Übernachtungskosten Teil 2: Übernachtungspauschale Ausland

Den Löwenanteil der Reisekosten bei Geschäftsreisen im Ausland wie auch im Inland machen neben den Fahrt- und Flugkosten meist die Übernachtungskosten aus. Arbeitnehmer haben nach der geschäftlichen Auslandsreise die Möglichkeit die Kosten für Übernachtung entweder über die Übernachtungspauschalen oder über den Nachweis von tatsächlichen Übernachtungskosten mit Belegen vom Arbeitgeber bzw. über die Steuererklärung zurück zu bekommen. Während Arbeitnehmer einfach die Auslandspauschalen für Übernachtungskosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen können, besteht diese Möglichkeit für Unternehmer seit den Änderungen der Lohnsteuerrichtlinien von 2008 leider nicht mehr. Im Folgenden erfahren Sie wie Unternehmer und Arbeitnehmer ihre Übernachtungskosten zurück bekommen können. In der Auslöse Tabelle Ausland sehen Sie die aktuellen Pauschalen für Übernachtungskosten für alle Länder im Überblick.

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Übernachtungspauschale Ausland – Pauschbeträge für Arbeitnehmer

Bei Übernachtungen im Ausland kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis mit den für das jeweilige Land geltenden Pauschbeträgen steuerfrei erstatten (siehe Auslöse Tabelle Ausland). Wenn aber die vom Arbeitgeber übernommenen tatsächlichen Übernachtungskosten geringer waren als die Übernachtungspauschalen im Ausland, kann der Differenzbetrag, nach aktueller Lohnsteuer-Richtlinie nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden. (Vgl. Urteil des BFH vom 08.07.2010) Die Pauschbeträge können außerdem nicht erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder im Rahmen des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird. Auch bei Übernachtungen in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht möglich.

Berechnung der Übernachtungspauschale im Ausland

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen im Ausland, bestimmt sich der Pauschbetrag für Übernachtungskosten nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht hat. Führt die Dienstreise sowohl durch das Inland als auch durch das Ausland, gilt ebenfalls die Übernachtungspauschale des Ortes, den der Geschäftsreisende vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht hat, unabhängig davon wie lange die Verweildauer im In- und Ausland war. Für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland sowie bei eintägigen Auslandsreisen, ist jeweils der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend für die Berechnung der Pauschalen (in dem Fall nur der Verpflegungsmehraufwand Ausland, da nicht übernachtet wurde).

Alle Übernachtungspauschalen in der Auslöse Tabelle Ausland

Sparen Sie sich langes recherchieren, in der folgenden Spesentabelle Ausland sehen Sie die Übernachtungspauschalen aller Länder im Überblick. Für Länder, die nicht in der Tabelle enthalten sind, gelten die Pauschbeträge von Luxemburg. Abgeschafft wurden in 2012 die Pauschbeträge für Übernachtungskosten für die Städte Tel Aviv (Israel), Lagos (Nigeria), Blantyre (Malawi) und  Kopenhagen (Dänemark) sowie für den Staat New York. In diesen Fällen gelten jeweils die Pauschalen für Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand der jeweiligen Länder

Übernachtungspauschale Ausland 2012 Tabelle

Übernachtungspauschale Ausland – keine Pauschalen für Unternehmer

Seit den Änderungen der Steuerrichtlinien von 2008 können Unternehmer für Auslandsreisen keine Pauschalen für Übernachtungskosten abrechnen. Übernachtungskosten müssen von Unternehmern immer einzeln belegt werden und können nur mit Belegen als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Dieser Beleg muss nicht unbedingt in Form einer Rechnung beim Finanzamt eingereicht werden, es genügen auch einfache Quittungen oder Kontoauszüge aus denen die Übernachtungskosten ersichtlich werden.

Praxistipp: Übernachtungspauschale Hotelrechnung + Frühstück

Man kann  davon ausgehen, dass bei Übernachtungen im Ausland der Preis für das Frühstück in der Hotelrechnung in der Regel nicht enthalten ist. Wenn dem so ist, kann von einer Kürzung der Übernachtungskosten um den Frühstücksanteil abgesehen werden. Bei Auslandsübernachtungen genügt ein handschriftlicher Vermerk, dass Frühstückskosten in der Rechnung nicht mit enthalten sind. Diese Vereinfachung gilt nur bei Übernachtungen im Ausland, nicht jedoch für das Inland.

