Neue Sachbezugswerte für Mahlzeiten auf Geschäftsreisen in 2013

Jetzt ist es offiziell: Das Bundesfinanzministerium hat die Sachbezugswerte für kostenfrei gewährte Mahlzeiten im Rahmen von Geschäftsreisen für 2013 angehoben.

Quelle: Rainer Sturm / pixelio.de

© Rainer Sturm / PIXELIO

Ein bisschen ungerecht ist es schon, denn dies bedeutet, dass Geschäftsreisende einen höheren Betrag von den Übernachtungskosten oder vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen bekommen, wenn sie auf Geschäftsreisen zum Essen eingeladen werden. Im Gegensatz dazu ist der Verpflegungsmehraufwand im Inland auch in diesem Jahr um keinen müden Cent angestiegen. Ein Umstand, der seit Jahrzehnten andauert und Geschäftsreisende zunehmend verärgert. Grundlage für die Anhebung der Sachbezugswerte ist die Verbraucherpreisentwicklung für Mahlzeiten. Diese scheinen nach Ansicht des Finanzministeriums jedes Jahr zu steigen. Aus diesem Grund werden die Sachbezugswerte jährlich angehoben. Merkwürdig nur, dass die Verbraucherpreisentwicklung für Nahrungsmittel keine Auswirkung auf den Verpflegungsmehraufwand hat.

Informieren Sie sich hier über die neuen Sachbezugswerte für kostenfrei gewährte Mahlzeiten auf Geschäftsreisen und die gängige Vorgehensweisen bei der Reisekostenabrechnung in Unternehmen. Zum Schluss erhalten Sie drei wichtige Tipps und als Extra eine kostenfreie Excel-Vorlage für Ihre Reisekostenabrechnung mit den aktuellen Sachbezugswerten.

Was ist ein Sachbezugswert?

Ein Sachbezug ist ein Arbeitsentgelt, das nicht in Form von Geld ausgezahlt wird, sondern durch den Bezug von Waren (Naturallohn). Aber nicht nur der Bezug von Waren sondern auch die kostenfreie Gewährung von Unterkunft und Verpflegung gehören zu den sogenannten Sachbezügen. Die durch den Arbeitgeber oder Dritte gewährten  Sachbezüge müssen im Allgemeinen der Lohnsteuer unterworfen werden. Hierzu würde z.B. eine kostenfreie Beköstigung von Arbeitnehmern am Firmenstandort im Zuge einer Schulung zählen.

Bei kostenfreier Gewährung von Mahlzeiten auf Geschäftsreisen kann alternativ in der Reisekostenabrechnung der Verpflegungsmehraufwand um den geltenden Sachbezugswert gekürzt werden. Nur der Differenzbetrag wäre dann steuerfrei zu erstatten.

Sachbezugswerte für Mahlzeiten auf Geschäftsreise in 2013

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer Geschäftsreise oder doppelten Haushaltsführung unentgeltliche Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers oder durch Dritte, entsteht ihm damit ein geldwerter Vorteil, der in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes versteuert werden muss. Der amtliche Sachbezugswert gilt allerdings nur, sofern es sich um eine übliche Beköstigung im Rahmen einer Dienstreise handelt. Diese darf ab 2013 60,00 € nicht übersteigen (bisher galten 40 €). Falls der Wert von 60,00 € doch überstiegen wird, muss der tatsächliche Wert der Mahlzeiten als steuerpflichtiger Arbeitslohn angesetzt werden.

Alternativ kann der Arbeitgeber auch den Verpflegungsmehraufwand des Arbeitnehmers um den Sachbezugswert kürzen. In diesem Fall ist kein zusätzlicher Arbeitslohn anzusetzen, da der geldwerte Vorteil entfallen ist.

Ausnahme: Wenn es sich darüber hinaus um ein Geschäftsessen handelt, also Geschäftspartner oder Kunden am Essen teilnehmen, dürfen die Kosten nicht als Arbeitslohn erfasst werden. Sie können vom Unternehmer als Geschäftsessen abgerechnet werden. Eine Kürzung des Verpflegungsmehraufwandes kommt ebenfalls nicht in Betracht. Alles zu korrekten Bewirtungsbelegen und steuerlichen Behandlung von Geschäftsessen, finden Sie hier.

