Reisekostenabrechnung: Neue Sachbezugswerte in 2012

Unter Geschäftsreisenden herrscht oft Uneinigkeit bei der (steuerlichen) Behandlung von Mahlzeiten. Eine häufig gestellte Frage bei der Reisekostenabrechnung ist, wann man den Verpflegungsmehraufwand erhält und wann der Sachbezugswert für Mahlzeiten angesetzt werden kann. Welche Regelung bietet welche Vor- und Nachteile? In dem folgenden Artikel erfahren Sie die aktuellen Sätze der Sachbezugswerte für 2012 von Mahlzeiten und Unterkunft für Ihre Reisekostenabrechnung. In einer Tabelle erhalten Sie die amtlichen Sachbezugswerte von 2012, 2011 und 2010 im Überblick. Wir klären außerdem den Unterschied zwischen Verpflegungsmehraufwand und Sachbezugswert bei der Abrechnung von Mahlzeiten auf Geschäftsreise.

Was genau ist ein Sachbezugswert?

Der Begriff Sachbezug wird im Arbeits- Steuer und Sozialversicherungsgesetz verwendet und bezeichnet die geldwerten Einnahmen eines Arbeitnehmers, die nicht in Geld bestehen. D.h. Einnahmen des Arbeitnehmers, aus denen ein geldwerter Vorteil erwächst. Dies ist bspw. der Fall, wenn der Arbeitnehmer kostenfrei ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber erhält. Diese Mahlzeiten werden dann mit dem Sachbezugswert für Mahlzeiten bewertet. Man muss hier unterscheiden zwischen Sachbezugswert für Mahlzeiten und dem Verpflegungsmehraufwand. In dem folgenden Abschnitt wird dieser Unterschied sowie die Vorteile, die sich für den Arbeitnehmer ergeben, dargestellt.

Sachbezugswert Mahlzeiten vs. Verpflegungsmehraufwand

Quelle: Butaris

Während Verpflegungsmehraufwendungen grundsätzlich steuerfrei ausbezahlt werden, ist der Sachbezugswert lohnsteuerpflichtig, wenn er nicht vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen wird. Der Verpflegungsmehraufwand, in Höhe der jeweiligen Pauschalen für Inland und Ausland, wird dem Arbeitnehmer als Reisekosten erstattet, wohingegen der Sachbezugswert für Mahlzeiten der geldwerte Vorteil für den Arbeit-nehmer ist, den er versteuern muss. Wo liegt nun der Vorteil für den Arbeitnehmer?

Beispiel: Der Arbeitnehmer hat auf seiner Dienstreise die Pauschale für seinen Verpflegungsmehraufwand bekommen und zusätzlich kostenfrei ein Frühstück vom Arbeitgeber erhalten. Das Frühstück wird in diesem Fall mit dem Sachbezugswert bewertet und muss entweder:

  1. vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden oder
  2. als separater geldwerter Vorteil der Lohnsteuer unterworfen werden

Vorteilhaft für den Arbeitnehmer ist Option 2., denn er bekommt den Verpflegungsmehraufwand komplett ausbezahlt, seine Kosten, die er für das Frühstück trägt, belaufen sich lediglich auf den Lohnsteuerbetrag des Sachbezugswertes. Und der ist geringer als der Sachbezugswert selber. Die Höhe der Sachbezugswerte in 2012 für Mahlzeiten und Unterkunft, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Aktuelle Sachbezugswerte für Mahlzeiten und Unterkunft

Während die Sachbezugswerte für ein Frühstück in 2012 gleich geblieben sind, steigen die Werte für Mittag- und Abendessen sowie für Unterkunft leicht an. Der Sachbezugswert für ein Frühstück beläuft sich aktuell auf 1,57 Euro por Mahlzeit bzw. auf 47 Euro monatlich. Für Mittag- und Abendessen steigt der Sachbezugswert auf 2,87 Euro pro Mahlzeit und auf 86 Euro monatlich an. Der gesamte monatliche Sachbezugswert für Mahlzeiten beträgt jetzt 219 Euro. Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeit eine Zweitwohnung, muss diese lohnsteuerlich über den Sachbezugswert von aktuell monatlich 212 Euro berücksichtigt werden. Es gilt jedoch, dass der Sachbezug alternativ auch nach dem ortsüblichen Mietpreis bewertet werden kann. Für zeitlich begrenzte Geschäftsreisen rechnet man entweder Hotelkosten direkt über die Belege ab, oder setzt die Übernachtungspauschale an, wenn man z.B. bei Bekannten übernachtet.

Tabelle Sachbezugswerte 2012, 2011, 2010

Sachbezugswerte201220112010
Frühstück
monatlich47,00 €47,00 €47,00 €
pro Mahlzeit1,57 €1,57 €1,57 €
Mittag- und Abendessen
monatlich86,00 €85,00 €84,00 €
pro Mahlzeit2,87 €2,83 €2,80 €
Freie Verpflegung monatlich219,00 €217,00 €215,00 €
Freie Unterkunft monatlich212,00 €206,00 €204,00 €
Gesamtsachbezugswert431,00 €423,00 €419,00 €

Sonderfall Frühstück bei Hotelübernachtungen

Frühstück, Quelle: augschburger

Übernachtungskosten, die mit einer Hotelrechnung geltend gemacht werden, sollten die Kosten für Frühstück nicht als gesonderten Bertrag ausweisen. Kosten für Frühstück gehören in aller Regel nicht zu den Reisekosten, die Sie vom Arbeitgeber ersetzt bekommen. Wird dagegen in der Hotelrechnung nur der Gesamtpreis für die Übernachtungen angegeben und lassen sich die Kosten für Frühstück oder ggf. auch Mittag- und Abendessen nicht ermitteln, wird der vom Arbeitgeber erstattete Betrag des Verpflegungsmehraufwandes regelmäßig wie folgt gekürzt:

  • für das Frühstück 20% des vollen Verpflegungspauschbetrages bei 24stündiger Abwesenheit (also 4,80 Euro)
  • für Mittag- und Abendessen jeweils 40 % des vollen Verpflegungspauschbetrages bei 24stündiger Abwesenheit (also jeweils 9,60 Euro)

Hotels können das Frühstück mit anderen Nebenleistungen wie Internetzugang oder Parkplatz zu einem “Business Package” zusammenfassen. So erscheint das Frühstück nicht als einzelner Posten und es werden nur 4,80 € für das Frühstück angesetzt. Die restlichen im “Business Package” enthaltenen Leistungen können als Reisenebenkosten steuerfrei erstattet werden. Erhält der Arbeitnehmer Frühstück, Mittag- oder Abendessen auf Veranlassung des Arbeitgebers oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich, kann die jeweilige Mahlzeit über den Sachbezugswert abgerechnet werden (siehe oben, Option 1 oder 2), unabhängig davon, ob die Mahlzeiten in der Rechnung als gesonderter Posten aufgeführt sind oder nicht. Dadurch kann die Kürzung verringert werden, was für den Arbeitnehmer finanziell attraktiver ist.

