Übernachtungskosten Teil 1: Übernachtungspauschale Deutschland

Übernachtungspauschale Inland – so holen Sie sich Ihr Geld zurück

Geschäftsreisende, die am Ort des auswärtigen Einsatzes übernachten, bekommen ihre Übernachtungskosten vom Arbeitgeber in der Regel steuerfrei ausbezahlt. Entweder sind Hotelkosten zu erstatten oder der Arbeitnehmer hat privat übernachtet und kann sich vom Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für Deutschland erstatten lassen. Auch selbstständige Unternehmer können ihren Übernachtungsaufwand als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Informieren Sie sich hier über steuerliche Absetzbarkeit von  Übernachtungskosten und die Übernachtungspauschale im Inland für Arbeitnehmer und Unternehmer.

Foto: FreeDigitalPhotos.net

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Übernachtungspauschale Deutschland – Richtlinien

Ist der geschäftlich Reisende auf seiner Dienstreise, die einen Ort in Deutschland zum Ziel hat, mindestens 24 Stunden abwesend vom Arbeitsplatz, greift der Pauschbetrag für Übernachtungskosten von 20 Euro/Nacht. Diese Übernachtungspauschale kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, einen rechtlichen Anspruch darauf haben Arbeitnehmer allerdings nicht.

Die Übernachtungskosten im Inland wie auch die Übernachtungskosten im Ausland sind grundsätzlich für Arbeitnehmer und für Unternehmer in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig. Der Einzelnachweis, z.B. durch Hotelrechnungen ist jeweils erforderlich und muss auf den Namen des Arbeitgebers bzw. auf den Namen des Steuerpflichtigen ausgestellt sein. Unternehmer können Übernachtungskosten nicht über die inländische Übernachtungspauschale steuerlich geltend machen. Achtung: nur Arbeitnehmer bekommen die Übernachtungspauschale steuerfrei zurückerstattet. Mehr dazu im folgenden Abschnitt.

Es ist grundsätzlich zu beachten, dass Übernachtungskosten nur dann anfallen dürfen, wenn weder der Arbeitnehmer selbst noch das Unternehmen oder Dritte eine verbilligte und/oder kostenlose Unterkunft zur Verfügung stellen können. Ebenso wenig werden Pauschbeträge für Übernachtungskosten erstattet, wenn die Übernachtung im Flugzeug, Zug , Schiff oder im Auto stattgefunden hat. Weiterführende Informationen zu Übernachtungskosten erhalten Sie auch hier.

Keine Übernachtungspauschale für Unternehmer

Kosten für die Übernachtung muss der Unternehmer immer über Rechnungen, Quittungen und Belege nachweisen. Nur dann kann er die Übernachtungskosten als  Betriebskosten von der Steuer absetzen. Der Unternehmer kann seine Reisekosten generell nicht als Werbungskosten sondern nur als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Seit 2008 können Unternehmer zudem keine Pauschbeträge für Übernachtungskosten sondern nur noch tatsächlich angefallene Übernachtungskosten steuerlich geltend machen. Das heißt, dass der Unternehmer, der selbst kein angestellter Geschäftsführer ist, seine Übernachtungskosten immer in Form von Einzelbelegen nachweisen muss.

Wichtig: Der Vorsteuerabzug ist für den Unternehmer nur möglich, wenn eine Rechnung auf seinen Namen mit USt-Ausweis vorliegt!

Vorsteuerabzug Reisekosten – Unternehmer

Der Unternehmer hat nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG einen gesetzlichen Anspruch auf den Vorsteuerabzug, wenn seine Arbeitnehmer aus dienstlichen Gründen übernachten. Voraussetzung ist allerdings, dass die Hotelrechnung auf den Unternehmer und nicht auf den Arbeitnehmer ausgestellt ist. Wenn die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, ist der Vorsteuerabzug trotzdem möglich, auch wenn der Arbeitnehmer die Rechnung zunächst im Voraus bezahlt hat. Lediglich bei Kleinbetragrechnungen bis 150 Euro (vgl. § 33 UStDV), in denen überhaupt kein Leistungs- bzw. Rechnungsempfänger angegeben ist, kann der Vorsteuerabzug vom Arbeitgeber in Anspruch genommen werden. Der Vorsteuerabzug der Pauschbeträge für Übernachtungskosten ist nicht möglich.

