© Andreas Hermsdorf / PIXELIO
Bei Geschäftsreisen fallen verschiedene Unkosten an, die in der Regel vom Arbeitgeber erstattet werden oder steuerlich geltend gemacht werden können. Von den Fahrt- oder Flugkosten über Hotelkosten bis zu den Aufwendungen für Verpflegung. Dazu kommen eine Reihe kleinerer Ausgaben, wie z.B. Parkgebühren, Trinkgelder oder Kreditkartengebühren, welche Finanzämter relativ großzügig als sogenannte Reisenebenkosten anerkennen, und das sogar auch, wenn mal kein Beleg vorhanden ist. Bestimmte Ausgaben werden jedoch ausdrücklich nicht anerkannt. Welche Kosten als Reisenebenkosten anerkannt werden und welche nicht und wie Sie diese steuerlich geltend machen, erfahren Sie in diesem kurzen Artikel.
Was sind Reisenebenkosten?
Reisenebenkosten sind Bestandteil der allgemeinen Reisekosten, die im Rahmen von geschäftlichen Reisen anfallen und entweder steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt oder als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden können. Die allgemeinen Reisekosten umfassen:
- Fahrtkosten,
- Verpflegungsmehraufwand,
- Übernachtungskosten und
- Reisenebenkosten
Welche Kosten bspw. zu den steuerlich anerkannten Reisenebenkosten zählen und welche nicht, ist in den Neuregelungen zum Reisekostenrecht 2014 explizit festgehalten, wie Sie in der folgenden Übersicht sehen können.
| Reisenebenkosten | keine Reisenebenkosten |
|---|---|
| Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck | Kosten für persönliche Lebensführung z.B. Tageszeitung, Pay TV, Minibar, Massagen, private Telefonate |
| Berufliche Telefonate oder Schriftverkehr | Ordnungs-, Verwarnungs-, und Bußgelder |
| Straßen- und Parkplatznutzung | Verlust von Geld oder Schmuck |
| Schadensbeseitigung in Folge von Unfällen | Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder Reiseausrüstung |
| Verlust oder Beschädigung von Gegenständen auf der Reise | Essensgutscheine |
| Private Telefonate, soweit sie der beruflichen Sparte zugeordnet werden können |
Quelle: „BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014“
Die in dieser Tabelle aufgeführten Kosten erheben allerdings nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Weitere Kosten können regelmäßig als Reisenebenkosten steuerfrei ersetzt oder steuerlich geltend gemacht werden. Wie z.B.
- Kosten für Wlan im Hotel
- Kreditkartengebühren für Zahlungen
- Trinkgelder bei Geschäftsessen
- Kosten für Reservierung eines Mietwagens oder Hotelzimmers
- Eintrittsgelder
- Kosten für eine Unfallversicherung
Wichtig ist generell, dass Reisenebenkosten glaubhaft vor dem Finanzamt nachgewiesen werden, wobei man sich mit einem Eigenbeleg Abhilfe schaffen kann, wenn der richtige Beleg nicht mehr auffindbar ist.
Reisenebenkosten steuerlich absetzen
Die Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten bzw. Betriebsausgabe abgesetzt werden, wenn sie nicht vom Arbeitgeber erstattet werden. Gut ist generell alle Belege aufzuheben um die Kosten vor dem Finanzamt glaubhaft zu machen. Wenn ein Beleg fehlt, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg erstellt werden und der Reiskostenabrechnung oder Steuererklärung beigefügt werden.
Zusatzinformation
Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.