Spesenabrechnung Teil 2: wie Arbeitnehmer Reisekosten clever abrechnen

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Wo liegt der Unterschied zwischen Reisekosten und Spesen? Welche Kosten fallen in die Spesenabrechnung für Arbeitnehmer und wie kann ich in wenigen Schritten ohne viel Aufwand eine korrekte Spesenabrechnung erstellen, ohne dass ich auf Geld verzichte? Diese und weitere Fragen beantworten wir Arbeitnehmern und Angestellten in diesem Artikel.

Während wir in dem 1. Teil der Artikelreihe über die Spesenabrechnung die Unternehmerseite dargestellt und Tipps gegeben haben, wie Unternehmer Reisespesen einerseits mit dem Kunden abrechnen und andererseits als Betriebsausgabe geltend machen, möchten wir in diesem Artikel die Arbeitnehmerseite beleuchten. Wir zeigen Ihnen welche Kosten Arbeitnehmer insgesamt geltend machen können bzw. welche Möglichkeiten Sie haben, wenn der Arbeitgeber Reisekosten und Reisespesen nicht erstatten will.

Begriffsklärung: Was sind Spesen? Was sind Reisekosten?

Reisekosten oder auch Dienstreisekosten sind alle Kosten, die anlässlich einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu zählen Fahrt- oder Flugkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten sowie sämtliche Reisenebenkosten. Eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit liegt vor, sobald man vorübergehend außerhalb der eigenen Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Eine genaue Aufstellung über Reisekosten und Reisenebenkosten finden Sie hier.

Der Begriff Spesen steht grundsätzlich für besondere Ausgaben, die innerhalb eines Betriebes anfallen, die der Sicherung der betrieblichen Einnahmen dienen. Im Zusammenhang mit Geschäftsreisen wird mit Spesen umgangssprachlich häufig nur der Verpflegungsmehraufwand einer Dienstreise bezeichnet. Tatsächlich umfassen Spesen aber die jeweiligen pauschalen Tagessätze für Verpflegung und Übernachtung. Diese variieren je nach Einsatzort in Deutschland oder im Ausland.

Die Spesenabrechnung für Arbeitnehmer einfach und schnell

Reisekostenabrechnung Formular

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In größeren Unternehmen mit einer eigenen Travel Management Abteilung müssen Arbeitnehmer meist nur alle gesammelten Belege sowie die genauen Reisedaten durchgeben und die Spesenabrechnung, auch Reisekostenabrechnung genannt, wird für sie angefertigt. In kleineren und mittelständischen Betrieben fehlt häufig eine Abteilung für das Management von Geschäftsreisen und man wird angehalten die Reisekostenabrechnung selbstständig zu erstellen. Dafür ist es hilfreich entweder auf eine geeignete Software zurück zu greifen oder aber Sie nutzen das gute alte und zudem kostenfreie Excel Formular für die Spesenabrechnung. Sie benötigen dann nur noch die Spesensätze von 2012 in der aktuellen Auslöse Tabelle, um in 5 einfachen Schritten Ihre Spesenabrechnung anzufertigen. Wir zeigen Ihnen hier wie Sie in 5 Schritten, ohne viel Aufwand, Ihre Spesenabrechnung zur Freude Ihres Vorgesetzten selbstständig erstellen können.

Unsere Empfehlung:

  • Nutzen Sie unser Reisekosten Formular für Ihre Spesenabrechnung kostenfrei!
  • Drucken Sie sich die aktuelle Auslöse Tabelle für 2012 aus und sehen Sie alle Spesensätze auf einen Blick.
  • Tragen Sie die aktuellen Spesensätze des jeweiligen Tätigkeitsortes ein und lassen Sie sich den Gesamtbetrag ausrechnen.
  • Weisen Sie alle angefallenen Reisekosten mit Belegen nach. Wenn einzelne Belege fehlen, fertigen Sie Eigenbelege an.

In 5 Schritten zur Spesenabrechnung

  1. Excel Formular für die Spesenabrechnung öffnen.
  2. Inland oder Ausland auswählen (siehe Tabellenblätter unten).
  3. Relevante Daten mithilfe der Auslöse Tabelle eingeben.
  4. Selber unterschreiben und Unterschrift der Buchhaltung einholen.
  5. Spesenabrechnung von Vorgesetzten genehmigen lassen.

Was tun wenn der Arbeitgeber Spesen nicht erstattet?

Viele Arbeitnehmer denken häufig, dass der Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet sei, Spesen anlässlich einer Dienstreise zu erstatten. Dem ist leider nicht so. Es handelt sich grundsätzlich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die er aber üblicherweise gewährt. Nur wenn der Arbeitnehmer die Erstattung von Reisespesen bei vorübergehender Auswärtstätigkeit im Arbeitsvertrag festgeschrieben hat, dann besteht eine rechtliche Verpflichtung seitens des Arbeitgebers auf volle Erststattung der Reisespesen. Wenn der Arbeitgeber Spesen nicht erstattet und Sie sich nicht auf Ihren Arbeitsvertrag berufen können, dann bleibt Ihnen noch die Möglichkeit die Spesen in Höhe der steuerfreien Beträge als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen. Das lohnt sich aber erst, wenn Sie über die Arbeitnehmerpauschale für Werbungskosten von 1000 Euro kommen. Zudem sollten Sie beachten, dass Ihr Nettoeinkommen in aller Regel höher ausfällt wenn der Arbeitgeber die Spesen erstattet. Es ist für den Arbeitnehmer nachteilig, wenn er die Reisespesen als Werbungskosten von der Steuer absetzt. Wie dieses einfache Rechenbeispiel zeigen soll:

  • Erstattung durch Arbeitgeber
    Gehalt/Einkommen: 3.000€
    Spesen: 100€
    Erstattete Spesen: 100€
    Effektives Gehalt: 3.000€
    Lohnsteuer/Soli: 497€
    weitere Abgaben: 622€
    Nettoeinkommen: 1.881€
  • Absetzen als Werbungskosten
    Gehalt/Einkommen: 3.000€
    Spesen: 100€
    Erstattete Spesen: –
    Effektives Gehalt: 2.900€
    Lohnsteuer/Soli: 468€
    weitere Abgaben: 601€
    Nettoeinkommen: 1.831€

Schlussbemerkung

Mit diesen hier genannten Schritten erstellen Arbeitnehmer ganz einfach ihre Spesenabrechnung. Mit so viel Selbstständigkeit werden Sie ganz sicher bei Vorgesetzten und Mitarbeitern punkten. Gern gesehen sind auch immer wieder Vorschläge zur Reduzierung von Reisekosten, wie Hotelkosten oder Fahrtkosten. Überraschen Sie Ihren Chef z.B. mit günstigen Firmenraten auf Hotelübernachtungen.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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