Details zum Erstattungsumfang
in Übernachtungskosten enthalten
– sind: Unterkunft (nur für den Geschäftsreisenden)
– sind nicht: Frühstück, Nebenkosten wie Garage oder Telefon
Die tatsächlichen Kosten, die dem Geschäftsreisenden für die persönliche Nutzung einer Unterkunft entstehen, heißen Übernachtungskosten. Nicht inbegriffen sind Kosten für alle Arten zusätzlicher Services oder Angebote wie Garagen, Telefon, Minibar oder Verpflegung.
Sobald Frühstückskosten in der Rechnung enthalten sind, werden 4,80€ vom ausgewiesenen Übernachtungsbetrag abgezogen, da Frühstück in den Bereich der Verpflegungskosten fallen. Hierfür bucht der Kunde ein zusätzliches Business Package, um das Mehrwertsteuerproblem zu umgehen. Das entspricht 20% des Pauschbetrags für den Verpflegungsmehraufwand von 24,00€. Für Mittag oder Abendbrot fallen jeweils 40% an.
Übernachtungskosten können nur für die betreffende Person, nicht aber Geschäftspartnern oder Lebensgefährten berechnet werden. Mehrkosten bei Doppelzimmern zieht der Arbeitgeber vom Rechnungsbetrag ab. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten für die Übernachtung nicht, so können die Übernachtungskosten vom Arbeitnehmer als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Zielgerichtet und günstiger finden Sie Unterkünfte für Geschäftsreisende mit Corporate Rates.
Übernachtungskosten im Inland müssen grundsätzlich einzeln nachgewiesen werden, dürfen aber bei zweifelsfrei vorhandenem und berechtigtem Aufwand geschätzt werden (BstB1 II S. 775). Darüber hinaus kann der Einfachheit halber auf eine Übernachtungskostenpauschale zurückgegriffen werden. Diese bietet sich an, wenn der Arbeitnehmer auf einer Dienstreise bei Bekannten oder Freunden übernachtet und kein Hotel in Anspruch nimmt.
Übernachtungskostenpauschale
– Übernachtungskostenpauschalen sind steuerfrei erstattbar vom Arbeitgeber
– seit 2008 nicht mehr als Werbungskosten absetzbar, Kostennachweise notwendig
Unabhängig von den tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten existiert eine Übernachtungskostenpauschale von 20,00€, die Arbeitnehmer allerdings seit Januar 2008 (Lohnsteuerrichtlinien 2008) nicht mehr steuerlich absetzten können, wenn sie der Arbeitgeber nicht erstattet. Jetzt muss der Nachweis erbracht werden, dass tatsächlich Kosten für die Übernachtung entstanden sind. Diese können in Form einer ausgestellten Rechnung, einer Quittung, eines Bankauszugs o.ä. nachgewiesen werden. Übernachtungskostenpauschalen seitens der Arbeitgeber sind weiterhin gestattet, da Arbeitnehmer sonst verstärkt Hotels zur Übernachtung nutzen würden, anstatt bei Freunden oder Bekannten zu übernachten.
Übernachtungskostenpauschalen im Ausland
– Die Differenz zwischen den tatsächlichen Übernachtungskosten und der Übernachtungskostenpauschale kann nicht mehr als Werbungskosten geltend gemacht werden
Die Differenz zwischen den tatsächlich entstandenen Kosten für eine Unterkunft im Ausland und den teils höheren Übernachtungspauschalen im Ausland darf nicht mehr als Werbungskosten vom Arbeitnehmer geltend gemacht werden. Das geht aus einem Urteil des Bundesfinanzhofs hervor. Da der Arbeitgeber die entstandenen Kosten ersetzt, entstehen dem Arbeitnehmer keine zusätzlichen Belastungen, wodurch ein Werbungskostenabzug zu einem falschen steuerlichen Ergebnis führen würde. Im Folgenden eine Tabelle über die aktuellen Übernachtungskostenpauschalen im Ausland: Auslandsreisekosten PB 2010/2011 (Quelle: IHK Frankfurt)
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Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.