Der Sachbezugswert für ein Frühstück wurde vom Finanzministerium um 0,03 € auf 1,60 € angehoben. Für ein Mittag- oder Abendessen werden Arbeitnehmer ab sofort mit 2,93 € belastet. Das gab das Bundesfinanzministerium in einem aktuellen BMF-Schreiben über die lohnsteuerliche Behandlung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten bekannt.

Sachbezugswerte 2013FrühstückMittagessenAbendessenVerpflegung gesamt
kalendertäglich1,60 €2,93 €2,93 €7,47 €
monatlich48,00 €88,00 €88,00 €224,00 €

Beispiel aus der Praxis der Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung-Inland 2

© Spesen Ratgeber

Einer der häufigsten Fälle aus dem Berufsalltag ist der Hotelaufenthalt inklusive Frühstück im Rahmen einer Geschäftsreise. Das Frühstück gehört nach aktueller Rechtlage nicht zu den steuerfrei erstattungsfähigen Reisekosten und muss daher aus den Übernachtungskosten herausgerechnet werden. Sind die Kosten für das Frühstück in der Rechnung separat aufgeführt, können diese ganz einfach vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden. Wenn die Kosten für Frühstück aber nicht extra in der Hotelrechnung aufgeführt sind sondern in einem sogenannten Business-Package zusammengefasst wurden, kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil mittels zweier verschiedener Methoden ermitteln und aus dem zu erstattenden Verpflegungsmehraufwand herausrechnen:

  1. Prozentmethode: Kürzung der Übernachtungskosten um 20% der vollen Verpflegungspauschale (24 €) bei Frühstück: 4,80 €
  2. Sachbezugsmethode: Kürzung der Übernachtungskosten um den Sachbezugswert für Frühstück (zum Vorteil des Arbeitnehmers): 1,60 €

Der Arbeitgeber kann wählen, welche Methode er anwendet. Wenn er seinen Mitarbeitern einen Gefallen tun will, setzt er den Sachbezugswert für Mahlzeiten an. Dieser ist weitaus geringer als 4,80 €, die er sonst vom Verpflegungsmehraufwand des Mitarbeiters abziehen müsste.

Beispiel-Berechnung:

Eine inländische Hotelrechnung lautet „Übernachtung mit Frühstück“ und beläuft sich auf 110,00 €. Die Kosten für das Frühstück sind nicht separat aufgelistet.

  1. Zur Ermittlung der Frühstückskosten nach der Prozentmethode müssen 20 % von 24 €, d.h. 4,80 €, angesetzt werden. Der Übernachtungsanteil beläuft sich somit auf 105,20 €. Bei einer Abwesenheit von 24h in Deutschland können dem Arbeitnehmer 105,20 € für die Übernachtung und 24 € für den Verpflegungsmehraufwand (24,00 € Pauschale bei Abwesenheit von 24 Stunden) steuerfrei erstattet werden. Erstattungsbetrag: 129,20 €
  2. Nach der Sachbezugsmethode müssen nur 1,60 € für das Frühstück angesetzt werden. Der Übernachtungsanteil beläuft sich somit auf 108,40 €. Bei einer Abwesenheit von 24h in Deutschland können dem Arbeitnehmer 108,40 € für die Übernachtung und 24 € für den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstattet werden. Erstattungsbetrag: 132,40 €

Sind in den Hotelkosten auch Mittag- und Abendessen enthalten, erfolgt eine weitere Kürzung der steuerfreien Erstattungsbeträge. Nach der Prozentmethode sind jeweils 40% der Verpflegungspauschale, d. h. bei Inlandsreisen 9,60 € für jedes Mittag- bzw. Abendessen anzusetzen. Nach der Sachbezugsmethode müssten nur 2,93 € pro Mahlzeit abgezogen werden.

