bereits anschaulich erklärt.

Fazit

Wenn Sie Ihren Firmenwagen auch privat nutzen, führen Sie in jedem Fall ein Fahrtenbuch. Damit sind Sie auf der sicheren Seite. Ihnen steht immer noch frei den privaten Anteil auch im Nachhinein nach der Pauschalmethode abzurechnen. Bei geringer privater Nutzung lohnt sich in der Regel das Fahrtenbuch. Bei hoher privater Nutzung ist regelmäßig die Pauschalversteuerung vorteilhaft.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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3 thoughts on “Mit dem Fahrtenbuch für Firmenwagen bares Geld sparen

  1. fb
    13. September 2013 at 16:08

    Hallo, gelten Fahrten von zuhause zum Büro als Privatfahrt?

    1. Henriette
      24. September 2013 at 09:02

      Hallo, die einfache Fahrt vom Wohnort zum Arbeitsort gilt als berufliche Fahrt und kann mit der Pendlerpauschale vergütet werden. Mehr zu Fahrtkosten für den Arbeitsweg erfahren Sie in einem separaten Artikel.
      Beste Grüße!

  2. fs
    14. Februar 2014 at 14:41

    Die Frag ist doch, ob die Fahrt zur Arbeit bei der Fahrtenbuchmethode als Privatfahrt oder Geschäftsfahrt gilt.

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