Reiserichtlinien sind das „Gesetz“ rund um das betriebliche Reisen. Unternehmen regeln, wie Geschäftsreisen durchzuführen sind. Welche Verkehrsmittel oder Hotels vom Unternehmen als verhältnismäßig eingestuft werden, wie das Unternehmen mit Zahlung oder Kürzung von Pauschalen umgeht, welche Kosten erstattet werden oder wie die Abrechnung erfolgen muss. Die Reiserichtlinien oder „Travel Policy“ bilden durch ihre Vorgaben den Rahmen für den gesamten Geschäftsreiseprozess im Unternehmen und geben dessen Ablauf vor. Für die Organisation der Geschäftsreisen bieten sie die nötigen Informationen und sind gleichzeitig ein wichtiges Kommunikationsmittel für Geschäftsreisende, Travel Manager und Unternehmensleitung.
Was sollte in Reiserichtlinien enthalten sein?
- wie gereist werden muss
- wie die Buchung zu erfolgen hat
- welche Kosten erstattet werden
- wie die Abrechnung erfolgen muss
- welche Sanktionen bei Nichteinhaltung drohen
Ein wichtiger Bestandteil der Reiserichtlinien sind ebenfalls die Sanktionen, die den Geschäftsreisenden drohen, sollten sie die Regeln nicht einhalten. Die Einhaltung der Richtlinien sollte vom Travel Management und der Geschäftsführung entsprechend auch überprüft werden, andernfalls sind diese wirkungslos. Reiserichtlinien regeln den ganzen Prozess der Geschäftsreise, von der Planung bis zum Controlling.
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Reisekostenrichtlinie Muster
Um die Reiserichtlinien an die individuellen Bedürfnisse Ihrers Unternehmens anzupassen, sollten sie folgende Parameter beachten:
- wie wurden bisher Reisen geplant und organisiert
- wie wurden Geschäftsreisen bisher unternommen
- wie erfolgte die Reisekostenabgerechnung
- wie erfolgte die Auswertung und das Controlling der Reise im Hinblick auf Budget und Reiserichtlinien
- Was sind die spezifischen Anforderungen des Reisegeschäftes Ihres Unternehmens in Zukunft
Wir stellen hier ein Muster für eine Reiserichtlinie zum Download bereit. Laden Sie das Dokument im Word-Format herunter und passen Sie es individuell für Ihr Unternehmen an.
Reiserichtlinien Muster (Quelle: ebookbrowse.com)
Suchen Sie auch ein Travel Management, das die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens definiert und strikt einhält?
Dann folgen Sie dem aktuellen Trend, denn immer mehr Unternehnen nehmen durch das gestiegene Geschäftsreiseaufkommen die Dienstleistungen professioneller Travel Manager in Anspruch. Laut einer Befragung von American Express Business Travel lassen sich bereits 31% der 249 befragten europäischen Unternehmen ihre Reiserichtlinien von Travel Mangern aufstellen und sehen diese als wichtiges Instrument um Geschäftsreisen optimal planen und durchführen zu können. Dass Unternehmen ihre Reisebudgets erhöhen und auf professionelle Dienstleistungen zurückgreifen, sei, laut Studie, auch damit zu begründen, dass Unternehmen heute Geschäftsreisen immer mehr als Investition in ihr eigenes Unternehmen sehen und nicht mehr als notwendigen Kostenfaktor.
Allerdings folgen längt nicht alle deutschen Unternehmen diesem Trend. Die Reiserichtlinien in Deutschland sind oft veraltet und werden nicht regelmäßig überarbeitet und an aktuelle Entwicklungen angepasst. Wenn bspw. ein Unternehmen in seinen Reiserichtlinien das Buchen des günstigsten Angebotes, „Best Buy“, verankert hat, dann ist das durchaus keine Garantie mehr, dass man damit den richtigen Hebel betätigt hat, um Reisekosten nachhaltig, optimal zu gestalten. Verschiedene Optimierungshebel sind gemäß Informationen von American Express Business Travel im aktuellen Unternehmertrend:
- Vorausbuchung
- Nutzung von Travel-Management-Unternehmen
- Nutzung von bevorzugten Anbietern
- Nutzung von Online-Anbietern
- Neuverhandlung von Anbieter-Verträgen
- „Best buy“
- Verschärfung der Reisekostenrichtlinien
- Nutzung von Spartarifen
- Entwicklung von virtuellen Meetings
Unser Tipp
Entscheiden Sie sich für ein funktionierendes Travel Mangement und definieren Sie Ihre Reiserichtlinien genau und auf die spezifischen Reisebedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt. Nehmen Sie spezielle Firmenraten in Anspruch und kürzen Sie Buchungswege ab. Ihr Budget für Geschäftsreisen wird es Ihnen danken.
Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.