Verpflegungsmehraufwand Ausland 2014 – neue Auslöse-Tabelle

Ab 2014 gibt es mehr Verpfelgungsmehraufwand auch in den USA! Foto: Gerwitt / Pixelio

Ab 2014 gibt es mehr Verpfelgungsmehraufwand, auch im Ausland!
Foto: Gerwitt / Pixelio

Die Reisekostenreform 2014 hält wichtige Änderungen im Zusammenhang mit der Erstattung von Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten bereit. In Zukunft gibt es auch bei Dienstreisen im Ausland nur noch zwei Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand, die ab acht, bzw. 24 Stunden Abwesenheit erstattet werden können. Das Bundesfinanzministerium passt die Pauschalen für die einzelnen Länder jedes Jahr neu an, für 2014 wurde die sogenannte Auslöse-Tabelle bereits veröffentlicht. Während die Pauschalen in den meisten Ländern gleich geblieben sind, wurden sie z.B. in den USA deutlich nach oben angepasst. Mehr »

In diesem Artikel stellen wir die neue Auslöse-Tabelle 2014 mit den aktuellen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand im Ausland zur Verfügung und zeigen anhand eines Beispiels wie man den Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen ab 2014 korrekt berechnet.

Wichtige Empfehlungen zum Verpflegungsmehraufwand ab 2014

  • Im Arbeitsvertrag auf Erstattung der Reisekosten durch Arbeitgeber achten.
  • Für die Übernachtung ein geeignetes Business-Hotel auswählen, das das Frühstück im „Business Package“ ausweist. Wir empfehlen zur Buchung dieses Portal für Geschäftsreisende.
  • Bei Hotelübernachtungen im Ausland immer den Ort mit der höheren Pauschale als Übernachtungsstandort auswählen.
  • Über aktuell gültige Pauschalen informiert sein.

Neue Auslands-Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand in 2014

Neue Spesen-Tabelle 2014 Quelle: Spesen-Ratgeber

Neue Auslöse-Tabelle 2014
Quelle: Spesen-Ratgeber

Im Rahmen der Reisekostenreform 2014 wurden die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand in einem zweistufigen System für In- und Ausland neu festgesetzt. Das Bundesfinanzministerium hat die für 2014 geltenden Auslands-Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand veröffentlicht. Geschäftsreisende, die häufiger in die USA reisen werden sich freuen, denn dort haben sich die Werte deutlich erhöht. In Atlanta bekam man bei einer 24-Stündigen Abwesenheit in 2013 nur 40 € erstattet. Ab 2014 sind es 57 €! Auch in Houston wurde die Pauschale von 38 € auf 57 € um ganze 19 € angehoben! Wir haben alle neuen Pauschalen in einer übersichtlichen Auslöse-Tabelle zusammengefasst, die unter folgendem Link zum Download bereit steht.

Verpflegungsmehraufwand Ausland 2014 – Auslöse-Tabelle

Alle Werte, die sich gegenüber dem Vorjahr geändert haben, sind fett gedruckt.

Grundlangen zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen

Die Höhe der Erstattungsbeträge für Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen richtet sich generell nach der Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag. Die Pauschbeträge staffeln sich ab 2014 nach Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden bzw. ab mind. 24 Stunden, wie folgende Tabelle zeigt:

Staffelung der Verpflegungspauschale
bei Auslandsreisen
Abwesenheit v. mehr als 8 Stunden
sowie an An- und Abreisetagen
Abwesenheit v. mind. 24 Stunden
Pauschale für VerpflegungsmehraufwandLänderpauschale (siehe Auslöse-Tabelle)Länderpauschale (siehe Auslöse-Tabelle)

Zur Ermittlung des Beginns und der Dauer der Abwesenheit und damit verbunden der Höhe der Verpflegungspauschale, kann sowohl der Zeitpunkt des Verlassens der eigenen Wohnung als auch der regelmäßigen Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) herangezogen werden. Wenn Sie z.B. erst ins Büro fahren und dann die Dienstreise antreten, beginnt die Auswärtstätigkeit erst mit Verlassen des Büros. Anders wäre es, wenn Sie direkt von zu Hause aus losfahren würden, dann ist die Abfahrtszeit von dort maßgebend. Die Stunden der Abwesenheit errechnen sich immer pro Kalendertag und können nicht in den Folgetag übertragen werden, also von 0:00 bis 24 Uhr. Nur wenn die Dienstreise erst nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des Folgetages beendet wird, kann die Zeit zusammen gerechnet werden.

Unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer, wird ab 2014 an An- und Abreisetagen immer die 8 Stunden-Pauschale gezahlt. Das gilt übrigens auch im Inland. Bei Auslandsreisen gilt jeweils die Pauschale des Landes, das vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde. Bei eintägigen Reisen ins Ausland oder Rückreisetagen gilt jeweils die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Für alle Länder, die Sie sich nicht in der Auslöse-Tabelle befinden, gilt grundsätzlich die Pauschale für Luxemburg, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete ist die Pauschale des jeweiligen Mutterlandes maßgebend.

Beispiel-Berechnung für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwand in 2014

Ein Arbeitnehmer fährt am 15. Januar um 6:30 Uhr ins Büro um noch einige Unterlagen zu holen und tritt seine Geschäftsreise am selben Tag um 7 Uhr von seinem Büro in Berlin aus an. Er fliegt in die USA und wird dort mehrere Orte besuchen. Am 15. Januar landet er um 15 Uhr Ortszeit in Los Angeles um am 17. Januar um 9 Uhr weiter nach Miami zu reisen, dort bleibt er bis 19. Januar und fliegt dann um 10 Uhr morgens nach New York. Die Rückreise von New York nach Berlin tritt er am 20. Januar um 19 Uhr an, die Ankunft am Wohnort erfolgt am 21. Januar um 18 Uhr.

  • Beginn der Geschäftsreise: 15. Januar um 7 Uhr
  • Ende der Geschäftsreise: 21. Januar um 18 Uhr
DatumReisezeitOrtAbwesenheitsdauerLänderpauschalePauschbetrag
15.01.7 Uhr bis 24 UhrBerlin-Los Angeles17 Stunden (Anreisetag)Los Angeles (8h)32 €
16.01.0 Uhr bis 24 UhrLos Angeles24 StundenLos Angeles48 €
17.01.0 Uhr bis 9 Uhr
9 Uhr bis 24 Uhr
Los Angeles
Miami
9 Stunden
15 Stunden
= 24 Stunden
Miami57 €
18.01.0 Uhr bis 24 UhrMiami24 StundenMiami57 €
19.01.0 Uhr bis 10 Uhr
10 Uhr bis 24 Uhr
Miami
New York
10 Stunden
14 Stunden
= 24 Stunden
New York48 €
20.01.0 Uhr bis 24 UhrNew York24 StundenNew York48 €
21.01. 0 Uhr bis 18 UhrNew York-Berlin18 Stunden (Abreisetag)New York (8h)32 €
Erstattungsbetrag322 €

Schlussbemerkung

Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums, auf das sich dieser Artikel bezieht, finden Sie hier. Gerade bei längeren Reisen mit Aufenthalt in verschiedenen Orten im Ausland kommt es immer wieder zu Problemen bei der Berechnung der insgesamt erstattungsfähigen Verpflegungspauschalen. Wenn Sie vor einem bestimmten Problem stehen oder allgemeine Fragen zum Thema haben, zögern Sie nicht, diese hier zu stellen.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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20 thoughts on “Verpflegungsmehraufwand Ausland 2014 – neue Auslöse-Tabelle

  1. Frank Schauber
    4. Dezember 2013 at 11:41

    Der bisherige Wortlaut “Abwesenheitsdauer von mindestens 8 Stunden” wurde geändert auf “Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden”. Darf dann bei einer Dienstreise von z.B. 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr überhaupt eine Verpflegungspauschale ausbezahlt werden?

