Das Bundesreisekostengesetz Teil 1: Fragen und Antworten

Das Bundesreisekostengesetz regelt […] „Art und Umfang der Reisekostenvergütung der Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter des Bundes sowie der Soldatinnen und Soldaten und der in den Bundesdienst abgeordneten Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter.“ So der Wortlaut des Gesetzestextes. Das Bundesreisekostengesetz ist in Bund und Ländern nicht einheitlich geregelt. D.h. Bundesangestellte und Angestellte der Länder unterliegen einem jeweilig unterschiedlichen Reisekostenrecht. Hier beantworten wir die am häufigsten gestellten Fragen der Geschäftsreisenden, die Angestellte des Bundes sind.

Zu folgenden Themen des Bundesreisekostenrechtes beantworten wir hier Ihre Fragen.

  1. Wegstreckenentschädigung / Fahrt- und Flugkosten
  2. Tagegeld
  3. Übernachtungskosten
  4. Reisekosten
  5. Reisezeit

© Q.pictures / PIXELIO

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1. Wann besteht ein Anspruch auf Wegstreckenentschädigung?

Nach §4 BRKG Fahrt- und Flugkostenerstattung und §5 BRKG Wegstreckenentschädigung werden

  • bei Benutzung eines motorbetriebenen Fahrzeuges eine Wegstreckenentschädigung von 20 Cent pro zurückgelegten Kilometer bis zu einer Höchstgrenze von 130 Euro gewährt.
  • bei Nutzung eines Flugzeuges aus wirtschaftlichen oder dienstlichen Gründen, werden die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet.
  • bei Bahnfahrten von mind. zwei Stunden können auch Fahrten der nächsthöheren Klasse erstattet werden.
  • Kosten einer höheren Klasse regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel können erstattet werden, wenn dienstliche Gründe dies im Einzelfall oder allgemein erfordern.
  • Fahrtkosten werden nicht erstattet, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit genutzt werden kann.

2. Wie erfolgt die Wegstreckenentschädigung, wenn ich ein Taxi oder einen Mietwagen nutzen musste?

Wurde aus triftigem Grund ein Mietwagen oder ein Taxi benutzt, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Ein solch triftiger Grund liegt z.B. vor, wenn keine anderen Verkehrsmittel genutzt werden können und ein Dienstfahrzeug nicht zur Verfügung steht. Im Einzelfall können auch persönliche Gründe, z.B. der Gesundheitszustand die Nutzung eines Taxis oder Mietfahrzeuges rechtfertigen.

Achtung: schlechte Witterungsverhältnisse oder Ortsunkundigkeit werden meist nicht als triftigen Grund anerkannt!

3. In welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Tagegeld im Inland?

Hier verweist das Bundesreisekostengesetz auf § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 des EstG. Folgende Sätze des Tagesgeldes gelten ab einer Abwesenheit von:

  • mindestens 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden: 6,00 EUR,
  • mindestens 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden 12,00 EUR,
  • bei 24 Stunden 24,00 EUR.

4. Wann erfolgt eine Kürzung des Inlandstagegeldes?

Bei unentgeltlich erhaltener Verpflegung während der Dienstreise werden folgende Beträge einbehalten:

  • Frühstück: 4,80 Euro (20 % des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag)
  • Mittagessen: 9,60 Euro (40 % des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag)
  • Abendessen: 9,60 Euro (40 % des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag)

Wenn das Entgelt für Verpflegung in den erstattungsfähigen Fahrt-, Übernachtungs- oder Nebenkosten enthalten ist, wird es ebenfalls abgezogen.