Schlußbemerkung zum Sachbezugswert

Grundlage für die Anpassung der Sachbezugswerte in 2012 ist die Verbraucherpreisentwicklung zwischen Juni 2010 und Juni 2011. Daraus ergibt sich der sogenannte Verbraucherpreisindex, welcher für die Erhöhung der Sachbezugswerte entscheindend ist. Das Bundesfinanzministerium hat die aktuellen Sätze für Sachbezüge in einem Schreiben bekannt gegeben.  Aber auch trotz gestiegener Sachbezugswerte für Mittag- und Abendessen sollten Sie sich den Appetit auf Ihrer Reise nicht verderben lassen! Denn Kosten für Geschäftsreisen lassen sich jetzt auf vielfältige Weise optimieren, z.B durch die Inanspruchnahme von Corporate Rates bei der Buchung.

Zusatzinformation

Travel-Manager und Verbände weisen darauf hin, dass Kosten für Übernachtungen auf Geschäftsreisen häufig unnötig hoch ausfallen. Ursache dafür ist die Nutzung der drei großen Buchungsportale, über die Geschäftsreisende lediglich Standardraten angeboten kriegen. Spezialanbieter für Geschäftsreisende ermöglichen oftmals die Buchung besserer Hotels bei gleichem Budget bzw. Kosteneinsparungen von bis zu 40%.

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87 thoughts on “Reisekostenabrechnung: Neue Sachbezugswerte in 2012

  1. Stefan
    25. Juli 2012 at 15:20

    Habe ich das richtig verstanden, dass der Arbeitgeber die Hotelkosten mit den extra ausgewiesenen Kosten für das Frühstück bezahlen, der Arbeitnehmer seinen pauschalen Verpflegungsmehraufwand bekommen kann und dann der Arbeitnehmer nur den Sachbezugswert über die Firma versteuern muss?

    1. Henriette
      26. Juli 2012 at 12:58

      Hallo,
      ja, das haben Sie richtig verstanden. Wenn der Arbeitgeber Ihnen die Kosten für das Frühstück komplett und zusätzlich die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand erstattet, müssen Sie Ihren geldwerten Vorteil in Höhe des geltenden Sachbezugswertes für Frühstück von 1,57 € versteuern.

      Viele Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  2. sabine
    4. September 2012 at 14:20

    wenn ein mitarbeiter eine 3 tägige dienstreise (Seminar mit Seminarpauschale) antritt (abfahrt 1. tag 6:45 Uhr, rückkehr 3. tag, 17:30 Uhr) und am anreise tag ein mittag- und abendessen erhält, am 2. tag vollverpflegt wird sowie am abreisetag ein frühstück sowie ein mittagessen gestellt bekommt, bekommt dieser mitarbeiter dann auch die differenz zwischen tagegeld und sachbezugswerten ausbezahlt? bzw. muss, kann oder darf die differenz je nach reiserichtlinie ausbezahlt werden?

    1. Henriette
      5. September 2012 at 08:55

      Hallo,

      der Arbeitgeber kann dem Mitarbeiter die Differenz zwischen Tagegeld und Sachbezugswerten steuerfrei auszahlen. Es handelt sich aber hierbei um eine Kann-Leistung des Arbeitgebers. Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand muss um die Sachbezugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen gekürzt werden, wenn der Mitarbeiter unentgeltlich auf Veranlassung des Arbeitgebers verpflegt wird.

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Amgaben ohne Gewähr)

  3. Edith von Borstel
    6. September 2012 at 22:44

    Mein Mann ist mit dem LKW unterwegs ,er ist oft über Nacht weg.zB er fährt am 13 5 morgens um 5.30Uhr los und kommt am 14.5 um 19.40 Uhr wieder heim. Gefahren und gearbeitet hat er am 1 Tag 15,25 Std und am 2 Tag 14 Std.Sind da auch dann auch 24€ fällig ? E.v.B

    1. Henriette
      7. September 2012 at 12:00

      Hallo,
      für den genannten Zeitraum kann Ihr Mann Reisekosten geltend machen: einmal die Pendlerpauschale und den Verpflegungsmehraufwand. Der Verpflegungsmehraufwand wird kalendertägig abgerechnet. Am 13.05. und am 14 .05. kann er jeweils 12 € , insgesamt 24 € geltend machen.

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  4. Edith von Borstel
    7. September 2012 at 12:22

    Vielen Dank für die Antwort!!

  5. Edith von Borstel
    10. September 2012 at 09:43

    Ich habe noch eine Frage betreffs der Spesen.Wenn mein Mann am Tag 14 Stunden unterwegs ist mit dem LKW werden ihm 13 Stunden berechet 1Stunde Pause und er bekommt dann 6 € Tagesspesen. Ist das so richtig ? E.v.B.

    1. Henriette
      10. September 2012 at 10:58

      Offensichtlich rechnet der Arbeitgeber die Pausenzeit raus. 6 € Tagesspese sind dann korrekt. Da der Arbeitgeber generell nicht verpflichtet ist Tagesspesen zu zahlen, darf er das machen.

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  6. Edith von Borstel
    10. September 2012 at 13:57

    Danke für die Antwort!!!

  7. Florian
    19. September 2012 at 12:36

    Super Artikel, vielen Dank!

    Aber damit ich das richtig verstehe: Meine Firma zahlt mir Übernachtungen im Hotel samt dem separat auf der Hotelrechnung ausgewiesenen Frühstück, lässt sich pro Frühstück aber 1,57€ von mir zurückzahlen. Andere Mahlzeiten bekomme ich nicht bezahlt, auch keine Verpflegungspauschale. Was kann ich jetzt für einen 14-24-stündigen Aufenthalt von der Steuer absetzen? 12€ – 1,57€, also 10,43€? Oder mache ich da einen Denkfehler?

    Neuerdings bezahle ich mein Frühstück zudem selbst – in diesem Fall kann ich dann die vollen 12€ für 14-24h absetzen, richtig?

    Viele Grüße und danke schonmal!

    1. Henriette
      1. Oktober 2012 at 08:59

      Hallo,
      ja das ist korrekt. Wenn Sie das Frühstück auf Veranlassung des Arbeitgebers kostenfrei erhalten haben, müssen Sie einen geldwerten Vorteil in Höhe des Sachbezugswertes von 1,57 € versteuern. D.H. die steuerfreie Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand verringert sich um diesen Betrag. Wenn Sie Ihr Frühstück selber bezahlen, können Sie den Verpflegungsmehraufwand in voller Höhe absetzen.
      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  8. K. Pratsch
    19. September 2012 at 19:07

    Hallo,

    ich persönlich benötige auf Montage kein Frühstück und nutze dies auch nicht, obwohl es gebucht wird. Wenn mein Arbeitgeber eine Hotelübernachtung mit Frühstück bucht, muss ich dann das Frühstück annehmen, oder kann ich es ablehnen um somit die volle Höhe des Verpflegungsgeld zu erhalten? Gibt es zu diesem punkt eventuell einen Gesetzestext? Wenn ja, wo finde ich ihn?