Arbeitgeber bzw. Unternehmer müssen Hotelrechnungen für den Zweck des Vorsteuerabzuges nicht um den Frühstücksanteil kürzen. Da auch die dem Unternehmer in Rechnung gestellten Verpflegungskosten anlässlich von Auswärtstätigkeiten der Arbeitnehmer zum Vorsteuerabzug berechtigen ist die Kürzung nicht nötig. Somit kann der Vorsteuerabzug aus einer Hotelrechnung auf den Namen des Unternehmens auch dann in ungekürzter Höhe geltend gemacht werden, wenn das Unternehmen dem Arbeitnehmer die Verpflegungsmehraufwendungen lohnsteuerfrei zahlt.

Übernachtungspauschale: Arbeitnehmer profitieren

Werden Übernachtungskosten über die Übernachtungspauschale des Inlandes abgerechnet, sind für Arbeitnehmer keine dezidierten Nachweise nötig, solange die tatsächlichen Kosten den Pauschbetrag für Übernachtungskosten nicht überschreiten. Sollten die tatsächlichen Kosten für Übernachtung jedoch höher sein als der Pauschbetrag, müssen diese mit Belegen nachgewiesen werden, die Differenz kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Sind die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten geringer als der Pauschbetrag von 20 Euro/Nacht, kann der Differenzbetrag allerdings nicht steuerlich geltend gemacht werden.

Während Arbeitnehmer bspw. den Verpflegungsmehraufwand pauschal als Werbungkosten steuerlich geltend machen können, ist dies bei dem Pauschbetrag für Übernachtungskosten nicht möglich. Übernachtungskosten können nur entweder über die Übernachtungspauschale direkt vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden oder sie weisen die tatsächlichen Übernachtungkosten mit Belegen nach, dann können Sie diese als Werbungskosten von der Steuer abziehen. Der für den Arbeitnehmer äußerst günstige Fall tritt dann ein, wenn er seine tatsächlichen Hotelkosten inkl. Verpflegung zusätzlich zu den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen vom Arbeitgeber erstattet bekommt. (Der Arbeitgeber kann diese Kosten gesamt als Betriebsausgaben von der Vorsteuer abziehen)

Achtung: Pauschbeträge für Übernachtungskosten können Arbeitnehmer NICHT über Werbungskosten steuerlich geltend machen!

Zusammenfassung

Während Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale für Deutschland von 20 Euro/Nacht steuerfrei von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen können, ist die Übernachtungspauschale für Unternehmer seit 2008 nicht mehr absetzbar. Der Unternehmer kann nur noch seine tatsächlichen Übernachtungskosten über Belege als Betriebskosten von der Steuer absetzen. Arbeitnehmer können nur tatsächliche Übernachtungskosten, nicht aber die Übernachtungspauschale als Werbungkosten von der Steuer absetzen. Unternehmer sind zudem dazu berechtigt ihre eigenen wie auch die Übernachtungskosten ihrer Mitarbeitet gesamt von der Vorsteuer abzuziehen. Allerdings nur durch Nachweis einer Hotelrechnung und nicht über die Pauschbeträge der Übernachtungskosten.

Viel Erfolg auf Ihrer Geschäftsreise! Alle Angaben ohne Gewähr.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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14 thoughts on “Übernachtungskosten Teil 1: Übernachtungspauschale Deutschland

  1. Behrends
    13. Juli 2012 at 07:42

    Wie soll man das verstehen ?
    Ich übernachte in Holland und bekomme 115€ pro Nacht und wenn ich Deutschland übernachte soll ich mit 20€ hin kommen ???
    Ein Zimmer in Holland zu bekommen für 115€ ist einfach, aber wo gibt es ein Zimmer in Deutschland für 20€ ?
    In allen Ländern gibt es deutlich mehr Übernachtungsgeld, nur in Deutschland wird nichts angepaßt, mindestens 50€ wären nötig.
    Wer setzt so ein Mist fest ?

    1. Henriette
      16. Juli 2012 at 13:33

      Ja, leider sind die Pauschalen für Deutschland sehr niedrig. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind im Ausland generell höher und werden vom Gesetzgeber regelmäßig neu festgesetzt. Sie können aber auch Ihre tatsächlichen Übernachtungskosten mit Belegen nachgewiesen entweder vom Arbeitgeber erstattet bekommen oder als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Wenn Sie geschäftlich reisen müssen, finden Sie hier Business-Hotels mit gutem Preis-Leistungs Verhältnis. Dort erfahren Sie auch, welche Vorteile sich weiterhin für Sie ergeben.