Tipps für die Reisekostenabrechnung:

  1. Setzen Sie beim Frühstück grundsätzlich den Sachbezugswert von 1,60 € statt der Frühstückskürzung von 4,80 € an. So wird den Mitarbeitern ein geringerer Betrag abgezogen.
  2. Setzen Sie bei Mittag- und Abendessen ebenfalls den Sachbezugswert von 2,93 € an.
  3. Wichtig für Arbeitgeber: Stellen Sie sicher, dass die Hotelrechnungen immer auf Ihren Namen ausgestellt werden. Andernfalls ist der entstehende Vorsteuerabzug nicht möglich.
  4. Extra: Laden Sie hier eine aktuelle Excel-Vorlage zur Erstellung Ihrer Reisekostenabrechnung mit den aktuellen Sachbezugswerten herunter. Vorlage-Reisekostenabrechnung-In-und-Ausland-2013

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

Die besten Insider Tipps für Spesen und Reisekosten!

Unsere besten Tricks für Spesen und Geschäftsreisen finden sich nur in unserem Newsletter. Mehrere tausend Leser profitieren schon davon. Tragen Sie sich kostenlos ein. Natürlich können Sie sich jederzeit wieder vom Newsletter austragen:
* = Benötigte Eingabe

19 thoughts on “Neue Sachbezugswerte für Mahlzeiten auf Geschäftsreisen in 2013

  1. Konny
    6. Februar 2013 at 13:32

    Hallo,

    wie verhält sich das mit dem Sachbezugswert, wenn auf der ausländischen Hotelrechnung „Accommodation&Breakfast“ steht? Die Kosten für das Frühstück sind nicht extra aufgeführt.
    Danke

    1. Redaktion
      7. Februar 2013 at 13:38

      Sie können die Sachbezugswerte, die für Deutschland gelten, auch im Ausland ansetzen. Diese Praxis haben wir in einem gesonderten Artikel dargestellt. (Alle Angaben ohne Gewähr.)

  2. Konny
    11. Februar 2013 at 13:47

    noch zwei Fragen zum Sachbezugswert:
    1. Ein Außendienstmitarbeiter kommt zu Schulungszwecken in den Hauptsitz und bekommt für die Dauer von 5 Tagen die Dienstwohnung zur Übernachtung zur Verfügung gestellt. Da sein regelmäßiger Arbeitsort nicht gleich Firmensitz ist, kann er Reisekosten (Kilometergeld, Verpflegungspauschale usw,) abrechnen. Wie verhält sich das mit dem Sachbezugswert auf den Verpflegungsmehraufwand? Der Mitarbeiter hat sich in der Dienstwohnung selbst verpflegen.

    2. Der Außendienstmitarbeiter muss zu einem Kunden. Der Kunde hat das Hotel gebucht und auch die Rechnung gezahlt. Was rechnet unser Mitarbeiter bei den Reisekosten ab? Steht ihm der Verpflegungsmehraufwand in der vollen Höhe zu oder muss der Sachbezugswert für das Frühstück abgezogen werden? Ich weiß nicht, ob ein Frühstück überhaupt eingenommen wurde.

    Vielen Dank für die Hilfe

    1. Henriette
      11. Februar 2013 at 14:59

      Hallo,
      Zur Frage 1: Da Sie dem Mitarbeiter zusätzlich zum Verpflegungsmehraufwand keine Mahlzeiten kostenfrei gewähren, müssen Sie Ihm auch nichts von der Verpflegungspauschale abziehen.
      Zur Frage 2: Wenn auf der Hotelrechnung nur Übernachtungskosten aufgeführt sind, die der Mitarbeiter erstattet bekommen hat, mit dem Hinweis, dass diese kein Frühstück enthalten, dann muss auch nichts abgezogen werden. Wenn allerdings neben den Übernachtungskosten ein Sammelposten für zusätzliche Kosten in der Hotelrechnung enthalten ist, dann geht das Finanzamt davon aus, dass Frühstück eingenommen wurde ist und der Verpflegungsmehraufwand muss gekürzt werden.
      Wenn Sie als Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand erstatten wollen, empfiehlt es sich eine Kopie der Hotelrechnung als Grundlage für die Reisekostenabrechnung heranzuziehen.

