Update Reisekostenreform: Teil 3 – Verpflegungsmehraufwand, Ermittlung der Pauschalen

Travel Manager und Geschäftsreisende müssen sich bei der Spesenabrechnung fast jedes Jahr auf Änderungen einstellen. Mit der Ergänzung zur Reisekostenreform von 2014 haben sich wieder einmal kleine Änderung zur Ermittlung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand bei geschäftlichen Inlands- und Auslandsreisen ergeben. Die Änderungen betreffen die Nachtarbeit und Geschäftsreisen ins Ausland. Erfreulicherweise soll es sich um eine Vereinfachung handeln. Ob das zutrifft, erfahren Sie hier. Am Schluss finden Sie zwei einfache Rechenbeispiele zur Ermittlung der Verpflegungspauschalen auf Geschäftsreisen im In- und Ausland.

Verpflegungsmehraufwand – Ermittlung der Pauschalen

Beginn der Auswärtstätigkeit

Um die Höhe der Verpflegungspauschale zu ermitteln, muss zunächst klar sein, wann die Dienstreise eigentlich beginnt. Der Zeitpunkt kann sowohl ab Verlassen der eigenen Wohnung oder ab Verlassen der regelmäßigen Arbeitsstätte angesetzt werden. Wenn Sie z.B. erst ins Büro fahren und dann die Dienstreise antreten, beginnt die Auswärtstätigkeit erst mit Verlassen des Büros. Anders wäre es, wenn Sie direkt von zu Hause aus losfahren würden, dann ist die Abfahrtszeit von dort maßgebend. Auf Geschäftsreisen im Inland gelten übrigens nach wie vor diese Verpflegungspauschalen:

Zeitumfangab 8 Std. Abwesenheitab 24 Std. Abwesenheit
Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand im Inland12 €24 €

Dienstreise mit Nachtarbeit

Weiterhin wichtig für die Ermittlung der Verpflegungspauschale ist, dass sich die Stunden der Abwesenheit immer pro Kalendertag errechnen, also immer von 0:00 bis 24:00 Uhr. Die Stunden der Abwesenheit können in der Regel nicht in den Folgetag übertragen werden, nur wenn die Geschäftsreise nach 16:00 Uhr begonnen und vor 8:00 Uhr des Folgetages beendet wurde. Genau an diesem Punkt bzw. bei Dienstreisen mit Nachtarbeit sieht die Ergänzung zur Reisekostenreform eine Vereinfachung vor. Wenn nämlich der

[…]“Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig wird, können die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeit zusammengerechnet und im Fall der Tätigkeit über Nacht für den Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist. […]“
Quelle: Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

Somit würde z.B. eine Abwesenheit von Tag 1, 19:00 Uhr bis Tag 2, 4:00 Uhr (insgesamt 9 Stunden) dazu führen, dass ein steuerfreier Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 12,00 € ausbezahlt werden kann. Unerheblich für das Vorliegen einer regulären beruflichen Auswärtstätigkeit ist nach diesem Update zur Reisekostenreform auch, ob sich nach der Nachtarbeit eine Übernachtung am Tage und eine weitere Tätigkeit in der Nacht anschließt und ob tatsächlich Übernachtungskosten angefallen sind (so z. B. bei Schlafen im Bus, LKW oder Lok).

Ermittlung der Verpflegungspauschale bei Nachtarbeit Foto: Uwe Schwarz / Pixelio

© Uwe Schwarz / PIXELIO

Ermittlung der Pauschalen bei Auslandsreisen

Ein wichtiger Punkt, der im bis Dato geltenden BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 fehlte, wurde in der vorliegenden Ergänzung zur Reisekostenreform nochmal explizit erwähnt. Es geht um die Ermittlung der Pauschalen bei Auslandsreisen:

[…]“Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag Folgendes:

  • Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland jeweils ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24.00 Uhr erreicht wird.
  • Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.[…]“
    Quelle: Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014

Darüber hinaus gilt seit der Reisekostenreform 2014 an An- und Abreisetagen grundsätzlich die Pauschale ab einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden. In Deutschland werden an An- und Abreisetagen nur 12 € erstattet, egal wie lange die Reise gedauert hat. Im Ausland gilt die Pauschale des jeweiligen Landes. Eine aktuelle Tabelle der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand im Ausland, finden Sie hier. Wie die Pauschalen ermittelt werden, sehen Sie im folgenden Rechenbeispiel.