    MfG K. Pratsch

    1. Henriette
      1. Oktober 2012 at 13:10

      Hallo Herr Pratsch,

      Sie können Ihren Arbeitgeber bitten Ihr Hotel ohne Frühstück zu buchen. Dann können Sie den vollen Verpflegungsmehraufwand steuerlich ansetzen. Ihr Arbeitgeber ist in jedem Fall nicht verpflichtet den vollen Verpflegungsmehraufwand zu erstatten, auch nicht, wenn Sie kein Frühstück erhalten.

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  9. Yvonne Hofmann
    10. Oktober 2012 at 08:32

    Liebe Spesen-Ratgeber Redaktion,

    ist es zulässig bei einem berufsbedingten Aufenthalt in einer anderen Stadt für die kein Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden kann, da die Verpflegung (Mittag, Abendbrot) über Crewcatering realisiert wird, die 1,57 EUR für das Frühstück im Hotel von anderen Kosten (wie z.B. einer Taxifahrt) bei der Rückerstattung abzuziehen?

    Vielen Dank im Voraus für die Beantwortung meiner Frage!

    LG
    Yvonne

    1. Henriette
      10. Oktober 2012 at 13:33

      Liebe Yvonne,
      auch wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber auf dessen Veranlassung während Ihrer Dienstreise kostenfreies Essen gewährt bekommen, können Sie die Verpflegungspauschale bei Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, allerdings gekürzt um den Sachbezugswert (von z.B. 1,57 €) für die jeweilige Mahlzeit. Dass der Sachbezugswert auch von anderen Reisekosten abgezogen werden kann, ist uns nicht bekannt.
      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  10. Jens
    18. Oktober 2012 at 11:47

    Liebe Ratgeberredaktion,

    Ich bin von Montag bis Donnerstag auf Montage unterwegs.
    Kann mir mein Arbeitgeber Frühstück abziehen, obwohl es nicht auf der Hotelrechnung steht?

    1. Henriette
      19. Oktober 2012 at 10:45

      Hallo,

      Ihr Arbeitgeber muss den von Ihnen zu tragenden Eigenanteil für Frühstück von 4,80 € (oder 1,57€ bei Sachbezug) abziehen. Da nur die reinen Übernachtungskosten als Reisekosten lohnsteuerfrei erstattungsfähig sind. Mehr zur Hoterechnung und Frühstückskosten finden Sie hier.

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  11. Marc
    24. Oktober 2012 at 14:26

    Hallo,
    folgender Sachverhalt:

    Der Arbeitnehmer ist von Reisetag 1 (17Uhr) bis Reisetag 6 (23 Uhr) auf Geschäftsreise im Ausland.

    Sämtliche Mahlzeiten während seiner Abwesenheit (Frühstück, Mittag, Abend) werden vom ausländischen Geschäftspartner bezahlt, genau wie die Hotelrechnung.

    Stehen dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung Verpflegungsmehraufwendungen zu (belastet ist er selber ja nicht)? Sind diese ggf. zu kürzen?

    Vielen Grüße und besten Dank.

    1. Henriette
      25. Oktober 2012 at 13:56

      Hallo,
      der Arbeitgeber kann trotzdem Verpflegungsmehraufwendungen lohnsteuerfrei erstatten, auch wenn der Mitarbeiter unentgeltliche Verpflegung von Dritten (vom Geschäftspartner) auf Geschäftsreise erhält, allerdings ist die Verpflegungspauschale dann um die geltenden Sachbezugswerte für Mahlzeiten zu kürzen.
      Beste Grüße
      (Spesen-Ratgeber Redaktio
      Angaben ohne Gewähr

  12. Sebastian Müller
    24. Oktober 2012 at 14:43

    Hey, ich habe mal ne Frage und zwar darf bei folgender Rechnung der Gesamte Betrag für das Frühstück abgezogen werden, oder nur 4,80€?

    RECHNUNG Nr. 49378
    ——————————

    Zimmer-Nummer : 301 / M*****, A******, Herr
    Ankunft : 23/10/12
    Zimmer-Preis : 84,03
    Personen : 1
    Gruppe : HRS 2#
    Voucher-Nr :
    HotelSteuer-Nr. : DE 8** *** ***

    Seite 1

    Datum Anz Artikel-Bezeichnung E-Preis Betrag
    ——————————————————————————
    23/10/12 1 Übrnachtung 70,89 70,89
    23/10/12 1 Frühstück 11,00 11,00
    23/10/12 1 Citytax 2,14 2,14
    ———————-
    TOTAL EUR 84,03
    ———————-

    weil oben ist ja der Preis als Gesamtes aufgeführt.

    1. Henriette
      25. Oktober 2012 at 13:52

      Hallo,
      da in dieser Rechnung das Frühstück einzeln aufgelistet ist, müssen Sie den vollen Preis abziehen. Auch wenn oben der Gesamtpreis steht.

  13. Edith von Borstel
    13. November 2012 at 07:15

    Hallo und guten Morgen, Ostkollege von meinem Mann arbeitet für Westfirma im Westen für Ostlohn, er ist Kraftfahrer und schläft im LKW. Wie werden da die Spesen berechnet?
    E.von B.

    1. Henriette
      13. November 2012 at 08:59

      Hallo,
      die Berechnung der Spesen erfolgt im Westen wie im Osten auf derselben Grundlage. Auch wenn ggf. Lohnunterschiede zwischen den Regionen bestehen, sind die steuerfreien Grenzbeträge, die als Spesen abgerechnet werden können, im gesamten Bundesgebiet einheitlich. Zahlt der Arbeitgeber keine Spesen, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten geltend machen. Achtung: die Übernachtungspauschale kann nur noch bis 5 € angesetzt werden. Weitere Spesen sind der Verpflegungsmehraufwand sowie die Kilometerpauschale.

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  14. S.G.
    26. November 2012 at 08:01

    Es geht mir um kostenfreie Mahlzeitengestellung des Arbeitgebers auf Dienstreisen (Weiterbildungen). Bei der Reisekostenabrechnung kürzt mir der Arbeitgeber die zustehende Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen
    wie folgt:

    1. Beispiel:
    1. Tag 13 Std. Abwesenheit und 1 Abendessen kostenfrei erhalten
    6,- € Pauschale ./. 9,60 € (40 % von 24,- €) = 0,00 € Auszahlung
    2. Tag 19 Std. Abwesenheit und 1 Mittagessen kostenfrei erhalten
    12,- € Pauschale ./. 9,60 € (40 % von 24,- €) = 2,40 € steuerfreie
    Auszahlung.
    Ist dies so richtig und darf dann auch keine Versteuerung der Mahlzeiten mehr erfolgen (1. Tag 2,87 € / 2. Tag 2,87 €), weil mir ja schon die steuerfreien Pauschalen gekürzt wurden? Oder müssen mir die geldwerten Vorteile trotzdem noch ganz oder teilweise über den Arbeitslohn steuer- und sv-pflichtig gesetzt werden (z. B. weil ich ja noch 2,40 €
    erhalte)?