5. In welchen Fällen wird kein Tagegeld gezahlt?

  • Besteht zwischen der Dienststätte oder der Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, nur eine geringe Entfernung, wird Tagegeld nicht gewährt (§ 6 Abs. 1 Satz 3 BRKG). Eine Entfernung im Sinne des § 6 Abs. 1 Satz 3 BRKG ist als gering anzusehen, wenn sie nicht mehr als zwei Kilometer beträgt.
  • Bei Reisen zu Personalversammlungen (vgl. § 50 Abs. 1 S. 4 BPersVG) wird kein Tagegeld gezahlt.
  • Wenn alle Mahlzeiten des Tages (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) amtlich unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurden, wird auch kein Tagegeld gezahlt.
  • Bei Dienstreisen an den Wohnort wird nur für die Dauer der dienstlich notwendigen Abwesenheit von der Wohnung Tagegeld gezahlt.

6. Wann und in welcher Höhe wird das Übernachtungsgeld gezahlt?

Übernachtungsgeld erhalten Geschäftsreisende für eine notwendige Übernachtung in Höhe der Inlandspauschale von 20 Euro. Höhere Übernachtungskosten werden im Fall der Notwendigkeit ebenfalls erstattet.

7. In welchen Fällen können höhere Übernachtungskosten erstattet werden?

Bis zu einer Höchstgrenze von 60,00 Euro bzw. 64,00 Euro inkl. Frühstück, können Übernachtungskosten ohne Abgabe von Gründen erstattet werden. Werden die Reisekosten von der zuständigen Reisestelle als angemessen anerkannt bzw. hat der Geschäftsreisende die Zimmer aus einem von der Reisestelle herausgegebenen Hotelverzeichnis gebucht, können auch höhere Übernachtungskosten anerkannt werden. Die Unvermeidbarkeit der entstandenen Kosten ist jeweils darzulegen. Unvermeidbar sind erhöhte Übernachtungskosten, wenn z.B. kein anderes zumutbares preiswertes Hotel buchbar gewesen wäre oder zu Erledigung des Dienstgeschäftes ein bestimmtes Hotel genutzt werden muss. (Tagungshotel)

Achtung: unbedingt auf eine Hotelrechnung incl. Frühstück, ausgestellt auf den Arbeitgeber bestehen, sonst können Kosten nicht erstattet werden!

8. Wann erlischt der Anspruch auf Übernachtungsgeld?

In § 7 BRKG Übernachtungsgeld ist geregelt, wann kein Anspruch auf Übernachtungsgeld besteht:

  1. „Für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln,“ (Siehe hierzu auch Dienstreise: Arbeitszeit oder Reisezeit?)
  2. „bei Dienstreisen am oder zum Wohnort für die Dauer des Aufenthaltes an diesem Ort,“
  3. „bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft des Amtes wegen, auch wenn diese Unterkunft ohne triftigen Grund nicht genutzt wird,“ und
  4. in den Fällen, in denen das Entgelt für die Unterkunft in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten ist, es sei denn, dass eine Übernachtung aufgrund einer zu frühen Ankunft am Geschäftsort oder einer zu späten Abfahrt von diesem zusätzlich erforderlich wird.“

9. Können Reisekosten auch für Dienstreisen erstattet werden, die mit einer privaten Reise verbunden wurde?

§ 13 BRKG, Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen:

(1) „Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. Die Reisekostenvergütung nach Satz 1 darf die sich nach dem tatsächlichen Reiseverlauf ergebende nicht übersteigen. Werden Dienstreisen mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten als Fahrtauslagen entsprechend den §§ 4 und 5 erstattet; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie für die zusätzliche Reisezeit gewährt.“

10. Sind Kosten für eine Reisegepäckversicherung bei Dienstreisen erstattungsfähig?

Ja, Auslagen für das Versichern des notwendigen persönlichen und dienstlichen Reisegepäcks sind während der ganzen Dienstreisedauer (bei Inlandsreisen wie auch bei Auslandsdienstreisen) als Reisenebenkosten erstattungsfähig.