Fazit Übernachtungspauschale Ausland

Wie von der inländischen Pauschale für Übernachtungskosten bekannt, so können die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland nur von Arbeitnehmern, nicht von selbstständigen Unternehmern beanprucht werden. Unternehmer könnnen grundsätzlich nur tatsächlich nachgewiesene Übernachtungskosten von ihrer Steuerlast abziehen. Da Unternehmer seit 2008 nicht mehr von den hohen Spesensätzen der Übernachtungspauschalen im Ausland profitieren können, ist es jetzt an der Zeit Reisekosten weiter zu senken um auch in der Zukunft maximale berufliche Erfolge mit einer Geschäftsreise verbinden zu können.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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7 thoughts on “Übernachtungskosten Teil 2: Übernachtungspauschale Ausland

  1. marcel
    14. März 2013 at 08:42

    Ich habe im Ausland bei einem Freund Übernachtet, dies war eine Geschäftsreise. In Deutschland gibt es dafür 20,00€. Wie ist die Regelung im Ausland, in diesem Fall Dänemark?

    1. Henriette
      18. März 2013 at 07:43

      Hallo,

      in Dänemark beträgt die Übernachtungspauschale 150 €. Im Allgemeinen kann man die Übernachtungspauschale aber nur geltend machen, wenn auch Kosten entstanden sind. Nähere Informationen erhalten Sie hier.

  2. Gerrit
    21. September 2013 at 14:33

    Guten Tag!

    Wenn ich also meine Hotelrechnung in Indien selber bezahle und die Pauschale höher ist als der Preis für das Zimmer, profitiere ich davon, da ich von meinem Chef ja die Pauschale ohne Einzelnachweis erstattet bekomme.
    Bezahlt mein Chef allerdings die Hotelrechnung, habe ich nichts davon. Richtig?

    1. Henriette
      24. September 2013 at 08:52

      Guten Tag,

      ja, das ist korrekt so. Sie profitieren nur von der höheren Auslandspauschale für Übernachtungen in Indien, wenn der Arbeitgeber diese erstattet. Sie könnten die Pauschale auch als Werbungskosten absetzen, was in der Regel aber im Gegensatz zur direkten Erstattung zu Ihren Ungunsten ist.

      Beste Grüße!

  3. SD
    5. Februar 2014 at 11:29

    Guten Tag,
    eine Frage habe ich aus der Praxis im Dreyländereck. Geschäftsreisende arbeiten in der Schweiz, daher werden die Spesensätze des Auslandes herangezogen, wohnen jedoch im nahen Deutschland im Hotel. Bei Auslandreisen ist der Vermerk „ohne Frühstück“ nicht notwendig, wird der Vermerk notwendig bei Auslandsreisen, deren Hotelauftenhalt in Deutschland stattfindet?
    Besten Dank für Ihre Antwort.

    1. Henriette
      7. Februar 2014 at 09:56

      Da in Dtl. unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für Frühstück (19%) und Übernachtung (7%) gelten und Kosten für Frühstück nicht steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgesetzt werden können, ist es immer zu empfehlen auf der deutschen Hotelrechnung deutlich zu vermerken, dass kein Frühstück im Preis enthalten ist. Mehr zur optimalen Hotelrechnung mit Business Package, hier.

      Beste Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  4. Andreas
    24. September 2014 at 09:00

    Hallo ,
    ich hätte ein paar knifflige Fragen…vieleicht kann mir jemand helfen!
    Kann ich bei einer Dienstreise nach Singapur die Übernachtungspauschale und Verpflegungspauschale von Singapur ansetzen wenn ich über Nacht 13 Stunden im Fluzeug sitze das um 24Uhr irgendwo mitten zwischen Deutschland und Singapur ist?
    Kann ich die Hotelpauschale ansetzten wenn das Hotel Vorort vom Endkunden bezahlt wird?
    Ich somit keine Rechnung habe?

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