    1. Henriette
      4. Dezember 2013 at 15:41

      Der genaue Wortlaut im BMF-Schreiben ist, „ab eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden“ kann die Pauschale von 12 € gezahlt werden. Sie bekommen ab genau 8 Stunden die Pauschale. Die Angabe ist ohne Gewähr. Für eine rechtssichere Auskunft wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an das Finanzamt.

  2. Meier
    13. Januar 2014 at 09:39

    Moin,
    ich habe eine Frage zu diesem Thema. Ich habe es in unserer Lohnbuchhaltung angesprochen und mir wurde gesagt das unsere Unternehmensgruppe weiterhin 6€ statt 12€ zahlt, der Arbeitgeber könne sich aussuchen kann ob er die Zahlung der 12€ in Anspruch nimmt. Stimmt das ?

    1. Henriette
      16. Januar 2014 at 12:30

      Der Arbeitgeber muss generell nicht den höchsten Spesensatz zahlen. Er kann aber auch nicht nach dem alten Verfahren abrechnen. Wenn der Arbeitgeber weniger als die 12€ erstattet, können Sie den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen.

      Viele Grüße (Angaben ohne Gewähr)

      1. Horst
        22. Januar 2014 at 16:42

        Sie schreiben :
        “Der Arbeitgeber muss generell nicht den höchsten Spesensatz zahlen. Er kann aber auch nicht nach dem alten Verfahren abrechnen. ”
        gibt es auf den Satz “Er kann aber auch nicht nach dem alten Verfahren abrechnen. ” irgend eine Quelle/Link auf das ich mich berufen kann?
        Bei uns in der Firma wird noch nach der alten Tabelle bezahlt, von einer neuen Regelung weiss niemand was, bzw will niemand was wissen.

        1. Henriette
          23. Januar 2014 at 09:01

          Hallo,

          Sie können sich auf die aktuelle Bekanntmachung des Bundesfinanzhofes zur Reisekostenreform berufen. Dort ist festgelegt, dass die neuen Regelung mit Beginn des Jahres 2014 gelten.
          Das Schreiben finden Sie in diesem Artkikel über das neue Reisekostenrecht verlinkt.

  3. Tanja Sußmann
    15. Januar 2014 at 09:21

    Muss der AG die neuen Spesensätze bezahlen oder kann er den Mitarbeitern die alten Sätze ausbezahlen? Wenn ja, gibt es zusätzlich noch was zu beachten außer den Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen, dass er die Differenz über seinen Lohnsteuerausgleich geltend macht? Was ist mit den 12 E Anreise und Abreise? Müssen diese bezahlt werden oder kann man hier auch nach dem alten Muster abrechnen?

    1. Henriette
      16. Januar 2014 at 12:28

      Der Arbeitgeber muss die Änderungen des Reisekostenrechts beachten, er kann nicht komplett nach dem alten Muster verfahren. Allerdings muss der Arbeitgeber nicht unbedingt die höheren Spesensätze zahlen. Es handelt sich um steuerfreie Höchstbeträge, der Arbeitgeber kann generell weniger erstatten. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer den Differnezbetrag zu den Spesensätzen als Werbungskosten geltend machen.

      Viele Grüße (Angaben ohne Gewähr)

  4. René
    11. Februar 2014 at 14:56

    Hallo,
    kurze Frage zu der Beispiel-Berechnung: Würde am 21.1. von New York nach München geflogen werden und erst am 22.1. nach Berlin zurückgekehrt werden, würde dann für den 21.1. die New Yorker oder die deutsche 24h-Pauschale angesetzt werden?
    Gruß,
    René

    1. Henriette
      21. Februar 2014 at 12:50

      Bei Rückreisetagen gilt in der Regel die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.

      (Angaben ohne Gewähr)

  5. Otto
    16. April 2014 at 14:35

    Südkorea: Der Kunde will die tatsächlichen Übernachtungskosten übernehmen. Kann ich trotzdem noch die Übernachtungspauschale in Anspruch nehmen?

