Reisekosten – alles Wichtige für Arbeitnehmer und Unternehmer

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Reisekosten oder Reisespesen umfassen bestimmte Kosten, die im Rahmen von beruflichen Auswärtstätigkeiten anfallen. Als Auswärtstätigkeiten gelten im deutschen Steuerrecht aber nicht nur Geschäftsreisen. Viele Arbeitnehmer wissen das nicht und verschenken zuweilen Geld bei der Steuererklärung, das sie eigentlich als Reisekosten steuerlich geltend machen können. Hier erfahren Sie, wer unter welchen Voraussetzungen Reisekosten geltend machen kann und welche Positionen vom Fiskus allgemein anerkannt werden. Sie erhalten einen kurzen Überblick in das umfangreiche Thema Reisekosten und in weiterführenden Artikeln Antworten auf spezielle Fragen und Probleme zu Reisekosten. Am Schluss stellen wir kostenfrei eine aktuelle Excel-Vorlage zur einfachen und schnellen Reisekostenabrechnung in 2013 zur Verfügung.

Wer darf Reisekosten geltend machen?

Alle Arbeitnehmer oder selbstständige Unternehmer, die einer sogenannten Auswärtstätigkeit nachgehen, können grundsätzlich Reisekosten geltend machen. Was definiert Auswärtstätigkeit? Neben Geschäftsreisen gelten auch Arbeiten an wechselnden Einsatzorten und Fahrtätigkeiten steuerrechtlich als Auswärtstätigkeiten. Im Fall des berufsbedingten längerfristigen auswärtigen Einsatzes und der Anmietung einer Zweitwohnung (doppelte Haushaltsführung) können ebenfalls Reisekosten erstattet werden.

Reisekosten können von Arbeitnehmern und selbständigen Unternehmern in folgenden Fällen geltend gemacht werden:

  • bei Geschäftsreisen
  • bei wechselnden Einsatzorten
  • bei Fahrtätigkeiten
  • bei berufsbedingter doppelter Haushaltsführung

Was sind Reisekosten aus steuerlicher Sicht?

Bei Geschäftsreisen, wechselnden Einsatzorten, Fahrtätigkeiten oder doppelter Haushaltsführung muss jeweils eine dienstliche Veranlassung nachweisbar sein. Ist diese gegeben, gelten folgende Positionen als Reisekosten:

  • Fahrtkosten: Kilometerpauschale, Pendlerpauschale oder tatsächliche Kosten
  • Verpflegungskosten: Verpflegungsmehraufwand
  • Bewirtungskosten: Geschäftsessen (mit Bewirtungsbeleg)
  • Übernachtungskosten: tatsächliche Kosten oder Übernachtungspauschale 
  • Reisenebenkosten: z.B. Kosten für WLAN im Hotel oder Parkgebühren

Das deutsche Steuerrecht behandelt Reisekosten, die im Inland entstehen gleich denen, die im Ausland anfallen und gibt länderspezifische Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten vor. Die aktuellen Pauschalen für 2013 finden Sie hier.

Welche Erstattungsmodelle von Reisekosten kommen für Arbeitnehmer und Unternehmer in Frage?

Für den Arbeitnehmer kommen zwei verschiedene Erstattungsmodelle von Reisekosten in Frage:

  1. Entweder der Arbeitgeber erstattet Reisekosten, wobei zu beachten ist, dass nur die oben genannten Reisekosten und die vom Gesetzgeber vorgegebenen Reisekostenpauschalen lohnsteuerfrei sind.
  2. Oder der Arbeitgeber erstattet die Reisekosten nicht. Im Fall der Nichterstattung durch den Arbeitgeber, kann der Arbeitnehmer seine Reisekosten bei der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Günstiger für den Arbeitnehmer ist grundsätzlich die Erstattung direkt vom Arbeitgeber, wie dieses Rechenbeispiel unter Punkt 5 zeigt.

Der selbstständige Unternehmer kann beruflich veranlasste Reisekosten entweder einem Auftraggeber in Rechnung stellen oder in der Regel als Betriebsausgaben geltend machen. Sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmer sind bestimmte Einschränkungen bei der Angabe von Reisekostenpauschalen in der Steuererklärung zu beachten. Welche Reisekosten und Reisekostenpauschalen Arbeitnehmer und Unternehmer bei der Steuer geltend machen können und welche nicht, erfahren Sie hier.

