Kürzung der Verpflegungspauschale ab 2014 auch bei Geschäftsessen

Nach den umfangreichen Gesetzesänderungen der Reisekostenreform 2014 haben sich wichtige Änderungen bei  Geschäftsessen auf Dienstreisen ergeben. Die frühere Regelung, dass bei Geschäftsessen der volle Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstattet werden kann, ist hinfällig. Nur in einem speziellen Fall erhält der Arbeitnehmer weiterhin seine volle Verpflegungspauschale, auch wenn er an einem Geschäftsessen teilgenommen hat.

Erstattung von Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsessen – aktuelle Änderungen

Foto: Rainer Sturm / pixelio

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Das neue Reisekostenrecht schreibt vor, dass die Verpflegungspauschale künftig nicht mehr in voller Höhe steuerfrei ausgezahlt werden kann, wenn der Geschäftsreisende Mahlzeiten erhält, die im eigenbetrieblichen Interesse vom Arbeitgeber oder einem Dritten gestellt werden. Folglich müssen die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand auch dann gekürzt werden, wenn der Arbeitnehmer an einem Geschäftsessen teilgenommen hat. Es kommt nicht mehr darauf an, ob es sich um eine Mitarbeiterbewirtung oder ein Geschäftsessen handelt, sondern vielmehr, wer zum Essen eingeladen hat, bzw. in wessen Interesse und auf wessen Veranlassung das Essen stattfindet und wer zahlt. Die Kürzung der Verpflegungspauschale beträgt ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden:

  • 20% der vollen Verpflegungspauschale bei Frühstück (4,80 €),
  • 40% der vollen Verpflegungspauschale bei Mittag- oder Abendessen (9,60 €).

Eine Kürzung der Pauschale um den niedrigeren Sachbezugswert ist ab 2014 generell nicht mehr möglich. Zur Verdeutlichung der neuen Regelung werden nachfolgend drei Fälle unterschieden, wobei der Arbeitnehmer im dritten und letzten Fall trotz Geschäftsessen doch die volle Verpflegungspauschale erhält.

Drei Fälle mit Lösung zur Verdeutlichung

Fall 1: Lädt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zusammen mit Kunden zu einem Mittagessen ein, um z.B. den weiteren Projektverlauf zu besprechen, handelt es sich formell um ein Geschäftsessen. Es liegt ein geschäftlicher Anlass für das Essen vor und externe Geschäftspartner sind anwesend. Ab 2014 kann dem anwesenden Arbeitnehmer aber keine volle Verpflegungspauschale mehr erstattet werden.

  • Lösung 2013: Verpflegungspauschale kann voll ausgezahlt werden, denn es handelt sich um ein Geschäftsessen.
  • Lösung 2014: Verpflegungspauschale muss gekürzt werden.

Fall 2: Im Rahmen eines Termins bei einem externen Kunden geht der Mitarbeiter gemeinsam mit den Kunden essen. Die Rechnung wird auf das Unternehmen des Mitarbeiters ausgestellt, so dass der Arbeitgeber die Rechnung zahlt. Ab 2014 kann dem Mitarbeiter keine volle Verpflegungspauschale ausgezahlt werden.

  • Lösung 2013: Verpflegungspauschale kann voll ausgezahlt werden, denn es handelt sich um ein Geschäftsessen.
  • Lösung 2014: Verpflegungspauschale muss gekürzt werden.

Fall 3: Ein Mitarbeiter wird vom Kunden zum Essen eigeladen, um die Einzelheiten eines abzuschließenden Vertrages zu besprechen. Der Kunde zahlt die Rechnung. In diesem Fall handelt es sich nicht um ein arbeitgeberveranlasstes Essen. Die Verpflegungspauschale kann ungekürzt ausgezahlt werden.

  • Lösung 2013: Verpflegungspauschale kann voll ausgezahlt werden, denn es handelt sich um ein Geschäftsessen.
  • Lösung 2014: Verpflegungspauschale kann voll ausgezahlt werden, denn der Kunde hat das Essen bezahlt und die Bewirtung war nicht vom Arbeitgeber veranlasst.

Hinweis: Wenn ein Mitarbeiter zum Geschäftsessen eingeladen wird, dieses aber nicht im Rahmen einer Dienstreise mit Abwesenheit von mehr als 8 Stunden abgehalten wird, kann selbstverständlich kein Verpflegungsmehraufwand gezahlt werden. Es muss aber auch kein Sachbezugswert versteuert werden. Denn auch in 2014 begründet die Bewirtung von Geschäftspartnern grundsätzlich keinen Arbeitslohn.