      Beste Grüße, Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  3. GK
    27. Juni 2013 at 06:24

    Hallo,

    wenn ich auf einer Geschäftsreise beim Kunden in dessen Kantine ein Mittagessen bekomme, kann mir mein Arbeitgeber dann die Verpflegungspauschale kürzen? Oder fällt das dann unter die oben genannte Ausnahme „Geschäftsessen“?

    Vielen Dank für die Hilfe und viele Grüße

    1. Henriette
      27. Juni 2013 at 07:31

      Hallo,
      bei einem Geschäftsessen muss ein dienstlicher Anlass, wie z.B. eine Besprechung über gegeben sein sowie externe Geschäftspartner anwesend sein. Ein Essen in der Kantine, das Sie auf Geschäftsreisen unentgeltlich gestellt bekommen haben, ist nur ein Geschäftsessen, wenn o.g. Voraussetzungen zutreffen, andernfalls müssen Sie den Sachbezugswert von der Verpflegungspauschale abziehen.

      1. GK
        27. Juni 2013 at 14:30

        Vielen Dank schon mal für die Antwort. Ich glaube aber dass meine Frage nicht richtig verstanden wurde. Ich meinte wenn ich auf einer Dienstreise bei einem Kunden bin und dieser mich zum Mittagessen in seine Kantine einlädt… Natürlich bin ich dann wegen einer Besprechung oder Hardwareinstallation dort und der Kunde zahlt mein Essen indem wir gemeinsam in seiner Kantine essen – der externe Geschäftspartner lädt mich dann also in seinem Haus ein. Ist das dann ein Geschäftsessen oder darf mein Arbeitgeber dafür die Verpflegungspauschale kürzen? Schließlich gehe ich ja dann auch nicht ganz freiwillig dahin, weil eine Einladung abzulehnen ja schon einen negativen Beigeschmack hat, besonders wenn der Geschäftstermin über die Mittagspause geht. Vielleicht können Sie Ihre Antwort dahingehend noch mal präzisieren. Danke!

        1. Henriette
          1. Juli 2013 at 09:31

          Hallo und vielen Dank für Ihre Rückfrage,
          prinzipiell ist es egal, wo ein Geschäftsessen abgehalten wird, ob in einer Kantine oder in einem Restaurant. Ihren Beschreibungen zufolge handelt es sich um ein Geschäftsessen, da ein reiner geschäftlicher Anlass für das Mittagessen zugrunde liegt. Die Verpflegungspauschale muss in diesem Fall nicht gekürzt werden.

  4. Marja Suhonen
    23. August 2013 at 14:08

    Hallo,
    eine Frage zu dem Beispiel da oben, wo die Hotelrechnung 110 Euro beträgt. Ich finde, dass in dem Beispiel sozusagen doppelt für das Frühstück abgezogen wurde, das heisst wenn der Reisender die Rechnung mit eigenem Geld bezahlt hat (und von dem Arbeitgeber sie dann erstattet bekommt), wurde erstmal 4,80 als ”Frühstücksanteil” abgezogen – warum aber dann nochmal 4,80 vom Verpflegungsmehraufwand abziehen? Weil mit dem ersten Abzug ist ja schon der geldwerte Vorteil weg? Im Prinzip hat der Reisender das Frühstück ”selber” bezahlt. Sollte nicht insgesamt 129,20 erstattet werden? Und gleichfalls im Beispiel 2, insgesamt 132,40?

    1. Henriette
      26. August 2013 at 06:09

      Hallo,

      Sie haben Recht, da ist ein Fehler aufgetreten. Natürlich muss der Anteil für Frühstück nur von den Übernachtungskosten abgezogen werden, der Verpflegungsmehraufwand kann dann in voller Höhe erstattet werden. Bitte entschuldigen Sie den Fehler, den ich in obiger Rechnung bereits korrigiert habe!

      Beste Grüße und viele Dank für den Hinweis!

  5. Hank
    10. Oktober 2013 at 07:27

    Hallo,

    wie verhält es sich denn auf einem Langstreckenflug mit der Bordverpflegung?
    Sind dier Verpflegungsmehraufwendungen / Tagespauschale entsprechend zu kürzen, oder nicht?