Auch eine Jahresgepäckversicherung kann berücksichtigt werden, wenn diese günstiger ist als eine Einzelversicherung. Eine Jahresprämie wird grundsätzlich erst erstattet, wenn sie im Vergleich zur Prämie der Einzelversicherung preiswerter ist. Der Dienstreisende muss eine Auskunft des Versicherers zur Höhe dieser Vergleichskosten für eine Einzelreisegepäckversicherung vorlegen.

11. Wie und bei wem kann ich meinen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten geltend machen?

Die Reisekostenerstattung kann nur nach schriftlicher oder elektronischer Antragstellung innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise erfolgen. Laden Sie hier die offiziellen Antragsformulare herunter. Nach Ablauf dieser Ausschlussfrist können Reisekosten nicht mehr erstattet werden. Die zuständigen Dienstreisestellen können bis zum Ablauf von 6 Monaten Kostenbelege zum Nachweis der Reisekosten verlangen. Werden diese Belege nicht innerhalb von 3 Monaten vorgelegt, kann der Antrag auf Erstattung der Reisekosten abgelehnt werden.

Schlussbemerkung Bundesreisekostengesetz

Wir hoffen Ihnen mit diesem Fragenkatalog wichtige Fragen das Bundesreisekostengesetz betreffend beantwortet haben zu können. Wenn Fragen ungeklärt geblieben sind, zögern Sie nicht diese zu stellen.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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24 thoughts on “Das Bundesreisekostengesetz Teil 1: Fragen und Antworten

  1. Anika Heise
    12. Mai 2012 at 09:47

    Hallo zusammen,
    habe eine Frage. Meine Chefin verlangt von mir eine Fahrtkostenabrechnung zu erstellen. Ich als Physiotherapeutin fahre als morgens von zu Hause los zu meinem ersten Patient von diesem zum zweiten und dann wieder in die Praxis. Wie berechne ich die Kilometer immer von der Praxis zum ersten Patient, von dem zum zweiten und dann in die Praxis wieder oder die Kilometerzahl von zu Hause zum ersten Patient, von dem zum zweiten und dann wieder in die Praxis. Wo kann ich dies dann nachlesen um es rechtlich meiner Arbeitgeberin zu zeigen. Für Ihre Antwort danke ich im voraus.

    1. Redaktion
      14. Mai 2012 at 14:38

      Hallo Frau Heise,

      zur Erstellung der Fahrtkostenabrechnung können Sie die Kilometer von Ihrem Wohnort zu Ihren Patienten und dann in die Praxis so angeben, wie Sie sie gefahren sind. Es handelt sich hier um Fahrten aus beruflichem Grund und nicht allein um den Weg zur Arbeit. Sie können also Ihre tatsächlichen Fahrtkosten, Kilometerpauschale + individuellen Kilometersatz angeben.

      Viele Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion

      Alle Angaben ohne Gewähr!

  2. Günther Boffo
    14. Mai 2012 at 17:22

    Meine Krankenkasse erstattet mir Fahrtkosten zur stationären Behandlung in einer Uniklinik nach dem Bundesreisekostengesetz vom 26.05. 2005
    mit einem Betrag von € 0.20 pro gef. Kilometer.
    Wer kann mir Tipps geben wie ich mit diesen Beträgen die Kosten eines
    Mittelklasse PKW bestreiten kann??
    Ich schaffe dies nämlich nicht!
    Günther

  3. katrin bernhard
    11. Juni 2012 at 11:02

    ist das spesengeld nur für die verpflegung ausgelegt oder ist sie auch als Entschädigung zu sehen für die abwesenheit vom Wohnort wenn man zum beispiel 3 wochen in schweden arbeitet und der haupsitz der firma hier in Deutschland ist
    vielen Dank im Vorraus fürihre Antwort

    1. Henriette
      12. Juni 2012 at 14:40

      Wenn Sie das Tagegeld meinen, das ist im Allgemeinen als Aufwandsentschädigung für Ihre Geschäftsreise zu sehen. Wofür Sie das Geld ausgeben, bleibt Ihnen überlassen. Spesen bestehen im öffentlichen Dienst aus der Wegstreckenentschädigung, dem Tagegeld und den Übernachtungskosten.