Quellenverweis und rechtliche Grundlage

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Die Reisekostenreform mit Gültigkeit ab 2014 wurde in dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 30. September 2013 festgeschrieben. Die relevanten Belege zum oben geschilderten Sachverhalt finden sich unter Punkt 3 b) Kürzung der Verpflegungspauschalen, § 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10 EStG und werden wie folgt angeführt:

zu Fall 1: „Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist nach § 9 Absatz 4a Satz 8 EStG immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird.“ (BMF Schreiben: Seite 36)

zu Fall 2: „Die Kürzung gilt daher auch für die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG oder an einem außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gewährten Arbeitsessen (R 19.6 Absatz 2 Satz 2 LStR 2013), wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Mahlzeit zur Verfügung stellt. Es kommt nicht darauf an, ob Vorteile aus der Gestellung derartiger Mahlzeiten zum Arbeitslohn zählen.“ (BMF Schreiben: Seite 37)

zu Fall 3: „Nimmt der Arbeitnehmer hingegen an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es in aller Regel an einer durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit; in diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen nicht zu kürzen.“ (BMF Schreiben: Seite 37)

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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23 thoughts on “Kürzung der Verpflegungspauschale ab 2014 auch bei Geschäftsessen

  1. Susi
    20. Januar 2014 at 20:17

    Na klasse, ich reise sehr sehr viel und mache jetzt noch minus!
    Ich bekomme an den Zwischentagen 24 € und muß die auf null kürzen.
    Ein Wasser auf dem Zimmer kostet gerne mal 6 €, die buttere ich dann zu!!!!
    Zu Hause hab ich das im Kühlschrank, also Benachteiligung weil ich reisen muß!

    1. Jens
      24. Juni 2014 at 11:19

      Am besten natürlich unterwegs im Supermarkt eindecken…
      Oder Leitungswasser trinken 🙂
      Wenn man sich so versorgt wie zuhause reichen locker 24€ aus, aber es stimmt, manchmal hat man nicht die Zeit und Möglichkeiten dazu (Mietwagen).
      Essen zu gehen, ob alleine oder mit Kollegen, ist halt auch eine Art Luxus, egal ob nun unterwegs oder zuhause..

  2. Werti
    27. Januar 2014 at 08:17

    Hallo, wie sieht es denn aus, wenn man sich als Außendienstbetreuer nachmittags mit Außendienstmitarbeiter in einem Cafe oder bei McDonalds trifft und dabei eine Kaffee und Kuchen isst. Gilt dieses als Mahlzeit? Alternativ wäre auch denkbar, dass man vormittags einen Kaffee und ein belegtes Brötchen in einem Stehcafe abrechnen wollte.

    Danke für eure Antworten.

    1. Hartmut Preis
      21. Dezember 2014 at 10:54

      Gab es hierzu Antworten, denn ich habe auch gerade diesen fall beim Jobwechsel !

      Vielen Dank und GrußHartmut Preis

  3. Alexandra
    31. März 2014 at 15:31

    Hallo,
    wir haben folgenden Fall. Unser Mitarbeiter lädt die Mitarbeiterin eines Kunden bei einer Auswärtstätigkeit im Inland zum Essen ein. Grund der Besprechung war eine Produktumstellung und deren Folgen. Die Rechnung des Restaurants enthält alle nötigen Angaben, ist aber nicht auf unser Unternehmen ausgestellt. Der Mitarbeiter tritt in Vorleistung und rechnet die Bewirtung mit seinen Reisekosten ab, da er mit einer Übernachtung unterwegs war. Muss ich hier die Verpflegungspauschale um 40 % kürzen?
    Vielen Dank für Eure Antwort!

    1. Henriette
      1. April 2014 at 07:38

      Hallo,

      da das Essen auf Veranlassung und im Interesse Ihres Unternehmens stattfindet und der Mitarbeiter die Restaurantrechnung im Rahmen der Reisekostenabrechnung voll erstattet bekommt, muss die Verpflegungspauschale um 40% gekürzt werden.
      Wenn die Rechnung nicht auf das Unternehmen ausgestellt wurde, ist jedoch der Vorsteuerabzug in der Regel nicht möglich.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  4. Me
    1. April 2014 at 09:54

    Hallo,

    Frage: Wenn es sich um z.B. ein Getränk, einen Kaffee und oder eine Butterstulle handelt.

    Die Kürzung 40% ist da teilweise ungünstiger als die tatsächlichen Kosten.

    Muss dennoch gekürzt werden oder streicht man besser einen Teil der Kosten raus/zwei Rechnungen und „bewirtet“ nur den Gast?