Reisekostenabrechnung 2013: Vorlage für das Inland und Ausland

Reisekostenabrechnung-Inland

© Spesen-Ratgber

Eine weitere Grundvoraussetzung für die Erstattung von Reisekosten entweder durch den Arbeitgeber oder durch das Finanzamt ist die korrekte Erstellung einer Reisekostenabrechnung nach jeder Geschäftsreise. Nutzen Sie am besten eine aktuelle Vorlage, in der alle geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand (nur Deutschland), Übernachtungskosten sowie die geltenden Sachbezugswerte bereits eingetragen sind. Bei Fahrtätigkeiten sowie wechselnden Einsatzorten empfiehlt sich zum Nachweis das Führen eines Fahrtenbuches.

Um alle Positionen zu Ihrem Vorteil erstattet zu bekommen, müssen Sie keine komplizierte Software bemühen, sondern einfach nur die Kosten in diese Excel-Vorlage (Download bei Klick auf die Abbildung) eintragen und in der Buchhaltung abgeben. Wir wünschen allen Geschäftsreisenden einen reibungslosen Ablauf, viele neue Geschäftskontakte und viel Spaß auf ihren nächsten Reisen.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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12 thoughts on “Reisekosten – alles Wichtige für Arbeitnehmer und Unternehmer

  1. Simone
    28. März 2013 at 13:11

    Hallo!

    zunächst mein Kompliment. Ihre Internetseite, ist wirklich eine wertvolle Ressource.

    Könnten Sie eine Muster Reisekostenabrechnung der Vorlage (ausgefüllt, anhand eines Szenario/Unternehmer) für das Inland und Ausland bereitstellen? Das wäre Super. Dann noch zwei Fragen: 1. Kann von den Verpflegungsmehraufwand>Pauschalen die VSt geltend gemacht werden, oder werden diese mit USt-Satz % angegeben? 2. Wie gehe ich mit ausländischer (z. Bsp. Schweiz un Italien) Steuer um, die in Belegen aufgeführt ist, um?

    Besten Dank für Ihre Antwort.

    Simone

    1. Henriette
      28. März 2013 at 14:59

      Hallo,
      vielen Dank für Ihr Kompliment.
      Zu Ihrer Frage 1: Bei Erstattung der Reisekostenpauschalen, wie z.B. Verpflegungsmehraufwand ist der Vorsteuerabzug in der Regel nicht möglich.
      Zur Frage 2: Quittungen aus dem Ausland können inkl. der im Ausland gezahlten Mehrwertsteuer als Betriebsausgabe verbucht werden, jedoch können Sie keine Vorsteuer geltend machen, denn Sie führen ja keine deutsche Mehrwertsteuer ab.
      Beste Grüße

  2. Sophie
    6. Mai 2013 at 19:31

    Hallo,
    ich habe eine Frage bezüglich den Reisepauschalen. Bei uns im Unternehmen werden diese an die Außendienstmitarbeiter nicht erstatten. Also tatsächliche Reisekosten ja, aber eben keine genaue Pauschalen. Die Außendienstmitarbeiter bekommen statt dessen zum Gehalt ein x Betrag, der die Reisepauschalen ausgleichen soll. Ist es überhaupt zulässig ?

    Besten Dank für Ihre Antwort.

    1. Henriette
      7. Mai 2013 at 06:52

      Hallo,
      in der Regel können Sie Ihren Außendienstmitarbeitern nur entweder die tatsächlichen Reisekosten steuerfrei erstatten oder die Reisekostenpauschalen. Sie können Ihren Mitarbeitern aber einen beliebigen Betrag X zum Lohn dazu zahlen, wenn dieser lohnversteuert wird.
      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

      Nachtrag: Wenn der Betrag X unterhalb der Reisekostenpauschalen liegt, können diese steuerfrei ausgezahlt werden.

  3. Kathrin R.
    27. Mai 2013 at 20:03

    Hallo,
    ich habe eine Frage bezüglich Verpflegungsaufwände;
    Ich habe von meinem Arbeitgeber PerDiems, also Tagessätze für Auswärtstätigkeit erhalten. Kann ich dennoch bei meiner Einkommensteuererklärung Verpflegungsmehraufwand angeben, wenn dieser manchmal höher leigen würde? Wie ist dies dann anzugeben? Muss ich vollumfänglich angeben, oder kann ich mich auf die Reise beschränken, bei der sich eine Differenz ergibt?