    2. Beispiel:
    1. Tag 13,5 Std. Abwesenheit und 1 Frühstück, 1 Mittagessen, 1 Abendessen
    kostenfrei erhalten; der Arbeitgeber buchte im Vorfeld u.a. auch
    das Frühstück für alle Teilnehmer.
    6,- € Pauschale ./. 24,- € (20 + 40 + 40 % von 24,- €) = 0,00 €
    Auszahlung
    Versteuert hat man mir 1,31 €, weil der geldwerte Vorteil der
    Mahlzeiten (1,57 + 2,87 + 2,87 €) = bei 7,31 € liegt und die 6,- €
    steuerfreie Pauschale um 1,31 € überschritten wurde. Ist das so?
    Warum sind grundsätzlich immer 24,- € die Basis für die Kürzung
    der Verpflegungspauschale um 20/40/40 % und nicht z.B. (siehe
    1. Beispiel) 40% von 6,- € bzw. 40 % von 12,- €? Oder, warum kürzt
    man nicht um 2,87 € von 6,- € bzw. 2,87 € von 12,- € und führt
    dafür 2,87 € für das Abendessen bzw. 2,87 € für das Mittagessen
    meinem Steuer- und SV-Brutto hinzu? Das wäre doch für mich als
    Arbeitnehmer günstiger.

    Wie ist Ihre Meinung dazu? Macht mein Arbeitgeber das richtig oder gibt es mehrere Varianten ? Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen.

    1. Henriette
      26. November 2012 at 09:51

      Hallo,
      nach unserem Kenntnisstand wird die Prozentmethode (20% Abzug für Frühstück, 40% Abzug für Mittag und Abendessen) erst bei Abwesenheiten ab 24 h angewandt. Insbesondere bei Rechnungen für Übernachtungsleistungen, die die Posten für Mahlzeiten nicht extra ausweisen. Dies sollte ggf. bei Ihren Reisekostenabrechnungen geprüft werden.
      Bei Versteuerung der kostenfrei gewährten Mahlzeiten können diese entweder mit dem Sachbezugswert oder dem tatsächlichen Verkehrswert bewertet werden. Der Sachbezugswert wird entweder vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen (der Restbetrag ist steuerfrei) oder als separater geldwerter Vorteil versteuert. Wenn der tatsächliche Verkehrswert für Mahlzeiten angesetzt wird, können nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG bis zu 44 € steuerfrei bleiben.

      Beste Grüße
      Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Alle Angaben ohne Gewähr)

  15. Nancy
    3. Januar 2013 at 07:01

    Hallo,
    bei mir tut sich folgende Frage auf: Ich bin montags 6:10 Uhr losgefahren (Dienstreise), war 20:10 Uhr im Hotel (=angerechnete Arbeitszeit für die Stundenerfassung) welches ich am Dienstag um 7:30 Uhr verlassen habe und 21:10 Uhr wieder zuhause ankam. Werden dafür 2×12€ vergütet, oder 24€+12€?
    Vielen Dank!

    1. Henriette
      4. Januar 2013 at 07:50

      Hallo,
      die Verpflegungspauschale gilt kalendertägig. Wenn an einem Tag 24 h erreicht werden, können die 24 € angesetzt werden. Es sind also einmal 18 h = 12 € und einmal 21 h = 12 €, eine Gesamtvergütung für Verpflegungsmehraufwendungen von 24 €.

      Ihnen ein frohen neues Jahr und beste Grüße
      Ihre Spesen-Ratgeber Redaktion

      1. Nancy
        7. Januar 2013 at 09:25

        Hallo,
        vielen Dank für die Info. Wird dann zusätzlich eine Übernachtungspauschale angerechnet, die die Ausserhausübernachtung vergütet (unabhängig von den Hotelkosten).
        Lieben Gruß

        1. Henriette
          9. Januar 2013 at 13:26

          Hallo,
          wenn Hotelkosten entstanden sind, können diese entweder vom Arbeitgeber erstattet werden oder Sie können die Hotelrechnung als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Wenn Sie sich die Hotelkosten erstatten lassen, können Sie nicht zusätzlich die Übernachtungspauschale absetzen.
          Viele Grüße
          Spesen-Ratgeber Redaktion
          (Angaben ohne Gewähr)

  16. Kathrin
    8. Februar 2013 at 13:05

    Hallo,
    bei meiner Reisekostenabrechnung wird mir von der Finanzbuchhaltung automatisch die Pasuchale von 20 € gestrichen (bei privater Übernachtung). Mein Vorgsetzter hat mir mitgeteilt, dass ich die 20 € vom Finanzamt erstattet bekomme, wenn ich nachweisen kann, dass ich die Pauschale vom Arbeitgeber nicht erhalten habe.
    Stimmt der Sachverhalt so?
    Besten Dank für eine Rükmeldung im Voraus!

    1. Henriette
      11. Februar 2013 at 15:05

      Hallo,
      generell gilt, dass die Übernachtungspauschale nur geltend gemacht werden kann, wenn auch tatsächlich Übernachtungskosten entstanden sind. Sie müssen vor dem Finanzamt erstens glaubhaft machen, dass Ihnen Kosten entstanden sind und zweitens dass der Arbeitgeber keine Übernachtungspauschale erstattet hat.

      MfG Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  17. Irina
    12. Februar 2013 at 10:54

    Hallo,
    ein Mitarbeiter ist zu einem kostenlosen Seminar eingeladen worden.
    Da er über 8 Stunen unterwegs war, erhält er die Tagespauschale von 6 EUR.
    Auf dem Seminar hat er ein unentgeltliches Mittagessen bekommen.
    Frage: ist die Tagespauschale trotzdem um 2,93 EUR Sachbezugswerz zu kürzen. Oder ist das MIttagessen nur dann zu kürzen, wenn das Seminar, bzw. das Essen kostenplichtig war. Ist das korrekt, dass der Mitarbeiter komplett die 6 EUR ausgezahlt bekommt?

    Für eine Anwort wäre ich sehr dankbar!

    1. Henriette
      12. Februar 2013 at 13:45

      Hallo,
      wenn der Mitarbeiter von einem Dritten Mahlzeiten auf Geschäftsreisen unentgeltlich gewährt bekommt und auch, wenn Sie nicht beziffern können, wie hoch die Kosten dafür waren, entsteht dem Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil, den er versteuern muss. Der Sachbezugswert muss von der Verpflegungspauschale abgezogen werden.
      Beste Grüße von der Spesen-Ratgeber Redaktion
      (Angaben ohne Gewähr)

  18. Sina
    14. Februar 2013 at 14:24

    Hallo, ich habe auch eine Frage zum Thema Verpflegungspauschalen im Ausland.
    Meine Mitarbeiter arbeiten bald in der Schweiz schlafen jedoch in Frankreich. Was für einen Spesensatz muss ich zahlen?
    Frankreich sind 44€/Tag und Genf 62€/ Tag.

    Vielen Dank für Ihre Hilfe

    1. Henriette
      14. Februar 2013 at 15:43

      Hallo,

      im Allgemeinen gilt der Spesensatz, der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Sie können also den Spesensatz von Frankreich erstatten, da die Mitarbeiter in Frankreich übernachten. Die aktuellen Spesensätze von 2013 im Ausland finden Sie hier.