    1. Henriette
      25. April 2014 at 10:03

      In der Regel nicht.

  6. Marco
    13. Juni 2014 at 12:27

    Hallo,

    Wie verhält es sich eigentliche wenn ich aus Deutschland um 12:00 Uhr Abreise und nach Österreich einreise um dort einen weiteren Kunden zu besuchen?
    Bekomme ich dann 20€ für Österreich oder sogar 29€?

    1. Marco
      13. Juni 2014 at 12:47

      Sorry, etwas ausführlicher :
      Beginn der Dienstreise Mittwoch 12€ Spesen. Aufenthalt beim Kunden in Deutschland Donnerstag 24€ Spesen.
      Weiterreise Freitag ab 12:00 Uhr aus Deutschland nach Österreich. Aufenthalt in Österreich Freitagabend bis Sonntag.
      Wie viele Spesen gibt es am Freitag? Abreise Deutschland 12€, oder Anreise Österreich 20€ oder 29€, da ich ja 24h unterwegs bin.
      Danke für Antworten.

      1. Henriette
        17. Juni 2014 at 08:55

        Hallo,

        da der Freitag weder der Beginn noch das Ende einer Geschäftsreise ist, handelt es sich nicht um einen An- oder Abreisetag. An dem Freitag würde die 24 h Pauschale von Österreich (29 €) gelten, da es das Land ist, das Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreicht haben.

        Beste Grüße
        (Angaben ohne Gewähr)

        1. Marco
          17. Juni 2014 at 11:21

          Danke für die Antwort

  7. Denny
    8. August 2014 at 18:48

    Hallo, ich muss demnächst für eine Woche in Dänemark Arbeiten. Mein Arbeitgeber möchte aber ein Hotel an der deutschen Grenze in Deutschland Buchen sodas wir jeden Tag ca 35km in Dänemark zur Arbeitsstelle fahren.
    Jetzt hat der Chef sich das so ausgedacht das wir ja nur Anteilig die Spesen für Dänemark bekommen.
    Ich fahre so gegen 7:30 nach Dänemark zur Arbeitsstätte dauer ca 30-45min( sehe ich als arbeitszeit)
    Arbeite dort dann ca. 10 Stunden plus 1 stunde Pause
    Fahre dann am Abend nach Deutschland zurück ins Hotel.

    Der Spesen Satz für Dänemark liegt glaube ich bei 60€ am Tag.
    Meine Frage hierzu kann er uns die Spesen dafür kürzen?

    1. Henriette
      13. August 2014 at 09:59

      Hallo,

      der Arbeitgeber ist rechtlich nicht unbedingt verpflichtet die steuerfreien Spesen-Höchstsätze zu erstatten. Er kann auch weniger oder gar nichts auszahlen. Die Differenz können Sie aber als Werbungskosten geltend machen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  8. Louis
    13. August 2014 at 10:07

    Hallo,

    ich arbeite seit Anfang 2013 für ein deutsches Unternehmen, in meine Funktion bin ich ein Mal im Monat für 4 Tage in Spanien. Hier bekomme ich 12€ für den Anreisetag, 24€ für jeden vollen Tag Aufenthalt und wieder 12€ für den Abreisetag.

    “Naiverweise” habe ich das Unternehmen blind vertraut und mir keine Gedanken über die Richtigkeit der Höhe der Spesen gemacht. Wenn ich aber jetzt mich mit dem Thema befasse bin ich ja die ganze Zeit falsch bezahlt worden oder?

    Muss das Unternehmen sich an diese Spesenliste halten? oder sind das Richtlinien.

    Vielen Dank für die Hilfe

    Gruß

    1. Henriette
      15. August 2014 at 11:09

      Hallo,

      bei den Spesensätzen handelt es sich im Richtwerte bzw. steuerfreie Höchstsätze, der Arbeitgeber ist nicht grundsätzlich verpflichtet diese zu zahlen. Er kann, wie in Ihrem Fall, auch weniger erstatten.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

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