      Mit freundlichen Grüßen
      Spesen-Ratgeber Rdaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  2. Berta R.
    20. Juli 2012 at 19:21

    Hallo,
    ich bin Grafik-Designerin in einer großen Werbeagentur. Neulich waren 20 Mann von uns in Rio de Janeiro. Wir Grafiker und Fotografen in billigen Hotels, die Producer und Autoren in Teureren und Schöneren. Seit Jahren wird bei uns pauschal abgerechnet. Jetzt auf einmal sollen wir nicht mehr pauschal abrechnen dürfen (Pausch-Satz Rio liegt bei laut Gesetz bei 145,- Euro; unser Hotel kostete nur 89,- pro Nacht)
    Dürfen die das? Plötzlich nur nach Belegen abrechnen?
    Der eigentliche Witz ist auch, dass die Redakteure/Autoren in ihren chicken Hotels sehr wohl pauschal abgerchnet haben!!!
    Any help?

    1. Henriette
      23. Juli 2012 at 09:05

      Hallo,

      ich fürchte das Recht liegt hier auf Seiten des Arbeitgebers. Er ist rechtlich nicht dazu verpflichtet die Übernachtungspauschale zu erstatten. Es steht dem Arbeitgeber generell frei nur die tatsächlich angefallenen Übenachtungskosten zu erstatten. In Ihrem Fall ist die Vorgehensweise des Arbeitgebers nicht besonders Harmonie stiftend, aber leider grundsätzlich im Rahmen der Möglichkeiten des Arbeitgebers.

      Viele Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (alle Angaben ohne Gewähr)

      1. Michael Hinz
        14. April 2013 at 13:17

        Anzumerken gilt aber noch eins. Ich hoffe ich bin hier richtig informiert.
        Der AG muß nicht nach den Pauschbetrögen erstatten, sondern kann die Vorlage von Belegen verlangen.
        Die Differenz zum Pauschbetrag kann aber der AN im Zuge seiner Einkommenststeuererklärung geltend machen.
        Für den Fall bswp. Brasilien wäre hier folgende Rechnung aufzumachen.
        Pauschbetrag für Übernachtungen in Brasilien 145 Euro, die Verpfelgungsmehraufwendungen nicht vergessen !!!, vom Arbeitgeber bereits erstatteter Betrag 89 Euro, Differenz —>>> 56 Euro.
        Diese Differenz als auch die Verpflegungspauschale senken dann Dein zu versteuerndes Einkommen.

        Der Arbeitgeber muß Dir aber dazu den nachweis erbringen, daß Du an diesen Tagen auch tatsächlich in Brasilien warst. Hierzu genügt ein formloses Schreiben, daß Du auch selber anfertigen könntest und dem Arbeitgeber zur Unterschrift vorlegst.

        scusi Henriette, aber das hättest Du Berta noch mit auf den Weg geben sollen.
        Ich hoffe, ich liege mit meiner Antwort richtig, weil ichs nicht anders mache und bislang keine Probleme damit hatte.

        1. B P
          8. Januar 2014 at 09:06

          Stimmt nicht wirklich. Also das Finanzamt hat das Recht, bei den Übernachtungen Belege zu verlangen, wenn man die absetzen will. Und wenn sich dann rausstellt, dass die tatsächlich angefallenen Kosten schon komplett vom Arbeitgeber erstattet wurden (unabhängig von der Pauschale), dann gibt es dafür nichts mehr vom Finanzamt.

          Bei der Verpflegung sieht es anders aus, die Kosten müssen nicht einzeln nachgewiesen werden, sondern man bekommt tatsächlich die gesamte Pauschale: entweder vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt (abgesetzt, also nur die Steuerersparnis, nicht den Gesamtbetrag) oder teils-teils. Steht aber alles auch oben im Artikel.

  3. Michael c
    11. Februar 2013 at 10:41

    Hallo ,
    Ich habe da einen wahrscheinlich eine knifflige Situation zu lösen.
    Ich bin Geschäftsführer einer GmbH und gleichzeitig deren Gesellschafter. Ich war in den vergangenen Tagen auf einem Kreuzfahrtschiff zur Bestandsaufnahme für eine anstehende Sanierung gewesen. Es gab von der Reederei einen. Tagessatz mit dem alles abgegolten wurde, Reisekosten ( Flugticket ) wurden durch den Reeder gestellt.
    Jetzt meine frage:
    Ich Fliege über Paris. Nach Guadeloupe , geh dort an Board und 3 Tage später über Puerto Rico geht’s zurück. Das Schiff liegt. Einen Tag in Antigua vor Anker und einen Tag in. Saint Croix Jungferninseln.
    Welche. Spesen und übernachtungspauschalen setze ich ein?
    MfG
    Michael

    1. Henriette
      14. Februar 2013 at 15:36

      Hallo Michael,

      bei Schiffreisen gelten im Allgemeinen die Spesensätze für Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand von Luxembug. Für die Tage der Ein- und Ausschiffung werden die Pauschalen des jeweiligen Ortes gewährt. Im Regelfall gilt immer der Spesensatz, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Die aktuellen Spesensätze von 2013, finden Sie hier.