  19. Robin
    21. März 2013 at 16:44

    Wenn man für 3 Wochen auf Geschäftsreise war die eine Schiffsreise über den Atlantik war und man dort in der ganzen Zeit an Bord gearbeitet hat, der Arbeitgeber jedoch alle Mahlzeiten und Flug-sowie Übernachtungskosten gezahlt hat, kann man dann dennoch in der Steuererklärung den Verpflegungsmehraufwand abzüglich des Sachbezugswertes geltend machen?
    Welche Tagessätze gelten für Schiffsreisen?

    Vielen Dank!

    1. Henriette
      22. März 2013 at 08:11

      Hallo,

      ja, auch wenn der Arbeitgeber die von Ihnen genannten Reisekosten erstattet hat, können Sie Verpflegungsmehraufwand für jeden Tag geltend machen. Sie müssen mind. die Sachbezugswerte für jede erhaltene Mahlzeit abziehen. Bei Schiffreisen werden die Tagessätze von Luxemburg angesetzt, für die Tage der Ein- bzw. Ausschiffung die Tagessätze des jeweiligen Hafenlandes.

      Viele Grüße aus der Spesen-Ratgeber Redaktion

  20. Anita
    6. April 2013 at 15:43

    Hallo.
    Wenn mein Mann auf Montage ist, bekommt er Hotel inkl. Frühstück von seinem Arbeitgeber bezahlt. Er erhält pro Tag zusätzlich Spesen (24 €) abzgl. der Frühstückspauschale. Kann man diesen Betrag trotzdem in der Einkommenssteuererklärung eintragen? WEnn ja, wo?
    Danke im voraus
    Anita

    1. Henriette
      8. April 2013 at 08:23

      Hallo,
      nein, diesen Betrag kann man nicht mehr geltend machen. Da die Kosten für Frühstück im Allgemeinen nicht zu den steuerfrei erstattungsfähigen Reisekosten zählen, müssen diese Kosten von der Verpflegungspauschale abgezogen werden und können nicht geltend gemacht werden.
      Viele Grüße
      Spesen-Ratgeber

  21. Irina
    24. April 2013 at 10:54

    Hallo,
    ein Kollege machte eine Dienstreise in den USA.
    Er flog am 17.04. los und war gegen Abend am selben Tag in den USA.
    Am 20.04. flog er zurück nach Deuschland. Sein letzter Tätigkeitsaort war in den USA.

    Welche Tagespauschalen (Deutschland oder USA) stehen ihm für den 17.04. und den 20.04. zu?
    Vielen Dank!
    Irina

    1. Henriette
      24. April 2013 at 14:37

      Hallo,
      bei Anreise gilt generell die Pauschale des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Bei Rückreisetagen gilt die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Am 17.04 gilt die Pauschale des Ortes in den USA am 20.04. ebenfalls.
      Viele Grüße!

  22. Heiner
    17. Mai 2013 at 19:27

    Guten Tag,
    ich bin häufig auf Dienstreise in Angola und dort auf einer Baustelle im Landesinneren tätig. Dort besteht die Möglichkeit ,an der kostenlosen Kantinenverpflegung der Baufirma teilzunehem. Mein Arbeitgeber erstattet mir die tägliche Verpflegungspauschale für Angola in voller Höhe. Für jede kostenfrei erhaltene Mahlzeit wird jedoch der entsprechende Sachbezug abgezogen. Ist dies korrekt, auch wenn die Mahlzeit nicht vom Arbeitgeber veranlasst bzw. bezahlt wird, sondern von einem Dritten (Baufirma) unentgeltich angeboten wird?
    Vielen Dank für den super Service und Grüße aus Angola!

    1. Henriette
      21. Mai 2013 at 07:51

      Guten Tag,
      ja das ist korrekt. Ob die kostenfreie Mahlzeit von Ihrem Arbeitgeber oder einem Dritten (Baufirma) veranlasst ist, spielt keine Rolle. Ihnen ist ein geldwerter Vorteil entstanden, den Sie in Höhe der geltenden Sachbezugswerte versteuern müssen. Der geltende Sachbezugswert muss vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen werden.

  23. Laura
    27. Mai 2013 at 12:33

    Hallo,

    mir ist noch nicht ganz klar wann es zu eine Bewerung mit den 20% für Frühstück bzw. 40% für Abendessen kommt und warum da nicht auch die Sachbezugswerte i.H. von 1,60 bzw. 2,93 genommen werden können?

    Vielen Dank im Voraus!

    1. Henriette
      4. Juli 2013 at 10:00

      Hallo,

      der Arbeitgeber hat prinzipiell ein Wahlrecht, welche Methode er anwendet. Es ist also grundsätzlich beides möglich entweder die Kürzung der 20% bzw. 40% oder der Abzug des Sachbezugswertes. Darauf hätte man tatsächlich im Artikel besser eingehen können.

      Danke für Ihre Frage und viele Grüße!

  24. Toska
    7. Juni 2013 at 13:12

    Guten Tag,
    mein Arbeitgeber zieht statt 1,57 EUR Sachbezugswert 1,60 EUR ab.
    Ist das rechtens?
    Vielen Dank!

    1. Henriette
      7. Juni 2013 at 14:47

      Guten Tag,

      ja, das ist ist rechtens, denn der Sachbezugswert für 2013 für ein Frühstück hat sich auf 1,60 € erhöht. Viele Grüße!

  25. Robbi
    10. Juli 2013 at 10:56

    Hallo,
    wie ist die Abgrenzung zwischen Abzug des Sachbezugwertes und Versteuerung ? Mein alter Arbeitgeber hat die Sachbez. versteuert, d.h. pro Frühstück letztes Jahr 1,57 über die Gehatsabrechnung mit versteuert und die Spesensätze voll steuerfrei ausgezahlt. Mein neuer Arbeitgeber zieht direkt jetzt in 2013 1,60 von den Tagessätzen ab? Gibt es da ein Wahlrecht oder macht einer von beiden was falsch ?
    Gilt das eigentlich auch für Reisen im Ausland? Denn da zieht mein neuer Arbeitgeber immer 20 % vom 24h- Satz für das Frühstück ab.
    Danke & Gruß
    Robbi

    1. Henriette
      10. Juli 2013 at 11:59

      Hallo Robbi,
      der Arbeitgeber kann den Sachbezugswert auch als separaten geldwerten Vorteil dem zu versteuernden Lohn zurechnen, das ist für den Arbeitnehmer von Vorteil, da er die volle Verpflegungspauschale bekommt und nur die Lohnsteuer auf 1,57 € zahlen muss. Der Arbeitgeber kann alternativ auch den Sachbezugswert vom Verpflegungsmehraufwand abziehen, er hat in der Regel ein Wahlrecht. Auch bei Auslandsreisen kann er wählen ob er:
      • 20% vom VMA für Frühstück abzieht
      • 1,60 für Frühstück abzieht
      • oder 1,60 € dem Lohn zurechnet

      Ich hoffe, ich konnte helfen. Viele Grüße! :)

  26. Hans
    8. August 2013 at 17:21

    Hallo!
    Meine Hotelrechnung aus dem Ausland weist nur eine Übernachtung aus. Ein Frühstück wird nicht erwähnt. Mein Arbeitgeber kürzt das Tagegeld um 20%, weil er davon ausgeht, dass das Frühstück enthalten ist. Halten Sie diese Vorgehensweise für korrekt? Vielen Dank!
    Grüße Hans

    1. Henriette
      12. August 2013 at 07:31

      Hallo Hans,
      wenn auf der Hotelrechnung z.B. ein Sammelbetrag (Business Package) ausgewiesen ist, der mit 19% versteuert wurde, dann kann der Arbeitgeber davon ausgehen, dass in diesem Betrag Frühstück enthalten ist und die Verpflegungspauschale kürzen.
      Wenn allerdings nur ein Betrag für die reine Übernachtung ausgewiesen ist, die mit 7% versteuert wurde, sollte in der Regel nichts für das Frühstück abgezogen werden.