      Viele Grüße
      Spesen-Ratgeber-Radaktion

      (Angaben ohne Gewähr)

  4. Anja Wiegner
    12. Juni 2012 at 05:31

    Hallo Günther,

    wenn Du nachweisbar (!) feststellst, dass Dein gefahrener Kilometer mehr als 20 Cent gekostet hat, könntest Du mglw. den überschießenden Teil im Rahmen Deiner Einkommenssteuererklärung (als außergewöhnliche Belastung) geltend machen. Dieser Nachweis (für das ganze Jahr) ist jedoch sehr aufwendig.

    Anja

  5. Gürtler
    22. Juni 2012 at 11:49

    Ich werde nach dem Bundesreisekostengesetz von meinem Arbeitgeber bezahlt, die ersten 15 km bekomme ich überhaupt nicht vergütet fahre also im Monat mindestens für meine Firma 300 km für lau, normal oder nicht? Wer kann mir weiter helfen? Danke

  6. Jost
    28. Juni 2012 at 15:19

    Hallo, ich habe eine Frage,

    mein Mann arbeitet in einer Dienstleistungsfirma und fährt jeden Tag mit dem eigenen PKW26 km zum auswärtigen Betrieb. Von dort fährt er mit dem Klein LKW die einzelnen Arbeitsorte an und erledigt Dienstleistungen für Fremdfirmen, das ganze Jahr über.
    Er ist dabei mehr als 8 Stunden tägl. unterwegs.
    1. Kann er die Pendlerpuschale für den Arbeitsweg ansetzen und erhält er die Verpflegungspauschale oder Einsatzwechseltätigkeit. Für eine Antwort bedanke ich mich bei Ihnen. Mit freundlichem Gruß, H. Jost

    1. Henriette
      10. September 2013 at 07:59

      Hallo,

      Ihr Mann kann die Pendlerpauschale für den Arbeitsweg, zusätzlich zur Kilometerpauschale für die beruflichen Fahrten, die er absolviert hat, absetzen. Außerdem kann er Verpflegungsmehraufwand geltend machen, für die Zeit, die er nicht an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig ist.

  7. Ute
    30. Januar 2013 at 08:33

    Hallo, gibt es für VIPs eine andere Bestimmung (höhere Pauschalen) die abgerechnet werden dürfen? Z. B. Anreise mit Taxi bzw. teurere Hotels, höhere Pauschale bei Anreise mit Auto? Danke für Hilfe 🙂 LG

    1. Henriette
      31. Januar 2013 at 08:33

      Hallo,
      leider definiert das deutsche Reisekostenrecht keine VIPs. Hier gilt der Grundsatz der Gleichbehandlung. Die vom Gesetzgeber festgelegten steuerfreien Reisekostenpauschalen gelten für alle Geschäftsreisenden, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Hotelkosten wie auch Fahrtkosten können aber in voller Höhe, mit Belegen nachgewiesen werden und vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten geltend gemacht werden.
      In welcher Höhe Sie Hotelkosten erstattet bekommen, bestimmt in der Regel der Arbeitgeber. Im öffentlichen Dienst ist das in den Reisekostenverordnungen des Bundes und der Länder klar geregelt.

      Beste Grüße, Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  8. Markus
    25. März 2013 at 18:26

    Hallo,

    das Jobcenter hat mir eine 12-monatige Aufstiegsfortbildung genehmigt.

    Der Aufenthalt dauert mindestens acht Stunden vom Wohnort (door to door) entfernt.
    Habe ich Anspruch auf den Tagesgeldsatz von 6 Euro täglich, oder ist das im Regelsatz inkludiert?
    Gibt es noch weitere Ansprüche, die ich aus dem Bundesreisekostengesetz anbringen kann?

