Reisekostenabrechnung: Fahrtkosten richtig absetzen mit der Kilometerpauschale

Quelle: M 93

Bei Geschäftsreisen, die Sie mit Ihrem eigenen Fahrzeug durchführen, können Sie zwischen drei Möglichkeiten wählen, wie Sie die Kilometerpauschale für sich gewinnbringend steuerlich geltend machen, bzw. direkt erstattet bekommen können.

  1. entweder Sie setzen die tatsächlichen Fahrtkosten als Werbungskosten ab
  2. oder Sie setzen die Kilometerpauschale ab – für jeden einzelnen zurückgelegten Kilometer.
  3. oder aber Ihr Arbeitgeber erstattet Ihnen die Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer

Dazu gehören alle Fahrten, die Sie im Rahmen der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (wie z.B. Geschäftsreisen) tätigen. Ihr persönliches Plus bei Geschäftsreisen: Sie werden steuerlich erheblich besser honoriert als bei Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, für die Sie nur die Entfernungspauschale ansetzen dürfen.

Achtung: Es gibt zwei verschiedene Kilometerpauschalen, die Sie nicht verwechseln sollten: einmal die sogenannte Entfernungs- oder Pendlerpauschale, die für die Entfernung zwischen Wohn- und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte angesetzt werden kann und einmal die Kilometerpauschale, die für Dienst- und Geschäftsreisen von der Steuer abgesetzt werden kann.

Auf Ihrer Geschäftsreise richtet sich das Kilometergeld nach dem verwendeten Fahrzeug. Die Fahrtkostenerstattung über die km Pauschale erfolgt für jeden gefahrenen Kilometer, also Hin- und Rückweg. Die Kilometerpauschale hat sich zum Jahr 2011 nicht geändert und kann mit einem Fahrtkosten Rechner genau berechnet werden.

FahrzeugKilometerpauschale (Euro/km)
PKW0,30 Euro + 0,02 Euro bei Mitnahme einer Person
Motorrad / Motorroller0,13 Euro + 0,01 Euro bei Mitnahme einer Person
Moped / Mofa0,08 Euro
Fahrrad0,05 Euro

Der individuelle Kilometersatz

Bei beruflich veranlassten Fahrten mit dem privaten PKW können Sie ggf. eine höhere Kilometerpauschale steuerlich geltend machen. Statt dem pauschalen Kilometersatz von 0,30 € können die Fahrtkosten der dienstlich veranlassten Reise auch mittels individuellem Kilometersatz nachgewiesen werden. Vorteil des individuellen Kilometersatzes ist, dass Sie alle Kosten, die mit der Unterhaltung des Fahrzeuges in Verbindung stehen absetzen können. Dazu zählen:

  1. Reparaturkosten;
  2. Versicherungskosten;
  3. Darlehenzinsen;
  4. Garagenmiete;
  5. Abschreibungen.

Praxistipp

Wenn Ihr privater PKW ein kostenintensives Modell ist, d.h. ein hohen Kaufpreis und hohe Unterhaltungskosten hat, dann lohnt sich der Nachweis der Werbungskosten über den individuellen Kilometersatz, denn Sie können die Unterhaltungskosten mit absetzen.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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15 thoughts on “Reisekostenabrechnung: Fahrtkosten richtig absetzen mit der Kilometerpauschale

  1. Heinze
    8. September 2013 at 01:08

    Hallo,
    ist folgende Rechnung korrekt?
    Ich fahre ein Auto, welches mich 1000 € im Monat kostet (leasingrate und Diesel, Versicherung, Reparaturen, Parkgebühren). Laufleistung pro Monat sind 1200km, davon 85 % beruflich. Ergiebt einen Kostensatz für dieses Fahrzeug von 0,70 €. Mein Arbeitgeber erstattet mir 0,50 € pro km. Da nur 0,30 € steuerfrei sind, erhalte ich netto vom Arbeitgeber 42 Cent erstattet. Die Differenz von den echten Kosten und der AG-Erstattung sind 28 Cent, die ich als Werbungskosten absetze. Bei 70.000 € bruttoeinkünften Bekomme ich etwa ein Drittel der 28 Cent, also etwa 9 Cent. Mit der AG-Erstattung sind das gute 50 Cent, effektiv kostet mich das Autofahren also 20 Cent. Bei 1200km pro Monat also 240 €. Dafür bekomme ich dann ein Einen ziemlich guten deutschen obere Mittelklasse Wagen.

    1. Henriette
      10. September 2013 at 07:37

      Hallo,
      unabhängig davon ob diese Rechnung korrekt ist, sollten Sie wissen, dass Sie bei Nutzung Ihres privaten PKW für berufliche Fahrten einen individuellen Kilometersatz geltend machen können, es können demnach höhere Kosten pro Kilometer steuerfrei geltend gemacht werden, als die üblichen 0,30 € pro Kilometer. Wir empfehlen in diesem Fall einen Steuerberater zu Rate zu ziehen.
      Beste Grüße!

  2. Berry
    24. Oktober 2013 at 21:10

    Hallo,
    ich frage für 2012 & 2013:
    Ich bin freiberuflich mittlerweile an verschiedenen Einsatzorten tätig, besitze kein Auto und fahre mit dem Zug, ÖPNV oder mit dem Fahrrad. Ich würde gerne die Kilometerpauschale statt wie bisher die Entfernungspauschale ansetzen. Mit beiden Varianten bin ich steuerlich deutlich besser gestellt als mit den tatsächlichen Kosten für die Zugfahrten.