Beispiele zur Berechnung der Verpflegungspauschalen

Im Folgenden zeigen wir zwei Beispiele für die Berechnung der Verpflegungspauschale für eine Geschäftsreise im Inland mit Nachtarbeit sowie eine viertägige Dienstreise vom Inland ins Ausland und zurück.

Ermittlung der Verpflegungspauschalen im In- und Ausland Foto: Andreas Hermsdorf / Pixelio

© Andreas Hermsdorf / PIXELIO

1. Beispiel: Geschäftsreise im Inland mit Nachtarbeit

Ausgangslage: Ein Arbeitnehmer tritt am Montag um 19:00 Uhr nachmittags seine Geschäftsreise an, um am auswärtigen Tätigkeitsort über Nacht bis zum folgenden Tag, Dienstag um 7:00 Uhr, zu arbeiten. Er schläft den folgenden Tag und arbeitet eine weitere Nacht, um am Mittwoch Morgen um 8:00 Uhr die Rückreise anzutreten. Er trifft um 10:00 Uhr in seiner Privatwohnung ein.

Lösung: Für Montag und Mittwoch kann der Arbeitnehmer jeweils 12 € Verpflegungspauschale geltend machen, da es sich um einen An- und Abreisetag handelt. Die Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit entfällt, da es sich um eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung handelt. Für Dienstag steht ihm der volle Satz von 24 € zu. Insgesamt kann der Arbeitnehmer 48 € Verpflegungspauschale geltend machen.

2. Beispiel: Geschäftsreise ins Ausland

Ausgangslage: Ein Arbeitnehmer reist am Montag um 20:00 Uhr von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Belgien um 2:00 Uhr nachts. Am Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14:00 Uhr. Er ist dort bis Donnerstag um 13:00 Uhr tätig und reist anschließend zurück nach Berlin. Er erreicht seine Wohnung am Donnerstag um 22:30 Uhr.

Lösung: Für Montag ist die inländische Pauschale für den Anreisetag von 12 € maßgebend, da sich der Reisende um 24:00 Uhr noch im Inland befindet. Für Dienstag ist der volle Satz für Belgien von derzeit 41 € anzuwenden. Für Mittwoch erhält er den vollen Satz für die Niederlande von 46 €, da sich der Ort, den der Reisede vor 24 Uhr Ortszeit in den Niederlanden befindet. Da der Arbeitnehmer am Abreisetag noch bis 13 Uhr in Amsterdam tätig war, gilt die Pauschale für die Niederlande von 31 €. Insgesamt kann der Reisende 130 € Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Schlusswort

Eine Referenz für alle hier gemachten Aussagen finden Sie im aktuell geltenden BMF-Schreiben (Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014) sowie in § 9 Absatz 4a EStG. Wirklich viel einfacher ist das System zur Ermittlung der Verpflegungspauschale leider nicht geworden. Wir hoffen mit diesen Erläuterungen eine Hilfestellung für Ihre Spesenabrechnung geben zu können und wünschen Ihnen gute Geschäftsreise!

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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8 thoughts on “Update Reisekostenreform: Teil 3 – Verpflegungsmehraufwand, Ermittlung der Pauschalen

  1. Manja
    22. Juni 2015 at 14:56

    Hallo,
    ich habe mal eine komplexere Frage:
    In meiner Firma erstatten wir Reisekosten nach dem Bundesreisekostengesetz und unter Berücksichtigung des ESTG.
    Hier auf dieser Plattform habe ich öfter gelesen, dass es keinen gesetzlichen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand gibt – aber ist das BRKG nicht so ein Gesetz?

    Wie verhält es sich mit dem VMA bei Personen, die eine Tätigkeit in einem weiträumigen Gebiet haben. Bei uns sind Vertriebsmitarbeiter für eine größere Fläche zuständig – könnten diese grds. VMA abrechnen für Reisen über 8h?

    Und wie sieht es mit dem VMA aus, wenn Kollegen in einer Großstadt z. Bsp. an einem Ende der Stadt ihre erste Tätigkeitsstätte haben und innerhalb dieser Stadt z.Bsp. zu einem Seminar/Dienstreise fahren. Insgesamt dauert das Seminar/Dienstreise länger als 8h – gibt es nach ESTG hier einen Anspruch auf VMA? Wenn ja – gibt es einen Unterschied zum BRKG?

    Vielen Dank vorab.