    Vielen Dank für Ihre Hilfe im Voraus

    Markus N.

    1. Henriette
      26. März 2013 at 10:40

      Hallo,

      ich nehme an Sie beziehen Leistungen vom Jobcenter. Dann werden Sie auch vom Jobcenter direkt erfahren, ob und in welcher Höhe Reisekosten erstattet werden. Ein rechtlicher Anspruch auf Erstattung von Reisekosten besteht nicht grundsätzlich.

    2. Veronika
      5. Mai 2013 at 08:43

      Hallo.
      wenn Sie über das JC eine Fortbildung finanziert bekommen, sind hier auf jeden Fall die Fahrkosten zum Maßnahmeträger enthalten. Außerdem erhalten Sie ja für die Dauer der Fortbildung weiterhin ALG II, somit Leistungen zum Lebensunterhalt. Wenn Sie Anspruch auf Tagegeld hätten, würde Ihnen dieses beim ALG II-Satz angerechnet u. somit dort gekürzt.
      Gruß Veronika

  9. Katrin H.
    15. April 2013 at 12:35

    Hallo,
    ich habe öfters Direnstreisen, die an der Wohnung enden oder beginnen. Jetzt soll ich, wenn der Geschäftsort auch am Wohnort ist nur die Differenzkilometer erstattet bekommen, nicht die Gesamtstreck vom Dienstort zum Geschäftsort und zur Wohnung. Ist dies nach BEKG rechtens?

    Vielen Dank im Voraus.
    Katrin H.

    1. Henriette
      17. April 2013 at 09:18

      Hallo,
      Wenn Sie auf Auswärtsterminen außerhalb Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte sind, dann können Sie die Kilometerpauschale der ganzen Strecke geltend machen. Auch wenn Sie in derselben Stadt auswärts tätig werden wie Ihr Wohnort, können Sie in der Regel die Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer geltend machen.
      Viele Grüße

  10. Cornelia
    17. Mai 2013 at 06:11

    Hallo,
    mein Dienstort ist 100 km von meinem Wohnort entfernt. ich fahre diese Strecke täglich mit meinem Privat-PKW.
    Wenn ich auf Dienstreise fahre, beginne ich diese der Zeit- und Kostenersparnis wegen an meinem Wohnort. Meine Behörde berechnet jedoch immer die erstattungsfähigen Reisekosten ab Dienstort, obwohl ich dadurch regelmäßig Kilometer einbüße, da die Fahrt von meinem Wohnort von meiner Behörde nicht erstattet wird (z.B. Wohnort-Dienstreiseort= 160 km; Dienststelle-Dienstreiseort=130km, Erstattung also nur 130km). Ist das korrekt? Auch wenn ich, um das zu realisieren für eine Dienstfahrt (einfache Strecke) fast 5 Stunden bräuchte (Fahrt Wohnort-Dienstort-Dienstreiseort), ab Wohnort aber nur 3 Stunden (Wohnort-Dienstreiseort)? Werden Parkegbühren erstattet, wenn man in Berlin keinen anderen nicht kostenpflichtigen Parkplatz gefunden hat?
    Vielen Dank.
    Cornelia

    1. Henriette
      21. Mai 2013 at 07:38

      Hallo Cornelia,
      wenn Ihr Arbeitgeber die Reisekosten ab Dienstort erstattet, können Sie zusätzl. die Pendlerpauschale für Ihren Arbeitsweg geltend machen. Parkgebühren gehören zu den erstattungsfähigen Reisenebenkosten. Wenn diese vom Arbeitgeber nicht erstattet werden, können Sie diese ebenfalls steuerlich geltend machen.
      Beste Grüße

  11. angela
    9. Juli 2013 at 09:22

    Hallo,
    ich habe eine Frage zur steuerfreien erstattung von Wochenend-Übernachtungen bei Auswärtstätigkeit. Der AG erstattet zweiwöchentlich Heimfahrtskosten. Können Hotelrechnung oder Übernachtungspauschalen/Verpflegungspauschalen am Wochenende (ohne Arbeitszeit) steuerfrei erstattet werden?
    Vielen Dank!