    Das FA hat bisher die Entfernungspauschale (& auch Verpflegungspauschale) anerkannt, da war ich aber meist nur an einem Ort tätig. Durch die Wechseltätigkeit würde ich nun gerne die Kilometerpauschale ansetzen. Geht das?

    1. Henriette
      25. Oktober 2013 at 07:04

      Hallo,
      wenn Sie an wechselnden Einsatzorten tätig werden, können Sie für die Fahrten zwischen den Orten die Kilometerpauschale geltend machen, jedoch sollten Sie beachten, dass die Kilometerpauschale bei Fahrten mit dem Fahrrad nur 0,05 € pro Kilometer beträgt. Vielleicht fahren Sie da mit öffentlichen Verkehrsmitteln besser, denn hier gilt die Kilometerpauschale von 0,30 €.
      Beste Grüße

  3. yvonne
    10. November 2013 at 12:08

    Gilt den bei der Kilometerpauschale auch die 4500€ Grenze sowie bei der Pendlerpauschale.Habe bis jetzt immer den Vordruck “Einsatzwechseltätigkeit” meinem Arbeitgeber vorgelegt den er auch unterschrieben hat und den auch das Finanzamt annerkannt hat.Nur war ich da immer unter 4500€.Dies Jahr werde ich bei ca 4800€ liegen.Habe aber keine Tankquittungen gesammelt oder Fahrtenbuch geführt.

    lg yvonne

    1. Henriette
      11. November 2013 at 14:29

      Hallo Yvonne,
      die 4500 € gilt nicht bei Fahrtkosten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten bzw. einer Einsatzwechseltätigkeit. Sie können höhere Kosten geltend machen.
      Hinweis: Auch bei der Pendlerpauschale haben sich in diesem Jahr Änderungen ergeben. Unter bestimmten Voraussetzungen gilt auch hier keine 4500 € Grenze.
      Viele Grüße

  4. yvonne
    11. November 2013 at 19:09

    Super vielen lieben dank

    lg

  5. Elmar
    13. Dezember 2013 at 08:20

    Hallo,
    ich wurde von meinem Arbeitgeber gebeten mit meinem PKW und seinem PKW-Anhänger eine Lieferung
    zum Kunden zu bringen. Gibt es dafür einen Zuschlag zu der PKW Pauschale die Steuerlich anerkannt ist?

    1. Henriette
      13. Dezember 2013 at 08:25

      Hallo,
      wenn Sie berufliche Fahrten mit Ihrem privaten PKW durchführen müssen, können Sie einen individuellen Kilometersatz anwenden, der Instandhaltungskosten des PKW einschließt. Im Artikel ist beschrieben, welche Kosten in den individuellen Kilometersatz eingerechnet werden können.
      Beste Grüße

  6. Chris
    17. Dezember 2013 at 18:21

    Hallo,
    Ich arbeite für eine firma bei der ich dauerhaft auf montage bin mit meinem privaten pkw. Die Einsatzorte sind unterschiedlich meist zwischen 50 – 400 km entfernung von zu hause und meist wöchentlichen wechsel oder mal 2 wochen da und dann wieder eine woche dort usw. Ich bekomme vom Arbeitgeber 0, 25 € pro gefahren kilometer. Was kann ich steuerlich noch geltetend machen ?

    MfG
    Chris

    1. Henriette
      18. Dezember 2013 at 14:57

      Hallo Chris,

      da Sie Ihren privaten PKW nutzen, können Sie einen individuellen Kilometersatz geltend machen, in den Ihre Unterhaltungskosten für den PKW mit einfließen können. Mehr dazu hier.
      Außerdem können Sie bei allen Auswärtstätigkeiten Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten geltend machen. Achtung, ab 2014 ändern sich die Pauschalen.
      Viele Grüße

  7. Martin Linxweiler
    25. Mai 2014 at 08:53

    Ist das korrekt. Mein Vorgesetzter behauptet, ich kann die Fahrtkosten zu einer externen Schulung nicht von zu Hause zum Schulungsort, sondern nur von der Firma zum Schulungsort über die Kilometerpauschale abrechnen. Tatsächlich fahre ich von zu Hause aus und nehme noch eine Kollegin mit.
    Gruß Martin

    1. Henriette
      26. Mai 2014 at 18:14

      Nach meiner Kenntnis ist das nicht korrekt. Die Geschäftsreise kann entweder vom Wohnort oder dem Arbeitsort beginnen, die Kilometerpauschale gilt demnach ab Verlassen des jeweiligen Standortes.

      Beste Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  8. Michael
    9. Juni 2014 at 14:51

    Hallo Henriette,

    ist es notwendig für den Nachweis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ein Fahrtenbuch vorzulegen, oder genügt es anhand von Werkstadtrechnungen bzw eines TÜV-Berichts die Jährliche Fahrleistung zu Schätzen?

    Beste Grüße,

    Michael

    1. Henriette
      23. Juni 2014 at 09:48

      Hallo Michael,

      das Finanzamt verlangt in der Regel ein Fahrtenbuch zum Nachweis der tatsäächlichen Fahrten. Können Sie diese nicht nachweisen kommt die Versteuerung des Firmenwagens anhand der 1% Methode in Betracht.

      Beste Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

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