Fahrtkosten: Das Geld zurückholen

Fahrtkosten im Sinne von Reisekosten gelten für folgende Fahrten:

– zwischen Betrieb und Ort der Auswärtstätigkeit
– zur Unterkunft am Ort Ort der Auswärtstätigkeit bei Übernachtung
– zwischen dienstlicher Unterkunft und Ort der Auswärtstätigkeit
– zwischen Wohnstätte und Ort der Auswärtstätigkeit
– zwischen mehreren Orten der Auswärtstätigkeit
– dienstlich bedingte Fahrten am Reiseziel
– Zwischenheimfahrten bei länger dauernden Geschäfts- bzw. Dienstreisen

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, einschließlich Flugzeug und Fähre sowie Mietwagen, sind Fahrtkosten in nachgewiesener Höhe voll abzugsfähig. Bei Dienstwagen kommt die Kilometerpauschale nicht zur Anwendung, denn alle Aufwendungen laufen als Betriebsaufwendungen automatisch über den Arbeitgeber. Für Schäden am Dienstwagen haftet der Arbeitnehmer laut den Grundsätzen der Arbeitnehmerhaftung.

Kilometerpauschale – Die Erstattungsgrundlagen

Für Privatfahrzeuge stehen drei Möglichkeiten der Erstattungsform (R 9.5 LStRiL 2011, i.V.m. § 5 II BRKG) zur Auswahl, wobei diese entweder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, oder steuerlich abzugsfähig sind:
1. per Einzelnachweis: die anteiligen tatsächlichen Fahrtkosten werden abgezogen
2. individuelle Kilometerpauschale: anhand des Fahrzeugs ermittelter Kilometersatz
3. standardisierter Kilometersatz
a) Pkw: 0,30€/Km, in Österreich 0,35€/Km, weiterer Mitfahrer +0,02€/Km
b) Motorrad/Roller: 0,13€/Km, weiterer Mitfahrer +0,01€/Km
c) Fahrrad: 0,05€/Km

Die Kilometerpauschalen umfassen alle mit der Fahrt verbunden Fahrzeugkosten. Neben Treibstoff schließen diese Aufwendungen für TÜV, KFZ-Versicherung, Fahrzeugsteuer, Abschreibung, Reparatur und Wartung, Kreditzinsen, Reifen, Fahrzeugpflege und Garagenmiete mit ein. Entstehen Kosten während der Dienstfahrt, die naturgemäß unvorhersehbar sind, so sind diese nicht in der Kilometerpauschale enthalten und daher zusätzlich abzugsfähig. Das gilt insbesondere bei Unfällen oder Fahrzeugdiebstahl. Durch die ständig steigenden Kraftfahrzeugkosten lohnt sich das Nachrechnen mittlerweile und regelmäßig dienstlich Fahrende sollten einen Fahrtkostenrechner zu Rate ziehen.

Fahrtkostenerstattung: Weitere Posten

Absetzbare Nebenkosten bei Dienstreisen umfassen beispielsweise Parktickets oder Straßennutzungsgebühren wie Maut und Autobahn-Billetts oder nötige Reiseutensilien wie Landkarten. Fahrservices können ebenfalls steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt oder steuerlich abgesetzt werden.

Steuer & Kilometergeld

Entstehen im Rahmen einer dienstlichen Reisetätigkeit Fahrtkosten, die nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden, so sind diese im vollen Umfang steuerlich absetzbar. Für die Berechnung kommen je nach Fortbewegungsmittel (außer Dienstwagen) die tatsächlichen Kosten oder die Kilometerpauschale als Berechnungsgrundlage zur Anwendung.

Fahrten von der Wohnstätte zur Arbeit sind keine Fahrtkosten im Sinne einer Dienstreise
/Auswärtstätigkeit. Diese fallen in die Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt) und können unabhängig vom Fortbewegungsmittel inklusive Fahrrad mit 0,30€/Km bis zu 4.500€ jährlich steuerlich geltend gemacht werden. Bei Dienstwagen gilt die 1-Prozent Regelung.

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9 thoughts on “Fahrtkosten: Das Geld zurückholen

  1. Wade Figge
    22. September 2012 at 07:57

    Homepage ist klasse, da liest man doch gerne, weiter so.

  2. Jermaine Gribben
    22. September 2012 at 15:40

    Gut gemacht und danke für die guten Tips.