    1. Henriette
      15. August 2013 at 13:11

      Hallo,
      bitte entschuldigen Sie die späte Antwort. Erst heute habe ich zu diesem Thema einen Artikel veröffentlicht und kann Ihnen jetzt sagen, dass Reisekosten, wie z.B. Übernachtungskosten auch steuerfrei erstattet werden können, wenn die Geschäftsreise übers Wochenende andauert. Weitere Informationen zur Wochenendarbeit, finden Sie hier.
      Beste Grüße

  12. Manfred
    8. September 2013 at 08:43

    Hallo,
    die Berufsgenossenschaft zahlt eine Kilometervergütung nach den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes. Bei Nutzung eines Kraftfahrzeuges wird eine Kilometervergütung von 0,20 Eur pro Kilometer, Höchstbetrag 130 Eur, gezahlt. Dies bedeutet, dass 650 km gezahlt werden.

    Meine Frage: Bezieht sich der Höchstbetrag auf die Einzelfahrt oder auf die Summe der Einzelfahrten? Beispiel: Wenn ich 10 Fahrt zum Arzt, der 50 km entfernt ist, gefahren bin, beträgt die Strecke der Hin- und Rückfahrt 100 km. Insgesamt also 1000 km. Bekomme ich nun 1000 km oder nur die 650 km vergütet?

    Vielen Dank für eine Antwort

    1. Henriette
      10. September 2013 at 07:53

      Hallo,
      der Höchstbetrag bezieht sich laut §5 Abs.1 BRKG auf die Kilometer pro zurückgelegte Strecke. Nach unserem Verständnis ist damit die Einzelstrecke gemeint, die in Ihrem Fall für Hin- und Rückfahrt 100 km beträgt. Sie können also 20 € pro Einzelstrecke und 200 € für zehn Einzelstrecken geltend machen.
      Viele Grüße!

  13. Claudia
    30. März 2016 at 13:23

    Hallo, meine Tochter hat eine Kinderreha von der Bundesknappschaft (Rententräger) genehmigt bekommen. Die Einrichtung ist 620 km vom Wohnort entfernt. Eine Begleitperson wurde für die Fahrt genehmigt. Wie verhält es sich nun mit den Fahrtkosten für 1240 km. Bekomme ich hier nur 130 Euro erstattet? Ich komme ja gerade eine Strecke mit dem Geld hin. Von der zweiten Fahrt nach Beendigung der Reha ganz zu schweigen. Eine Zugfahrt würde pro Strecke ca. 15 Stunden dauern. Eine Betreuung für meine drei anderen Kinder muss ich auch schon aus der eigenen Tasche bezahlen, da mein Mann auch im Krankenhaus ist. Leider sind wir Aufstocker ALG 2 und verdienen auch nicht so viel, dass wir steuerlich etwas geltend machen können.

  14. Schuller, Kurt
    14. Oktober 2016 at 18:56

    Hallo, als Rentner unterschreibe ich einen Arbeitsvertrag ( geringfügige Beschäftigung = 450 € Basis ) bei einem Wasser- / Abwasserzweckverband ( zählt zum Öffentlichen Dienst ) und bin damit
    „Beamter „, falle damit ins Bundesreisekostengesetz bei erforderlichen Fahrten mit dem PKW.
    Somit erhalte ich 0,20€ pro km statt der sonst üblichen 0,30€/ km.
    Soll die so rechtens sein ?
    Die Vergütung der Arbeitsleistung erfolgt in stück/ Haushalt – also nicht sehr Beamtenfreundlich !
    Mit besten Grüssen.

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