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Damit ein Geschäftsessen als dieses vom Finanzamt anerkannt wird, müssen drei Grundvoraussetzungen gegeben sein. Handelt es sich um ein korrekt abgerechnetes Geschäftsessen, kann der Unternehmer die Kosten anteilig als Betriebsausgabe absetzen und dem Mitarbeiter kann ggf. die volle Verpflegungspauschale erstattet werden, ohne dass ein geldwerter Vorteil abgezogen werden muss.
Im Folgenden erfahren Sie zusammengefasst, welche drei Voraussetzungen für ein Geschäftsessen erfüllt sein müssen. Sie erfahren außerdem, wie Unternehmer und Arbeitnehmer das Geschäftsessen steuerlich zu behandeln haben und wo der generelle Unterschied zu einer Mitarbeiterbewirtung liegt. Am Schluss klären wir die Frage, ob das Geschäftsessen zur regulären Arbeitszeit gezählt werden kann oder nicht.
Grundvoraussetzungen für ein Geschäftsessen
1. Es müssen externe Geschäftspartner anwesend sein. Mitarbeiter sind grundsätzlich keine Geschäftspartner. Wenn ausschließlich Mitarbeiter am Tisch sitzen, gilt das Essen nicht als Geschäftsessen. Es handelt sich in diesem Fall um eine Mitarbeiterbewirtung, die nicht steuer- und sozialabgabenfrei ist. Mitarbeiter, die Verpflegungsmehraufwand erhalten, müssen diesen im Fall der Mitarbeiterbewirtung kürzen. Wenn es sich jedoch um ein richtiges Geschäftsessen mit korrektem Bewirtungsbeleg handelt, kann der Verpflegungsmehraufwand voll ausgezahlt werden.
2. Ein geschäftlicher Anlass muss gegeben sein. Dieser ist gegeben, wenn Sie betriebsfremde Personen bewirten, mit denen Sie Geschäftsbeziehungen pflegen wollen, Verträge abschließen oder beispielsweise über Geschäfte in Planung verhandeln. Auf dem Bewirtungsbeleg muss der geschäftliche Anlass korrekt notiert werden. Es genügt nicht, lediglich „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ zu notieren. Richtig notieren Sie den konkreten geschäftlichen Anlass zum Beispiel wie folgt:
- „Besprechung über mögliche Zusammenarbeit im Projekt X“
- „Festlegung Design Online-Auftritt“
- „Vertragsabschluss mit Geschäftspartner X“
3. Eine korrekte Rechnung bzw. Bewirtungsbeleg muss vorhanden sein. Der ordentlich ausgestellte Bewirtungsbeleg ist für die korrekte steuerliche Behandlung unabdingbar. Die meisten Restaurants geben Ihnen auf Nachfrage einen Bewirtungsbeleg, auf dem Sie den Anlass der Bewirtung und die bewirteten Personen eintragen können. Wichtig ist, dass der Beleg über eine Rechnungsnummer verfügt, das Datum und der Ort vermerkt sind und der Beleg auf die Firma ausgestellt ist. Auch das Trinkgeld sollte auf dem Bewirtungsbeleg notiert werden, denn auch dieses ist steuerlich absetzbar. Wie Sie beim Ausfüllen des Bewirtungsbeleges vorgehen müssen, haben wir in diesem separaten Artikel ausführlich erklärt. Dort erhalten Sie auch eine kostenfreie Vorlage.
Geschäftsessen korrekt steuerlich absetzen
Liegen alle drei Grundvoraussetzungen für das Geschäftsessen vor, kann das einladende Unternehmen die Kosten zu 70% als Betriebsausgabe absetzen. 30% muss der Unternehmer in der Regel aus seiner eigenen Tasche zahlen. Mehr über die korrekte Versteuerung des Geschäftsessens als Betriebsausgaben, erfahren Sie in einem Fachartikel über Bewirtungskosten, der sich genau mit dieser Frage beschäftigt. Mitarbeiter, die ebenfalls an dem Geschäftsessen teilgenommen haben, bekommen das Essen zu 100% lohnsteuerfrei bezahlt. Der Verpflegungsmehraufwand, der ggf. im Rahmen eines Auswärtstermins oder einer Geschäftsreise erstattet wird, oder als Werbungskosten geltend gemacht werden kann, muss nicht gekürzt werden.
Geschäftsessen vs. Mitarbeiterbewirtung
Entgegen vieler Vermutungen ist die Einladung der Mitarbeiter vom Chef zum Mittagessen nicht zwingend als generöse Geste zu werten, da der Chef die Kosten einer Mitarbeiterbewirtung zu 100% als Betriebsausgabe absetzen kann. Für den Mitarbeiter ist jedoch Arbeitslohn entstanden, den er versteuern muss. In diesem Fall muss der Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes versteuern. Findet die Mitarbeiterbewirtung im Rahmen eines Auswärtstermins oder einer Geschäftsreise statt, in dessen Rahmen der Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand geltend macht, muss auch dieser mindestens um den Sachbezugswert gekürzt werden. Hierbei ist unerheblich, ob er Arbeitnehmer im Hotel, bei Freunden oder in einer Privatunterkunft übernachtet. Eine ebenfalls gängige Methode den Verpflegungsmehraufwand zu kürzen, ist
- 20% für ein Frühstück und
- 40% für ein Mittag- oder Abendessen
der vollen Verpflegungspauschale anzusetzen.
Geschäftsessen gleich Arbeitszeit?
Ähnlich wie bei Geschäftsreisen, so ist es auch beim Geschäftsessen Auslegungssache, ob es sich um Freizeit oder Arbeitszeit handelt. Da im Arbeitszeitgesetz und den dazugehörigen Kommentaren nicht eindeutig definiert ist, wie Geschäftsessen arbeitszeitrechtlich zu bewerten sind, lässt sich keine allgemeingültige Aussage darüber treffen, ob ein Geschäftsessen generell der Arbeitszeit zuzurechnen ist oder nicht. Wenn das Geschäftsessen zur Haupttätigkeit eines Beschäftigten gehört oder ausdrücklich vom Arbeitgeber angeordnet wird, dann kann es zur Arbeitszeit im Sinne des ArbZG gezählt werden. Dient das Geschäftsessen hingegen überwiegend der Pflege sozialer Beziehungen, kann es auch als Freizeit angesehen werden. Wenn im Arbeitsvertrag oder in einem entsprechenden Tarifvertrag aber klare Regelungen zur arbeitszeitlichen Vergütung von Geschäftsessen getroffen sind, dann gehört das Geschäftsessen selbstverständlich eindeutig zur Arbeitszeit.
Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.