Reisekostenabrechnung – so rechnen Sie korrekt ab!

Reisekostenabrechnung

Rechnungsbelege für die Reisekostenabrechnung, Quelle: P. Lauke

Die Reisekostenabrechnung Ihres Unternehmens bietet ein oft unterschätztes Potential zur Optimierung von Betriebsausgaben und Personalkosten. Im folgenden Artikel sehen Sie kurz und bündig dargestellt, welche Hauptbestandteile eine Reisekostenabrechnung enthalten sollte und welche Tools für Ihre Spesenabrechnung empfehlenswert sind.

Nutzen Sie schon eine Software für Ihre Reisekostenabrechnung oder noch das gute alte Reisekostenabrechnung Formular? Wir stellen Ihnen exklusiv ein Tool für Ihre Reisekostenabrechnung zur Verfügung und geben eine Empfehlung für ein bewährtes elektronisches System für Ihre Reisekostenabrechnung.

 

Das erwartet Sie außerdem im folgenden Artikel:

  1. Begriff der Reisekostenabrechnung
  2. Hauptmerkmale einer Reiskostenabrechnung
  3. Ziel der Reisekostenabrechnung
  4. Tools für die Reisekostenabrechnung
  5. Praxistipps für Geschäftsreisen

1. Begriff der Reisekostenabrechnung:

In der Reisekostenabrechnung enthalten sind alle Kosten, die dem Unternehmen für Geschäftsreisen entstanden sind. Zu Reisekosten gehören Fahrtkosten (auch Kosten für Flüge, Bahnfahrten o.ä.), Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Ein anderer Begriff für die Reisekostenabrechnung ist die Spesenabrechnung.

2. Hauptmerkmale einer Reisekostenabrechnung:

Reisekosten werden auf Basis der gesetzlichen “Reisekostenpauschale”, d.h. der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Fahrtkosten oder auf Basis von Rechnungen und Belegen ermittelt. Bei den Fahrtkosten sind je nach genutztem Fahrzeug Mischformen möglich. Für Teilstrecken mit dem eigenen PKW werden Fahrtkosten auf Basis der Kilometerpauschale ermittelt, für die Abrechnung der verbleibenden Fahrtkosten werden vorliegende Belege (Fahrscheine, Flugtickets etc.) herangezogen.

Folgende Bestandteile muss die Reisekostenabrechnung aufweisen:

  • Angaben über den Geschäftsreisenden
  • Angaben über Reisedauer (man gibt den Zeitpunkt der Abfahrt vom- und Ankunft am privaten Wohnort an.)
  • Angabe der Fahrtkosten (Belege oder Kilometerpauschale)
  • Angabe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand
  • Angabe der Übernachtungspauschale (abzüglich Frühstück)
  • Angabe Sachbezugswerte
  • Bewirtungsbelege (bei Bewirtung mit Fremden)
  • Reisenebenkosten (Belege)

3. Ziel der Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung ist für Unternehmen ein effektives Instrument zur Erfassung der getätigten Betriebsausgaben. Es ist wichtig, dass alle Kosten erfasst werden, die dem Mitarbeiter evtl. auf Grund seiner Vorleistungen entstanden sind und die, die das Unternehmen direkt über die Pauschalen oder Belege trägt. Die aktuellen Lohnsteuerrichtlinien 2011 sind in jedem Fall zu beachten, denn diese regeln, welche Kosten dem Mitarbeiter lohnsteuerfrei erstattet werden können. Generell gilt: wird dem Mitarbeiter ein höherer Betrag als der Zulässige erstattet, muss der Mitarbeiter die Differenz dem zu versteuernden Lohn zurechnen.

4. Tools für die Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung Formular

Formular zur Reisekostenabrechnung, Quelle: spesen-ratgeber.de

Die Reisekostenabrechnung kann durch die Nutzung von geeigneten Vorlagen oder Formularen oder aber mittels einer speziellen Software erfolgen. Von Unternehmen wird häufig standartmäßig die Reisekostenabrechnung über Excel durchgeführt. Eine geeignete Vorlage finden Sie hier.

Vorlage Reisekostenabrechnung (In- und Ausland) 2012

Vorlage-Reisekostenabrechnung-In-und-Ausland-2013

Neu: Vorlage-Reisekostenabrechnung-In-und-Ausland-2014

Bereits seit 1986 am Markt erprobt ist das elektronische Reisekostenmanagement von Lufthansa Air Plus. Mit diesem Tool können Sie Ihre Reisekosten verwalten und analysieren und Einsparpotential in Ihrem Unternehmen aufspüren.

Auch wenn die elektronische Reisekostenabrechnung leichter und automatisierter erfolgen kann und damit Ressourcen, Zeit und Kosten gespart werden könnten, nutzen viele Unternehmen noch nicht das Optimierungspotential, welches ihnen die elektronische Reisekostenabrechnung bieten würde.

5. Praxistipps für Geschäftsreisen

Die Neueinführung oder Änderung des Reisekosten-Abrechnungsverfahrens setzt in jedem Unternehmen eine sorgfältige Planung voraus. Dazu gehört auch, dass das Abrechnungsverfahren in einer Reiserichtlinie für verbindlich erklärt wird. Die Einführung von automatisierten Verfahren der Reisekostenabrechnung ist eines der Instrumente mit welchen Sie den administrativen, personellen Aufwand sowie Betriebskosten in Ihrem Unternehmen minimieren können. Der größte Kostenfaktor neben den Fahrtkosten sind die Kosten für Übernachtung, wobei auch bei den Übernachtungskosten Einsparpotential vorliegt, sofern Unternehmen auf speziell auf Sie zugeschnittenen Firmenraten zurückgreifen kann.

Für Fragen, Anregungen oder Kommentare nutzen Sie gerne das Kommentarfeld!

