Übernachtungskosten Teil 2: Übernachtungspauschale Ausland

Den Löwenanteil der Reisekosten bei Geschäftsreisen im Ausland wie auch im Inland machen neben den Fahrt- und Flugkosten meist die Übernachtungskosten aus. Arbeitnehmer haben nach der geschäftlichen Auslandsreise die Möglichkeit die Kosten für Übernachtung entweder über die Übernachtungspauschalen oder über den Nachweis von tatsächlichen Übernachtungskosten mit Belegen vom Arbeitgeber bzw. über die Steuererklärung zurück zu bekommen. Während Arbeitnehmer einfach die Auslandspauschalen für Übernachtungskosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen können, besteht diese Möglichkeit für Unternehmer seit den Änderungen der Lohnsteuerrichtlinien von 2008 leider nicht mehr. Im Folgenden erfahren Sie wie Unternehmer und Arbeitnehmer ihre Übernachtungskosten zurück bekommen können. In der Auslöse Tabelle Ausland sehen Sie die aktuellen Pauschalen für Übernachtungskosten für alle Länder im Überblick.

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Übernachtungspauschale Ausland – Pauschbeträge für Arbeitnehmer

Bei Übernachtungen im Ausland kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis mit den für das jeweilige Land geltenden Pauschbeträgen steuerfrei erstatten (siehe Auslöse Tabelle Ausland). Wenn aber die vom Arbeitgeber übernommenen tatsächlichen Übernachtungskosten geringer waren als die Übernachtungspauschalen im Ausland, kann der Differenzbetrag, nach aktueller Lohnsteuer-Richtlinie nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden. (Vgl. Urteil des BFH vom 08.07.2010) Die Pauschbeträge können außerdem nicht erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder im Rahmen des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird. Auch bei Übernachtungen in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht möglich.

Berechnung der Übernachtungspauschale im Ausland

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen im Ausland, bestimmt sich der Pauschbetrag für Übernachtungskosten nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht hat. Führt die Dienstreise sowohl durch das Inland als auch durch das Ausland, gilt ebenfalls die Übernachtungspauschale des Ortes, den der Geschäftsreisende vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht hat, unabhängig davon wie lange die Verweildauer im In- und Ausland war. Für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland sowie bei eintägigen Auslandsreisen, ist jeweils der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend für die Berechnung der Pauschalen (in dem Fall nur der Verpflegungsmehraufwand Ausland, da nicht übernachtet wurde).

Alle Übernachtungspauschalen in der Auslöse Tabelle Ausland

Sparen Sie sich langes recherchieren, in der folgenden Spesentabelle Ausland sehen Sie die Übernachtungspauschalen aller Länder im Überblick. Für Länder, die nicht in der Tabelle enthalten sind, gelten die Pauschbeträge von Luxemburg. Abgeschafft wurden in 2012 die Pauschbeträge für Übernachtungskosten für die Städte Tel Aviv (Israel), Lagos (Nigeria), Blantyre (Malawi) und  Kopenhagen (Dänemark) sowie für den Staat New York. In diesen Fällen gelten jeweils die Pauschalen für Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand der jeweiligen Länder

Übernachtungspauschale Ausland 2012 Tabelle

Übernachtungspauschale Ausland – keine Pauschalen für Unternehmer

Seit den Änderungen der Steuerrichtlinien von 2008 können Unternehmer für Auslandsreisen keine Pauschalen für Übernachtungskosten abrechnen. Übernachtungskosten müssen von Unternehmern immer einzeln belegt werden und können nur mit Belegen als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Dieser Beleg muss nicht unbedingt in Form einer Rechnung beim Finanzamt eingereicht werden, es genügen auch einfache Quittungen oder Kontoauszüge aus denen die Übernachtungskosten ersichtlich werden.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.