      Viele Grüße!

      1. Hans
        13. August 2013 at 15:24

        Hallo Henriette,

        die Rechnung ist aus dem Ausland und differenziert nicht. Es wird nur eine Übernachtung ausgewiesen und kein Frühstück erwähnt Die Reisekostenstelle ist der Auffassung, es sollte “ohne Frühstück” dort stehen, wenn kein Abzug erfolgen soll. Ich verstehe Ihre Antwort so, dass das falsch ist. Danke!
        Hans

        1. Henriette
          14. August 2013 at 06:49

          Hallo Hans,
          wenn die Rechnung aus dem Ausland ist, enthält sie eine ausländische Umsatzsteuer. Das Vorgehen Ihrer Reisekostenstelle ist in dem Fall korrekt, da man nicht ausschließen kann, dass Frühstück eingenommen wurde, auch wenn nur ein Betrag für Übernachtung auf der Rechnung ausgewiesen ist. Auf einer deutschen Rechnung könnte man das, da die Übernachtung zu 7% versteuert wird und das Frühstück bzw. andere Extraleistungen wie WLAN, Parkplatz etc. zu 19 %.
          Beste Grüße

  27. Tim
    30. September 2013 at 11:01

    Hallo,

    bei der Abrechnung zum Verpflegungsmehraufwand muss ich das Frühstück im Hotel abziehen.
    Mein Arbeitgeben sagt aber nun, das er sich nicht an die Sachbezüge hält und pro eingenommener Mahlzeit (Hotel und Frühstück laufen auf die Rechnung der Firma) 5€ abzieht.
    Darf die Firma sich von den Sachbezügen abwenden und eigene Pauschalen festlegen?

    THX
    Tim

    1. Henriette
      4. Oktober 2013 at 14:59

      Hallo Tim,
      der Arbeitgeber muss sich an die Sachbezüge nur als Mindestbetrag halten, bei kostenfrei gewährten Mahlzeiten muss er mind. die Sachbezüge Ihrem steuerpflichtigen Arbeitslohn hinzurechnen. Er kann außerdem die tatsächlichen Kosten laut Rechnung ansetzen oder 20% bzw. 40% der vollen Verpflegungspauschale. In diesem Zusammenhang dürfte es zulässig sein, dass er einen von ihm gewählten Wert ansetzt, vorausgesetzt dieser übersteigt nicht die tatsächlichen Kosten.
      Viele Grüße!

  28. Sven
    7. Oktober 2013 at 07:59

    Hallo,

    ich war auf Geschäftsreise, 4 Tage mit 3 Übernachtungen. Ich habe jeden Morgen gefrühstückt. (also insgesamt 3mal) Am Abreisetag habe ich mein Frühstück selber bezahlt (Quittung vorhanden), die Rechnung für das Zimmer ging an meine Firma. Bei der Reisekostenabrechnung habe ich natürlich angegeben das ich nicht gefrühstückt habe. (da ja selber bezahlt). Meine Firma zieht mir jetzt aber trotzdem die Pauschale für das Frühstück ab, weil im Vorfeld das Zimmer inkl. Frühstück gebucht wurde und ich das nicht wusste. Das Hotel hat wiederum nochmal den vollen Preis für das Zimmer inkl. Frühstück meiner Firma in Rechnung gestellt. Laut Anweisung für Dienstreisen darf aber das Frühstück nur gebucht werden wenn der Reisende, also ich, dies ausdrücklich wünscht und das vor Reiseantritt auch beantragt. Dies habe ich aber nicht getan.

    Meine Frage ist jetzt: Hat meine Firma jetzt recht und kann sie mir die Pauschale für Frühstück abziehen obwohl ich das Frühstück selber bezahlt habe? Ich bin der Meinung das meine Firma dafür sorgen muss das sie eine korrekte Rechnung vom Hotel bekommt..?!

    Vielen Dank!
    Sven

    1. Redaktion
      8. Oktober 2013 at 08:33

      Wenn das Frühstück von Ihnen selbst bezahlt wurde, dürfte die Zimmerrechnung des Hotels das Frühstück nicht ausweisen, da es ja sonst doppelt abgerechnet wird. Da Sie Ihrem Arbeitgeber darlegen können, dass Sie das Frühstück (von Ihrem Verpflegungsmehraufwand) selbst bezahlt haben, gibt es unserer Meinung nach keinen Grund, Ihnen den Verpflegungsmehraufwand zu kürzen. Die Alternative wäre, dass Sie sich Ihr Geld für das Frühstück vom Hotel erstatten lassen und dann eine Kürzung Ihrer Pauschale durch den Arbeitgeber erfolgt (was ja bereits eingetreten ist).

  29. Stefan
    8. Oktober 2013 at 10:35

    Hallo, ich habe ein Frage.
    Wenn man Reisekosten später wie 8 Monate abgibt. Sprich Abrechnung vom August 2012 erst im März 2013 abgibt…..muss die Firma dies einem noch auszahlen.
    Meine Firma möchte dies nicht mehr auszahlen.

    Danke für eure Antwort
    Gruß
    Stefan

    1. Henriette
      29. Oktober 2013 at 10:08

      Hallo Stefan,

      wenn der Arbeitgeber Ihnen die Erstattung von Reisekosten im Arbeitsvertrag zugesichert hat, dann können Sie sich auf die allgemein geltende Verjährungsfrist von 3 Jahren berufen (siehe: § 195 BGB).
      Der Arbeitgeber ist aber nur unter der Voraussetzung rechtlich verpflichtet Reisekosten zu erstatten, wenn das im Arbeitsvertrag geregelt ist, andernfalls handelt es sich um eine freiwillige Leistung, die Sie nicht einfordern können.
      Im Rahmen der Steuererklärung für 2012 können Sie die Reisekosten aber als Werbungkosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber nicht zahlt. Das können Sie auch rückwirkend, wenn die Steuererklärung bereits abgegeben wurde.
      Wir empfehlen die Kosten auf jeden Fall auch ggf. rückwirkend geltend zu machen!

      Viele Grüße!