    Danke
    H,

    1. Henriette
      10. Oktober 2013 at 08:01

      Hallo,
      leider gibt es keinen Auszug aus dem aktuellen Reisekostenrecht, der sich mit diesem konkreten Beispiel beschäftigt. Allerdings ist der Langstreckenflug inkl. Verpflegung analog der Hotelrechnung inkl. Frühstück oder Mittag- und Abendessen zu sehen. Bei Gewährung kostenfreier Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder Dritte, wären die Verpflegungsmehraufwendungen dementsprechend mind. um den Sachbezugswert zu kürzen.
      Viele Grüße!

      1. Hank
        10. Oktober 2013 at 08:54

        Danke für die schenlle Info!

        Gruß
        H.

  6. Eric
    20. November 2013 at 11:25

    Hallo,

    wie verhält es sich im Ausland, wenn mir im Hotel Frühstück zur Verfügung gestellt wurde? Kann der Arbeitgeben sich aussuchen, ob er zur Kürzung die Prozentmethode oder die Sachbezugsmethode anwendet? Angenommen ich halte mich in einem Entwicklungsland auf, bei dem mir 40 €/d Verpflegungspauschale gezahlt werden. Da erscheinen mir 20 % (also 8 €) doch ungerechtfertigt.
    Wo ist geregelt, welche Methode bei Dienstreisen ins Ausland zur Anwendung kommt?

    Viele Grüße

    Eric

    1. Henriette
      21. November 2013 at 13:47

      Hallo Eric,
      der Arbeitgeber kann in 2013 noch wählen, ob er den weitaus niedrigeren Sachbezugswert von der Verpflegungspauschale abzieht oder nach der Prozentmethode kürzt. Ab 2014, im Zuge der Reisekostenreform, wird dies nicht mehr möglich sein, da gilt dann nur noch die Prozentmethode.
      Beste Grüße

  7. Peter
    15. Dezember 2013 at 15:15

    Hallo,
    ich bin als Außendienstmitarbeiter im Rahmen eines Angestelltenverhältnisses tätig.
    Von meinem Arbeitgeber bekomme ich bei mehrtägigen Dienstreisen die in der Hotelrechnung aufgeführten Frühstückskosten nicht erstattet. Dies ist besonders ärgerlich, wenn diese
    den gesetzlichen Tagesspesensatz von € 12 übersteigen.
    In meinem Arbeitsvertrag steht: Spesen werden nach gesetzlicher Vorgabe abgerechnet.
    Ist diese Vorgehensweise rechtens?

    1. Henriette
      18. Dezember 2013 at 12:54

      Hallo,
      ja diese Vorgehensweise ist richtig. Wenn das Frühstück als einzelner Posten in der Hotelrechnung aufgeführt ist, dann darf dieser nicht erstattet werden, da Kosten für Verpflegung auf Dienstreisen nur in Höhe der Verpflegungspauschale erstattet werden dürfen. Sie können das aber umgehen, indem sie im Hotel fragen, ob man Ihnen eine Rechnung mit einem Sammelposten für alle Leistungen mit einem Steuersatz von 19% ausstellen kann, ein so genanntes Business Package.
      Viele Grüße

  8. Fredo
    17. Dezember 2013 at 10:58

    Hallo,
    wie verhält es sich, wenn ich als Unternehmer (im Jahr 2012) übernachte und frühstücke, aber die Rechnung hierfür der Auftraggeber erhält und bezahlt (ich sehe die Rechnung nicht, stelle nur das Honorar (plus 19 %) in Rechnung): Setze ich dann trotzdem den Verpflegungsmehraufwand (6/12/24 EUR) an? Oder muss ich etwa sogar 4,80 EUR bei meinen Reisekosten abziehen?
    Viele Grüße und vielen Dank im Voraus für die Hilfe.

    1. Henriette
      18. Dezember 2013 at 14:12

      Hallo,

      wenn Sie als Unternehmer Spesen in Rechnung stellen, sind Sie nicht an die steuerfreien Pauschalen gebunden, Sie können druchaus höhere Beträge abrechnen.
      Wie Sie als Unternehmer Spesen zu Ihrem Vorteil in Rechnung stellen, können Sie in diesem Artikel nachlesen.

      Viele Grüße

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.