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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10 thoughts on “Reisekostenabrechnung – so rechnen Sie korrekt ab!

  1. Rita König
    30. August 2012 at 13:53

    Guten Tag,

    meine Kolleginnen und ich werden für Schulungszwecke am Wochenende in die Firma bestellt. Können wir hierfür Reisekosten abrechnen?

    1. Henriette
      31. August 2012 at 07:53

      Hallo,

      da die Schulung in der regelmäßigen Arbeitsstätte stattfindet, liegt keine Auswärtstätigkeit bzw. Dienstreise vor. Reisekosten wie bei einer Geschäftsreise können demzufolge nicht abgerechnet werden.
      Ist die Schulung am Wochenende eine firmenspezifische Pflichtveranstaltung, dann gilt die Zeit als Arbeitszeit, bitte beachten Sie aber, dass ein Samstag ein normaler Werktag ist. Laut § 11 ArbZG muss bei Sonntagsarbeit innerhalb der nächsten 2 Wochen ein Ersatzruhetag gewährt werden.

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  2. Jenny
    12. September 2012 at 06:29

    Hallo,

    ich werde im Herbst für 5 Wochen betrieblich in London eine Sprachschule besuchen.
    Wohne bei einer Gastfamilie und bekomme Frühstück.

    Kann ich einer Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen?
    Mein Betrieb möchte nichts zahlen…

    Vielen Dank für Ihre Hilfe vorab.

    Grüße

    1. Henriette
      13. September 2012 at 13:29

      Hallo,

      grundsätzlich können Sie für die 5 Wochen den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen. Wenn Sie allerdings das Frühstück kostenfrei von Ihrem Arbeitgeber gewährt bekommen, dann müsste der Sachbezugswert für Frühstück von 1,57 € von der Tagespauschale von 24 € abgezogen werden

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  3. Karl-Heinz
    20. Oktober 2012 at 13:31

    Hallo,
    für verschiedene Fahrzeuge müßte es doch auch unterschiedliche Pauschalen geben?
    Für PKW sind dies ja 0,30/km, die erstattet werden, wieviel ist das für einen LKW?

    1. Henriette
      22. Oktober 2012 at 07:32

      Hallo,
      es gibt leider keine höhere Kilometerpauschale für LKW. Der Höchstsatz beträgt auch für LKW 0,30 €.

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  4. Joshy
    20. April 2013 at 10:36

    Hallo,
    wir sind zu zweit mit einem Auto zu einem Meeting nach Holland gefahren. Übernachtung war im Doppelzimmer.. Wie ist dort die korrekte Abrechnung der RK?
    Person 1: Xkm x 0,32Eur (wegen Mitfahrer); Hotelkosten; Verpflegungsmehraufwand lt. Tabelle
    Person 2: auch nochmal Xkm x 0,30Eur und Hotelkosten? ODer nur Verpflegungsmehraufwand lt. Tabelle
    Oder lieber Pauschbetrag für Hotelkosten (NL ja 115Eur)

    1. Henriette
      25. April 2013 at 09:29

      Hallo,
      bitte beachten Sie, dass die Übernachtungspauschale nur vom Arbeitgeber erstattet werden kann. Sie kann grundsätzlich nicht von der Steuer abgesetzt werden. Wenn der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale erstattet und diese höher ist, als die tatsächlichen Hotelkosten, dann haben Sie einen Vorteil.
      Zusätzlich zu den Hotelkosten (entw. lt. Hotelrechnung oder Übernachtungspauschale) kann die Verpflegungspauschale sowie die Kilometerpauschale steuerfrei erstattet werden.
      Die Reisekostenabrechnung könnte wie folgt lauten:
      Person 1: Kilometerpauschale 0,32 € pro gefahrenen Kilometer (wegen Mitfahrer) + Hotelkosten (abzgl. Frühstück) oder Übernachtungspauschale + Verpflegungsmehraufwand
      Person 2: Kilometerpauschale 0,30 € + Hotelkosten (abzgl. Frühstück) oder Übernachtungspauschale + Verpflegungsmehraufwand.
      Achtung: Wenn Sie die Übernachtungspauschale bekommen aber im Hotel Frühstück erhalten haben, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Mehr dazu hier.

  5. Florian
    12. September 2013 at 18:59

    Hallo,

    hätte eine kurze Fragen. Ich war zur Einarbeitung für 4 Tage in Essen. Nun musste ich mit dem ICE jeweils 5 Stunden Fahrt aufwenden. Zählt die Fahrtzeit als Arbeitszeit ?

    Nächste Frage wäre, wieviel Geld ich als Verpflegungsmehraufwand ansetzen kann, wenn ich keine Quittungen aufgehoben habe ? (Frühstück war im Hotel inbegriffen, welches der Arbeitgeber bezahlt hat)

    Vielen Dank für die Antwort schonmal !

    1. Henriette
      13. September 2013 at 07:09

      Hallo,
      zu Ihrer ersten Frage: die Fahrzeit im ICE gilt in der Regel nicht als Arbeitszeit, denn Sie haben die Zeit zur Ihrer freien Verfügung. Nur wenn Ihr Arbeitgeber, die ausdrücklich beauftragt im Zug Arbeiten zu verrichten, gilt die Reisezeit als Arbeitszeit.
      Zu Ihrer zweiten Frage: Wenn Frühstück in der Hotelrechnung enthalten ist und nicht als extra Posten aufgeführt sondern in einem Sammelposten (Business Package) enthalten ist, dann müssen nur entweder 4,80 € oder 1,60 € (Sachbezugswert 2013) vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden. Ist das Frühstück in der Hotelrechnung einzeln aufgelistet, dann muss der tatsächliche Betrag vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden.
      Beste Grüße!

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