    Meine Kollegen sammeln gerne Belege und im Zweifel wird immer auch der ungünstige Beleg in die Reiseabrechnung aufgenommen sein.

    Ich bin immer wieder überrascht, was sich „Vereinfachung“ nennt 😉

    1. Henriette
      1. April 2014 at 09:59

      Bei der Kürzung um 40% der Verpflegungspauschale handelt es sich in der Regel um übliche Mahlzeiten, wie Mittag- oder Abendessen, die einen Wert von 60 € nicht übersteigen dürfen.
      In der Regel kann die Verpflegungspauschale auch um die tatsächlichen Kosten gekürzt werden, sofern man diese nachweisen kann.

      Beste Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

      1. Alexandra
        7. April 2014 at 14:21

        Hallo,
        wenn das Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit auf der Hotelrechnung ausgewiesen ist, Inland oder Ausland, wird dann der tatsächliche Betrag bei der Reisekostenabrechnung nicht erstattet oder wird nur die Verpflegungspauschale gekürzt? Der Sachbezugswert kommt ja nicht mehr in Frage. Mein Ratgeber gibt mir da leider keine eindeutige Auskunft, und daher bin ich verunsichert wie ich abzurechnen habe. Ich möchte meine Kollegen keinesfalls übervorteilen.
        Danke & viele Grüße!

        1. Henriette
          17. April 2014 at 09:03

          Wenn das Frühstück auf der Rechnung explizit ausgewiesen ist, muss die Verpflegungspauschale in der Regele um genau diesen Betrag gekürzt werden. Der Abzug der 4,80 € kommt nur in Frage, wenn auf der Hotelrechnung alle Beträge, wie u.a. das Frühstück, die zu 19% versteuert werden, in einem sogenannten Business Package zusammengefasst sind.

          Viele Grüße
          (Angaben ohne Gewähr)

  5. Alexandra
    7. April 2014 at 15:52

    Und noch eine Frage…
    Mitarbeiter laden einen Kunden zum Abendessen ein, bei dem gleichzeit eine technische Besprechung abgehalten wird. Es findet lediglich dieses Treffen statt, es kann keine Verpflegungspauschale in Anspruch genommen werden, der Arbeitgeber erstattet die Kosten für die Bewirtung.
    Muss hier der Sachbezugswert versteuert werden oder passiert „gar nichts“?
    Vielen Dank!

  6. Alexandra
    29. April 2014 at 08:02

    Hallo,

    ich habe 2 Fälle:
    1. Arbeitnehmer hat eine Auswärtstätigkeit unter 8 Stunden. Er lädt den Kunden zum Essen ein.
    Hier keine Kürzung der Verpflegung um den Sachbezug, da unter 8 Stunden.
    2. Arbeitnehmer hat Kunden in die Firma eingeladen. Mittags gehen alle zum Italiener um die Ecke. Arbeitgeber zahlt die Rechnung.
    In welcher der beiden Fälle muss im Lohnbüro der Großbuchstabe „M“ eingetragen werden?

    Viele Grüße

  7. A. Meier
    20. Januar 2015 at 11:52

    Guten Tag,

    leider kann ich nirgenswo etwas darüber finden ob ich einen geldwerten Vorteil versteuern muss, wenn ich wo auch immer (am Arbeitsplatz oder auf Geschäftsreise) vom einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen werde und dieser die Reichnung bei sich als Geschäftsausgaben verbucht.
    Laut meinem Arbeitgeber muss ich ab einem Gegenwert von €10 den Betrag (der von mir verspeisten Waren) bei meiner Einkommenssteuererklärung angeben und versteuern.

    Können Sie diesen Punkt eventuell aufklären?

    Mit freundlichen Grüßen,

    A. Meier

  8. Alex
    4. Februar 2015 at 07:25

    Hallo,
    für mich ist das in diesem Jahr neu, weil unsere Firma sich dazuentschlossen hat die Abrechnung nach Belegen einzustellen und eine Spesenpauschale zu zahlen.
    Die meisten Dinge sind nachvollziehbar und Ihre Webseite erklärt viele komplexe Dinge recht anschaulich.
    Was mir nicht klar ist, ist folgendes:
    Ich arbeite in einem Internationalen Konzern mit vielen eigenständigen Unternehmen (legal entities),
    wenn ich jetzt in den USA von meinem Chef (der dort bei einer Firma von unserem Konzern angestellt ist) eingeladen werde ist dies eine Kollegenbewirtung oder eine Bewirtung eines Externen wie im 3. Fall oben beschrieben?
    Danke für Ihre Antwort und viele Grüße

