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Allgemeines zum Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand umfasst die Kosten für Verpflegung, die dem Geschäftsreisenden aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen. Der Verpflegungsmehraufwand wird im Allgemeinen in Höhe der gesetzlichen Pauschalen vom Arbeitgeber ausgezahlt.

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die auf der Dienstreise entstandenen Verpflegungskosten lohnsteuerfrei bis zur Höhe der gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen erstatten. Ein gesetzlicher Anspruch des Arbeitnehmers besteht allerdings nicht. Es besteht außerdem nicht die Möglichkeit des Einzelnachweises der Verpflegungskosten und der Erstattung höherer Beträge, zumindest nicht steuerfrei. Ist der erstattete Betrag höher als der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand, wird die Differenz dem zu versteuernden Lohn zugerechnet.

Der beruflich bedingte Mehraufwand für Verpflegung kann unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten oder Betriebsausgabe geltend gemacht werden, es ist allerdings nicht möglich höhere Beträge als die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen geltend zu machen.

Verpflegungsmehraufwand Pauschalen

Folgende Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendung gelten bei der betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit im Inland für jeden einzelnen Kalendertag, an dem der Dienstreisende seiner privaten Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte fern bleibt:

Zeitumfang ab 8 Std. ab 14 Std. ab 24 Std.
Pauschbetrag Verpflegungsmehraufwand 6,00€ 12,00€ 24,00€

Beispiel Berechnung Verpflegungsmehraufwand

Maßgeblich für die Berechnung der Höhe des Verpflegungsmehraufwandes ist die Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte pro Kalendertag. Es wird nicht zwischen einer eintägigen und einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit unterschieden, auch ist es nicht maßgebend ob der Dienstreisende an mehreren Einsatzorten im Inland beschäftigt war. Bei Einsatzwechseltätigkeit, also mehreren Einsatzorten an einem Kalendertag, kann die gesamte Reisezeit an diesem Kalendertag zusammen gerechnet werden. Wenn die Dienstreise erst nach 16 Uhr beginnt und vor 8:00 Uhr des Folgetages endet, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, kann die Reisezeit zusammengerechnet werden und einem der Reisetage gutgeschrieben werden.
Beispiel-Berechnung: Ein Arbeitnehmer tritt am 25.04. um 15 Uhr seine Geschäftsreise im Inland an und kehrt nach 28.04. um 23 Uhr zurück. Steuerfrei ersetzt wird ein Gesamtbetrag von 66 Euro:

  • am ersten Tag: 6 Euro (Abwesenheit von 9 Stunden)
  • am zweiten Tag: 24 Euro (Abwesenheit von 24 Stunden)
  • am dritten Tag: 24 Euro (Abwesenheit von 24 Stunden)
  • am vierten Tag: 12 Euro (Abwesenheit von 23 Stunden)

Achtung: im Allgemeinen darf die Abwesenheitszeit an zwei Kalendertagen nicht zusammen gerechnet werden, nur wenn, wie eben erwähnt, die Dienstreise nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des Folgetages beendet wurde, ohne dass eine Übernachtung stattgefunden hat.

Praxistipp:

Vorteil für Leiharbeitnehmer: auch wenn Angestellte bei Zeitarbeitsfirmen meist gegenüber den Festangestellten im Nachteil sind, genießen sie hier einen eindeutigen Vorteil, denn es ist davon auszugehen, dass sie keine feste Arbeitsstätte haben. Leiharbeitnehmer können deshalb den Verpflegungsmehraufwand für jeden Tag ihrer wechselnden Einsatztätigkeit als Werbungskosten geltend machen. (Bundesfinanzhof, Urteil vom 17.6.2010, VI R 35/08).
Ebenfalls kann der Verpflegungsmehraufwand für eine Begleitperson geltend gemacht werden, wenn ein zwingender Grund für die Mitnahme einer Begleitperson glaubhaft gemacht werden kann. Zwei glaubhafte Gründe wären z.B. die Mitnahme der Assistentin oder eines Fahrers.

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