  4. Lea
    13. März 2013 at 21:46

    Hallo,
    ich bin ca. 1 mal im Monat für mehrere Tage auf einer Fortbildung und übernachte dann bei Freunden. Die Fortbildung wird nicht von meinem Arbeitgeber bezahlt. Kann ich bei meiner Steuererklärung eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht bei den Werbungskosten ansetzen? Oder wäre es günstiger wenn ich in Zukunft nicht übernachte und die 150 km hin und zurück pendel und somit zumindest zusätzliche Fahrtkosten absetzen kann?
    Vielen Dank für den Rat!

  5. Oliver
    19. März 2013 at 13:48

    Hallo,
    ich habe auch eine etwas schwierige Situation zu lösen. Längeres Googlen gab auch keinen Rat.
    Als freier Journalist, bin ich Int. viel unterwegs u. schlafe oft bei Bekannten u. Kollegen auf Couch o. im Gästezimmer.
    Ich spare mir dadurch in den Betriebskosten nat. die Summe, welche für ein Hotel anfällt.
    Gerne würde ich jedoch eine Summe, wie in Deutschland Eingenübernachtung von 20€ in meine Betriebskosten aufnehmen.
    Die Leute würden mir über die Tage die ich bei Ihnen verbracht habe, auch eine unterschriebene Quittung schreiben.

    Was sagt das Gesetz zu dem Fall u. wie soll ich das einbringen?

    Danke für eure Hilfe u. ggf. Links
    Lg Oli

    1. Henriette
      20. März 2013 at 14:14

      Hallo,
      die Übernachtungspauschale können weder Angestellte als Werbungskosten, noch Selbstständige als Betriebsausgabe geltend machen. Es können jeweils nur mit Belegen nachgewiesene Übernachtungskosten angegeben werden. Alles Wichtige zu Übernachtungskosten, finden Sie hier.
      Beste Grüße aus der Spesen-Ratgeber Redaktion

  6. Frank
    2. April 2013 at 08:06

    Hallo Redaktion:
    Ich schlage mich mit dem gleichen Prob
    Mich beschäftigt die gleiche Frage wie Oli und Ihr Verweis auf „Übernachtungskosten“ erbrachte keine Klarheit:
    Als Selbständiger übernachte ich bei Geschäftsreisen oft bei Freunden.
    Diese würden mir eine Quittung für die 30 Euor ausstellen, die ich regelmäßig bezahle.
    Leider kann ich meinen Freunden nicht verbindlich sagen, welchen FREIBETRAG für derartige Mieteinnahmen sie im Jahr haben. Umsatzsteuerpflichtig sind sie sowieso nicht.
    Frage:
    a) reicht eine Quittung mit allen Angaben auch ohne Umsatzsteuer ?
    b) gibt es einen Freibetrag für den Gastgeber und wie hoch ist er pA ?
    Vielen Dank für eine konkrete Antwort.
    Beste Grüße von
    Frank

  7. voko
    7. August 2014 at 08:12

    Hallo,
    ich beabsichtige als Freiberufler an einem 200km entfernten Einsatzort, den ich im Jahresmittel jede zweite Woche besuche, ein möbliertes Zimmer anzumieten.
    Besteht die Gefahr, dass das FA dieses gegen meinen Willen als Doppelte Haushaltsführung wertet? Dieses hätte für mich wohl den Nachteil, dass ich dann die Fahrten von meinem Firmensitz=Wohnort zum Einsatzort wohl nach der 0,03%-Methode versteuern müsste.
    Sollte ich deshalb lieber ausschließlich in Hotels übernachten?
    Viele Grüße
    voko

  8. Michael
    13. Oktober 2014 at 13:24

    Hallo
    Ich habe letztes Jahr 5 Monate in Französisch Guyana gearbeitet und wurde dabei über die Übernachtungspauschale abgerechnet (81 € pro Tag), meine Wohnung welche ich hatte, hat mich die ersten 3 Monate 40 € und die anderen 2 Monate 55 € gekostet.
    Nun ist meine Frage, muss ich die Differenz zwischen der Pauschale und der Miete nun nachversteuern ?

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