  3. Edith von Borstel
    2. Oktober 2012 at 07:21

    Kilometergeld: Mein Mann hat ein Arbeitsvertrag als Kraftfahrer mit einem Dienstleistungsbetrieb für Güterverkehr und diese Firma hat ihren Sitz in Deggendorf(Bayern) und in Berlin Schulzendorf. Er hat keinen Einsatzort oder eine Betriebsstätte hier in Buxtehude (Niedersachsen) laut Arbeitsvertrag. Er fährt für die Firma maxit gGmbH Baustoffhandel, aber der LKW steht am Straßenrand, denn der darf nicht auf dem Gelände der Firma Maxit stehen und seine Touren bekommt er über das MBA. Nun meine Frage: hat mein Mann nun eine feste Betriebsstätte oder wie ist das?

    1. Henriette
      2. Oktober 2012 at 09:59

      Hallo,

      nach Ihren Schilderungen hat Ihr Mann als Kraftfahrer keine regelmäßige Arbeitsstätte und kann demnach die Verpflegungspauschale geltend machen. Weitere Informationen zur aktuellen Rechtsprechung bei wechselnden Einsatzorten finden Sie hier.

      Viele Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  4. Edith von Borstel
    4. Oktober 2012 at 09:42

    Hallo, vielen Dank für die Antwort, Sie haben mir sehr geholfen.
    E.v.B

  5. hannes
    28. Juli 2013 at 17:05

    Hallo,

    ich bin angestellter fahrradkurier und frage mich nach eingehender lektüre dieser äußerst informativen seiten, ob es möglich ist, die kilometer, die ich täglich zurücklege als dienstfahrten steuerlich abzusetzen (also mit 0,05 Euro pro km) bzw. den weg zum ersten kunden sogar als pendlerpauschale 8weg zur ersten tätigkeitsstätte) mit 0,3 Euro pro km? da ich nur innerstädtisch unterwegs bin, wäre das letztlich zwar nicht so viel (fahre etwa 100 km pro tag) aber dennoch eine steurliche entlastung.
    Danke für Ihren Tipp!
    MFG
    Hannes

    1. Henriette
      30. Juli 2013 at 08:23

      Hallo Hannes,

      als angestellter Fahrradkurier gehen Sie einer Fahrtätigkeit nach. Ähnlich wie Kraftfahrer im Zustelldienst können Sie aller Wahrscheinlichkeit nach die Kilometerpauschale für die Wege zwischen den Kunden und den Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen.

      Viele Grüße!

  6. Thomas
    4. September 2013 at 13:13

    Hallo!

    Ich habe in den vergangenen 2 Wochen täglich eine Dienstreise zu einer Messe unternommen. Somit kam ich auf 2260km Fahrstrecke mit meinem privat-PKW. Mein Arbeitgeber erstattet mir jedoch nur die Benzinkosten welche ich per vorlage der Tankbelege nachwies (welche der AG natürlich für die Buchhaltung einbehielt). Da es sich ja um eine Dienstreise handelt kann ich jedoch die Pauschalberechnung zu Grunde legen (2260km * 0,30€ = 678€). Den Rest soll ich über die Werbungskosten bei der Steuer geltend machen. Bisher habe ich noch keinen Nachweis einer Zahlung (Spritkosten sowie Parkgebühren) seinerseits erhalten und habe auch keinen Nachweis der Dienstreise in der Hand. Meine Frage ist, welchen Nachweis ich dem Finanzamt liefern sollte, das ich diese Reise in der o.g. Fahrstrecke unternommen habe? Ist überhaupt ein Nachweis notwendig?

    Danke!

    1. Henriette
      6. September 2013 at 07:19

      Hallo,
      für den Fall dass Sie den Differenzbetrag geltend machen wollen, muss ein Nachweis erbracht werden, wie viel der Arbeitgeber erstattet hat.
      Zu Ihrem Vorteil sollten Sie folgenden Umstand beachten: Wenn Sie eine Dienstreise mit Ihrem privaten PKW unternehmen, können Sie einen individuellen Kilometersatz geltend machen, der höher ist, als die 0,30 €, Sie sind berechtigt in diesen Kilometersatz Kosten für Reparatur, Versicherung, Darlehenszinsen, Garagenmiete und Abschreibung mit einfließen zu lassen. Für die Umsetzung Ihres Steuervorteils empfehlen wir ggf. einen Steuerberater zu Rate zu ziehen.
      Ich wünsche Ihnen einen maximalen Steuererlös!
      Viele Grüße

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