  30. Michael
    4. November 2013 at 12:30

    Hallo, folgender Sachverhalt: Ich mache eine Dienstreise, bin 12 Std. unterwegs – entspricht Verpflegungsmehraufwandspauschale von 6 Euro. Der AG/Partner des AG gibt z.B. eine Pizza für 4,50 € aus (als Mittagessen). Der AG zieht daraufhin mindestens die 6 € Pauschale, maximal 9,60 € (bei 12 € Pauschale) ab.
    Ist das rechtens?
    Viele Grüße und danke im Voraus
    Michael

    1. Henriette
      5. November 2013 at 08:20

      Hallo Michael,
      bei kostenfreier Stellung von Mittagessen während einer Geschäftsreise muss der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale kürzen. Er hat ein Wahlrecht, entweder den tatsächlichen Wert der Mahlzeit dem steuerpflichtigen Lohn zu unterwerfen, die Pauschale um 9,60 € zu kürzen oder den Sachbezugswert von der Pauschale abzuziehen.
      Wenn der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale ganz einstreicht, können Sie diese als Werbungskosten geltend machen und nur den geringen Sachbezugswert von derzeit 2,93 € für ein Mittagessen abziehen.

      Hinweis: die Möglichkeit die Verpflegungspauschale nur um den niedrigen Sachbezugswert zu kürzen entfällt mit Umsetzung der Reisekostenreform ab 2014.
      Viele Grüße

  31. Roswita
    18. November 2013 at 15:58

    Frage: Ich bin selbständig und häufig auf mehrtätigen Dienstreisen im Inland und bekomme von meinem Auftraggeber die tatsächlich entstandenen Hotelkosten für Übernachtung und Frühstück ( Frühstück separat ausgewiesen) erstattet.
    Bei der Ermittlung für meine Jahressteuererklärung muss ich nun von den ansetzbaren Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen a) den Sachbezugswert für Frühstück abziehen oder b) den tatsächlich ans Hotel gezahlten Betrag für das Frühstück ?
    Danke schonmal vorab für die Antwort!
    Roswita

    1. Henriette
      19. November 2013 at 08:16

      Hallo Roswita,
      Sie können wählen. Für das Steuerjahr 2013 haben Sie noch die Möglichkeit nur den geringen Sachbezugswert vom Verpflegungsmehraufwand abzuziehen und so eine höhere Verpflegungspauschale geltend machen zu können.
      Achtung: mit dem neuen Reisekostenrecht ab 2014 entfällt diese Möglichkeit, dann müssen Sie entweder die tatsächlichen Kosten oder 20% der Verpflegungspauschale für einen 24 Stündigen Aufenthalt abziehen.
      Beste Grüße

  32. Irina W.
    22. November 2013 at 12:31

    Hallo,

    ein Kollege fährt zu einem Seminar und holt morgens zuerst einen Dienstwagen ab, der auf dem Parkplatz seiner Arbeitsstätte steht.

    Frage: zählen die Arbeitzeit und die Fahrkosten (km von zu Hause bis in die Firma und zurück) von seinem zu Hause oder erst dann wenn er den Wagen abholt.

    Danke!

    1. Henriette
      22. November 2013 at 13:28

      Hallo,
      die Arbeitszeit beginnt in der Regel mit Aufnahme der Tätigkeit am Arbeitsort. D.h. ab dem Zeitpunkt, ab dem er den Dienstwagen von der Firma abholt und berufliche Fahrten aufnimmt. Fahrtkosten können für Dienstfahrten in Höhe der Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer übernommen werden.
      Aber auch für den Weg vom privaten Wohnort zur Arbeitsstätte (einfachen Strecke) können tatsächliche Fahrtkosten oder die Pendlerpauschale erstattet werden. Der Arbeitgeber ist dazu aber nicht verpflichtet.
      Beste Grüße

  33. Roswita
    22. November 2013 at 13:26

    Danke für den Hinweis!

  34. Irina W.
    25. November 2013 at 12:04

    Hallo Henriette,
    vielen Dank für Ihre Antwort.

    Das heisst dann, dass nur das Abholen des Autos (keine Vorbesprechung, etc.) schon dazu führt, dass die Arbeitszeit erst von der Arbeitsstätte zählt. Ist das korrekt?

    Vielen Dank!

    1. Henriette
      25. November 2013 at 13:29

      Hallo,

      ja das ist korrekt. Im Allgemeinen beginnt die Arbeitszeit mit Eintreffen am Arbeitsort.

      Viele Grüße!

  35. Irina W.
    27. November 2013 at 12:22

    Hallo,
    ein Kollege machte eine Dienstreise in Japan.
    Er flog am 20.11. los und war aufgrund der Zeitverschiebung am 21.11. in Japan.
    Gilt für den 20.11. die deutsche Tagespauschale?
    Vielen Dank!
    Irina

    1. Henriette
      28. November 2013 at 14:07

      Im Allgemeinen gilt die Länderpauschale des Landes, das zuletzt um 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde. In Ihrem Fall würde man die deutsche Pauschale ansetzen.

  36. Irina W.
    27. November 2013 at 12:47

    Hallo,

    ein Kollege fährt zu einem Seminar und holt morgens zuerst einen Dienstwagen ab, der auf dem Parkplatz seiner Arbeitsstätte steht und bringt den am Abend zurück in die Firma und fährt anschließend mit seinem PKW nach Hause.

    Frage: zählt die Arbeitszeit bis er den Wagen in die Firma zurückbringt oder bis nach Hause?
    Wird das km-Geld von der Firma bis nach Hause mit dem eigenem PKW erstattet?

    Danke!

    1. Henriette
      27. November 2013 at 14:58

      Hallo,
      die Arbeitszeit würde in diesem Fall zu dem Zeitpunkt enden, an dem er den Wagen in der Firma abstellt. Der Rückweg von der Firma nach Hause gilt im Allgemeinen nicht als Arbeitszeit. Für den Weg von und zur Arbeit kann generell nur die Pendlerpauschale für die einfache Wegstrecke steuerfrei erstattet werden. Lesen Sie hierzu auch: “Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg – darf der Arbeitgeber zahlen?”
      Beste Grüße

  37. Olga
    4. Dezember 2013 at 19:56

    Hallo,

    ich habe eine Frage zu den Reiskostenbestimmungen 2014. Ab nächstem Jahr darf der AN ja nur noch eine Tätigkeitsstätte haben. Ich habe einen Kollegen, der montags bis freitags in Berlin arbeitet, allerdings ist er in Düsseldorf angsstellt.
    Darf ich als AG die tätigkeitsstätte auf Berlin ändern und muss dann keine Spesen mehr zahlen?

    Vielen Dank! Olgw

    1. Henriette
      5. Dezember 2013 at 08:02

      Hallo,
      ja , nach neuem Reisekostenrecht ab 2014 kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte festlegen und die muss nicht im Stammbetrieb sein, sondern kann auch an einer Außenstelle oder sogar extern, z.B. bei einem Kunden sein. Spesen würden für die Tage, an denen der Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet, nicht anfallen.

  38. Tom
    10. Dezember 2013 at 10:39

    Hallo,
    Wir haben in der Schweiz eine AG und in Deutschland eine GmbH aber gleiche Firma. An und ab muss ich nach Deutschland um dort vor Ort adminstrative Arbeiten auszuführen (Fahrtweg 70km) mal mehr als 8 std. mal weniger als 8 std.;. Das Fahrtgeld bekomme ich erstetzt. Muss mir die Firma aber auch die Spesen (Verpflegungspauschale) für den Auslandsaufenthalt bezahlen auch wenn es die gleiche Firma ist?