    1. Henriette
      24. Juni 2015 at 08:53

      Hallo,

      das Bundesreisekostengesetz gilt in der Regel nur für BeamtInnen, Richter, SoldatInnen, und angestellte im öffentlichen Dienst. Ich vermute, in Ihrer Firma orientiert man sich an den Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes sowie des ESTG. Auf dieser Plattform sprechen wir häufig davon, dass ein rechtlicher Anspruch von Seiten des Arbeitnehmers auf Erstattung von Verpflegungsmehraufwand durch den Arbeitgeber nicht zwangsläufig besteht. Nur wenn dieses im Arbeitsvertrag festgelegt wurdee. Der Arbeitnehmer kann im Fall der Nichterstattung durch den Arbeitgeber Reisekosten und die Verpflegungspauschale immer als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Zu Ihrer Frage zum Verpflegungsmehraufwand im weiträumigen Tätigkeitsgebiet, empfehle ich diesen Artikel.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  2. Paula
    3. November 2015 at 17:34

    Hallo Henriette,
    Sie sind meine letzte Rettung, da mir selbst das Steuerbüro keine konkrete Auskunft geben kann.

    Wir haben in unserer Firma diverse Monteure beschäftigt, die von Montags bis Freitags auswärts mit Übernachtung tätig sind. Da die Monteure im Hotel Frühstück erhalten, ziehe ich denen die Frühstückspauschale von 4,80 € ab. Ich zahle somit Montags 12 €, Dienstags bis Donnerstags 19,20 € und Freitags 7,20 €.

    Es geht jetzt um den Großbuchstaben „M“ auf der Lohnsteuerbescheinigung. Es steht geschrieben: Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen der doppelten Haushaltsführung eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss grundsätzlich im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden.

    Für mich persönlich ist dieses kein Sachbezugswert, da es sich um kein betriebseigenes Kantinenessen oder verbilligte Abgabe von Verpflegung im Betrieb, handelt. Jedoch bin ich ziemlich verunsichert, ob ich jetzt den Großbuchstaben „M“ zu vermerken habe oder nicht.

    Ich wäre über eine Rückmeldung sehr dankbar.

    VG

    1. Henriette
      4. November 2015 at 11:37

      Hallo,

      Sie müssen den Großbuchstaben „M“ in der Lohnsteuerbescheinigung eintragen, wenn Sie dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gekürzt haben. Dies wurde eingeführt, damit das Finanzamt die Kürzung der Verpflegungspauschale sofort erkennen kann. Bei der mit dem Sachbezugswert zu bewertenden Mahlzeit handelt es sich um übliche Mahlzeiten, welche Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber gestellt bekommen, die die 60,00 Euro Grenze nicht überschreiten dürfen. Im Fall des Frühstücks, das Sie Ihren Mitarbeitern gewähren, handelt es sich um eine übliche Mahlzeit, die die 60,00 Euro Grenze nicht überschreitet, sie würde also mit dem Sachbezugswert bewertet werden können. War das für Sie verständlich?

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  3. Reimund
    25. November 2015 at 20:14

    Guten Tag,

    wo finde ich denn eine Monatstabelle, in welcher ich als Vertriebler genau eingeben kann, von wann bis wann ich wo unterwegs war und genau ausgerechnet wird, welche Spesenpauschalen richtig sind (mit Monatsaddition)? Ich will Werbungskosten geltend machen – ggfs auch mit der Möglichleit, Auslandsaufenthalte einzugeben und Übernachtungspauschalen. Gibts so was im Netz? DANKEschön

    1. Henriette
      26. November 2015 at 07:57

      Guten Tag,

      eine gute Excel Vorlage für Ihre Reisekostenabrechnung finden Sie hier.

      Viele Grüße!

  4. Robert Carl Blank
    26. Januar 2016 at 13:56

    Hallo,

    als ständig tourender Berufsmusiker bin ich quasi das ganze Jahr über in ganz Deutschland unterwegs. Konzerte, Promotion Veranstaltungen, Termine, Studioaufnahmen etc. Da ich ein Fahrtenbuch führen muss kann ich auch akribisch nachweisen wann ich wo war. Ich würde mir jetzt bei der Vorbereitung meiner Steuer gerne ersparen, die ganzen Reisen in irgendeine selbstgebaute Tabelle zu übertragen. Gibt es ein vernünftiges tool, wo ich meine gesamten Abwesenheitszeiten etc einfach eintragen kann?

    VIelen Dank im Voraus!

    1. Henriette
      1. Februar 2016 at 09:15

      Eine selbstgebaute Tabelle würde das Finanzamt in der Regel nicht anerkennen. Das von Ihnen geführte Fahrtenbuch ist der optimale Nachweis für die beruflichen Fahrten.

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