    1. Henriette
      9. Februar 2015 at 12:28

      Hallo,

      da es sich um eigenständige Unternehmen handelt, würde ich sagen, dass das Geschäftsessen auf Veranlassung des externen Unternehmens stattfindet, wie im 3. Fall.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  9. Nadine
    10. März 2015 at 12:32

    Hallo,

    ich habe eine Hotelrechnung auf der nur 7% ausgewiesen sind.
    Ein Frühstück gab es dennoch. Nur die Hotelkette berechnet dieses nicht.
    Kann ich trotzdem die Pauschale von 4,80 kürzen, da es auf Veranlassung des Arbeitgebers war?

    Grüße

    1. Henriette
      16. März 2015 at 14:40

      Da keine Leistungen des Hotels mit 19% versteuert wurden, geht man hier sicher davon aus, dass kein Frühstück eingenommen wurde. Eine Kürzung der Pauschale würde man dann nicht vornehmen.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  10. Alexandra
    25. März 2015 at 11:52

    Hallo,
    unser Abteilungsleiter hat einen Geschäftspartner und 2 unserer Mitarbeiter in einer Gaststätte zum Mittagessen eingeladen, um Geschäftsbeziehungen zu vertiefen. (Dauer ca. 2 Stunden). Eine Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, da nur Bewirtung. Übliche Bewirtung unter 60 Euro.
    Muss hier für unsere 3 Arbeitnehmer um den Sachbezugswert in Höhe von 3 € gekürzt werden. Muss der Lohnbuchstabe M angegeben werden?
    Vielen Dank für Ihre Antwort.

    1. Henriette
      17. April 2015 at 11:28

      Hallo,

      ja, Sie könenn wie beschrieben verfahren.

      Viele Grüße
      (Angaben ohne Gewähr)

  11. Ludwig
    20. Mai 2015 at 10:02

    Hallo und guten Tag,
    wie verhält es sich mit der Verpflegungspauschale und den Bewirtungskosten wenn ich diese Werbungskosten zum einen als Arbeitnehmer und zum anderen mit Einkünften aus selbständiger Tätigkeit in Anspruch nehmen kann.
    Bei einem 3 Tage dauernden auswärtigen Seminar für Fortbildung kann ich 48,- € Verpflegungspauschale abrechnen die vom Arbeitgeber nicht erstattet werden.
    Wenn aber in diese Zeit auch ein Geschäftsessen (am Abend) mit einem Kunden aus meiner selbständigen Arbeit fällt, dann, so nehme ich an, ist die Verpflegungspauschale für diesen Tag um 40 % also um 9,60 € zu kürzen.
    Die Bewirtungskosten können mit, abzüglich 30 % Selbstbehalt, berücksichtigt werden.
    Was halten Sie von meiner Annahme bzw. Rechnung der steuerlichen Absetzbarkeit dieser Werbungskosten? Für eine Stellungnahme wäre ich Ihnen dankbar.
    Mit freundlichem Gruß
    Ludwig

  12. Patrick
    8. November 2016 at 09:25

    Hallo, ich hab eine Frage was das Jahr 2015 betrifft.
    Ich bin relativ oft Geschäftlich im Ausland unterwegs. ich bekomme von meinem direkten Kunden keine Verpflegung allerdings von dem Auftraggeber meines Kunden ein Catering mit Mittag und Abendessen und Frühstück im Hotel, bei den Essen wird oft auch Abläufe der Arbeit besprochen. Muss ich Sachbezugswerte bei der Steuer angeben und kann ich die für das jeweilige Land geltenden Spesensätze trotz des Bezuges der Mahlzeiten Steuerlich geltend machen?

  13. Bettina
    23. März 2017 at 08:20

    Hallo,

    ein Mitarbeiter erhält seine Verpflegungskosten nach Beleg erstattet. Er rechnet monatlich seine Spesen ab.
    An manchen Tagen liegt er über den amtlichen Verpflegungskostenpauschalen, an manchen drunter.
    Kann ich die Gesamtkosten monatlich saldieren und den Gesamtüberschuss gegenüber den Pauschalen versteuern oder muss dies täglich betrachtet werden ?

    Danke und beste Grüße

  14. Melanie
    5. April 2017 at 08:40

    Hallo,

    wie sieht das mit der Kürzung bei dem Frühstück im Inland aus, wenn das Frühstück separat auf der Rechnung ausgewiesen wird? Ziehe ich die tatsächlichen Frühstückkosten ab oder nur die Pauschale über 4,80€

    Vielen Dank!
    Melanie

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