    1. Henriette
      10. Dezember 2013 at 11:05

      Hallo,
      ab einer Dauer der Dienstreise von acht Stunden kann die Firma die Verpflegungspauschale zahlen, sie ist dazu aber nicht verpflichtet. Da die Pauschale Ihnen aber zusteht, können Sie sie als Werbungskosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber diese nicht erstattet.

  39. Irina W.
    16. Dezember 2013 at 10:04

    Hallo,
    wir haben auf einem Reisekostenseminar Folgendes gelernt:

    - Kürzung der Verpflegungspauschale um 20%/40%/40%: darin sind 19 i.H: abzuführende USt enthalten.

    Ist das so zu verstehen, dass wir jeweils bei einer Kürzung von 4,80 EUR/9,60 EUR/9,60 EUR 19% Umsatzsteuer (0,77 EUR/1,53 EUR/1,53 EUR) abzuführen haben.

    Danke!
    Irina W.

    1. Henriette
      18. Dezember 2013 at 13:53

      Hallo Irina,
      nach meiner Kenntnis der Rechtslage liegt kein umsatzsteuerpflichtiger Leistungsaustausch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor. Folglich müssen Sie keine Umsatzsteuer abführen. Hier gab es 2011 eine Änderung. Mehr dazu in diesem Beispiel aus der Praxis.
      Viele Grüße

  40. Johannes B.K.
    18. Dezember 2013 at 18:13

    In einem Mailänder Hotel bekam ich einen Preis für Übernachtung, Frühstück, Internet etc auf meiner Rechnung zu stehen. Um einen frühen Rückflug vom Malpensa in die Heimat zu erreichen, musste ich nachweislich (Autobahngebühr mit Uhrzeit) vor dem Frühstücksservice das Hotel verlassen. Muss dennoch der Rechnungsbetrag um die Frühstückspauschale reduziert werden, obwohl ich vom Hotel den Vermerk – gedruckt – bekam, dass ich am Frühstück nicht teilnehmen konnte?

    1. Henriette
      3. Januar 2014 at 09:56

      Hallo,
      in diesem Fall muss der Verpflegungsmehraufwand nicht gekürzt werden. Es empfiehlt sich den Nachweis, dass Sie kein Frühstück eingenommen haben mit beizufügen.

  41. Johanna
    30. Dezember 2013 at 11:45

    Hallo,
    ich habe eine Reisekostenabrechnung von einem Mitarbeiter bekommen.
    Er war vom 08.11. um 05:55:00 bis 09.11.2013 18:35:00 in London.
    Da er von unserer Firma Vollverpflegt wurde (Hotelrechnung und Caterer liegen mir aber nicht vor, da von einem anderen Standort bez. wurde) würde ich Ihm jetzt 20 % für ein Frühstück abziehen und jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen, richtig?
    Vielen Dank und Grüße

    1. Henriette
      3. Januar 2014 at 09:32

      Hallo,

      es ist korrekt, dass Sie dem Mitarbeiter bei kostenfreier Verpflegung durch die Firma die steuerfreie Verpflegungspauschale kürzen müssen. Sie können entweder die Prozentmethode anwenden, also 20% für ein Frühstück und 40% für ein Mittagessen abziehen oder aber Sie ziehen nur den Sachbezugswert für 2013 ab.
      Achtung: die Kürzung der Verpflegungspauschale um den Sachbezugswert ist nach dem neuen Reisekostenrecht in 2014 nicht mehr möglich.

      Viele Grüße

  42. caro
    16. Januar 2014 at 14:03

    Hallo,

    da sich das Reisekostenrecht ab 2014 ändert haben wir bei uns im Verband eine Aufwandsvergütung festgelegt um die enormen Mehrkosten durch das neue Reisekostenrecht zu umgehen. Wir halten an den bisherigen Beiträgen fest.

    6 Euro ab 8h
    12 Euro ab 14h
    24 Euro ab 24h

    nun stellt sich für uns gerade die Frage, wie das zu handhaben ist mit dem Merkzmal “M” in der Lohnsteuerkarte wenn jemand auf z. B. einer Dienstreise eine unentgeltliche Mahlzeit erhält.

    Bsp. Fortbildung, Abwesenheit 9h, Tagegeldanspruch lt. unserer Aufwandsvergütung 6 Euro, kostenloses Mittagessen

    6 Euro – 9,60 Euro = – 3,60 Euro. Der Mitarbeiter erhält von uns somit 0 Euro Tagegeld. Sind diese -3,60 Euro unter dem Lohnsteuermerkmal “M” einzutragen? Sind diese Negativbeträge überhaupt irgendwie relevant oder bedeutet es gleich “0″.

    Anderes Beispiel: Dienstreise am Dienstort, das heißt es steht keine Aufwandsvergütung zu, der Mitarbeiter erhält dennoch eine Mahlzeit. Dann rechnen wir den Sachbezugswert vom 3 Euro ab. Das gehört dann unter Merkmal “M”?
    Vielen lieben Dank für Ihre Hilfe.

    1. Henriette
      23. Januar 2014 at 09:49

      Hallo,

      der Arbeitgeber ist auf der einen Seite nicht grundsätzlich verpflichtet den Höchstsatz der steuerfrei zulässigen Verpflegungspauschalen zu zahlen, d.h. er kann generell weniger zahlen, ob Sie allerdings als Arbeitgeber einfach so an den alten Pauschalen und der alten Staffelung festhalten könenn würde ich bezweifeln, denn die Reisekostenreform tritt mit Wirkung zum 1.1.2014 offiziell in Kraft. Das vom Bundesfinanzhof diesbzgl. veröffentlichte Schreiben ist ausdrücklich ab 1.1.2014 anzuwenden. (Dieses finden Sie im Artikel: “Neues Reisekosterecht einfach erklärt”)

      Zu Ihreren Fragen zum kostenfreien Essen: die Verpflegungspauschale kann nicht negativ werden, in Ihrem Fall würde sie 0 betragen. Wenn der MA keine Verpflegungspauschale geltend machen kann, dürfen Sie den Sachbezugswert von 3 € ansetzen.

      Beste Grüße

  43. Irina
    23. Januar 2014 at 13:38

    Hallo,

    ein Mitarbeiter ist 2 Tage lang bei einem Lieferanten vor Ort und schaut sich eine Maschine an.

    Er wird von dem Geschäftpartner (geschäftlich veranlasst) bewirtet.

    Ist die Verpflegungspauschale zu kürzen?

    Wie sieht es denn aus, wenn die Bewirtung auf die Kosten des Arbeitsgebers erfolgen würde?

    1. Henriette
      23. Januar 2014 at 14:10

      Hallo Irina,

      dazu habe ich aktuell einen Artikel veröffentlicht, denn hier ist es mit Beginn der Reisekostenreform 2014 zu Änderungen gekommen.
      Grundsätzlich gestaltet es sich so: wenn der MA vom Geschäftspartner beköstigt wird und dieser die Rechnung zahlt, muss die Verpfelgungspauschale nicht gekürzt werden, wenn das Geschäftsessen hingegen auf Kosten des Arbeitgebers erfolgt, muss die Pauschale gekürzt werden.

      Beste Grüße

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