    Vielen Dank im Voraus,
    Mit Besten Grüssen,
    Kathrin R.

    1. Henriette
      27. Juni 2013 at 08:25

      Hallo,
      wenn der Tagessatz, der vom Arbeitgeber erstattet wurde unterhalb der steuerfreien Pauschale für Verpflegungsmehraufwand liegt, können Sie die Differenz in der Regel geltend machen. Sie sollten sich dabei auf die Reisen beschränken, wo sich tatsächlich eine Differenz ergibt.
      Beste Grüße

  4. torsten ueschner
    24. Juni 2013 at 17:42

    Hallo habe da eine Frage ,ich war 3 Wochen beruflich in China wurde dort verpflegt kann ich trotzdem Spesen geltend machen?

    1. Henriette
      27. Juni 2013 at 07:43

      Hallo,
      auch bei unentgeltlicher Verpflegung auf Geschäftsreisen können Sie Verpflegungsmehraufwand geltend machen, allerdings müssen mind. die jeweiligen Sachbezugswerte für die Mahlzeiten von der Verpflegungspauschale abziehen. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten für China finden Sie hier. Welche Sachbezugswerte Sie abziehen müssen, erfahren Sie hier. Beachten Sie, dass bei Auslandsreisen dieselben Sachbezugswerte wie im Inland gelten.

  5. Andrea Price
    30. Juni 2013 at 17:26

    Hallo, meine Frage bezieht sich auf meine freiberufliche Tätigkeit als Yogalehrerin in Groß-Britannien (wo ich momentan lebe). Für das Yoga-Unternehmen, für das ich freiberuflich tätig bin, reise ich im August für die Dauer eines Yoga-Retreats nach Rom, Italien, Mir werden Unterkunft und Reisekosten seitens des Unternehmens erstattet. Wenn ich über Deutschland fliege, reduzieren sich die Kosten für den Flug erheblich. Dafür nehme ich einen erheblichen zeitlichen Mehraufwand in Kauf, als wenn ich direkt von England aus fliege. Kann ich dem Unternehmen den entsprechen Flugpreis (den ich dem Unternehmen regulär in Rechnung gestellt hätte, wenn ich von dort aus geflogen wäre) in Rechnung stellen? Oder bedarf es in jedem Fall der Vorlage der Reisedokumente? Mir ist bewusst, dass es sich hier vermutlich um ein Sondersituation handelt, da ich als Deutsche im Ausland lebe und arbeite.

    Herzlichen Dank für eine kurze Rückmeldung!

    1. Henriette
      11. Juli 2013 at 10:41

      Hallo,
      in der Regel müssen Sie das mit dem Unternehmen klären, dem Sie die Reisekosten in Rechnung stellen wollen. Das Unternehmen kann allerdings Reisekosten auch nur absetzen sofern Belege vorliegen, ich gehe also davon aus, dass sie sich nicht darauf einlassen werden. Sie sollten trotzdem das Gespräch suchen und nachfragen.
      Beste Grüße und gute Reisen!

  6. Hellmann
    30. April 2014 at 10:56

    Guten Tag,

    die „normale“ Arbeitsstätte X ist 100 km von meinem Wohnort entfernt, für eine Woche war ich an der Arbeitsstätte Y (dort mit Übernachtung) in 180 km Entfernung von meinem Wohnort. X und Y sind 70 km voneinander entfernt.
    Können dem Arbeitgeber nun 70 km oder 180 km als Antrag auf Reisekosten-Erstattung vorgelegt werden?

    Angenommen: Die „normale“ Arbeitsstätte X ist 100 km von meinem Wohnort entfernt, für eine Woche wäre ich an der Arbeitsstätte Y in 30 km Entfernung von meinem Wohnort. X und Y sind 110 km voneinander entfernt.
    Können dem Arbeitgeber nun 110 km oder 30 km als Antrag auf Reisekosten-Erstattung vorgelegt werden?

    Für die Mühe vielen Dank im Voraus!
    Grüße
    Hellmann

    1. Henriette
      10. Mai 2014 at 09:03

      In beiden Fällen können Sie die Kilometer als Reisekosten-Erstattung geltend machen, die Sie auch tatsächlich zurücklegen. In Fall eins, die 180 km Entfernung vom Wohnort, in Fall zwei 30 km.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

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